Създаване на източник на данни за циркулярни документи

Ако информацията ви не е вече организирана във формат на файл за източник на данни, който Microsoft Office Publisher може да използва, можете да създадете източник на данни, за да го използвате за циркулярните си документи или циркулярната електронна поща. Източникът на данни може да съдържа само списък от имена или адреси, или може също да включва пътища към картини, номера на части на продукти, пощенски щрихкодове, история на покупките на потребителя и други допълнителни данни, които искате да използвате в циркулярните си документи или поща.

В тази статия

Структура на източника на данни

Създаване на източник на данни за адресен списък за циркулярен документ

Структура на източника на данни

Преди да създадете източника си на данни, разгледайте видовете информация, която искате да включите във финалната си обединена публикация. Проверете дали сте структурирали файла си с източника на данни така, че той да съдържа всички данни, които ще са ви нужни за обединяването.

Първият ред в източника ви на данни, заглавният ред в таблицата по-долу, съдържа списък с имената на колоните. Тези имена на колони са имената на полетата с данни, които вмъквате в публикацията си на циркулярния документ или циркулярния имейл като контейнери на данни за текста или картината.

Под заглавния ред колоните с данни или полетата с данни съдържат конкретната информация, която ще се показва вместо свързаното обединено поле. Всеки ред или запис под заглавния ред в таблицата по-долу изброява пълен комплект от информация за всеки запис.

Колоните в електронна таблица на Excel съответстват на полетата в публикацията на електронна картичка

Най-горе на страницата

Създаване на източник на данни за адресен списък за циркулярен документ

Можете да използвате Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook или Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager, за да създадете източник на данни за циркулярния си документ или циркулярния имейл. След като създадете и запишете адресен списък, можете да го използвате повторно отново за бъдещи проекти за циркулярни документи.

Mail Merge Recipients dialog box

Използване на Publisher за създаване на адресен списък

  1. Отворете публикация.

  2. В менюто Инструменти посочете Съобщения и каталози, а после щракнете върху Създаване на списък с адреси.

  3. За да персонализирате колоните, в диалоговия прозорец Нов списък с адреси щракнете върху Персонализиране на колони и после направете едно от следните неща:

    • За да добавите поле, щракнете върху Добавяне. В диалоговия прозорец Добавяне на поле въведете име за новото си поле, а после щракнете върху OK.

    • За да премахнете поле, под Имена на полета изберете име на поле, а после щракнете върху Изтрий.

    • За да преименувате име на поле, под Имена на полета изберете име на поле, а после щракнете върху Преименуване. В диалоговия прозорец Преименуване на поле въведете ново име в полето На:, а после щракнете върху OK.

      След като сте персонализирали всички полета, които искате, щракнете върху OK.

  4. В диалоговия прозорец Нов списък с адреси, в първия празен ред, въведете информацията за първия запис в подходящите полета.

    Ако възнамерявате да обединявате снимки в окончателната си публикация, трябва да въведете или име на файл, или път за всеки файл на картина, който искате да използвате, в съответната колона или поле на данни за всеки запис. Направете едно от следните неща:

    • Ако сте записали файловете си на картини и източника на данни в една и съща папка, въведете името на файл за съответната картина. Например въведете firstphoto.jpg.

    • Ако сте записали файловете си на картини в различна папка от тази на източника на данни, въведете пълния път за съответната картина. Например въведете C:\Documents and Settings\Username\My Documents\My Pictures\Catalog Project\firstphoto.jpg.

    • Ако сте записали файловете на картини в подпапка на папката, която съдържа източника на данни, въведете частичен път за съответната картина. Например ако папката на източника на данни съдържа подпапка "Pictures", въведете \Pictures\firstphoto.jpg.

  5. Когато завършите въвеждането на информация за първия запис, щракнете върху Нов запис или натиснете клавиша TAB.

  6. Повтаряйте стъпки 4 и 5, докато завършите добавянето на записи.

  7. Щракнете върху OK.

  8. В диалоговия прозорец Записване на списъка с адреси въведете име за списъка ви с адреси в полето Име на файл и после щракнете върху Запиши.

    По подразбиране списъкът с адреси се записва в папката "Мои източници на данни". Най-добре е да запазите списъка с адреси тук, понеже това е папката по подразбиране, в която Publisher търси източниците на данни. Ако запишете файла на източника си на данни някъде другаде освен в папката "Мои източници на данни", ще трябва да преглеждате, за да го намерите, когато се свързвате към източник на данни по време на обединяване.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×