Указания и примери за сортиране и филтриране на данни по цвят

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Сортирането и филтрирането на данни по цвят е чудесен начин за улесняване на анализа на данните и помагане на потребителите на работните листове да видят връхните точки и тенденциите на данните с бърз поглед.

светлина, минаваща през призма и форматираща данни на excel

В тази статия

Общ преглед на сортирането и филтрирането на данни по цвят и набор икони

Ефективно използване на цветовете при анализиране на данни

Избиране на най-добрия цвят според нуждите

Преглед на някои примери

Общ преглед на сортирането и филтрирането на данни по цвят и набор икони

Сортирането и филтрирането на данни, заедно с условното форматиране на данни, са неразделна част от анализа на данни и могат да ви помогнат да си отговорите на следните въпроси:

  • Кой е продал услуги, струващи повече от $50 000 този месец?

  • За кои продукти има повече от 10% увеличаване на дохода от година на година?

  • Кои са най-добре и най-зле представящите се студенти при първокурсниците?

  • Къде са изключенията в резюмето за приходите за изминалите пет години?

  • Какво е общото възрастово разпределени на служителите?

Сортирането на данни се използва за бързо организиране на данни и бързо намиране на исканите данни. Филтрирането се използва, за да се покажат само редовете, които отговарят на зададените критерии, и за скриване на редовете, които не искате да са показани, за една или повече колони с данни. Условното форматиране на данни ви помага визуално да изследвате и анализирате данни, да откривате важни проблеми и да намирате модели и тенденции. Взети заедно, сортирането, филтрирането и условното форматиране могат да помогнат на вас и другите хора, които използват вашата електронна таблица, да взимате по-ефективни решения въз основа на вашите данни.

Можете да сортирате и филтрирате по форматиране, включително по цвят на клетка и цвят на шрифт, независимо дали клетките са ръчно, или условно форматирани.

Картината по-долу показва филтриране и сортиране въз основа на цвят или икона в категорията, M/M Δ % и коректура колони.

условно форматиране с фонови цветове и набори икони в клетките

Можете също да сортирате и филтрирате с помощта на набор икони, които сте създали при условното форматиране. Използвайте набор икони, за да анотирате и класифицирате данните в три до пет категории, които са разделени по прагова стойност. Всяка икона представя диапазон от стойности. Например в следващата таблица с набори икони има набор икони с 3 стрелки – зелената стрелка, сочеща нагоре, представя по-високите стойности, жълтата странична стрелка – средните стойности, а червената стрелка, сочеща надолу – по-ниските стойности.

таблица с набори икони

таблица с набори икони

Можете да форматирате клетки чрез двуцветна скала, трицветна скала, ленти за данни и набори икони; да форматирате клетки, които съдържат конкретен текст, число, дата или времеви стойности, над или под средна стойност, уникални или дублиращи се стойности; да създавате много правила и да ги управлявате по-лесно.

Най-горе на страницата

Ефективно използване на цветовете при анализиране на данни

Почти всеки обича цветовете. Ефективно използване на цветовете във всеки документ може съществено да подобри привлекателността и разбираемостта на документа. Правилното използване на цветове и икони във вашите отчети на Excel подобрява вземането на решения, като спомага да се насочи вниманието на потребителите към важната информация и ги улеснява при визуалното възприемане на резултатите. Подходящото използване на цветовете може да предизвика положителни възприятия още от самото начало. От друга страна, неподходящите цветове може да дразнят потребителите и дори да предизвикат умора, ако са прекалено много. В следващите раздели са дадени указания, които да ви помогнат да използвате цветовете, както трябва, и да избегнете неподходящото им използване.

Повече информация за темите на документи     С Excel е лесно да създавате последователни теми и добавянето на потребителски стилове и ефекти. Голяма част от мисълта, че да се комбинират ефективно цветовете има вече е свършена чрез използване на предварително зададена теми, които привлекателни цветови схеми. Можете бързо и лесно да форматирате цял документ да му придадете професионален и модерен вид, чрез прилагане на тема на документ. Тема на документ е набор от възможности, който включва набор от цветове за теми за форматиране, набор от шрифтове за тема (включително заглавие и основен текст) и набор от ефекти за тема (включително линии и ефекти на запълване).

Използвайте стандартни цветове и ограничете броя на цветовете

Когато сортирате и филтрирате по цвят, можете да изберете предпочитани от вас цветове и резултатите да ви изглеждат добри. Но важният въпрос, който трябва да си зададете, е дали потребителите предпочитат и виждат същите цветове. Компютърът ви може да показва 16"777"216 цвята в режим на 24-битови цветове. Обаче повечето потребители могат да различат само една малка част от тези цветове. Освен това, качеството на цветовете може да се различава на различните компютри. Осветлението в стаята, качеството на хартията, разделителната способност на екрана и на принтера и настройките на браузъра – всички те могат да са различни. До 10% от населението има някакви проблеми в различаването и виждането на някои цветове. Това са важни променливи, над които вероятно нямате контрол.

Можете обаче да управлявате такива променливи, като избора на цвят, броя цветове, фона на работния лист или клетката. Като направите добър избор въз основа на фундаментални изследвания, можете да направите цветовете такива, че да изпращат подходящото послание и да интерпретират правилно вашите данни. Освен това можете да добавите към цветовете икони и легенди, които да гарантират, че потребителите ще разберат това, което което сте имали предвид.

Вземете под внимание контраста на цветовете и фона

По принцип използвайте по-наситени цветове, като ярко жълто, средно зелено или тъмно червено. Уверете се, че контрастът между фона и цветовете на преден план е голям. Например използвайте бял или сив фон на работния лист с цветовете на клетката или бял или сив цвят на клетката с цветен шрифт. Ако трябва да използвате цвят или картина за фона, направете цвета или картината колкото може по-светли, така че цветът на клетката или шрифта да не се слее. Ако разчитате само на цвета на фона, помислете дали да не увеличите размера на шрифта или да го направите получер. Колкото по-едър е шрифтът, толкова по-лесно ще е за потребителя да види и различи цвета. Ако е необходимо, нагласете или премахнете разделянето на ленти, редове или колони, тъй като цветът на лентите може да си противоречи с цвета на клетката или шрифта. Всички тези съображения помагат в голяма степен на потребителите правилно да разберат и интерпретират цветовете.

Избягвайте да използвате цветови комбинации, които могат да намалят видимостта на цветовете и да объркат този, който гледа. Не искате по невнимание да създадете дразнещо очите произведение или оптическа измама. Обмислете дали да не използвате граници на клетките, за да разграничите проблемните цветове, като червено или зелено, ако не можете да избегнете поставянето им един до друг. Използвайте допълващи се и контрастни цветове, за да подобрите контраста и да избегнете употребата на подобни цветове. Струва си да познавате колелото на основните цветове и да определяте подобните, контрастните и допълващите се цветове.

колело на основните цветове

1. Подобен цвят е цветът, който е съседен до друг цвят в колелото на цветовете (напр. виолетовото и оранжевото са подобни цветове на червеното).

2. Контрастен цвят е този, който се намира през три цвята от даден цвят (напр. синьото и зеленото са контрастни цветове на червеното).

3. Допълващи се цветове са тези, които са един срещу друг в цветовото колело (напр. синьозеленото е допълващ цвят на червеното).

Ако имате време, пробвайте цветовете си, пуснете ги при някои колеги, изпробвайте ги при различни осветления и експериментирайте с различни настройки на екрана и принтера.

Съвет : Ако ще отпечатвате цветно документа, проверете още веднъж цвета на клетките и дали се чете шрифтът в тях. Ако цветът на клетката е твърде тъмен, обмислете използването на бял шрифт за по-добра четливост.

Най-горе на страницата

Избиране на най-добрия цвят според нуждите

Имате нужда от бързо резюме? Използвайте червено, жълто или синьо на бял или сив фон.

Определете за цветовете значение, което сте избрали въз основа на вашата аудитория и намеренията си. При необходимост направете легенда, за да изясните конкретното значение на всеки цвят. Повечето хора с лекота различават от седем до десет цвята в един работен лист. Възможно е да се различат до 50 цвята, но се изисква специално обучение, което не е предмет на тази статия.

Най-добрите 10 цвята

Когато сортирате и филтрирате данни по цвят, използвайте следващата таблица, която ще ви помогне да изберете кой цвят да използвате. Тези цветове предоставят най-добър контраст и по принцип най-лесно се различават от повечето хора.

таблица за избор на цветове

Можете лесно да приложите тези цветове към клетки и шрифтове, като използвате бутоните Цвят на запълване или Цвят на шрифта в групата Шрифт в раздела Начало.

стандартните цветове

Използване на цветове, които по естествен начин изразяват значението

При разчитане на финансови данни цифрите са или в червено (отрицателни), или в черно (положителни). Червеният цвят има значение, защото е възприета условност. Ако искате да подчертаете отрицателните числа, червеното е най-добрият избор. В зависимост от типа на данните, които имате, вероятно можете да използвате конкретни цветове, тъй като те изразяват някакво значение за вашата публика или защото има стандарт за тяхното значение. Например:

  • Ако нашите данни са свързани с температура, можем да използваме топлите цветове (червен, жълт и оранжев), за да покажете високите температури, и студените цветове (зелен, син и виолетов) – за по-ниските.

  • Ако данните ни са топографски, можем да използваме синьо за водата, зелено за растителността, кафяво за пустините и планините и бяло за ледове и сняг.

  • Ако данните ни са свързани с движението и безопасността по пътищата, можем да използваме червено за условията за спиране или забрана, оранжево за опасност в оборудването, жълто за внимание и зелено за липса на опасност, а синьо за обща информация.

  • Ако данните ви са за електрически резистори, можете да използвате стандартния цветови код: черно, кафяво, червено, оранжево, жълто, зелено, зелено, синьо, виолетово, сиво и бяло.

Най-горе на страницата

Преглед на някои примери

Да предположим, че подготвяте набор от отчети за описание на продукти, цени и наличности. Следващите раздели описват въпросите, които обикновено се задават за тези данни, и как можете да им отговорите с помощта на цветове и набори икони.

Примерни данни

В примера се използва следните примерни данни.

примерни данни, използвани в примерите

За да копирате данните в празна работна книга, направете следното:

Как да запишете примерните данни като .xlsx файл

  1. Стартирайте Microsoft Notepad.

  2. Изберете примерния текст и след това копирайте и поставете примерния текст в Notepad.

  3. Запишете файла с името на файла и разширението, например Products.csv.

  4. Излезте от Notepad.

  5. Стартирайте Excel.

  6. Отворете файла, който записахте от Notepad.

  7. Запишете файла като .xlsx файл.

Примерни данни

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Какви са различните видове опаковки на продукти?

Проблем

Искате да разберете различните типове контейнери за вашите продукти, но има колона "контейнер". Можете да използвате единично количество колона, за да оцветите ръчно всяка клетка и след това да сортирате по цвят. Можете също да добавите легенда за да изясните на потребителя какво означава всеки цвят.

Резултати

Примерни резултати при решаване на проблема с различните типове опаковки на продукти

Решение

  1. За да оцветите ръчно всяка клетка според цветовата схема в предходната таблица, щракнете върху всяка клетка и след това приложете всеки цвят чрез бутона Цвят на запълване в групата шрифт на раздела " Начало ".

    Съвет : Използвайте бутона Копиране на формати в групата Клипборд на раздела Начало, за да приложите бързо избрания цвят към друга клетка.

  2. Щракнете върху клетка в колоната Единично количество и в раздела Начало в групата Редактиране, щракнете върху сортиране и филтриранеи след това щракнете върху Сортиране по избор.

  3. В диалоговия прозорец сортиране изберете Единично количество под колона, изберете Цвят на клетка под Сортиране пои след това щракнете двукратно върху Копиране на ниво .

  4. Под редв първия ред изберете червения цвят, във втория ред синия цвят и в третия ред, изберете жълтия цвят.

    Ако дадена клетка не съдържа нито един от цветовете, например ако е оцветена в бяло, тези редове си остават на мястото.

    Забележка : Цветовете, които са изброени са наличните цветове в колоната. Има ред на сортиране на цвят няма по подразбиране, и не можете да създадете ред на сортиране по избор с помощта на списък по избор.

  5. Добавяне на легенда, използвате клетки отстрани отчета с помощта на таблицата по-долу като ръководство.

Легенда:

Вмъкване на символ

Пакети и полета

син

Кутии и кутии

зелен

Буркани и бутилки

Бяло

(Не съм сигурен)

Кои продукти са с надценка над 67% или под 34%?

Проблем

Искате бързо да видите най-високите и най-ниските стойности на надценката в горната част на отчета.

Резултати

Примерни резултати при решаване на проблема с надценката на продукти

Решение

  1. Изберете клетки E2:E26 и в раздела Начало, в групата Стил щракнете върху стрелката до Условно форматиране, щракнете върху Набор от икони и изберете набора икони Три стрелки (цветни).

  2. Щракнете с десния бутон върху дадена клетка в колоната Надценка, посочете Сортиране и след това щракнете върху Сортиране по избор.

  3. В диалоговия прозорец Сортиране изберете Надценка под Колона, изберете Икона на клетка под Сортиране по и след това щракнете върху Копирай нивото.

  4. Под Ред в първия ред изберете зелената стрелка, сочеща нагоре, а във втория ред – червената стрелка, сочеща нагоре.

Кои продукти трябва веднага да се поръчат отново?

Проблем

Искате бързо да създадете отчет за продуктите, които веднага трябва да се поръчат отново, а след това да изпратите по електронната поща отчета на екипа си.

Резултати

Примерни резултати при решаване на проблема с продукти, които трябва да се поръчат отново

Решение

  1. Изберете клетки I2: i26 и в раздела Начало , в групата стил щракнете върху стрелката до Условно форматиране, посочете Правила за осветяване на клетки и след това щракнете върху Равно на.

  2. Въведете Да в първото поле и след това изберете Светлочервено запълване с тъмночервен текст от второто поле.

  3. Щракнете с десния бутон върху някоя форматирана клетка в колоната, посочете Филтриране и след това изберете Филтър по цвят на избрана клетка.

    Съвет : Задръжте показалеца над бутона Филтриране в заглавката на колоната, за да видите как е филтрирана колоната.

Кои продукти са с най-високи и най-ниски цени и разходи?

Проблем

Искате да видите най-високите и най-ниските цени и разходи, групирани най-отгоре в отчета.

Резултати

примерни резултати при решаване на проблема с цените и разходите

Решение

  1. За клетки C2:C26 и D2:D26 направете следното:

    • В раздела Начало, в групата Стил щракнете върху стрелката до Условно форматиране, посочете Правила горе/долу, а след това щракнете върху Първите 10 елемента.

    • Въведете 1 в първото поле и след това изберете Жълто запълване с тъмножълт текст от второто поле.

    • В раздела Начало, в групата Стил щракнете върху стрелката до Условно форматиране, посочете Правила горе/долу, а след това щракнете върху Последните 10 елемента.

    • Въведете 1 в първото поле и след това изберете Зелено запълване с тъмнозелен текст от второто поле.

  2. За цените и разходите колони направете следното:

    • Щракнете с десния бутон най-ниската стойност, посочете сортиранеи след това изберете сортиране по цвят на избрана клетка.

    • Щракнете с десния бутон най-високата стойност, посочете сортиранеи след това изберете сортиране по цвят на избрана клетка.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×