Преминаване към основното съдържание

Циркулярни документи с помощта на електронна таблица на Excel

Ето някои съвети, за да подготвите вашата електронна таблица на Excel за циркулярни документи. Уверете се, че:

  • Имената на колоните в електронната ви таблица съответстват на имената на полетата, които искате да вмъкнете в своите циркулярни документи. Например за да адресирате читателите по собственото си име във вашия документ, ще ви трябват отделни колони за собствено и фамилното име.

  • Всички данни, които трябва да се обединят, се намират в първия лист на вашата електронна таблица.

  • Записи на данни с проценти, валути и пощенски кодове са правилно форматирани в електронната таблица, така че Word да може правилно да прочете техните стойности.

  • Електронната таблица на Excel, която трябва да се използва в циркулярните документи, се съхранява на вашия локален компютър.

  • Промените или допълненията в електронната ви таблица са извършени, преди тя да се свърже с вашия циркулярен документ в Word.

Забележки: 

  • Можете да импортирате информация от вашата електронна таблица на Excel, като импортирате информация от файл, съдържащ стойности, разделени със запетая (.csv) или текстов файл (.txt) и използвате съветника за импортиране на текст, за да съставите нова електронна таблица.

  • За повече информация вижте Подготовка на вашия източник на данни на Excel за циркулярни документи в Word.

Свързване и редактиране на пощенския списък

Свържете се с вашия източник на данни. За повече информация вижте източници на данни, които можете да използвате зациркулярни документи.

Редактиране на пощенския списък

  1. Изберете Редактиране на списъка на получателите.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Редактиране на списъка получатели" като осветена.

  2. В получателина циркулярни документи изчистете отметката от квадратчето до името на всяко лице, което не искате да получи вашата поща.

    Изберете редовете, като отметнете квадратчето

    Забележка: Можете и да сортирате или филтрирате списъка, за да улесните намирането на имената и адресите. За повече информация вижте сортиране на данните за циркулярни документи или филтриране на данните зациркулярни документи.

Можете да вмъкнете едно или повече полета за циркулярни документи, които извличат информацията от вашата електронна таблица в документа.

За да вмъкнете променливи полета в плик, етикет, имейл съобщение или писмо

  1. Отидете на пощенски съобщения > адресен блок.

    Вмъкване на полето за циркулярен документ ''Адресен блок''

    За повече информация вж. Вмъкване на адресен блок

  2. За да добавите ред за поздрав, изберете ред за поздрав.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Ред за поздрав" като осветена.

    За повече информация вижте Вмъкване на ред за поздрав.

  3. За да добавите други полета за обединяване, като например номера на фактури, вижте Вмъкване на полетаза циркулярни документи.

  4. Изберете OK.

  5. Изберете Файл > Записване.

Ако искате да научите повече за опциите за настройка на имейл съобщение, вижте циркулярни имейли в Word.

След като вмъкнете желаните от вас полета за обединяване, прегледайте резултатите, за да потвърдите, че съдържанието е добре. а след това сте готови да завършите процеса на обединяване.

  1. Отидете на пощенски съобщения> Визуализация на резултатите.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, който показва групата "Резултати от визуализацията".

  2. Изберете напред Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или предишен Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да се придвижвате между записите в източника на данни и да видите как те се показват в документа.

  3. Отидете на готово & обединяване > Отпечатване на документи или Изпращане на имейл съобщения.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Край на обединяване" и нейните опции.

Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с източника на данни. Можете да използвате повторно циркулярния документ за вашата следваща групова поща.

  • Отворете циркулярния документ и изберете Да, когато Word ви подкани да запазите връзката.

Ето някои съвети, за да подготвите вашата електронна таблица на Excel за циркулярни документи. Уверете се, че:

  • Имената на колоните в електронната ви таблица съответстват на имената на полетата, които искате да вмъкнете в своите циркулярни документи. Например за да адресирате читателите по собственото си име във вашия документ, ще ви трябват отделни колони за собствено и фамилното име.

  • Всички данни, които трябва да се обединят, се намират в първия лист на вашата електронна таблица.

  • Записи на данни с проценти, валути и пощенски кодове са правилно форматирани в електронната таблица, така че Word да може правилно да прочете техните стойности.

  • Електронната таблица на Excel, която трябва да се използва в циркулярните документи, се съхранява на вашия локален компютър.

  • Промените или допълненията в електронната ви таблица са извършени, преди тя да се свърже с вашия циркулярен документ в Word.

За повече информация вижте Подготовка на вашия източник на данни на Excel за циркулярни документи в Word.

Свързване и редактиране на пощенския списък

Свържете се с вашия източник на данни. За повече информация вижте източници на данни, които можете да използвате зациркулярни документи.

  1. Изберете Редактиране на списъка на получателите.

    За повече информация вижте циркулярни документи: редактиране на получатели.

    За повече информация за сортирането и филтрирането вижте сортиране на данните за циркулярни документи или филтриране на данните зациркулярни документи.

  2. Изберете OK.

Можете да вмъкнете едно или повече полета за циркулярни документи, които извличат информацията от вашата електронна таблица в документа.

  1. Отидете на пощенски съобщения > Вмъкване на променливо поле.

  2. Добавете желаното поле.

  3. Повторете стъпки 1 и 2, ако е необходимо.

  4. Изберете Файл > Запиши.

Ако искате да научите повече за опциите за настройка на имейл съобщение, вижте циркулярни имейли в Word.

След като вмъкнете желаните от вас полета за обединяване, прегледайте резултатите, за да потвърдите, че съдържанието е добре. а след това сте готови да завършите процеса на обединяване.

  1. Отидете на пощенски съобщения> Визуализация на резултатите.

  2. Изберете напред или назад , за да се придвижвате между записите във вашия източник на данни и да видите как те се показват в документа.

  3. Отидете на готово & обединяване > Отпечатване на документи или обединяване в имейл.

Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с източника на данни. Можете да използвате повторно циркулярния документ за вашата следваща групова поща.

  • Отворете циркулярния документ и изберете Да, когато Word ви подкани да запазите връзката.

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×