Преминаване към основното съдържание

Създаване на справочен указател за имена, адреси и друга информация

Функцията Directory в Word обединява данни в един документ, като например указател на членството, каталог или списък с части. Тъй като можете да обедините редица типове източници на данни, можете да създавате отчети от бази данни, като например Access, като използвате всички функции за форматиране на Word.

Пример за циркулярни документи на справочен указател

Стартиране на документа

  1. Отворете празен документ.

  2. Отидете в " пощенски съобщения ", за да стартирате директориятаза циркулярни документи > >.

  1. Отидете на пощенски съобщения > изберете получатели.

  2. Изберете източник на данни. За повече информация вижте източници на данни, които можете да използвате зациркулярни документи.

  3. Изберете Файл > Запиши.

Ако трябва да редактирате пощенския си списък, вижте циркулярни документи: редактиране на получатели.

В този момент не включвайте текста, който искате да отпечатате само веднъж в получения документ на справочния указател.

  1. Въведете текста, който искате да повторите за всеки елемент в указателя, като например Име: или адрес: етикети за отделни записи.

  2. Щракнете върху или докоснете където и да е в документа, в който искате да поставите поле за обединяване, и вмъкнете поле за обединяване. За повече информация вижте полета за циркулярни документи

    Съвети: 

    • За да създадете таблица с един етикет или заглавен ред, създайте горен колонтитул на документ. Поставете реда за етикет на таблицата в горния колонтитул. След това поставете полетата за обединяване в основния текст на документа.

    • Заглавие на таблица в горен колонтитул, таблица в Body

    • Това работи добре за дългите директории, които обхващат повече от една страница, тъй като създава горен колонтитул за всяка страница.

    Не можете да въведете ръчно знаците за поле за обединяване («»). Трябва да използвате прозореца на задачите Циркулярни документи.

    Меню за вмъкване на полета за обединяване

    Ако полетата за обединяване се показват вътре в скоби, като например {MERGEFIELD City}, тогава Word показва кодовете на полета вместо резултати от полета. Това не влияе на обединяването, но е трудно за форматиране. Щракнете с десния бутон върху кода на поле и изберете Превключване на кодовете на полета в контекстното меню.

    Избрани кодове на полета

    Ако някоя част от адреса ви липсва, вижте циркулярни документи: съгласуване на полета за корекция.

  3. Повторете стъпка 2, ако е необходимо.

  4. След като сте завършили основния документ и сте вмъкнали всички полета за обединяване, отидете на файл > Запиши като.

  1. Отидете на пощенските > Предварителни резултати.

  2. Използвайте бутоните " назад " и " напред ", за да превъртате все пак вашите данни или да използвате намиране на получателя за търсене на определени записи

  3. Ако трябва да редактирате, изберете Визуализация на резултатите , за да се върнете в изглед за обединяване на полета.

  1. Изберете пощенски съобщения > завърши & обединяване и изберете Редактиране на отделни документи. Ще видите 2 други опции, но не можете да ги използвате с указател.

  2. Изберете едно от следните неща:

    • За да обедините всички записи, изберете всички.

    • За да обедините само записа, който виждате в прозореца на документа, изберете текущ запис.

    • За да обедините диапазон от записи, въведете номерата на записите в полетата от и до .

    Изберете OK.

  3. В новия документ добавете текст, който искате да се отпечата само веднъж, например горни и долни колонтитули, заглавия на колони или друг текст.

  4. Запишете или отпечатайте директорията точно както всеки обикновен документ.

Стартиране на документа

  1. Отворете празен документ.

  2. Отидете в " пощенски съобщения ", за да стартирате директориятаза циркулярни документи > >.

  1. Отидете на пощенски съобщения > изберете получатели.

  2. Изберете източник на данни. За повече информация вижте източници на данни, които можете да използвате зациркулярни документи.

  3. Изберете Файл > Запиши.

Ако трябва да редактирате пощенския си списък, вижте циркулярни документи: редактиране на получатели.

В този момент не включвайте текста, който искате да отпечатате само веднъж в получения документ на справочния указател.

  1. Въведете текста, който искате да повторите за всеки елемент в указателя, като например Име: или адрес: етикети за отделни записи.

  2. Щракнете върху или докоснете където и да е в документа, в който искате да поставите поле за обединяване, и вмъкнете поле за обединяване. За повече информация вижте полета за циркулярни документи

    Не можете да въведете ръчно знаците за поле за обединяване («»). Трябва да използвате прозореца на задачите Циркулярни документи.

    Ако полетата за обединяване се показват вътре в скоби, като например {MERGEFIELD City}, тогава Word показва кодовете на полета вместо резултати от полета. Това не влияе на обединяването, но е трудно за форматиране. CTRL – щракнете върху кода на поле и изберете превключвай кодовете на полета в контекстното меню.

    Избиране на кодове на полета в контекстно меню

    Ако някоя част от адреса ви липсва, вижте циркулярни документи: съгласуване на полета за корекция.

  3. Повторете стъпка 2, ако е необходимо.

  4. След като сте завършили основния документ и сте вмъкнали всички полета за обединяване, отидете на файл > Запиши като.

  1. Отидете на пощенските > Предварителни резултати.

  2. Използвайте бутоните " назад " и " напред ", за да превъртате все пак вашите данни или да използвате намиране на получателя за търсене на определени записи

  3. Ако трябва да редактирате, изберете Визуализация на резултатите , за да се върнете в изглед за обединяване на полета.

  1. Изберете пощенски съобщения > завърши & обединяване и изберете Редактиране на отделни документи.

  2. В новия документ добавете текст, който искате да се отпечата само веднъж, например горни и долни колонтитули, заглавия на колони или друг текст.

  3. Запишете или отпечатайте директорията точно както всеки обикновен документ.

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×