Циркулярни документи с пликове

Когато трябва да изпращате масова поща до хора от вашия пощенски списък, можете да използвате циркулярни документи, за да създадете комплект от адресирани пликове. Всеки от пликовете ще съдържа адрес от вашия пощенски списък. Можете да създавате и печатате етикети и без да използвате циркулярни документи.

Забележки: 

Три файла в процеса на циркулярни документи, които са основен документ плюс пощенски списък, който води до получаването на набори от писма или имейл съобщения, пликове и етикети.

Това са документите, участващи в създаването и печатането на етикети с помощта на процедурата за циркулярни документи:

  • Вашият основен документ
    Този документ съдържа текст и графики (например емблема или изображение), които са еднакви за всяка версия на обединения документ. Пример за еднакво съдържание е адресът на подателя върху плика.

  • Вашият пощенски списък
    Този документ съдържа адресите, които трябва да бъдат отпечатани върху пликовете.

Когато комбинирате тези два документа с помощта на стъпките по-долу, ще получите вашите адресирани пликове.

Стъпка 1: Създайте вашия пощенски списък

Пощенският списък е вашият източник на данни. Той може да бъде електронна таблица на Excel, указател с контакти на Outlook, база данни на Access или адресен списък на Office. Той съдържа записите, от които Word извлича информацията, за да създаде адресите, които трябва да бъдат отпечатани върху етикетите.

Съвети

  • Ако нямате пощенски списък, можете да създадете такъв по време на съставяне на циркулярните писма. Преди да започнете процедурата на съставяне циркулярни писма, съберете всичките си адресни списъци и ги добавете към източника на данни.

  • Ако използвате електронна таблица на Excel, се погрижете колоната за пощенски код да е форматирана като текст, за да не се загубят нули от пощенския код. За повече информация вж. Форматиране за циркулярни документи на числа, дати и други стойности в Excel.

  • Ако искате да използвате контактите си от Outlook, се погрижете Outlook да е вашата имейл програма по подразбиране.

Стъпка 2: Изпробвайте оформлението на вашия плик

Предварителна стъпка в процеса на изготвяне на циркулярни документи е да подготвите плика за обединяването. Винаги е за препоръчване да пуснете малък пробен комплект пликове, преди да направите реални циркулярни документи.

Забележка: Ако нямате проблеми с отпечатването на пликове на вашата система, можете да преминете към стъпка 3.

  1. В Word изберете Файл > Създай > Празен документ.

  2. В раздела Пощенски съобщения, в групата Създаване щракнете върху Пликове.

    Печат на пликове

  3. В полето Адрес на получателя въведете Примерен адрес, за да проверите как ще изглежда един плик, когато се отпечата.

    Поле за адрес на получателя на плика

    Забележка: Примерният адрес няма да се показва в циркулярните ви документи.

  4. В полето Адрес на подателя въведете вашия адрес.

    Поле "Адрес на подателя"

  5. Изберете Опции > Опции за пликове и направете следното:

    • В падащия списък Размер на плика изберете размера, който отговаря на вашия плик, или изберете Размер по избор.

      Раздел "Опции за пликове" за настройване на размера на пликовете и шрифтовете за адресите

      Забележка: Ако изберете Размер по избор, въведете размерите на плика в полетата Ширина и Височина. Изберете OK, когато сте готови.

    • В Адрес на получателя и Адрес на подателя изберете шрифт и позиция на отместване отляво и отгоре за всеки адрес.

      Забележка: Като вземете предвид предварителния преглед на оформлението на плика, направете необходимите корекции в избраното оформление.

  6. В раздела Опции за печат потвърдете, че е избран правилният Начин на подаване, заредете плика така, че да съвпада с илюстрацията, след което изберете OK.

    Забележка: Вашият принтер изпраща на Word информация за ориентацията, с която пликът трябва да се зареди в принтера. Тази информация се показва в Начин на подаване.

    Диаграма на опциите за подаване на пликове в принтера

  7. Изберете Печат и след това изберете Да, за да запишете адреса на подателя като адрес по подразбиране.

    Забележка: Ако пликът се е отпечатал правилно (поздравления!), сте готови да преминете към следващата стъпка в процедурата за създаване на циркулярни документи. Ако пликът не се е отпечатал както сте очаквали, върнете се към стъпка 5 и променете опциите за оформление на плик и за Превъртане на страница, както е необходимо.

Стъпка 3: Стартирайте циркулярните документи

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Стартиране на циркулярни документи > Пликове.

    Меню "Стартиране на циркулярни документи"

  2. В диалоговия прозорец Опции за пликове задайте плика, като изберете опциите, както в Стъпка 2: Изпробвайте оформлението на вашия плик, а след това изберете OK.

    Забележка: Word създава документ, който е с размерите на плика, и показва къде върху плика ще се появи адресът на подателя.

  3. Ако искате да добавите адрес на подателя или емблема на вашия плик, сега е моментът да направите това.

  4. Изберете Файл > Запиши и добавете име на файл.

Стъпка 4: Свържете пощенския списък към вашия основен документ

Сега сте готови да отворите източника на данни за вашия пощенски списък.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Избор на получатели, след което изберете опция.

    Командата "Въвеждане на нов списък"

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако нямате пощенски списък, изберете Въвеждане на нов списък и създайте такъв.

      или

    • Ако пощенският ви списък е в електронна таблица на Excel, база данни на Access или друг тип файл с данни, изберете Използване на съществуващ списък. След това отидете до вашия списък и изберете Отвори.

      или

    • Ако използвате контактите си в Outlook, изберете Избор от контакти в Outlook.

  3. Изберете Файл > Запиши.

Редактирайте вашия пощенски списък

Ако отпечатвате пликове за всеки от вашия списък, отидете на Стъпка 5: Добавете адресен блок към плика. Ако искате да печатате пликове за хората от вашия списък, които живеят например до 20 км от събитието, на което сте домакин, използвайте филтър – например пощенски код – за да стесните списъка. За повече подробности относно филтрирането на вашите данни вж. Сортиране и филтриране на данните за циркулярни документи.

Съвет: Може да сметнете за полезно да използвате функцията "Филтър", за да филтрирате контактите, за които липсва пощенски адрес. По този начин няма да изхабите пликове, които няма да изпратите.

За да изберете отделни хора от вашия списък, за които искате да създадете пликове, направете следното:

  1. Изберете Редактиране на списъка на получателите.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Редактиране на списъка получатели" като осветена.

  2. Проверете имената на хората, които искате да получат вашето писмо.

    Изберете редовете, като отметнете квадратчето

    Можете и да сортирате или филтрирате списъка, за да улесните намирането на имената и адресите.

Стъпка 5: 4. Добавете адресен блок към плика

Адресният блок е поле в циркулярните документи. Известно и като контейнер, това поле се използва за отбелязване на мястото в етикетите, на което искате да се виждат адресите.

Забележка: Често е по-лесно правилно да подравнявате адресния блок, ако преди да започнете, включите да се виждат знаците за абзац (¶). За да ги включите, отидете в раздела Начало на лентата и щракнете върху бутона Показване/скриване на ¶ или натиснете CTRL+SHIFT+8.

  1. Поставете курсора на мястото, на което искате да бъде адресният блок. Ако сте включили опцията да се виждат знаците за абзац, щракнете непосредствено след знака за абзац (¶), който Word е поставил в средата на плика.

  2. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Адресен блок.

    Вмъкване на полето за циркулярен документ "Адресен блок"

  3. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формат за името на получателя, в какъвто то ще се появи върху плика.

    Опции за ''Адресен блок''

    Забележка: Под Визуализация изберете бутона за запис Напред Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или Назад Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи за да се придвижите между записите във вашия източник на данни и да видите как ще изглежда адресът върху плика.

  4. Изберете OK.

  5. Изберете Файл > Запиши, за да запишете вашия циркулярен документ, преди да продължите.

Проверете имената в полетата за обединяване

Проверете дали Word е поставил имената и адресите от вашия пощенски списък на правилните места върху вашия плик.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Съгласуване на полета.

  2. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета в колоната отляво са имената на полетата, използвани от Word в адресен блок. Колоната отдясно ви позволява да съгласувате полетата от вашия източник на данни с тези имена на полета. Проверете дали имената на полетата, които се показват отляво, съответстват на заглавията на колони за записите във вашия пощенски списък, така че Word да сложи правилните данни на правилното място върху вашия плик.

    Диалогов прозорец "Съгласуване на полета"
  3. Направете едно от следните неща:

    • Ако показаните имена на полета съответстват на заглавията на колони, които сте използвали за записите в източника на данни за пощенския списък, не правете нищо повече.

      или

    • Ако в име на поле, което очаквате да съответства на някое заглавие на колона в източника на данни, се появява (няма съответствие), изберете стрелката за падащото меню и след това изберете името на полето в източника на данни за пощенския списък. Повторете, ако е необходимо.

  4. Изберете OK.

Стъпка 6: Прегледайте и отпечатайте пликовете

Направете последна проверка, преди да отпечатате пликовете.

  1. Изберете Визуализиране на резултатите и след това изберете бутона за записи Напред Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или Назад Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да проверите дали имената и адресите върху всички пликове изглеждат добре.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, който показва групата "Резултати от визуализацията".

    Съвет:  За да отидете в началото на списъка, изберете бутона за Първи Бутон "Първи запис" за визуализиране на резултатите за циркулярни документи запис, а за да стигнете до края на списъка, изберете бутона за Последен Бутон за последен запис за визуализиране на резултатите за циркулярни документи запис.

  2. Изберете Край и обединяване > Печат на документи.

    Екранна снимка на раздела "Пощенски съобщения" в Word, показваща командата "Край на обединяване" и нейните опции.

Стъпка 7: Запишете вашия циркулярен документ за пликове

Когато запишете циркулярния документ за пликове, той остава свързан с пощенския ви списък, така че можете да го използвате повторно за вашата следваща масова поща.

За да използвате повторно на вашия циркулярен документ за пликове

  • Отворете циркулярния документ за пликове и изберете Да, когато Word ви подкани да запазите връзката.

За да промените адресите в циркулярния документ за пликове

  • Отворете циркулярния документ за пликове и изберете Редактиране на списъка получатели, за да сортирате, филтрирате и изберете конкретни адреси.

Вж. също

Имате ли въпрос за циркулярните документи в Word, на който не сме отговорили тук?

Публикувайте въпрос във форума на общността на Word

Помогнете ни да подобрим Word

Имате предложения как да подобрим циркулярните документи (или друга функция) на Word? Ако е така, посетете UserVoice за Word и споделете с нас!

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×