Създаване и прилагане на правила за управление на информация

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Правила за управление на информацията ви позволяват да управлявате кой може да получите достъп до информацията на организацията ви, какво да направите с него и колко дълго да го запази. Правилата могат да налагат спазването на разпоредбите и правителствени наредби или вътрешни бизнес процеси. Като администратор можете да настроите правила, за да управлявате как се проследяват документи, който има достъп до документите и колко време да се запазят документите.

Правила за всеки може да създаде набор от правила за конкретен тип на съдържание. Всяко правило в политиката е функция на правилата. Например функция на правилата за управление на информацията може да зададете колко време трябва да бъде тип на съдържание се запазват.

Забележка: Правила за управление на информацията са съставени от информацията за управление на правилата задача на таймера, управлява от Microsoft, който се изпълнява веднъж седмично. Следователно ви политика не може да се извършват веднага. Честота и датата на задание за таймер за управление на правила за информацията не може да бъде променен.

Правилата за управление на информацията може да се създаде в сайт на три различни начина:

  1. Създаване на правила за управление на информацията за използване на много типове съдържание в рамките на колекция от сайтове.

  2. Създаване на правила за управление на информацията за тип съдържание на сайт.

  3. Създаване на правила за управление на информацията за списък или библиотека.

Активиране на правилата за сайт функция позволява сайт администратори на колекцията от сайтове да дефинирате графиците за съхранение, които се отнасят за сайт и цялото й съдържание. За да активирате тази функция:

  1. Отидете на началната страница на колекцията от сайтове, за която искате да активирате функцията за правила на сайта.

    Отидете в Настройки на Бутон за настройки на Office 365 , Настройки на сайта.

  2. Под Администриране на колекция от сайтовеизберете Функции на колекцията сайтове.

  3. Превъртете до правила на сайта. От дясната страна, ако не виждате активен, изберете Активирай.

Да се гарантира, че правилата се прилага към всички документи от определен тип в рамките на колекция от сайтове, обмислете създаването на правилата на ниво колекция от сайтове и след това по-късно да приложите правила към типове съдържание. Те се наричат правила на колекцията сайтове.

  1. Отидете в Настройки на Бутон за настройки на Office 365 , Настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта, в списъка с Администриране на колекция от сайтове щракнете върху правила на колекцията сайтове.

  3. На страницата правила на колекцията сайтове щракнете върху Създаване.

  4. Въведете име и описание за правилата и след това напишете кратка инструкция, която обяснява на потребителите правилата за какво е. Инструкцията за правилото може да бъде до 512 знака.

  5. Вижте създаване на правила за тип съдържание по-нататък в тази статия, за да научите как да настроите функциите, които искате да свържете с правилата.

  6. Щракнете върху OK, за да се върнете към страницата на правила на колекцията сайтове.

Добавяне на правила за управление на информацията към тип съдържание улеснява да асоциирате функции за правила с множество списъци или библиотеки. Можете да изберете да добавите съществуващи правила за управление на информацията към тип съдържание или да създадете уникални правила, специфични за определен тип съдържание.

Можете също да добавите правила за управление на информацията към тип съдържание, която е специфична за списъци. Това е ефекта от прилагане на правилата само за елементи в този списък, които използват типа съдържание.

  1. Отидете в Настройки на Бутон за настройки на Office 365 , Настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта, в секцията Галерии на Web Designer щракнете върху типове съдържание на сайта.

  3. На страницата Настройки за тип на съдържание на сайта изберете типа съдържание, който искате да добавите правила.

  4. В страницата на тип съдържание на сайт, в раздела Настройки щракнете върху Настройки на правилата за управление на информацията.

  5. На страницата Настройки на правилата за управление на информацията изберете Дефиниране на правилои след това щракнете върху OK.

  6. В страницата "Редактиране на правила" въведете име и описание за правилата и след това напишете кратко описание, което обяснява на потребителите правилата за какво е. Описание могат да бъдат до 512 знака.

  7. В следващите раздели изберете функциите на отделно правило, които искате да добавите към вашите правила за управление на информацията.

  8. За да зададете периода на съхранение за документи и елементи, които са предмет на това правило, щракнете върху Разреши задържанеи след това задайте периода на съхранение и действията, които искате да възникнат, когато срокът на елементите изтече.

    За да зададете периода на съхранение

    1.

    Щракнете върху Добавяне на етап за задържане за записи...

    2.

    Изберете съхранение период опция, за да укажете кога документи или елементи, които са зададени да изтече. Направете едно от следните неща:

    • За да зададете датата на изтичане на срока, въз основа на свойство на дата, в раздела събитие щракнете върху този етап се основава на свойството дата на елементаи след това изберете действието документ или елемент (например, създадени или модифицирани) и увеличаването на времето след това действие (например броя дни, месеци или години) когато искате елемент, за да изтече.

    • За да използвате персонализирана формула за задържане за определяне на изтичане на срока, щракнете върху Задай като персонализирана формула за задържане инсталиран на този сървър.

    Забележка: Тази опция е налична, ако потребителска формула е зададен от вашия администратор само.

    3.

    Стартиране на работен поток опция е налична само ако дефинирате правило за списък, библиотека или тип съдържание, който вече има работен поток, свързани с него. След това ще бъде даден избор на работните потоци да избирате.

    4.

    В секцията повторяемост изберете повторение този етап действие... и въведете колко често искате действието да се появи.

    Забележка: Тази опция е налична, ако действието за избраната от вас може да се повтаря само. Например не можете да зададете повторение за действие, Окончателно изтриване.

    5.

    Щракнете върху OK.

  9. За да разрешите проверка за документите и елементите, които са обект на тези правила, щракнете върху Разрешаване на проверкаи след това Задайте събитията, които искате да се проверяват.

    За да разрешите проверка

    1.

    В страницата "Редактиране на правила" в раздела проверка Поставете отметка в квадратчето Разреши проверка и след това поставете отметки в квадратчетата до събитията, които искате да запазите следа от проверката.

    2.

    За да Подканвай потребителите да вмъкнат тези щрихкодове в документи, изберете квадратчето за отметка Подканвай потребителите да вмъкнат щрихкод преди записване или отпечатване .

    3.

    Щракнете върху OK , за да приложите функцията проверка към правилата.

    Функцията за проверка на правилата позволява на организациите да създадете и анализирате проверка маршрути за документи и към елементите от списъка като списъци със задачи, списъци с проблеми, дискусионни групи и календари. Тази функция на правилата предоставя регистрационен файл от проверката, който съдържа събития, като например когато се разглежда съдържанието, редактирани или изтрити.

    Когато проверката се разреши като част от правилата за управление на информацията, администраторите могат да прегледат данните от проверка в отчети за използването на правилата, които се базират в Microsoft Excel, които обобщават текущото използване. Администраторите могат да използват тези отчети, за да определите как се използва информацията в рамките на организацията. Тези отчети също могат да помогнат на организацията да проверите и документите си с наредби или, за да изследваме потенциални проблеми.

    Регистрационни файлове от проверката съдържат следната информация: име на събитието, дата и час на събитието и системно име на потребителя, който извършва действието.

  10. Когато щрихкодовете се разрешат като част от правила, те се добавят към свойствата на документа и показани в областта на горния колонтитул на документа, към който се прилага щрихкодът. Като етикети щрихкодове може също да се премахват ръчно от документ.

    За да разрешите щрихкодове

    1.

    В страницата "Редактиране на правила" в раздела щрихкодове , изберете Разреши щрихкодове.

    2.

    За да Подканвай потребителите да вмъкнат тези щрихкодове в документи, изберете квадратчето за отметка Подканвай потребителите да вмъкнат щрихкод преди записване или отпечатване .

    3.

    Щракнете върху OK , за да приложите функцията щрихкод към правилата.

    Правилото на щрихкода генерира стандартни щрихкодове Code 39. Всяко изображение на щрихкод включва текст под символа на щрихкода, който представлява стойността на щрихкода. Това разрешава данните на щрихкода да се използва дори когато хардуер за сканиране не е налична. Потребителите ръчно напишете номера на щрихкода в полето за търсене, за да намерите елемента на сайт.

  11. За да изисквате документите, които са обект на тези правила имат етикети, щракнете върху Разрешаване на етикетии след това задайте настройките, които искате за етикетите.

    За да разрешите етикети

    1.

    За да изисквате потребителите да добавят етикет към документ, поставете отметка в квадратчетоПодканвай потребителите да вмъкнат етикет преди запис или печат.

    Забележка: Ако искате етикетите да бъдат незадължителни, не отметнете това квадратче.

    2.

    За да заключите етикет, така че да не може да бъде променен, след като е вмъкнат, поставете отметка в квадратчето Предпазвай от промени в етикетите, след като са добавени .

    Тази настройка пречи на актуализира веднъж етикета е бил вмъкнат във елемент в рамките на клиентското приложение като Word, Excel или PowerPoint на текста на етикета. Ако искате етикета, за да се актуализира, когато свойствата за този документ или елемент се актуализират, не отметнете това квадратче.

    3.

    В полето формат на етикет Въведете текста за етикета, както искате да се покаже. Етикетите могат да съдържат до 10 препратки към колони, всеки от които може да е до 255 знака. За да създадете формата за етикета си, направете следното:

    Въведете имената на колоните, които искате да включите в етикета в реда, в който искате да се показват. Оградете имената на колоните с фигурни скоби ({}), както е показано в примера на страницата Редактиране на правила.

    Въведете думи, за да идентифицирате колоните извън скобите, както е показано в примера на страницата Редактиране на правила.

    4.

    За да добавите нов ред, въведете \n там, където искате нов ред, за да се появи.

    5.

    Изберете размера на шрифта и стила, който искате и задайте дали искате етикетът са разположени отляво, центрирано или вдясно в документа.

    Съвет: Изберете шрифт и стил, които са налични в компютрите на потребителите. Размера на шрифта засяга колко текст може да се покаже на етикета.

    6.

    Въведете височината и ширината на етикета. Височина на етикета могат да варират от.25 инчове 20 инча и ширина на етикета могат да варират от.25 инчове до 20 инча. Текст на етикета е винаги вертикално центриран в изображението на етикета.

    7.

    Щракнете върху Обнови , за да визуализирате съдържанието на етикета.

  12. Щракнете върху OK.

Можете да дефинирате правила за съхранение, която се отнася само за конкретен списък, библиотека или папка. Ако създадете правила за съхранение този път обаче, не можете да използвате повторно това правило за други списъци, библиотеки, папки или сайтове.

Забележка: Не можете да приложите правила на колекция от сайтове на местоположението базирано правила.

Ако искате да приложите едно правило към всички типове съдържание на едно място, които най-вероятно ще искате да използвате задържане, базирани на местоположение. В повечето случаи ще искате да проверите за всички типове съдържание е зададен на правила за съхранение.

Забележка: Всяка подпапка наследява правила за съхранение на неговия родител, освен ако не решите да прекъснете наследяването и дефиниране на нови правила за съхранение на дъщерно ниво.

Ако искате да дефинирате правила за управление на информацията, различни от правила за съхранение към списък или библиотека, трябва да дефинирате правила за управление на информацията за всеки отделен списък тип съдържание, свързан с този списък или библиотека. Вижте Създаване на правила за тип съдържание на сайт в тази статия за повече информация.

Важно: Ако във всеки момент решите да преминете от тип съдържание към правила за базирани на местоположението за списък или библиотека, само на правилата за съхранение ще се използва като местоположение базирани правила. Всички други правила за управление на (одити щрихкодове и щрихкодове) ще се наследяват от свързаните типове съдържание.

Съвет: Правила за местоположение основа може да се забрани за колекция от сайтове чрез Дезактивиране на функцията за библиотека и папка въз основа на правила за съхранение. Позволява на администраторите на колекцията от сайтове да се уверите, че техните правила за тип съдържание не са замествани от администратор на списъка местоположение основа правила.

Трябва да имате поне разрешение за управление на списъци, за да промените настройките на правилата за управление на информацията за списък или библиотека.

  1. Придвижете се до списъка или библиотеката, за която искате да зададете правила за управление на информацията.

  2. За библиотека с документи щракнете върху Настройки на Настройки: актуализиране на профила, инсталиране на софтуер и свързване с облака , Настройки на библиотеката.

    Ако не виждате тези елементи на менюто, или за списък, щракнете върху раздела библиотека или списък в лентата и след това щракнете върху Настройки на библиотеката или Настройки на списък.

  3. Под разрешения и управлениещракнете върху Настройки на правилата за управление на информацията.

  4. На страницата Настройки на правилата за управление на информацията Уверете се, че източник на задържане за списъка или библиотеката е настроен да библиотека и папки. Ако Тип съдържание се показва като източник, направете следното:

    • Щракнете върху Смяна на източника.

    • В страницата "Редактиране на правила" в секцията Източник на задържане , изберете библиотека и папки. Вие сте известени правилата за съхранение на тип съдържание ще бъдат игнорирани.

    • Щракнете върху OK.

  5. На страницата "Редактиране на правила" в секцията График за задържане на базата на библиотеката , въведете кратко описание за правилата, които създавате.

  6. Под Стаи за записищракнете върху Добавяне на етап за задържане...

    Важно: Обърнете внимание, че под записи, можете да изберете да дефинирате правила за различни задържане на записи, като изберете дефиниране различни етапи на задържане за записи.

  7. В диалоговия прозорец за свойства на сцената изберете съхранение период опция, за да укажете кога документи или елементи са зададени да изтече. Направете едно от следните неща:

    • За да зададете датата на изтичане на срока, въз основа на свойство на дата, в раздела събитие щракнете върху този етап се основава на свойството дата на елементаи след това изберете действието документ или елемент (например, създадени или модифицирани) и увеличаването на времето след това действие (например броя дни, месеци или години) когато искате елемент, за да изтече.

    • За да използвате персонализирана формула за задържане за определяне на изтичане на срока, щракнете върху Задай като персонализирана формула за задържане инсталиран на този сървър.

      Забележка: Тази опция е налична, ако потребителска формула е зададен от вашия администратор само.

    • Под " действие" Задайте какво искате да се случи, когато изтече срокът на документа или елемента. За да разрешите определено действие да се случи на документ или елемент (например изтриване), изберете действие от списъка.

  8. Стартиране на работен поток опция е налична само ако дефинирате правило за списък, библиотека или тип съдържание, който вече има работен поток, свързани с него. След това ще бъде даден избор на работните потоци да избирате.

  9. В секцията повторяемост изберете повторение този етап действие... и въведете колко често искате действието да се появи.

    Забележка: Тази опция е налична, ако действието за избраната от вас може да се повтаря само. Например не можете да зададете повторение за действие, Окончателно изтриване.

  10. Щракнете върху OK.

Ако правилата за управление на информацията са вече създадени за сайта ви като правила на колекцията сайтове, можете да приложите един от правилата за тип съдържание. По този начин, можете да приложите същите правила за много типове съдържание в колекция от сайтове, които не споделят една и съща родителски тип съдържание.

Забележка: Ако искате да приложите правила за много типове съдържание в колекцията от сайтове и имате услугата за управлявани метаданни конфигурирани, можете да използвате тип публикуване на съдържание за публикуване управление на информацията политики към множество колекции от сайтове. Вижте прилагане на правила за типове съдържание на цели колекции в тази статия за повече информация.

  1. Придвижете се до списъка или библиотеката, която съдържа типа съдържание, към който искате да приложите правила.

  2. За библиотека с документи щракнете върху Настройки на Настройки: актуализиране на профила, инсталиране на софтуер и свързване с облака , Настройки на библиотеката.

    Ако не виждате тези елементи на менюто, или за списък, щракнете върху раздела библиотека или списък в лентата и след това щракнете върху Настройки на библиотеката или Настройки на списък.

  3. Под разрешения и управлениещракнете върху Настройки на правилата за управление на информацията.

  4. Проверете дали източника на правилата е настроен към Типове съдържаниеи под Правилата за тип на съдържание изберете типа съдържание, който искате да приложите правила, които да.

  5. В раздела Задаване на правила щракнете върху използване на правила за колекция от сайтовеи след това изберете правилото, което искате да приложите, от списъка.

    Забележка: Ако опцията използване на правила за колекция от сайтове не е налична, няма правила на колекцията сайтове зададени за колекцията от сайтове.

  6. Щракнете върху OK.

    Важно: Ако списъкът или библиотеката, с който работите поддържа управлението на много типове съдържание, под Типове съдържание можете да щракнете върху типа съдържание, за който искате да зададете правила за управление на информацията. Това ще ви отведе директно към стъпка 5 по-горе.

Споделяне на типове съдържание в колекции от сайтове с помощта на сервизно приложение за управлявани метаданни, за да настроите публикуване на тип съдържание. Публикуване на тип съдържание ви помага да управлявате съдържание и метаданните, последователно през вашите сайтове, защото типове съдържание могат да бъдат създавани или актуализирани централизирано и актуализации може да се публикува няколко абонирани колекции от сайтове или уеб приложения.

Можете да зададете правила за управление на информацията и след това създаване на шаблон от него да се използва при необходимост през няколко колекции от сайтове. Може да се използва този метод, ако искате да имате архивно копие на вашите правила за информацията, или тя може да се използва като алтернативен метод за използване на публикуване на тип съдържание за прилагане на правила за един цели колекции. Създавате шаблон или архивно копие на правилата за експортиране на правила от една колекция от сайтове а след това ги импортирате на записания място или към друга колекция от сайтове.

Важно: Ако използвате импортиране/експортиране на функции като начин да направите набор от шаблони, имайте предвид, че уникален идентификатор съществува в правилата .xml файла. Поради тази причина не може да импортирате тези правила в сайт повече от веднъж без да променяте този уникален идентификатор.

Експортиране на правила

  1. В колекцията от сайтове, където се намира правила отидете на Настройки на Бутон за настройки на Office 365 , Настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта под секцията Администриране на колекция от сайтове щракнете върху правила на колекцията сайтове.

  3. Щракнете върху правилата, които искате да експортирате, превъртете до дъното на правилата и след това щракнете върху експортиране.

  4. Когато бъдете подканени да запишете или отворите файла щракнете върху Запишии след това изберете място, където да запишете файла. Не забравяйте да изберете местоположение, което е налична за колекции от сайтове, които импортират правилата.

  5. Когато се покаже диалоговия прозорец Изтегляне на завършване, щракнете върху Затвори.

Импортиране на правила в друга колекция

Импортиране на правила за управление на информацията ви позволява да го приложите към много типове съдържание на ниво сайт или списък в рамките на всяка дадена колекция от сайтове. Предимствата на това са в две насоки: не е нужно да определите повторно и прилагане на правила за всеки тип съдържание и по-лесно можете да управлявате модификации на правилата чрез промяна на правилата само едно място.

  1. В началната страница на колекцията от сайтове, към която искате да приложите правила отидете в Настройки на Бутон за настройки на Office 365 , Настройки на сайта.

  2. В секцията Администриране на колекция от сайтове щракнете върху правила на колекцията сайтове.

  3. На страницата правила на колекцията сайтове щракнете върху Импортиранеи след това щракнете върху Преглед , за да намерите XML файл за политиката за.

  4. Изберете XML файл, в който са записани правилата и след това щракнете върху Отвори.

  5. В полето импортиране на правила на колекция от сайтове страница щракнете върху Импортиране , за да добавите правила към колекцията от сайтове.

Вашите правила за импортираните сега могат да бъдат приложени към една или много типове съдържание на сайт или списък ниво. Вижте Приложи правилата на колекцията сайтове към съдържание въведете по-горе в тази статия.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×