Създаване и персонализиране на типове записи и списъци

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

С Business Contact Manager за Outlookможете да персонализирате вашите формуляри чрез добавяне на полета, които са подходящи за вашия бизнес, премахване на полета, които не ви трябват и преместване на полета, за да акцентирате върху информацията, която е най-важни за вас. Можете да създавате нови формуляри, Добавяне на списъци, персонализиране на отчети, модифицирате етапи от продажби и водят точкова критерии, избор на полета за вашия контакт карти и персонализиране на лентата.

Тази статия описва създаване и персонализиране на формуляри и създаване и редактиране на списъци.

Забележка: Само собственикът на базата данни да персонализирате формуляри.

Вижте следните статии за информация относно персонализирането на отчети; Модифициране на етапи от продажби, продажби дейности и напомняне; промяната ръководене вкара критерии; Избиране на полета за контакт карти; и персонализиране на лентата:

Какво искате да направите?

Създаване на нов тип запис

Персонализиране на формуляр

Създаване на нов тип запис

Business Contact Manager за Outlook включва няколко различни типове персонализирани формуляри или типове записи, включително акаунт; сметка; бизнес партньор, бизнес контакт, потенциален клиент, възможности бизнес проект.

Можете да използвате формулярите по подразбиране, без да ги променя, или можете да създадете нови типове записи да отговаря на нуждите на вашия бизнес.

Можете също да променяте формуляри чрез добавяне и премахване на полета. За информация вижте Добавяне или премахване на полета по-нататък в тази статия.

Нови типове записи трябва да се основава на тип запис за партньора или бизнес контакта. Как могат да бъдат свързани записи и информацията, която се споделя между тях се запазва във всички нови типове записи, които създавате.

Пример: Велосипедна търговец създава типове записи по избор

Велосипедна продавач трябва да създаде магазин и магазин служител записи.

Всеки магазин, който купува от търговец има няколко служители, които са отговорни за закупуване. Велосипедна продавач продава на много магазини, всеки със свой собствен набор от служители, които правят решения за покупка. Продавач трябва да свържете всеки служител хранилище с техните определен магазин за да видите списък на служителите и всяко съобщение със съхранява служители, когато преглеждате информация за магазина.

За да направите това, продавач създава запис на магазина, който се базира на типа акаунт запис и създава запис на магазина служител, който се базира на типа на запис за бизнес контакт. Продавач избира да базирате хранилище за запис на запис на партньор, защото записите за партньори се показва списък със свързани бизнес контакти и всички елементи на хронологията на комуникация от всяка от бизнес контакти.

Създаване на персонализиран тип запис

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager.

  3. Щракнете върху бутона Персонализиране и след това щракнете върху Персонализиране на типове записи.

  4. В диалоговия прозорец Персонализиране на типове записи направете едно от следните неща:

    • Щракнете върху Нов тип бизнес контакт за създаване на нов формуляр, който се базира на типа на запис за бизнес контакт.

    • Щракнете върху Нов тип акаунт за създаване на нов формуляр, който се базира на типа на запис за акаунт.

      The Customize Record Types dialog box with the New Business Contact Type button and the New Account Type button outlined.

      • Ако имате нужда от нов тип запис за отделните хора, изберете Нов тип бизнес контакт.

      • Ако имате нужда от нов тип запис за организации или за групи в рамките на по-голяма организация, изберете Нов тип акаунт. Всички елементи от хронологията на от всеки запис, който е свързан с акаунт са изброени в хронологията на комуникация на записа за партньор. За повече информация за записите за партньори вижте съхранява информация за вашите партньори в Business Contact Manager.

  5. В диалоговия прозорец Нов тип бизнес контакт или Нов тип акаунт въведете единствено и множествено число име за вашия нов тип запис.

  6. Ако желаете щракнете върху Преглед на промените иконата, която ще се появи във всеки запис от този тип.

  7. Щракнете върху OK.

    Нов тип на запис е включено в списъка с типовете записи в диалоговия прозорец Персонализиране на типове записи .

    Нов тип на запис включва всички страници по подразбиране и полета на партньора или бизнес контакта, който се базира на нов тип запис. Тя не включва всички персонализирани страници или полета, които сте добавили към други форми. За да персонализирате формуляра чрез промяна на страници и полета, вижте следващия раздел, Персонализиране на формуляр.

Най-горе на страницата

Персонализиране на формуляр

Можете да персонализирате формуляри по много начини. Можете да добавяте или премахвате страници, секции и полета. Можете да пренаредите полетата по начин, който има смисъл за вашия бизнес.

Забележка: Само собственикът на базата данни да персонализирате формуляри.

Можете да експортирате вашия потребителски формуляри, така че да можете да ги споделяте с други хора. За повече информация за експортиране вижте експортиране на бизнес записи от Business Contact Manager.

Важно: Всички направени промени към формуляр ще се променят всички записи от този тип. Например ако премахнете поле от формуляра за бизнес контакт, той ще премахне това поле от всички записи за бизнес контакт.

В този раздел

Изтриване на формуляр

Създаване или редактиране на списъци

Отваряне на формуляр за персонализиране

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager.

  3. Щракнете върху бутона Персонализиране и след това щракнете върху Персонализиране на типове записи.

  4. От списъка щракнете върху типа запис, който искате да персонализирате и след това щракнете върху бутона Персонализиране на формуляр .

    the customize record types dialog box with the customize form button outlined.

    Можете също да персонализирате всякаква форма, имате отворен. В лентата, в групата Персонализиране щракнете върху бутона Оформление на формуляр .

Отваря се персонализация версия на формуляра. Можете да сега добавяне или премахване на страници, секции и полета или пренареждане на раздели и полетата във формуляра.

Общи страницата се показва по подразбиране. За да покажете друга страница, в раздела Персонализиране , в групата страници щракнете върху Покажии след това щракнете върху името на страницата.

Най-горе на страницата

Създаване на нова страница

Можете да създадете до четири допълнителни страници за всяка форма. По подразбиране повечето форми включват Общиподробни даннии Хронология на страниците.

  1. Отваряне на формуляр за персонализиране.

  2. В раздела Персонализиране , в групата страници щракнете върху Покажи Show icon и след това щракнете върху потребителя на страница 1, или един от другите потребителски страници.

    Показва се празна страница.

    Забележка: Ако името на страницата завършва с (скрит), страницата е скрита по подразбиране. Ще трябва да изключите функцията Скрий, за да може да въведе данни в тази страница на формуляра.

  3. Ако страницата е скрита, да изключите функцията "Скрий" да се показва на страницата. В групата страници щракнете върху Скрий Hide icon

    Забележка: За да проверите дали страницата вече не е скрита, в групата страници щракнете върху Покажи. Ако страницата, който сте избрали вече не включва (скрит) след името на страницата, след което се вижда.

Сега можете да преименувате страницата си или да добавите секции и полета в него. Вижте Добавяне или премахване на раздели и Добавяне или премахване на полета по-нататък в тази статия за повече информация.

Най-горе на страницата

Именуване или преименуване на страница

  1. В раздела Персонализиране , в групата страници щракнете върху Показванеи след това щракнете върху страницата, която искате да преименувате.

  2. В групата страници щракнете върху Преименуване на страница Rename icon .

  3. В полето име на страница въведете новото име и след това щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Добавяне или премахване на раздели

Информацията във формуляра е организирани в раздели. Например във формуляра за бизнес контакт е раздел телефонни номера , който включва различни полета за телефонни номера, например бизнес и у дома.

The Business Contact Form Layout screen with the Phone numbers section selected.

Добавяне на раздел

  1. Отваряне на формуляр за персонализиране.

  2. В раздела Персонализиране , в групата оформление щракнете върху Добавяне на раздел Икона за добавяне на група .

  3. В полето Име на секция въведете име за раздела и след това щракнете върху OK.

    Ако искате да промените ширината на секция, изберете раздела. В раздела Персонализиране щракнете върху широка Wide icon или тесни Narrow icon .

Премахване на секция

  1. Щракнете върху раздела, който искате да премахнете.

    Съвет: Секция има име на секция с хоризонтална линия до името. За да изберете даден раздел, щракнете върху или близо до името на раздела.

    The selected Phone numbers section

  2. В раздела Персонализиране , в групата оформление щракнете върху Премахване на Икона за премахване .

    Забележки: 

    • Всички полета, които са в този раздел се премахват, но те не се изтриват от вашата база данни на Business Contact Manager. Ако искате да добавите полетата обратно към формуляра, вижте Добавяне на поле по-нататък в тази статия. Премахване на полета не изтрива полетата или данните в тях. Всички данни, която е въведена в полетата все още е записан във вашата база данни, освен ако не можете да изтриете полето.

    • Когато премахнете раздел, той се изтрива от вашата база данни на Business Contact Manager. Полетата, които са включени в раздела не се изтриват със секцията. Ако искате да добавите секцията отново, можете да добавите секция със същото име и след това добавете полетата обратно към формуляра в този раздел.

Най-горе на страницата

Добавяне или премахване на полета

Можете да добавите различни типове полета в Business Contact Manager за Outlook , което имате нужда за вашия бизнес. Видът на поле, можете да добавите определя вида информация, която може да бъде въведена или избран в полето.

Например ако искате да въведете информация в текстово поле, можете да добавите текстово поле; Ако искате да щракнете върху елемент от списък, можете да добавите предварително запълнената списък (известен също като падащ списък); Ако искате да свържете или свържете един запис към друг запис, можете да добавите поле на релация.

Цветя може да създадете текстово поле с име "Любимите цветя", където хората да въведете вида на цвете в полето, а Централно специалист може да създаде поле с име "Пещ модел" със списък за избор. За повече информация за списъци вижте Създаване или редактиране на списъци по-нататък в тази статия.

Най-горе на страницата

Добавяне на поле

  1. Отваряне на формуляр за персонализиране.

    Съвет: Преди следващата стъпка щракнете върху раздела, където искате да добавите поле. Ако полето е не там, където искате да бъде, можете да го плъзнете в друга секция, след като сте го добавили.

  2. В раздела Персонализиране , в групата оформление щракнете върху Добавяне на полета Икона за добавяне на поле .

  3. В диалоговия прозорец Добавяне на полета направете едно от следните неща:

    • В списъка щракнете върху една от изброените полета и след това щракнете върху Добави към формуляр.

      The Add Fields dialog box

    • За да създадете ново поле или добавяне на поле, вече сте създали за друг формуляр, щракнете върху Създай.

      В диалоговия прозорец Създаване на ново поле направете едно от следните неща:

      Създаване на ново поле    

      1. В полето име на поле въведете име за полето.

      2. От списъка тип данни щракнете върху типа на данните, които ще съдържат полето, например число.

      За този тип на данните

      Изберете този тип данни

      Думи или изречения до 96 знака

      Текст

      Числа, със или без десетичен знак

      Число

      Проценти

      Процент

      Цени, доход или всякакви други данни, свързани с валута

      Валута

      Отговорите на прости въпроси като да или не, или изключите, или true или false

      Да/не

      Информация за дата или час в формати, налични в Outlook

      Дата/час

      Цели числа

      Цяло число

      Предварително запълнената списък с елементи (стойности), за да спестите време или поддържане на съответствието между формулярите

      Падащ списък

      Уеб адрес

      URL АДРЕС

      Връзка към друг запис в базата данни

      Релация

      Забележка: Не можете да променяте типа на данните на поле, след като създадете поле. Ако искате да промените типа на данните, изтрийте полето и след това се добавя нов с типа данни, които искате.

      1. Ако е необходимо, в списъка формат , щракнете върху формат за данните в полето.

        Забележка: Някои от типовете данни имат само един формат.

      2. Щракнете върху OK.

        Полето, който сте създали се появява в списъка в диалоговия прозорец Добавяне на полета .

      3. За да добавите поле във формуляра, в диалоговия прозорец Добавяне на полета щракнете върху полето и след това щракнете върху Добави към формуляр.

      Добавяне на поле от друг формуляр    

      1. Щракнете върху опцията за Добавяне на поле от друг формуляр .

      2. Щракнете върху поле от списъка и след това щракнете върху OK.

        Забележка: Трябва да сте създали поле за да се показват в този списък.

        Полетата, които сте избрали, се показва в списъка в диалоговия прозорец Добавяне на полета .

      3. За да добавите поле във формуляра, в диалоговия прозорец Добавяне на полета щракнете върху полето и след това щракнете върху Добави към формуляр.

Най-горе на страницата

Добавяне на поле на релация

Използвайте поле на релация, за да се свържете свързани записи. Всички записи, които са свързани с конкретен запис, са описани в избрания запис, който е известен като местоназначение записа, подобно на начина, по който запис на партньор изброява всички бизнес контакти, които са свързани към него.

Можете да свържете записи от същия тип, както и връзка за записи, които са различни.

Например в примерната бизнес база данни, за да се свържете дребно велосипедна съхранява с доставчици, чиито велосипеди магазините пренасят, бихте:

  • Отворете типа доставчик запис за персонализиране. Полето "връзка" ще бъде добавен към този тип запис.

    The Customize Record Types dialog box in the Sample Business database with the Vendor record type selected.

  • Добавяне на поле за релация, наречен Магазини към тип на запис за доставчик с магазини като тип на запис за местоназначение и Доставчик имена като име на поле местоназначение.

    Забележки: 

    • Добавяне на поле за връзка към тип на запис за възникване също създава таблица, която изброява свързани записи в записа за местоназначение. В този пример доставчик записи (възникване записи) имат поле на релация, който използвате за свързване за съхраняване на записи. Хранилище за записи (местоназначение записи) има таблица, която показва доставчика записите, които са свързани с тях.

    • Таблица или поле местоназначение, не се редактира. За да промените свързани записи, използвайте полето за връзката. В този пример отидете на записа на доставчика, за да премахнете магазин или да добавите друг магазин. Това променя списък на доставчиците в таблицата на хранилище за свързаните записи.

    Creating a new relationship field in the Create a New Field dialog box.

  • Използвайте полето за връзката на доставчика записите да се свържете на дребно велосипед съхраняването на производителя за записи.

    A vendor record with stores listed in the Retail Stores relationship field.

  • Отметнете полето местоназначение на дребно велосипеди съхранявате записи, за да видите списъка с доставчици, които предоставят велосипеди за тези магазини.

    A store record with a list of vendors that supply bicycles to the store.

За информация относно примерната бизнес база данни вижте за Adventure Works и примерната бизнес база данни.

Как да добавите поле на релация

  1. Отваряне на формуляр за персонализиране.

  2. В раздела Персонализиране , в групата оформление щракнете върху Добавяне на полета Икона за добавяне на поле .

  3. В диалоговия прозорец Добавяне на полета щракнете върху Създай.

    The Add Fields dialog box

  4. В диалоговия прозорец Създаване на ново поле , в полето име на поле въведете името на полето "връзка".

  5. В списъка тип данни щракнете върху връзка.

  6. В списъка тип местоназначение запис, щракнете върху типа запис, който искате да свържете избрания запис за.

    Забележка: Ако типът на местоназначение запис е същият като типа запис, който персонализирате, име на поле и името на полето местоназначение трябва да са различни.

  7. В полето име на поле за местоназначение въведете името на полето местоназначение.

    Забележка: Името на полето местоназначение е името на таблицата, която съдържа списък на всички свързани записи, които са свързани с типа запис местоназначение.

  8. Щракнете върху OK.

    Полетата, които сте избрали, се показва в списъка в диалоговия прозорец Добавяне на полета .

  9. За да добавите поле във формуляра, в диалоговия прозорец Добавяне на полета щракнете върху полето, което описва връзката в колоната Тип данни и след това щракнете върху Добави към формуляр.

    Забележка: Поле със списък на връзката в колоната Тип на данните е полето за въвеждане на данни. Поле със списък зависимост местоназначение списък в колоната Тип на данните се добавят автоматично към тип запис местоназначение,и е таблицата, която съдържа списък на всички свързани записи, който сте въвели в полето "връзка".

Най-горе на страницата

Премахване на поле

  1. Отваряне на формуляр за персонализиране.

  2. Щракнете върху полето, което искате да премахнете от формуляра.

    Забележка: Задължителните полета, например име на акаунт, не могат да бъдат премахнати.

  3. В раздела Персонализиране , в групата оформление щракнете върху Премахване на Икона за премахване или натиснете клавиша DELETE.

    Забележка: Поле и всички данни, които тя съдържа могат да се добавят обратно към формуляра, тъй като полето все още се съхранява във вашата база данни на Business Contact Manager. Полето също може да бъде добавен към други форми от диалоговия прозорец Добавяне на полета .

Окончателно изтриване на поле

Предупреждение: Ако изтриете поле от диалоговия прозорец Добавяне на полета , завинаги изтривате полето и ще загубите данни, която е въведена в това поле. Ако премахнете или изтриване на поле от формуляр, само изтривате полето от формуляра. Ако добавите полето обратно към формуляра, можете след това да получите достъп до данните.

  1. Отваряне на формуляр за персонализиране.

  2. В раздела Персонализиране , в групата оформление щракнете върху Добавяне на полета Икона за добавяне на поле .

  3. В диалоговия прозорец Добавяне на полета щракнете върху полето, което искате да изтриете и след това щракнете върху Изтрий.

    Забележка: Можете само окончателно да изтриете поле, ако не се използва в други формуляри.

Най-горе на страницата

Преименуване на раздели и редактиране на полета

Можете да преименувате всяка секция на формуляр, но можете да преименувате само полета, които сте създали.

Можете да редактирате полета от преименуването им и чрез промяна на формата на данните, които могат да бъдат избрани в полето.

Забележка: Не можете да промените типа на данните на поле. Можете да изтриете полето и след това се добавя нов с типа данни, които искате.

  1. Отваряне на формуляр за персонализиране.

  2. Щракнете върху раздела и полето, което искате да преименувате или да редактирате.

    Забележка: Можете да преименувате само полета, които сте създали.

  3. В раздела Персонализиране , в групата оформление щракнете върху Редактиране на поле или раздел The Edit Field or Section Icon .

  4. Направете едно от следните неща:

    • Преименуване на раздел     В диалоговия прозорец Редактиране на раздел въведете друго име на секция.

    • Редактиране на име на поле, която сте създали     В диалоговия прозорец Редактиране на поле въведете друго име за полето.

      Ако искате да промените формата на данните, които е разрешено в полето в полето формат щракнете върху различен формат. Някои типове полета има само една опция за форматиране.

Подреждане на елементи във формуляр

Персонализиране на формуляр можете преместване на разделите на страница или да ги преместите на друга страница и пренареждане на полетата.

Преместване на секция или пренаредите полета на страница

  1. Отваряне на формуляр за персонализиране.

  2. Щракнете върху раздела и полето, което искате да преместите.

    Секция има име на секция с хоризонтална линия до името. За да изберете даден раздел, щракнете върху или близо до името на раздела.

    The selected Phone numbers section

  3. Плъзнете раздела или поле на ново място на страницата, или използвайте клавишите със стрелки на клавиатурата, за да преместите част или поле.

Най-горе на страницата

Преместване на секция към друга страница

  1. Щракнете върху раздела, който искате да преместите.

    The selected Phone numbers section

  2. В раздела Персонализиране , в групата оформление щракнете върху Премести в Move icon .

  3. В диалоговия прозорец Преместване на страница щракнете върху страницата, към която искате да преместите секция и след това щракнете върху OK.

    Забележка: Ако страницата е скрита, трябва да изключите функцията Скрий, за да можете да въведете данни на страницата. В раздела Персонализиране , в групата Показване щракнете върху страницата. В групата страници щракнете върху Скрий Hide icon .

Най-горе на страницата

Изтриване на формуляр

Предупреждение: Ако изтриете тип запис, ще загубите всички данни, които са въведени в този тип на записа.

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това щракнете върху бутона Персонализиране .

  3. Щракнете върху Персонализиране на типове записи.

  4. В диалоговия прозорец за Персонализиране на типове записи щракнете върху тип запис, който сте създали.

    Забележка: Можете да изтривате само типове записи, които сте създали. Не можете да изтриете типовете по подразбиране.

  5. Щракнете върху Изтриване на тип запис.

Най-горе на страницата

Създаване или редактиране на списъци

Когато въвеждате често едни и същи данни във формуляр, е удобно и по-последователно, за да създадете списък, който можете да изберете от.

Създаване на списък

  1. Отваряне на формуляр за персонализиране.

  2. В раздела Персонализиране , в групата оформление щракнете върху Добавяне на полета Икона за добавяне на поле .

  3. В диалоговия прозорец Добавяне на полета щракнете върху Създай.

  4. В списъка тип на данните изберете падащия списък.

    Забележка: За списък единствен избор на формат е също падащия списък.

  5. Щракнете върху OK.

  6. Добавяне на елементи към вашия списък.

    Как?

    1. В диалоговия прозорец Редактиране на списъци щракнете върху Добави , за да добавите елемент (стойност) в списъка.

    2. В диалоговия прозорец Добавяне на елемент в полето име на елемента въведете името на стойността.

    3. Щракнете върху OK.

      Редактиране на списъци диалоговия прозорец, в колоната стойност елемента сте добавили се появява.

    4. За да добавите друг елемент в списъка, повторете този процес.

  7. За да преместите елемент нагоре или надолу в списъка, щракнете върху стойността, която искате да преместите и след това щракнете върху стрелката нагоре или надолу бутона със стрелка.

  8. За да изберете един елемент да е стойността по подразбиране в полето, щракнете върху желаната стойност и след това щракнете върху бутона По подразбиране .

    Ако има един елемент, който ще се използва най-често, можете да го направите стойността по подразбиране, за да спестите време, когато завършват формуляр.

  9. Щракнете върху OK.

Редактиране на списък

  1. Щракнете върху раздела Файл.

  2. Щракнете върху раздела Business Contact Manager и след това щракнете върху бутона Персонализиране .

  3. Щракнете върху Редактиране на списъци.

  4. В диалоговия прозорец Редактиране на списъци щракнете върху списъка, който искате да редактирате.

    Когато изберете списък, елементите в списъка се показват в колоната стойност .

    The Edit Lists dialog box

  5. Направете някое от следните неща, за да редактирате списъка:

    Добави стойност в списъка     Щракнете върху бутона Добави , въведете името на елемента и след това щракнете върху OK.

    Преименуване на стойност     Щракнете върху елемент и след това щракнете върху бутона Преименуване . Въведете новото име и след това щракнете върху OK.

    Премахване на стойност или да го замени с друга стойност     Щракнете върху елемент и след това щракнете върху бутона Изтриване . Ако искате да заместите стойността, изберете друга стойност в списъка и след това щракнете върху OK. Ако искате да я премахнете, щракнете върху OK.

    Преместите стойност нагоре или надолу в списъка     Щракнете върху елемент и след това щракнете върху стрелката нагоре или надолу бутона със стрелка.

    Увеличаване на елемент на стойността по подразбиране     Щракнете върху елемента и след това щракнете върху бутона Направи по подразбиране .

  6. Когато сте завършили всички ваши промени в диалоговия прозорец Редактиране на списъци щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×