Управление на споделянето с външни потребители в Office 365 Small Business

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Ако работата ви изисква да споделяте документи или да си сътрудничите директно с доставчици или клиенти, можете да използвате сайтовете си, за да споделяте съдържание във вашия екипен сайт или OneDrive за бизнеса с хора извън вашата организация, които нямат лицензи за абонамента ви за Office 365 Small Business.

Има три начина да направите това:

Ако търсите повече информация относно споделянето на документ или сайт и кой се счита за външен потребител, вижте споделяне SharePoint файлове или папки в Office 365.

Забележка: Тези стъпки се отнасят за Office 365 Small Business, който вече не се предлага за закупуване. Ако използвате различен план на Office 365, вж. Управление на външното споделяне за средата на SharePoint Online.

В тази статия

Как да споделяте в разумни граници

Включване или изключване на външното споделяне

Премахване на отделни външни потребители

Забрана на връзка за анонимни гости

Оттегляне на покани

Как да споделяте в разумни граници

Най-добри практики за споделяне на сайтове

Ако споделите цял сайт с даден потребител, той ще може да влезе в сайта и да действа като пълноправен негов член. Ще може да прелиства, да търси, да разглежда и да редактира съдържание (в зависимост към коя група разрешения сте го определили). Той ще може също да вижда имената на останалите потребители на сайта в "Избор на хора" или да преглежда метаданните за документите. Външните потребители също ще се показват в "Избор на хора" като потребители на сайта. Това означава, че други хора, които използват сайта ви, може да им предоставят различни разрешения спрямо тези, които сте им назначили в момента на споделянето. Не канете в сайта си външни потребители, чиято самоличност не ви е известна.

Ако поканите външни потребители в екипния си сайт, те ще могат да преглеждат съдържанието му, както и това на всички подсайтове. Ако искате да избегнете предоставянето на достъп на външни потребители до важно или поверително съдържание на екипния ви сайт, създайте подсайт с уникални разрешения и споделете него, а не целия екипен сайт. За да научите повече относно наследяването на разрешения, вж. Какво значи наследяване на разрешения

По същия начин, ако искате да споделите подсайт, създаден в сайта ви в OneDrive за бизнеса, ще искате да се уверите, че той има уникални разрешения, за да не предоставите неволно разрешение за достъп до други сайтове или до съдържанието на сайта си в OneDrive за бизнеса.

Най-горе на страницата

Най-добри практики за споделяне на документи

Ако споделите документи чрез връзки за анонимни гости, е възможно поканените да споделят връзките с други потребители, а чрез тях те на свой ред ще могат да преглеждат съдържанието. Не споделяйте важни документи чрез връзки за гости. За да намалите риска от споделяне на анонимни връзки до минимум, споделяйте документи с опцията за изискване на влизане.

Избор на начин за споделяне

Когато решавате дали и как да споделите дадено съдържание външно, вземете предвид следното:

  • На кого искате да предоставите достъп до съдържанието на екипния си сайт и всички негови подсайтове и какво искате въпросното лице да може да прави?

  • На кого от вашата организация искате да разрешите да може да споделя съдържание външно?

  • Има ли съдържание, за което да гарантирате, че никой извън вашата организация няма право да преглежда?

Отговорите на тези въпроси ще ви помогнат да планирате стратегията си за споделяне на съдържанието.

Опитайте следното:

Ако искате да:

Споделяне на сайт

Ако искате да споделите даден сайт, но също така искате да ограничите достъпа на външните потребители до част от вътрешното съдържание на вашата организация, създайте подсайт с уникални разрешения, който да използвате изключително за външно споделяне.

Предоставите на лице извън вашата организация достъп до информацията и съдържанието на даден сайт. Той да има възможността да действа като пълноправен член на сайта – да може да създава, редактира и преглежда съдържания.

Споделите документ с изискване за влизане.

Предоставите на един или няколко души извън вашата организация защитен достъп до определен документ – за преглед или за сътрудничество – но не е нужно тези хора да имат достъп до друго съдържание на вътрешния ви сайт.

Споделите документ без изискване за влизане.

Споделите връзка към не особено важен или неповерителен документ с хора извън вашата организация, така че те да могат или да го преглеждат, или да го актуализират с обратна информация. Тези хора нямат нужда от непрекъснат достъп до съдържанието на вашия вътрешен сайт.

Най-горе на страницата

Включване или изключване на външното споделяне

Възможността за поканване на външни потребители в екипния сайт е разрешена по подразбиране, така че собствениците на сайта и администраторите на колекции от сайтове по всяко време могат да споделят екипния сайт или всеки от неговите подсайтове с външни потребители. Ако обаче сте администратор на Office 365, можете да решите да забраните тази функция за всички сайтове, така че да не могат да бъдат изпращани никакви бъдещи поканвания. Когато тази функция бъде дезактивирана, всеки външен потребител, който в момента е поканен в сайтовете, повече няма да има достъп до сайтовете.

Разрешаването на външно споделяне на екипния сайт или подсайтове не е същото като разрешаване на анонимен достъп. Когато е разрешено външно споделяне, потребителите трябва да се удостоверяват (чрез влизането), преди да получат достъп до вътрешните ресурси.

  1. Отидете на Администратор > Настройки на услуги > Споделяне на сайтове и документи.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Включване на външно споделяне

    • Изключване на външно споделяне

Изображение, показващо контролата за включване/изключване за даване на външните потребители на достъп до вашия екипен сайт и документи.

Забележка относно защитата: 

  • Когато дезактивирате външното споделяне, достъпът до сайта за външните потребители, които са имали достъп до сайта по време на дезактивиране на тази функция, се отменя и вече не могат да бъдат изпращани бъдещи покани. Ако тази функция бъде активирана отново с имената на външните потребители в групите за разрешения на SharePoint, тези потребители автоматично отново ще получат достъп до сайта. За да забраните трайно достъпа на потребител до сайта на SharePoint, можете да го премахнете от списъка на външните потребители.

  • Ако външното споделяне е изключено глобално, всички споделени връзки за гости ще престанат да действат. Ако тази функция по-късно бъде активирана отново, тези връзки ще продължат да действат. Възможно е да бъдат забранявани индивидуални връзки, които са били споделени, ако искате да отмените трайно достъпа до определен документ.

Най-горе на страницата

Премахване на отделни външни потребители

Ако трябва да премахнете външни потребители, така че вече да нямат достъп до сайтове, които са били споделени с тях, може да направите това, като ги премахнете от списъка на външните потребители в настройките на услугата на Office 365.

  1. Отидете на Администратор > Настройки на услуги > Споделяне на сайтове и документи.

  2. Щракнете върху Премахване на отделни външни потребители.

  3. Изберете външните потребители, които искате да премахнете, и след това щракнете върху Изтрий (иконата на кошче за боклук).

Най-горе на страницата

Забрана на връзка за анонимни гости

Когато даден документ е споделен чрез връзка за гости, можете да видите тази информация в менюто със свойствата на документа. За да научите как да бъдат споделени документи чрез връзки за гости, вижте споделяне SharePoint файлове или папки в Office 365.

Диалоговият прозорец ''Свойства'', показващ че документът е споделен чрез връзка за гости.

Можете да анулирате достъпа до споделен чрез връзка за гости документ, като дезактивирате връзката.

  1. Отидете в библиотеката, съдържаща документа, за който искате да премахнете връзката за гости.

  2. Посочете документа и щракнете върху Отвори менюто.

  3. Щракнете върху връзка за гост в изречението Отворен за всеки с връзка за гост.

  4. До URL адреса на връзката за гост щракнете върху бутона Изтриване.

  5. Когато бъдете попитани дали искате да забраните връзката, изберете Забрани връзката.
    Диалогов прозорец с въпрос дали искате да забраните връзката за гост за споделен документ, така че тази връзка да спре да работи.

Когато хората извън вашата организация се опитат да осъществят достъп до съдържанието чрез тази връзка за гост, ще им се покаже съобщение, че нямат достъп до него.

Най-горе на страницата

Оттегляне на покани

Ако искате да оттеглите покана, която сте изпратили на външен потребител, можете да анулирате поканата, преди да е приета.

Отидете на сайта, за който искате да отмените поканата

  1. Отидете в Настройки Бутон за настройки на Office 365 > Настройки на сайта.

  2. В Потребители и разрешения изберете Искания за достъп и покани.

  3. В Покани до външни потребители намерете човека, чиято покана искате да отмените, и изберете Меню за отваряне.

  4. В прозореца за свойствата щракнете върху Оттегляне.

Ако външният потребител вече е приел поканата, а искате да прекратите достъпа му до сайта, можете да го премахнете от групата разрешения в SharePoint, към която сте го включили.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×