Създаване и споделяне на публична папка в Outlook

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Публичните папки в Outlook ви дават чудесно място да събирате, организирате и споделяте информация за конкретни теми или проекти в рамките на дадена организация. "Публична" в този случай означава, че може да се види от всеки в организацията, не от целия свят. Когато публикувате съобщение в публична папка, не го изпращате по имейл до всички, така че ничия папка "Входящи" няма да се напълни. Вместо това, хората могат да проверят папката, когато искат, за да потърсят интересни публикации.

Важно: Трябва ви Microsoft Exchange Server и имейл акаунт в Exchange, за да използвате публични папки с Outlook. Повечето домашни и лични имейл акаунти не използват Exchange.

Стъпка 1: Проверете при своя администратор на Exchange

Вашата организация може да не позволява публични папки или може да има правила как да ги използва. Проверете при администратора, така че да имате точна информация. Ако организацията ви поддържа употребата на публични папки, но все още не съществува публична папка на най-горно ниво, помолете администратора на Exchange да създаде такава.

Когато има налична папка от най-горно ниво, просто натиснете Ctrl + 6, за да я видите (както и съдържанието й) в прозореца с папки на Outlook.

Стъпка 2: Създайте и именувайте своята папка

  1. Натиснете Ctrl+6, за да видите Публични папки в прозореца с папки.

    Важно: Ако не виждате секция, Публични папки в екрана с папки, вижте вашия локален Exchange имейл администратор. Те трябва да я настроите за вас.

  2. Щракнете с десен бутон върху Публични папки, след което щракнете върху Нова папка.

    Публични папки

  3. Именувайте папката, след което щракнете върху OK.

Съвети: 

  • Можете да добавите публична папка в "Предпочитани" папки. След това в Outlook Web App, можете да изпълняват определени функции в рамките на една и съща тези публични папки, като например създаване, актуализиране или изтриване на елементи. Тези действия може да се направи в календар, контакти, поща и публикация публични папки.

  • За да добавите публична папка към "Предпочитани", с десния бутон върху папката, след което изберете Добави към "Предпочитани"....

  • За информация как да използвате предпочитан папки в Outlook Web Appвижте работа с папки за съобщения в Outlook Web App.

Стъпка 3: Задайте разрешения за папката за потребители и групи

По подразбиране Outlook дава разрешения само за вас, като автор на публична папка, така че след това трябва да специално даване на разрешения на хора, така че те могат да четат и публикувате съдържание в папката. Научете как да Промяна на разрешения за публична папка.

Начало на използването на публични папки

Ето няколко типични начина да използвате публични папки в дадена организация:

Онлайн дискусии

Съхранете всяка дискусионна тема в собствена подпапка. Според нуждите задайте разрешения за всяка подпапка (може да искате да ограничите достъпа до папки, които съдържат конфиденциална или секретна информация). Дадена тема може да има свой собствен модератор, който контролира дали даден елемент да се публикува и който да изтрива публикации, които не покриват стандартите на организацията или нарушават поверителността.

Споделяне на календари, списъци с контакти и списъци със задачи

Прикачете календари, контакти и задачи или списъци със задачи към публикациите, за да споделите информация с хората, които имат достъп до папката. Този тип централизирано местоположение улеснява комуникацията и сътрудничеството в екипни проекти.

Разлики между пощенски папки и публични папки

  • Когато превключите имейл папка към публична папка, бутонът Нова публикация над екрана с папки се променя на Нов имейл, тъй като обикновено публикувате елементи, вместо да изпращате имейл съобщения в публична папка.

  • Когато отговорите на публикация в публична папка, няма бутон Отговор до всички. Всеки, който вижда съдържанието на папката, може да видите вашата публикация.

Още за папките в Outlook

Превключване между папките в Outlook

Промяна на разрешенията за публична папка

Създаване на публична папка и задайте разрешения, изгледи, формуляри и правила

За да създадете публична папка, трябва да имате разрешение за създаване на папки в съществуваща публична папка. За информация как да получите разрешение, обърнете се към вашия администратор.

  1. В менюто файл посочете Създайи след това щракнете върху папка.

  2. Въведете името на папката в полето Име.

  3. В полето Папката съдържа щракнете върху типа на папката, която искате да създадете.

  4. В списъка Изберете къде да се помести папката щракнете върху местоположението на папката.

    За бързо стартиране на публична папка със съществуващи елементи:

    1. В списъка на папките, в навигационния екран, щракнете върху папката, която искате да копирате.

    2. В менюто файл посочете папкаи след това щракнете върху Копирай име на папка.

    3. В списъка щракнете върху желаното от вас копира папката.

  1. В Списък на папките, в навигационен екранщракнете с десния бутон публична папка, която искате да споделите и след това щракнете върху свойства в контекстното меню.

    Трябва да имате разрешение за собственик на публична папка, за да зададете разрешения за папката за споделяне. Можете да зададете разрешения за папките само една по една.

  2. Щракнете върху раздела разрешения .

  3. Щракнете върху Добави.

  4. В полето за търсене въведете името на човека, когото искате да предоставите разрешения за споделяне.

  5. Щракнете върху Добави, след което щракнете върху OK.

  6. В списъка име щракнете върху името на лицето, което току-що сте добавили.

  7. Под разрешенияизберете желаните настройки.

    Забележка: Можете да присвоите всеки, който има достъп до папката същите разрешения като щракнете върху по подразбиране в списъка име .

Направете едно от следните неща:

  • Създаване на изглед от самото начало

    1. В менюто изглед посочете Текущ изгледи след това щракнете върху Дефиниране на изгледи.

    2. Щракнете върху Създай.

    3. В полето име на новия изглед въведете име.

    4. В полето тип на изгледа изберете тип на изгледа , който искате.

    5. За да промените мястото изглед ще бъде наличен, щракнете върху опция под може да се използва.

    6. Щракнете върху OK.

    7. За да персонализирате изгледа, под Описание, щракнете върху бутон и след това изберете опциите, които искате да използвате.

    8. Когато приключите с избора на опции, щракнете върху OK.

    9. За да използвате изгледа веднага, щракнете върху Приложи изглед.

  • Създаване на изглед въз основа на стандартен изглед

    1. Превключване към изглед , който искате да базирате новия изглед.

    2. В менюто Изглед посочете Текущ изглед, след което щракнете върху Персонализиране на текущия изглед.

    3. За всеки тип промяна, който искате да направите, под Описаниещракнете върху бутон и след това изберете желаните от вас опции.

    4. Когато сте готови да правите промени, Затворете диалоговия прозорец Персонализиране на изгледа .

    5. В менюто изглед посочете Текущ изгледи след това щракнете върху Дефиниране на изгледи.

    6. В полето изгледи за папка име на папка щракнете върху Показване на текущите настройки.

    7. Щракнете върху Копирай.

    8. В полето име на новия изглед въведете име.

    9. За да промените мястото, където ще бъде наличен изгледът, щракнете върху опция под може да се използва.

      Забележка: Новите изгледи се добавят към Текущия изглед  подменю (в менюто изглед посочете Подреди по).

За да промените изгледа по подразбиране за публична папка, трябва да имате разрешение за собственик на папката и трябва да има поне един потребителски изглед, дефиниран за папката, която е видима за всички.

  1. В Списък на папките, в навигационен екранщракнете с десния бутон публична папка и след това щракнете върху свойства в контекстното меню.

  2. Щракнете върху раздела администриране .

    Ако разделът администриране не се показва, нямате разрешение за собственик.

  3. В списъка Начален изглед на папка щракнете върху изгледа, който искате да се показва всеки път, се отваря папката.

    Нормален изглед показва изгледа на Microsoft Outlook по подразбиране за типа на елементите в папката.

Трябва да имате редактор, редактор за публикуване или собственик разрешение да добавяте формуляри към поверителна споделена папка или към публична папка. Ако папката е публична и имате разрешение за собственик, можете да ограничите формулярите, които са достъпни за други хора, използващи папката.

  1. В Списък на папките, в навигационен екранс десния бутон върху папката и след това щракнете върху свойства в контекстното меню.

  2. Щракнете върху раздела формуляри .

  3. За да добавите формуляр към списъка формуляри, свързани с тази папка , щракнете върху управление, след което укажете формата.

  4. Щракнете върху Затвори.

  5. За да ограничите формулярите, които искате да са достъпни за други хора, използващи папката, щракнете върху опция под Разреши следните формуляри в тази папка.

Трябва да имате разрешение за собственик за публична папка, за да създадете или модифицирате правилата за него.

  1. В Списък на папките, в навигационен екранщракнете с десния бутон публична папка, която искате да създадете или модифицирате правилата за и след това щракнете върху свойства в контекстното меню.

  2. Щракнете върху раздела администриране .

  3. Щракнете върху помощник за папки.

  4. Направете някое от следните неща:

    • За да създадете правило, щракнете върху Добавяне на правило.

    • За да модифицирате съществуващо правило, щракнете върху правило в списъка и след това щракнете върху Редактиране на правило.

  5. Въведете условията, на които елемента трябва да отговаря за да се извърши действието. За повече условия щракнете върху Разширени.

  6. Под изпълни тези действияизберете желаните от вас опции.

    Забележка: Когато създавате правило, то е активно по подразбиране.

Направете някое от следните неща:

  • Споделяне на календар

    1. Създаване на нова папка и изберете календарни елементи в списъка папката съдържа .

    2. В списъка Посочете къде да се помести папката щракнете върху Календар и след това натиснете OK.

    3. Добавете събрания и събития към папката.

  • Споделяне на списък с контакти

    1. Създаване на нова папка и изберете елементи за контакт в списъка папката съдържа .

    2. В списъка Изберете къде да се помести папката щракнете върху Контактии след това щракнете върху OK.

    3. Добавяне на контакти в папката.

      Забележка: Споделеният списък с контакти се показва в адресната книга Outlook/контакти.

  • Споделяне на списък със задачи

    1. Създаване на нова папка и изберете задача елементи в списъка папката съдържа .

    2. В списъка Изберете къде да се помести папката щракнете върху задачии след това щракнете върху OK.

    3. Добавяне на задачи към папката.

      Забележка: Въпреки че можете да копирате списък със задачи в публична папка, можете да копирате заявка за задача в публична папка или създаване на искане за задача от публична папка.

  • Изпращане на информация в публична папка

    1. Отваряне на публична папка, която искате да публикувате информация.

    2. За да използвате формуляр по подразбиране за публикуване на информация, щракнете върху менюто файл , посочете Създайи след това щракнете върху публикуване в тази папка.

    3. Във формуляра въведете информацията, която искате да публикувате.

    4. Щракнете върху Публикувай.

Създаване на наблюдавана публична папка

Трябва да има разрешение за собственик за публична папка, за да я определят като наблюдавана папка.

  1. В Списък на папките, в навигационен екранщракнете с десния бутон публична папка и след това щракнете върху свойства в контекстното меню.

  2. В раздела управление щракнете върху Наблюдавана папка.

  3. Поставете отметка в квадратчето Задай папката като наблюдавана папка .

  4. В полето Препращай новите елементи до въведете името на лицето, което получава входящи съобщения или името на алтернативна публична папка, където съобщенията се съхраняват за преглеждане. Модератор, който извършва преглеждането е указан в стъпка 6.

  5. По желание: За да изпратите автоматично отговор, когато ново съобщение е получено от модератор, изберете опция под Отговаряй на новите елементи с.

    Изберете една от следните възможности:

    • Стандартен отговор   

      "Благодарим ви за вашето представяне. Имайте предвид, че подавания в някои папки или дискусионни групи се преглеждат, за да определи дали те да се направят публично достъпен. В тези случаи ще има закъснение преди одобрени подавания може да бъде преглеждана от други хора."

    • Потребителски отговор   

      Щракнете върху специфичен отговори след това щракнете върху шаблон. Въведете текста на потребителския си отговор.

    Модератори няма да получавате никой от тези отговори, когато изпращат съобщения.

  6. За да добавите или премахнете имената на хората, които са модератори, щракнете върху Добавяне или Премахване на.

  7. По желание: За да видите свойствата на избрания модератор, щракнете върху свойства.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×