Използване на автоархивиране за архивиране или изтриване на елементи

Вашата пощенска кутия в Microsoft Outlook нараства поради създаването и получаването на елемент. За да държите под контрол свободното мястото в пощенската си кутия или в пощенския сървър, който използвате, може да ви потрябва друго място за съхраняване – архив – стари елементи, които са важни, но се използват рядко. Автоархивирането управлява автоматично този процес на съхраняване, като премества елементи в място за архивиране, Файл с лични папки (.pst) на Outlook, но вие можете да персонализирате повечето от настройките по подразбиране, за да отговарят на нуждите ви за съхранение.

Забележка : Елементите в пощенската ви кутия може да се подчиняват на правила за съхранение или на управление на записите за съобщенията на вашата организацията. Тези правила ограничават способността на потребителите да запазват съобщения и други записи над ограничен период от време, който е определен от организацията. При прилагането си тези правила имат предимство над настройките за автоархивиране, а компонентът за автоархивиране се премахва от профилите на Outlook, които са настроени да използват Microsoft Exchange.

Какво искате да направите?

Преглед или промяна на настройките по подразбиране на автоархивирането

Променяне на настройки за автоархивиране за отделна папка

Преглед или промяна на настройките по подразбиране на автоархивирането

Автоархивирането премества елементи от първоначалното им местоположение в Outlook в папка на архивен файл, т.е. когато те преминат периода си на съхранение. Можете също да зададете опции за изтриване на елементи при изтичане на срока на валидност.

Важно : Още за съхраняването и изтриването на елементи

  • Елементите се съхраняват в техни архивни местоположения, освен ако промените една или повече опции за автоархивиране, избирайки те да бъдат изтрити след изтичане на срока на валидност. Елементите не се изтриват от архивните си местоположения, те могат да се изтриват само преди да се преместят към мястото си за архивиране. След като са архивирани, те могат да се изтриват само ръчно

  • Избирането на опция за трайно изтриване на елементи изтрива елементите автоматично след изтичането на срока за валидност. Те не се архивират. Ако да речем щракнете върху Изтривай елементите с изтекъл срок (само в папките за електронна поща), тази опция изтрива всички съобщения в папките на електронната ви поща, като например "Входящи", "Изпратени" или "Чернови", когато те достигнат края на периода си на съхранение. Съобщенията не се архивират.

Различните типове елементи на Outlook, като например съобщения, срещи и задачи, имат различни периоди на съхранение. Тези периоди на съхранение по подразбиране не се променят, освен ако не промените настройките им ръчно.

Разкажи ми още за това кога изтича срокът на определени елементи на Outlook

Периодите на съхранение по подразбиране, когато елементи в папки на Outlook са с изтекъл срок или се изтриват са:

Папка

Период на съхранение

"Входящи" и "Чернови"

6 месеца

"Изпратени" и "Изтрити"

2 месеца

Изходящи

3 месеца

Календар

6 месеца

Задачи

6 месеца

Бележки

6 месеца

Дневник

6 месеца

Контакти

Не изтича

Забележка : Папки, които създавате и съдържат елементи от същия тип като Входящи, Календар, Задачи, Бележки или Дневник, имат същия шест месечен период на съхранение по подразбиране.

Времетраенето на даден елемент се определя от типа му.

Тип на елемента

Кога започва периодът на съхранение

Имейл съобщение

Датата/часа на получаване или последна промяна и записване на съобщението, което от тях настъпва по-късно.

Събрание, събитие или среща

Датата на последна промяна и записване на елемента, което настъпва по-късно. Повтарящи се елементи не се автоархивират.

Задача

Датата на завършване или последната промяна и записване на задачата. Задачи, които не са маркирани като завършени, не се автоархивират. Задачи, възложени на други хора, се архивират, само ако са маркирани като завършени.

Бележка

Когато за последен път сте променили и записали бележката.

Запис в дневника

Дата на създаване на записа от дневника или на последната промяна и записване.

Контакт

По подразбиране контакти не се архивират. Можете обаче да ги архивирате ръчно.

Когато изпълните Outlook за първи път, автоархивирането е включено по подразбиране и се изпълнява на всеки 14 дни. Можете да промените това, колко често да се изпълнява автоархивирането, да зададете файла с данни на Outlook (.pst), който да се използва за съхранение на архивираните елементи, и да изберете кога елементите в папките на Outlook да се подлагат на архивиране.

  1. В менюто Инструменти щракнете върху Опции, след което изберете раздела Други.

  2. Щракнете върху Автоархивиране.

    Забележка : В зависимост от настройките и добавките на компютъра ви, бихте могли да видите различни раздели в диалоговия прозорец Опции.

    "Автоархивиране" в диалоговия прозорец "Опции на инструменти"

  3. Изберете Изпълнявай автоархивиране всеки n дни, а след това определете колко често да се извършва автоматичното архивиране.

  4. Изберете опциите, които искате.

    Щракнете тук, за да научите повече за настройките на автоархивирането и опции 1-9 на картината по-долу.

    1. Изпълнявай автоархивиране всеки   Изберете колко често искате да се изпълнява автоархивиране. Архивирането на много елементи едновременно може да забави работата на компютъра ви. Затова е добре да изберете период от време, който скъсява процеса на автоархивиране. Вземете предвид колко на брой елементи получавате обикновено за дадено време и настройте съобразно с това времевия интервал. Питай преди всяко изпълнение на автоархивиране    Изберете тази опция, ако искате Outlook да показва подсещащо съобщение преди автоархивирането да обработи елементите на Outlook. Когато видите съобщението, можете да щракнете върху Не, за да прекъснете тази сесия на автоархивиране.

    2. Изтривай елементите с изтекъл срок (само в папките за електронна поща)   Тази опция не е избрана по подразбиране. Можете да изберете имейл съобщенията да се изтриват при изтичане на срока им на съхранение. Срокът по подразбиране за елементите на "Чернови" и "Входящи" е шест месеца и три месеца за "Изпратени", но можете да промените тези периоди, като използвате опцията Изчиствай елементи по-стари от.

    3. Архивирай или изтривай старите елементи   Трябва да изберете тази опция, ако искате автоархивирането да изтрива някои или всички елементи, когато изтече срокът им. Тази опция активира други опции, които ви позволяват да решите кои елементи да се архивират и кои да се изтриват, когато достигнат края на периода на съхранение. След това изберете допълнителни настройки, за да приложите или архивиране, или изтриване.

    Забележка : В диалоговия прозорец Автоархивиране, "папки" се отнася за главните характерни области на Outlook, като например папката Календар и папката Задача, и за отделни папки на електронната поща. Това е така, защото елементите на "Календар" и "Задача" се съхраняват в съответните им папки Календар и Задача.

    4. Показвай папката на архива в списъка на папките   Изберете, за да бъде папката "Архивиране" показана заедно с другите работни папки в навигационния екран. В главната папка Архивиране можете да отворите подпапките и да разгледате архивираните елементи. Когато разглеждате архивираните елементи, можете да проверите дали са архивирани правилните елементи, а можете също да плъзнете всеки един елемент, от който се нуждаете, в работна папка.

    5. Изчиствай елементи по-стари от    Изберете настройката по подразбиране в случай че искате елементите да са архивирани по дни, седмици или месеци. Можете да зададете период с продължителност от един ден до 60 месеца. "Изчисти" означава да се архивират – съхранят – елементи. Това не означава "изтрий", освен ако сте задали тази настройка за папките някъде другаде.

    6. Премествай старите елементи в    Настройката по подразбиране за това местоположение е различна за компютри, изпълняващи операционните системи Microsoft Windows Vista и Windows XP.

    Windows Vista: C:\Users\потребител\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

    Windows XP: C:\Documents and Settings\потребител \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

    Ако искате да зададете друго местоназначение за архивираните елементи, можете да прегледате и да зададете различно местоположение. Елементите ще се преместват в това местоположение, след като изтече срокът им на съхранение.

    Забележка : Елементи, които са архивирани в местоположение по избор, няма да се изтриват, освен ако не отворите папката и не ги изтриете ръчно.

    7. Изтривай елементите завинаги   Тази опция незабавно изтрива елементите с изтекъл срок, вместо да ги премества в местоположение по подразбиране, в друга папка, която сте посочили, или в папката "Изтрити".

    8. Приложи тези настройки към всички папки    Тази опция прилага настройките на автоархивирането, включително вашите промени, към всички ваши папки. За да зададете различни настройки за една или повече папки, не избирайте тази опция. Вместо това използвайте инструкциите, показани под бутона, които разясняват как се задават настройки за отделни папки. Тези инструкции са включени също в следния раздел, "Променяне на настройките на автоархивирането за отделна папка". Промените, направени за конкретни папки, се прилагат само за тези папки.

    9. Информация за правилата на съхранение    Системният администратор във вашата организация може да зададе правила за съхранение, които определят кога и колко елементи в пощенската ви кутия да се автоархивират. Тук можете да разгледате правилата, но не можете да ги променяте без съответните разрешения.

    Настройки за автоархивиране

  5. Щракнете върху OK.

    Забележки : 

    • Ако промените архивния файл, показан под Премествай старите елементи в, този нов файл ще се използва всеки път, когато се изпълнява автоархивиране.

    • Задайте първо опциите по подразбиране на папката, а след това персонализирайте отделните настройки на папката, в противен случай може неволно да промените настройките по подразбиране.

Най-горе на страницата

Променяне на настройки за автоархивиране за отделна папка

  1. В списъка с папките в навигационен екран щракнете с десния бутон върху папката, която искате да промените, а след това щракнете върху Свойства в контекстното меню.

  2. Щракнете върху раздела Автоархивиране.

  3. Изберете желаните опции.

    Забележка : За повече информация относно настройките вижте стъпка 4 в горния раздел "Преглеждане или промяна на настройките по подразбиране за автоархивиране".

  4. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Споделяне Facebook Facebook Twitter Twitter Имейл Имейл

Беше ли полезна тази информация?

Чудесно! Друга обратна връзка?

Как можем да подобрим това?

Благодарим ви за обратната връзка!

×