Създаване на правила на организатора на съдържание за маршрутизиране на документи

Създаване на правила на организатора на съдържание за маршрутизиране на документи

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

За да определи как да маршрутизира даден документ, организаторът на съдържание използва правила, създадени от вас. Тези правила се основават на комбинация от типове съдържание и метаданни.

Тази статия описва как се създават тези правила за организиране и маршрутизиране на документи или записи. Всеки сайт на предприятие в SharePoint може да бъде разрешен за маршрутизиране на документи.

Важно: За да маршрутизирате записи, трябва първо да разрешите функцията "Организатор на съдържание" и да я конфигурирате. Може да научите повече за конфигурирането на организатора на съдържание в раздела Вж. също.

В тази статия

Преди да създавате правила: Първи стъпки

Как се маршрутизират документи

Създаване на правила за маршрутизиране на документи

Преди да създавате правила: първи стъпки

Има няколко важни стъпки, които трябва да следвате, преди да започнете да създавате правила за маршрутизиране на документи.

  1. Активирайте функцията "Организатор на съдържание".

  2. Създайте библиотеките и папките, към които искате да бъдат маршрутизирани документите. Може да се наложи да създадете папки за всеки тип документ, който маршрутизирате. Създайте например библиотека само за имейл записи или електронни таблици на Excel. За да научите повече как се създават библиотеки, вижте връзките в раздела Вж. също.

  3. Типовете съдържание трябва да бъдат асоциирани с документи, които ще бъдат маршрутизирани. В тях типът съдържание може да бъде част от критериите, които определят крайното местоположение, в което се записва документът.

Най-горе на страницата

Как се маршрутизират документите?

Документите могат да бъдат маршрутизирани до библиотека или папка в център за записи или всеки друг вид сайт на SharePoint. Библиотеката за качване на файлове, която се създава автоматично, когато активирате компонента "Организатор на съдържание", служи като местоположение по подразбиране. Има няколко елемента, които съставят процеса на маршрутизиране на документи:

  • Целеви библиотеки и папки    Съдържание отговорниците или диспечерите на записи създават ръчно библиотеки и папки, където документите трябва да бъдат маршрутизирани и посочват тези библиотеки като целеви библиотеки.

  • Типове съдържание на сайт    Всеки документ трябва да има тип съдържание и потребителите могат да добавят типове съдържание на сайт на подходящия ръчно към целевите библиотеки.

  • Библиотека за качване    Документи, които не съответстват на правило, или които имат липсващи задължителни метаданни се изпращат до библиотека за качване, така че потребителите могат да въвеждат задължителни метаданни. Или можете да конфигурирате организатора на съдържание, така че всички качени документи, временно се маршрутизират към библиотека за качване.

  • Списък с правила за документи    Това е набор от всички правила за маршрутизиране. Управителите на съдържание или диспечерите на записи посещават този списък, за да създават, управляват и преглеждат правилата за маршрутизиране.

Следващата схема показва как се маршрутизират документи и имейл съобщения на базата на съответствие с определени критерии и как документи, за които липсва информация, се връщат в библиотеката за качване на файлове.

Маршрутизиране на документ с помощта на организатора на съдържание. Показани са няколко източника и документи с липсващи метаданни, които се връщат в библиотеката за качване на файлове.

Най-горе на страницата

Създаване на правила за маршрутизиране на документи

За всеки тип запис, който добавяте към списъка със записи за маршрутизиране, трябва да зададете заглавие и описание на записа. Трябва също да зададете местоположението в сайта, където се съхранява този запис. За да сте сигурни, че всички съответни записи се маршрутизират до подходящото местоположение, можете да зададете алтернативни имена за типа запис.

Забележка:  За да създавате правила за маршрутизиране на документи, трябва да имате разрешения поне на собственик на сайт.

  1. Отидете на сайта, за който искате да създадете правила на организатора на съдържание.

  2. В панела "Бързо стартиране" щракнете върху Още…, за да видите опциите за съдържание на сайта.

  3. От реда "Приложения" в менюто щракнете върху Настройки.

  4. В страницата с настройки на сайта, под раздела Администриране на сайта щракнете върху Правила за организатора на съдържание.

  5. На страницата "Правила" на организатора за съдържание щракнете върху Добавяне в Щракнете, за да добавите елемент.

  6. В секцията Име на правило въведете име, което описва условията и действията на правилото.

  7. В секцията Състояние и приоритет на правило изберете Активно, за да приложите правилото към входящо съдържание. След това изберете приоритет, който ще определи как да се маршрутизира съдържанието, ако съответства на повече от едно правило на организатора на съдържание.
    Ако не искате това правило да бъде прилагано към входящо съдържание, изберете Неактивно

  8. >В секцията Тип съдържание на подаването асоциирайте правилото с тип съдържание. По този начин подаванията към организатора се маркират с избрания тип съдържание и се идентифицират свойствата, използвани в условията на правилото

    • Изберете подходящата група съдържание. Групата, която изберете, определя типовете съдържание, от които може да избирате в следващата стъпка.

    • Изберете подходящия тип съдържание.

    • Ако типа съдържание, който сте избрали има различно име на друг сайт на SharePoint, поставете отметка в квадратчето под алтернативни имена. След това въведете името, което да се използва в друг сайт в съответното поле и щракнете върхуДобави. Имена за алтернативни типове съдържание се показват в списъка под него.

  9. В раздела Условия изберете условията, на които трябва да отговарят свойствата на подаването според правилото. Може например да искате правилото да се отнася за всички документи, които имат в заглавието си думата "бюджет". Можете да добавяте още условия, като щракнете върху връзката Добавяне на друго условие.

    Забележка: От свойството Падащ списък свойства са различни в зависимост от типа съдържание, който сте избрали в стъпка 6.

  10. В секцията Местоположение на целта въведете или намерете местоположение, където да поставите съдържание, което съответства на правилото. Отметнете квадратчето Автоматично създаване на папка, за да групирате сродни документи заедно в папки. Ако например имате свойство, което съставя списък на всички документи за проекти във вашата организация, можете да поискате от организатора да създаде отделна папка за всеки проект

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×