Циркулярни документи с пликове

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Когато масова поща за изпращане на хора в пощенския ви списък, можете да използвате циркулярните документи, за да създадете партида адресирани пликове. Всеки плик ще съдържа адрес във вашия пощенски списък. Можете също да създавате и печат на пликове без използване на циркулярни документи.

Забележки: 

Три файловете в процеса на циркулярни документи, който е основния документ, плюс пощенския списък, който произвежда набори от букви или имейл съобщения, пликове или етикети.

Това са включени в създаването и отпечатването на пликове, използвайки процесът за циркулярни документи:

  • Основния документ
    този документ съдържа текст и графика (емблема или изображение, например), които са еднакви за всяка версия на обединените плика. Обратен адрес на плика е пример за идентични съдържание.

  • Вашия пощенски списък
    този документ съдържа адресите, за да се отпечатат върху пликовете.

Когато комбинирате тези два документа, като използвате стъпките по-долу ще имате си адресирани пликове.

Стъпка 1: Настройване на вашия пощенски списък

Пощенския списък е източник на данни. Тя може да бъде електронна таблица на Excel , директория с Outlook контакти, база данни на Access или Office адресен списък. Тя съдържа записите Word извлича информация от за изграждане на адресите, за да се отпечатат върху пликовете.

Съвети

  • Ако не разполагате с пощенски списък, можете да създадете такъв по време на циркулярните документи. Преди да започнете процеса на циркулярни документи, Съберете всички вашите адресни списъци и ги добавете към източника на данни.

  • Ако използвате електронна таблица на Excel , уверете се, че колоната за ПОЩЕНСКИ кодове или пощенски кодове е форматирано като текст, така че да не загубите всички нули. За повече информация вижте Циркулярни документи за форматиране на числа, дати и други стойности в Excel

  • Ако искате да използвате контактите си Outlook , уверете се, че Outlook е имейл програма по подразбиране.

Стъпка 2: Тествате вашия плик оформление

Предварителна стъпка в процеса на циркулярни документи е настройка на плик за обединяването. Винаги е добра практика да изпълните малка тестова партида пликове, преди да направите реална циркулярните документи.

Забележка: Ако нямате проблеми с печата на пликове на вашата система, можете да преминете на стъпка 3.

  1. В Word, изберете файл > Създай > празен документ.

  2. В раздела пощенски съобщения в групата Създаване изберете пликове.

    Печат на пликове

  3. В полето адрес на получателя въведете примерния адрес да проверите как ще изглежда плик, когато се отпечата.

    Поле за адрес на получателя на плика

    Забележка: Примерен адрес няма да се показват в циркулярните документи.

  4. В полето адрес на подателя въведете адреса си.

    Поле ''Адрес на подателя''

  5. Изберете Опции > Опции за пликове и направете следното:

    • В списъка на падащото меню размер на плика изберете размера, който съответства на вашия плик или изберете размер по избор.

      раздел ''опции за пликове'' за настройване на размера на пликовете и шрифтовете за адресите

      Забележка: Ако изберете размер по избор, въведете размерите на плик в полетата ширина и височина . Изберете OK , когато сте готови.

    • Под адрес на получателя и адрес на подателяизберете шрифт и отляво и отгоре offset позицията за всеки адрес.

      Забележка: Въз основа на визуализация на оформлението на плика, направете необходимите корекции на избора си.

  6. В раздела Опции за печат потвърдете правилния метод за подаване е избрано, заредете плика, за да съответства на илюстрацията и след това изберете OK.

    Забележка: Принтерът ви изпраща Word информация относно начина, по които може да се зареди плика в принтера. Тази информация се показва под метод за подаване.

    Диаграма на опциите за подаване на пликове в принтера

  7. Изберете печати след това изберете да, за да запишете адреса на подателя като адреса по подразбиране.

    Забележка: Ако Пликът се е отпечатал правилно, поздравления, сте готови да преминете към следващата стъпка в процеса на циркулярни документи. Ако Пликът не се е отпечатал както сте очаквали, се върнете в стъпка 5 и предложи актуализиране плик опциите за оформление и опции за Формуляр канал колкото е необходимо.

Стъпка 3: Стартиране на циркулярни документи

  1. В раздела пощенски съобщения , в групата стартиране на циркулярни изберете стартиране на циркулярни документи > пликове.

    Циркулярни документи менюто "Старт"

  2. В диалоговия прозорец Опции за пликове Настройване на плика, като изберете опции като в стъпка 2: тествате вашия плик оформление, след което изберете OK.

    Забележка: Word създава документ, оразмерен с размерите на плика и показва къде ще се появи обратен адрес на плика.

  3. Ако искате да добавите адрес на подателя, или емблема, към вашия плик сега е добро време да го добавите.

  4. Изберете файл > Запишии добавете име на файл.

Стъпка 4: Свържете вашия пощенски списък към основния документ

Сега сте готови да Отвори източника на данни за вашия пощенски списък.

  1. В раздела пощенски съобщения , в групата стартиране на циркулярни документи изберете Избор на получателии след това изберете опция.

    Командата ''Въвеждане на нов списък''

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако нямате пощенски списък, изберете тип на нов списък и да създадете такъв.

      или

    • Ако вашия пощенски списък е в електронна таблица на Excel , база данни на Access или друг тип на файл с данни, изберете използване на съществуващ списък. След това отидете до списъка и изберете Отвори.

      или

    • Ако използвате контактите си Outlook , изберете избор от контактите на Outlook.

  3. Изберете Файл > Записване.

Редактиране на вашия пощенски списък

Ако печатате пликове за всеки във вашия списък, отидете на стъпка 5: Добавяне на адресен блок към плика. Ако искате да отпечатате пликове за хора от вашия списък, които живеят, например в рамките на 20 мили от събитие сте домакин, след което използвате филтър като ZIP код или пощенски код да стесните списъка. За повече информация за филтриране на данните ви, вижте сортиране и филтриране на данни за циркулярни документи.

Съвет: Може да ви е полезно да се използва функцията за филтриране за филтриране на контактите, за които нямате пощенски адрес. По този начин не губете пликове, че няма да можете да поща.

За да изберете отделни хора от вашия списък, които искате да създадете пликове за, направете следното:

  1. Изберете Редактиране на списъка получатели.

    Екранна снимка на раздела Пощенски съобщения в Word, показваща командата Редактиране на списъка получатели, подчертани.

  2. Проверка на имената на хората, които искате да получавате вашата поща.

    Изберете редовете, като отметнете квадратчето

    Можете също да сортирате или филтрирате списъка, за да го направите по-лесни за намиране на имената и адресите.

Стъпка 5: Добавяне на адресен блок на плика

Адресен блок е поле за циркулярни документи. Известен също като контейнер, използвате поле за обединяване за отбелязване на мястото, където искате да се показва на плика адресите.

Забележка: Често е по-лесно за правилно подравняване адресен блок, ако сте включили първо показване на знаците за абзац (¶). За да ги включите Отиди на " Начало " на лентата щракнете върху бутона Покажи /Hide ¶ или натиснете CTRL + SHIFT + 8.

  1. Поставете курсора са искате адресен блок да отидете. Ако имате Покажи знаците за абзац включена, щракнете върху веднага след знака за абзац (¶), които Word е поставен в средата на плика.

  2. В раздела пощенски съобщения в групата запис и вмъкване на полета изберете Адресен блок.

    Вмъкване на полето за циркулярен документ ''Адресен блок''

  3. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формата за името на получателя, както то ще се вижда на плика.

    опции за ''адресен блок''

    Забележка: Под Визуализацияизберете следващата Следващ запис бутон за циркулярни документи за визуализация на резултатите или предишна Бутон за предишния запис за циркулярни документи за визуализация на резултатите бутона запис да преминавате през записите в източника на данни и да видите как ще се появи адрес на плика.

  4. Изберете OK.

  5. Изберете файл > Запиши за записване на циркулярния документ, преди да продължите.

Проверка на имената на полетата за циркулярни документи

Уверете се, че Word поставя имената и адресите от пощенския си списък на подходящите места на вашия плик.

  1. В раздела пощенски съобщения в групата запис и вмъкване на полета изберете Съгласуване на полета.

  2. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета колона от лявата страна са имената на полетата, Word използва в адресен блок. Колона отдясно можете да съчетаете полета в източника на данни към тези имена на полета. Уверете се, че имената на полетата, които се появяват от лявата страна съответстват на имената на заглавията на колоните за записите във вашия пощенски списък, така че Word да сложите правилните данни на правилното място на вашия плик.

    Диалогов прозорец "Съгласуване на полета"
  3. Направете едно от следните неща:

    • Ако имената на полетата показано съвпадение заглавията на колоните, който сте използвали за записите във вашия пощенски списък източник на данни, да върши нищо.

      или

    • Ако (няма съответстващи) се появява в полето Име, което сте очаквали да съответства на заглавие на колона в източника на данни, изберете стрелката на падащото меню и след това изберете името на полето във вашия пощенски списък източник на данни. Повторете, ако е необходимо.

  4. Изберете OK.

Стъпка 6: Преглед и печат на пликове

Направи Окончателна проверка, преди да отпечатате пликовете.

  1. Изберете Визуализация на резултатитеи след това изберете следващата Следващ запис бутон за циркулярни документи за визуализация на резултатите или предишна Бутон за предишния запис за циркулярни документи за визуализация на резултатите запис бутон, за да сте сигурни, че имената и адресите на пликовете изглеждат добре.

    Екранна снимка на раздела Пощенски съобщения в Word, показваща групата Визуализиране на резултатите.

    Съвет: Да преминете към началото на списъка, изберете бутона за първата Бутон за първия запис за циркулярни документи за визуализация на резултатите запис и да отидете в края на списъка, изберете бутона за последния Бутон за последния запис за циркулярни документи за визуализация на резултатите запис.

  2. Изберете приключване и обединяване > печат на документи.

    Екранна снимка на раздела Пощенски съобщения в Word, показваща командата край и обединяване и нейните опции.

Стъпка 7: Записване на циркулярния плик документ

Когато запишете документа на циркулярния плик, той остава свързан към вашия пощенски списък, така че да можете да го използвате за следващата си групово поща.

За да използвате повторно плик циркулярния документ

  • Отворете циркулярния документ за пликове и изберете да , когато Word ви подканва да запазите връзката.

За да промените адресите в плик циркулярен документ

  • Отворете циркулярния документ за пликове и изберете Редактиране на списъка получатели , за да сортирате, филтрирате и изберете конкретни адреси.

Вж. също

Имате ли въпрос за циркулярни документи Word, ние не отговори тук?

Публикация на въпрос във форума на Общността на Word

Помогнете ни да подобрим Word

Имате ли предложения за това как можем да подобрим циркулярни (или друга функция) на Word? Ако е така, посетете Word потребител глас и да ни уведомите!

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×