Създаване на пощенски етикети в Access

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Microsoft Office Access 2007 ви дава няколко различни опции за създаване на етикети, съдържащи данни, съхранени във ваши таблици на Access. Най-простата е да използвате съветника за етикети в Access, за да създадете и отпечатате етикети от отчет, който създавате. Освен това можете да импортирате данни в Access от други източници, например работни книги на Microsoft Office Excel 2007 и списъци с контакти на Microsoft Office Outlook 2007, и да "обедините" тези данни или съществуващи таблици на Access с документи на Microsoft Office Word 2007 и след това да създадете и отпечатате етикети от Word.

Какво искате да направите?

Използвайте Access, за да създадете и отпечатате етикети

Вижте съвети и трикове за създаване на етикети

Отпечатване на данни на Access с помощта на съветника за циркулярни документи в Word

Използване на Access за създаване и отпечатване на етикети

В Access можете да създавате етикети във вид на отчет, който е форматиран с малък размер на страницата, който съответства на желания етикет. Етикетите най-често се използват за изпращане на писма, но всички данни от Access могат да бъдат отпечатани във формат на етикети за различни цели. В случая на пощенски етикети отчетът получава адресни данни от таблиците или заявките, съдържащи адресите. Отпечатването на отчета ви дава един етикет за всеки адрес от лежащия в основата на отчета източник на записи.

Забележка: Стъпките в тази статия предполагат, че вече сте създали база данни на Access, която съдържа таблици (или свързани таблици) с данните, които искате да има на вашите етикети. Връзка с повече информация относно началното запознаване с Access можете да намерите в раздела Вж. също.

Съветникът за етикети ви задава последователност от въпроси за етикетите и данните, които искате да се съдържат в тях. Съветникът създава отчета, който след това можете да персонализирате, ако е нужно.

Създаване на етикети с помощта на съветника за етикети в Access

  1. В навигационния екран изберете или отворете таблицата или заявката, която ще бъде източник на записи за вашите етикети.

  2. В раздела Създаване , в групата отчети щракнете върху етикети на Изображение на бутон .

    Access стартира съветника за етикети.

    Първата страница на съветника за етикети

  3. Ако знаете производителя и номера на продукта за етикетите:

    • Изберете производителя в полето Филтриране по производител.

    • Изберете етикета в полето Какви да бъдат размерите на етикетите?.

      В противен случай се опитайте да намерите продукт, чиито стойности в колоните Размери и Брой по хоризонтала да са подходящи за вашите етикети.

      Ако не можете да намерите подобни етикет:   

    • Щракнете върху Персонализиране и след това щракнете върху Създаване.

      Показва се диалоговият прозорец Нов етикет.

      страницата ''нов етикет'' на съветника за етикети

    • Измерете вашите етикети и въведете измерванията в подходящите полета в диалоговия прозорец Нов етикет.

    • Въведете име за потребителските етикети в текстовото поле Име на етикета, изберете желания тип и ориентация на етикета и след това щракнете върху OK.

      Ако вече сте създали етикет по избор и искате да го изберете:   

    • Щракнете върху Покажи потребителски размери на етикети и след това щракнете върху желания потребителски етикет.

  4. Изберете На листове или Непрекъснати под Тип етикет и след това щракнете върху Напред.

  5. Изберете името на шрифта, размера, наситеността и цвета на текста за вашия етикет и щракнете върху Напред.

  6. В страницата на съветника Какво искате да има на етикета изберете от списъка Налични полета полетата, които искате да присъстват в етикетите, и щракнете двукратно върху тях, за да ги добавите към полето Прототип на етикета.

    добавяне на полета към етикет в съветника за етикети

    • За да добавите интервал между полетата в полето Прототип на етикета, натиснете клавиша за интервал.

    • За да въведете нов ред, натиснете клавиша ENTER.

    • За да се премествате между полетата и редовете, използвайте клавишите със стрелки.

    • За да премахнете поле, натиснете НАЗАД.

    • За да добавите друг текст или препинателен знак (например, запетая след име на град), щракнете, за да постави курсора на мястото, където искате да се покаже текстът, и започнете да въвеждате. Този текст ще бъде един и същ на всеки етикет.

      Забележка: С помощта на съветника за етикети можете да добавяте само полета от следните типове данни: текст, паметна бележка, число, дата/час, валута, да/не или прикачен файл. За да добавите полета от тип OLE обект или хипервръзка, отворете отчета за етикета в режим на проектиране, след като завършите работата със съветника за етикети, и след това използвайте екрана Списък на полетата, за да добавите полетата. За да отворите екрана Списък на полетата, докато отчетът е отворен в режим на проектиране, натиснете ALT+F8.

      Когато полетата са подредени в етикета по желания от вас начин, щракнете върху Напред.

  7. На следващата страница можете да изберете полета, по които да сортирате етикетите. Можете например да искате да сортирате по пощенски код, ако пощата е обемиста. Изберете полетата, по които искате да сортирате, от списъка Налични полета и щракнете двукратно върху тях, за да ги добавите към полето Сортирай по. Когато сте готови, щракнете върху Напред.

    задаване на ред на сортиране в съветника за етикети

  8. На последната страница въведете име за етикетите и щракнете върху Готово.

    последната страница на съветника за етикети

    Ако сте избрали Да видя етикетите така, както ще изглеждат отпечатани на последната страница на съветника за етикети, Access ще покаже етикетите в изглед за визуализация на печата. Можете да щракнете върху етикета, за да го мащабирате, или да използвате контролата за мащабиране в лентата на състоянието.

    Контрола за мащабиране

    Ако сте избрали Да променя дизайна на етикета на последната страница на съветника за етикети, Access ще покаже отчета за етикета в режим на проектиране.

Персонализиране на облика на етикета

Ако получените етикети не изглеждат по желания от вас начин, можете да персонализирате оформлението, като отворите отчета в режим на проектиране и направите промени. Когато работите с етикети, обикновено е по-лесно да използвате режим на проектиране, където ще имате по-голям контрол върху оформлението. За да видите резултатите от направените промени в режима на проектиране, преминете в изглед за визуализация на печата.

Ако вашите данни не са подравнени правилно в етикетите

В много случаи можете да коригирате малките проблеми в оформлението на етикетите с настройки в режим на проектиране. Можете да премествате контролите и да настройвате размерите на етикета, като променяте ширината или височината на секцията за подробна информация.

За да превключите в изглед за проектиране, щракнете с десния бутон на отчета в навигационния екран и след това щракнете върху Режим на проектиране, Изображение на бутон в контекстното меню.

Ако трябва да промените полетата или разредката между етикетите, можете да използвате диалоговия прозорец Настройка на страници, докато сте в режим на проектиране.

В раздела Настройка на страниците , в групата Оформление на страница щракнете върху колони Изображение на бутон . Показва се диалоговият прозорец Настройка на страниците с избран раздел колони .

раздел ''колони'' в диалоговият прозорец ''настройка на страници''

Можете да промените следните настройки в трите секции на диалоговия прозорец Настройка на страници:

Секция

Опция

Описание

Настройки на мрежата

Брой колони

Трябва да е равен на броя на етикетите в един ред от страницата.

Разстояние между редовете

Въведете нова стойност, за да увеличите или намалите вертикалното разстояние между редовете от етикети.

Разстояние между колоните

Въведете нова стойност, за да увеличите или намалите хоризонталното разстояние между колоните от етикети.

Размер на колоните

Ширина

Когато задавате тази стойност, имайте предвид настройките на полетата и разстоянието между колоните.

Можете да проверявате и настройвате полетата, като щракнете върху Опции за печат в диалоговия прозорец Настройка на страници.

Височина

Настройте височината на всеки етикет според нуждите.

Като подробните данни

Когато е избрано, задава ширина и височина на колоната, равни на ширината и височината на секцията за подробна информация в режим на проектиране.

Оформление на колони

Надолу и после встрани

Когато е избрано, данните за етикетите се отпечатват надолу в първата колона, след това надолу във втората колона и т. н.

Встрани и после надолу

Когато е избрано, данните за етикетите се отпечатват в първия ред, след това във втория ред и т. н.

Забележка: Можете също да използвате диалоговия прозорец Настройка на страници, докато сте в изглед за визуализация на печата. Когато щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец, можете да видите как влияят вашите нови настройки върху етикетите.

Може да се наложи да експериментирате, за да намерите оптималното подравняване на данните в етикетите, особено в случаите на листове с няколко колони етикети. Отчетът с етикетите се състои от няколко области, заемащи място. Това са самите етикети, разстоянието между тях и пространството, оставено за полетата на страницата. Ако например вашият лист с етикети е 8,5 инча широк и използвате 0,25-инчови полета отляво и отдясно, остават само 8 инча свободно място (8,5 минус 0,5). Ако проектирате вашия отчет с две колони етикети и използвате 0,25 инча разстояние между етикетите (настройката за разстояние между колоните в диалоговия прозорец Настройка на страници), за самите етикети остават само 7,75 инча. Следователно ширината на секцията за подробна информация не трябва да е по-голяма от 3,875 инча (7,75 / 2 колони), за да могат да се поберат етикетите. Същите изчисления се прилагат и във вертикална посока – когато настройвате височината на етикетите, трябва да вземете предвид горното и долното поле и разстоянието между редовете.

Ако в резултат на настройките в диалоговия прозорец Настройка на страници и/или на ширината на контролите в структурата на отчета информацията не се побира в страницата, когато отпечатване или визуализирате, Access показва съобщението "Някои данни може да не са показани". Това е сигурен знак, че трябва да зададете прецизно настройките на страницата и евентуално да настроите размера на контролите в структурата на отчета. Ако видите това съобщение, опитайте едно от следните действия:

  • Намалете ширината на контролите в секцията за подробна информация, така че да се побират в изчисленото пространство за единичен етикет. Вижте примера по-горе в тази колона, за да научите как да изчислите наличното място.

  • Намалете полетата на страницата в диалоговия прозорец Настройка на страници. Това ще увеличи наличното място за информацията в етикетите.

Отпечатване на етикетите

  1. Отворете отчета в произволен изглед (или просто изберете отчета в навигационния екран).

  2. Щракнете върху Бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office и след това щракнете върху печат. Бутон за печат

    Access показва диалоговия прозорец Печат.

  3. Въведете вашия избор за опциите, например за принтер, обхват на печата и брой копия.

  4. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Съвети и трикове за създаване на етикети

  • Избиране на адресите, които искате да отпечатате    Ако не искате да отпечатате всички адреси от източника на записи, направете едно от следните неща:

    • Изберете адреси чрез задаване на един или повече критерии    Създаване на параметризирана заявка и задайте тази заявка като източник на записи на етикет на отчета. Когато отворите отчета, заявката ви подканва да укажете критерии за извличане на записи. Записите, които отговарят на вашите критерии след това са извлечени и достъпна за етикет на отчета.
      Ако използвате Word да създадете и отпечатате адресите, задайте параметризирана заявка като източник на данни по време на операцията за циркулярни документи.

    • Избор на адреси чрез преглед на записите с адреси     Ако искате да прегледате вашия списък с адреси и да изберете тези от тях, за които искате да отпечатате етикети, направете следното:

      1. В режим на проектиране добавете поле от тип "Да/не" с име Етикет за печат към лежащата в основата таблица с адреси. Когато превключите в табличен изглед, в колоната Етикет за печат ще видите квадратче за отметка във всеки ред.

      2. Използвайте съветника за прости заявки, за да създадете заявка, съдържаща всички полета с адреси и полето "Етикет за печат".

      3. Отворете заявката в режим на проектиране и в клетката Критерии на полето "Етикет за печат" въведете Да. Заявката ще извлече само тези адреси, които искате да отпечатате.

      4. Настройте свойството Източник на записи на отчета за етикетите на името на заявката.

      5. Преди да отпечатате етикетите, отворете таблицата в табличен изглед и изберете квадратчета за отметка за адресите, които искате да отпечатате. Изчистете квадратчета за отметка, съответстващи на адресите, които не искате да отпечатате. След това отворете отчета и го отпечатайте.

  • Отпечатване на адресите директно върху пликове    Може да искате да отпечатате адресите директно върху пликове вместо върху етикети, които след това да поставяте върху пликове. За да отпечатате етикет върху плик, трябва да дефинирате потребителски етикет. Когато в стъпка 1 на съветника бъдете подканени да зададете подробности за етикета, щракнете върху Персонализиране и следвайте инструкциите в стъпка 4. Не забравяйте да настроите Тип етикет на На листове.

Най-горе на страницата

Отпечатване на данни от Access с помощта на съветника за циркулярни документи в Word

Ако вашите адреси се съхраняват в Access, но искате да ги експортирате в Word, така че да можете да използвате неговите възможности за циркулярни документи, за да форматирате и печатате вашите етикети, можете да използвате съветника за циркулярни документи в Word.

  1. В навигационния екран изберете таблицата или заявката, съдържаща данните, които искате да отпечатате.

  2. В раздела Външни данни, в групата Експортиране щракнете върху Още и след това щракнете върху Обедини с документ на Microsoft Office Word.

    Съветникът за циркулярни документи на Microsoft Word стартира.

  3. Ако вече сте създали документ и искате да свържете вашите данни с него, щракнете върху Да свърже вашите данни със съществуващ документ на Microsoft Word. В противен случай щракнете върху Да създаде нов документ и свърже данните с него..

  4. Щракнете върху OK.

    Ако сте избрали Да свърже вашите данни със съществуващ документ на Microsoft Word , се отваря диалоговият прозорец Избор на документ на Microsoft Word . Изберете желания документ и щракнете върху Отвори. Документът ще се отвори в Word.

    Ако сте избрали да създадете нов документ, Word се отваря с празен документ.

  5. В Word следвайте инструкциите в екрана "Циркулярни документи". За повече информация за съветника за циркулярни документи на Word вж. "Помощ" на Word.

Забележка: Можете да използвате Word, за да отпечатате адресите, независимо от това къде са съхранени. От Word можете да се свържете със списъци с адреси, съхранени в различни програми, например Excel, Outlook и Access. Или, ако нямате адресен списък, можете да го създадете в Word и след това да отпечатате етикети. За повече информация вж. "Помощ" на Word.

Най-горе на страницата

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×