Създаване и изпълнение на заявка за изтриване

Създаване и изпълнение на заявка за изтриване

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Когато искате бързо да изтриете много данни или изтриване на набор от данни периодично в настолна база данни на Access, изтриване или заявка за актуализиране може да е полезно, защото заявките дава възможност да зададете критерии за бързо намиране и изтриване на данни. Използване на заявка може да бъде timesaver, защото можете да използвате повторно записана заявка.

Забележка: Преди да изтриете данни или да изпълните заявка за изтриване, се уверете, че имате архивно копие на настолна база данни на Access.

Ако искате да изтриете само няколко записа, нямате нужда от заявка. Просто отворете таблицата в изглед на лист с данни, изберете полетата (колоните) или записите (редовете), които искате да изтриете, и след това натиснете DELETE.

Важно: Информацията в тази статия е предвидена за използване само с настолна база данни. Не можете да използвате Изтрий или актуализиране на заявки в уеб приложенията на Access.

В тази статия

Избиране на тип на заявка

Използване на заявка за изтриване

Използване на заявка за актуализиране

Допълнителна информация

Съвети за отстраняване на неизправности

Избиране на тип на заявка

За да изтриете данни от вашата база данни, можете да използвате или заявка за актуализиране, или заявка за изтриване. Изберете заявка на базата на подробните данни в следната таблица:

Тип заявка

Кога да се използва

Резултати

Използване на заявка за изтриване

За да премахне цели записи (редове) от таблица или едновременно от две свързани таблици.

Забележка: Ако записите се намират в страната "един" на релацията "един към много", може да се наложи да промените релацията, преди да изпълните заявката за изтриване. Вж. раздела за изтриване на данни от свързани таблици.

Заявките за изтриване премахват всички данни във всяко поле, включително стойността на ключа, която прави един запис уникален

Използване на заявка за актуализиране

За да изтриете отделни стойности на полета от таблица.

Улеснете изтриването на стойности, като актуализирате съществуващите стойности или със стойност null (т. е. да не съдържат данни), или с низ с нулева дължина (двойка двойни кавички без интервал между тях).

Нагоре

Неща, които трябва да проверите, преди да използвате заявка за изтриване на данни

  • Уверете се, че файлът не е файл само за четене:

    1. Щракнете с десния бутон върху Старт и щракнете върху Отвори File Explorer.

    2. Щракнете с десния бутон върху файла на базата данни и щракнете върху Свойства.

    3. Вижте дали е избран атрибутът Само за четене.

  • Проверете дали имате необходимите разрешения за изтриване на записи от базата данни. Ако не сте сигурни, обърнете се към вашия системен администратор или конструктора на базата данни.

  • Уверете се, че сте разрешили съдържанието в базата данни. По подразбиране Access блокира всички заявки за действие (заявки за изтриване, актуализиране и създаване на таблица), ако преди това не се доверите на базата данни. За информация за доверяване на база данни вж. раздела Отменяне на блокиране на заявка в дезактивиран режим.

  • Помолете другите потребители на базата данни да затворят всички таблици, формуляри, заявки и отчети, които използват данните, които искате да изтриете. Това помага да избегнете нарушения на заключването.

  • Преди да редактирате или да изтриете записи, създаването на архивно копие на базата данни е добра идея, в случай че поискате да анулиране направените от вас промени.

Съвет: Ако голям брой потребители се свържете към база данни, може да се наложи да затворите базата данни и след това отворете отново в монополен режим.

За да отворите база данни в монополен режим

  1. Щракнете върху раздела Файл > Отвори.

  2. Намерете и посочете за избиране базата данни, щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвори в монополен режим.

    Отваряне на файл в монополен режим

Архивиране на базата данни

  1. Щракнете върху раздела Файл, след което посочете Запиши като.

  2. Щракнете върху Запиши базата данни като и след това Архивиране на базата данни. Access затваря първоначалния файл, създава архивно копие и след това отваря отново първоначалния файл.

  3. Щракнете върху Запиши като, задайте име и местоположение за архивното копие и щракнете върху Запиши.

Забележка:  Ако използвате база данни само за четене или база данни, създадена в предишната версия на Access, може да получите съобщение, че не е възможно да се създаде архивно копие на базата данни.

За да възстановите архивно копие, затворете и преименувайте първоначалния файл, така че архивното копие да може да използва името на първоначалната версия. Дайте на архивното копие името на първоначалната версия и отворете преименуваното архивно копие в Access.

Използване на заявка за изтриване

За да създадете заявка за изтриване, щракнете върху Създаване на листовете, в заявки за група, щракнете върху Проектиране на заявки. В диалоговия прозорец Показване на таблица кутия, щракнете двукратно върху всяка таблица, от която искате да изтриете записи и след това щракнете върху затваряне.

Таблицата се показва като прозорец в горната секция на мрежата за проектиране на заявки. От списъка с полета щракнете двукратно върху звездичката (*), за да добавите всички полета от таблицата в мрежата за проектиране.

Използване на конкретни критерии в заявка за изтриване

Важно: Използвайте критерии, за да върнете само записите, които искате да изтриете. В противен случай заявката за изтриване ще премахне всички записи от таблицата.

Щракнете двукратно върху полето, което искате да зададете като критерии за изтриване, въведете критериите в ред с критерии на заявка конструктор и след това ясно отметка в квадратчето Показвай за всяко поле за критерии.

Пример кога може да искате да използвате тази опция: Нека да искате да премахнете всички висящи поръчки за един клиент. За да намерите точно тези записи, можете да добавите полетата "ИД на клиента" и "Дата на поръчка" към мрежата за проектиране на заявки и след това да въведете идентификационен номер на клиента и датата, на която поръчките на този клиент стават невалидни.

  1. В раздела проектиране , щракнете върху изглед > Изглед на лист с данни.

  2. Проверете дали заявката връща записите, които искате да изтриете, и след това натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

  3. За да изпълните заявката, щракнете двукратно върху нея в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Използване на заявка за актуализиране

Забележка: Не можете да използвате опцията за заявка за актуализиране в уеб приложение на Access.

Този раздел обяснява как да използвате заявка за актуализиране, за да изтриете отделни полета от таблици. Запомнете, че изпълнението на заявка за актуализиране, за да изтриете данни, ще промени съществуващи стойности или в Null, или в низ с нулева дължина (двойка двойни кавички без интервал между тях) в зависимост от критериите, които сте задали.

  1. Щракнете върху раздела Създаване и в групата Заявки щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. Изберете таблицата с данните, които искате да изтриете (ако таблицата е свързана, изберете таблицата в страната "един" на релацията), щракнете върху Добави и след това щракнете върху Затвори.

    Таблицата се показва като прозорец в горната секция на мрежата за проектиране на заявки. Прозорецът съдържа всички полета в избраната таблица.

  3. Щракнете двукратно върху звездичката (*), за да добавите всички полета от таблицата в мрежата за проектиране. Добавянето на всички полета на таблицата разрешава заявката за изтриване да премахне цели записи (редове) от таблицата.

    Ако желаете, можете да въведете критерии за едно или повече полета в реда Критерии на проектанта и след това да изчистите квадратчето за отметка Покажи за всяко поле за критерии. За повече информация за използването на критерии вж. Примерни критерии за заявки за селектиране таблица.

    Забележка: Използвайте критерии, за да върнете само записите, които искате да промените. В противен случай заявката за актуализиране записва NULL във всеки запис във всяко от полетата на вашата заявка.

  4. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед на лист с данни.

  5. Проверете дали заявката връща записите, които искате да зададете NULL или низ с нулева дължина (двойка двойни кавички без интервал между тях ("").

  6. Ако е необходимо, повторете стъпки 3 до 5 и промяна на полета или критерии, докато заявката връща само данните, които искате да изтриете и след това натиснете CTRL + S, за да запишете заявката.

  7. За да изпълните заявката, щракнете двукратно върху нея в навигационния екран.

Нагоре

Допълнителна информация

Изтриване на данни от свързани таблици

Ако искате да изтриете данни от няколко свързани таблици, трябва да разрешите опциите Цялост на връзките и Изтривай каскадно свързаните записи за всяка релация. Това позволява вашата заявка да изтрие данни от таблиците в страните "един" и "много" на релацията. Подготовката за изтриване на свързани данни изисква удостоверяване на следното:

  • Определете кои записи се намират от страната "един" на релацията и кои – от страната "много".

  • Ако трябва да изтриете записи от страната "един" на релацията и свързаните записи от страната "много", трябва да разрешите набора от правила, наречен цялост на връзките, и да разрешите каскадното изтриване. Стъпките в този раздел обясняват целостта на връзките и как да изпълните двете задачи.

  • Ако трябва да изтриете записи само от страната "един" на релацията, първо изтрийте тази релация и след това изтрийте данните.

Ако трябва да премахнете данни само от страната "много" на релацията, можете да създадете и изпълните вашата заявка за изтриване, без да е необходимо да променяте релацията.

За да откриете кои записи се намират в страните "един" и "много" на релация, в раздела Инструменти за бази данни, в групата Релации щракнете върху Релации. Разделът Релации показва таблиците във вашата база данни и отношенията. Всяка релация е изобразена като линия, която свързва полета от таблици.

Следващата фигура показва типична релация. Повечето релации в базите данни, ако не всички, имат страна "един" и страна "много". Диаграмата на релацията показва страната "един" с цифрата единица (1), а страната "много" – със символа за безкрайност ().

Релация между две таблици

Когато изтриете записи от страната "един" на релация, трябва също да изтриете всички свързани записи от страната "много" на релацията. Когато обаче изтривате записи от страната "много" на релация, обикновено не е необходимо да изтривате записи от страната "един".

Освен това Access автоматично налага набор от правила, наречен цялост на връзките. Тези правила гарантират, че външните ключове в базата данни съдържат правилните стойности. Външен ключ е колона, чиито стойности съвпадат със стойностите в колоната първичен ключ от друга таблица.

Редактиране на релацията

Следвайте тези стъпки само когато трябва да изтриете данни от страните "един" и "много" на релация.

  1. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Релации щракнете върху Релации.

  2. Щракнете с десния бутон върху релацията (линията), свързваща таблиците, включени в операцията за изтриване, и след това щракнете върху Редактиране на релация в контекстното меню.

  3. В диалоговия прозорец Редактиране на релации се убедете, че квадратчето за отметка Поддържай целостта на данните е избрано.

  4. Изберете квадратчето за отметка Изтривай каскадно свързаните записи.

    Забележка: Докато отново забраните това свойство, изтриването на запис от страната "един" на релацията ще изтрива всички свързани записи от страната "много" на релацията.

  5. Щракнете върху OK, затворете екрана Релации и преминете към следващия набор от стъпки.

Изтриване на релация

  1. Ако още не сте отворили екрана Релации, отворете го.

  2. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Релации щракнете върху Релации.

    Отбележете полетата, съдържащи се в релацията, за да можете да възстановите релацията, след като изтриете вашите данни.

  3. С десния бутон върху релацията (линията), свързваща таблиците, включени в операцията за изтриване и след това щракнете върху Изтриване в контекстното меню.

Забележка: За да възстановите релацията, следвайте предишните стъпки, за да отворите екрана Релации, и след това плъзнете полето първичен ключ от таблицата "един" и го пуснете в полето външен ключ на таблицата "много". Показва се диалоговия прозорец Редактиране на релация. Ако старата релация е поддържала целостта на връзките, изберете Поддържай целостта на връзките и след това щракнете върху Създай. В противен случай щракнете само върху Създай.

Нагоре

Примерни критерии за заявки за селектиране

Следващата таблица съдържа някои примерни критерии, които можете да използвате в заявки за избиране, когато искате да сте сигурни, че изтривате само данните, които искате да изтриете. Някои от тези примери използват заместващи символи.

Критерии

Ефект

> 234

Връща всички числа, по-големи от 234. За да намерите всички числа, по-малки от 234, използвайте < 234.

>="Тодоров"

Връща всички записи от Тодоров до края на азбуката.

Between #2/2/2010# And #1/12/2010#

Връща датите от 2-2-10 до 1-12-10 (ANSI-89). Ако вашата база данни използва заместващи символи ANSI-92, използвайте единични кавички (') вместо знака #. Пример: Between '2/2/2010' And '12/1/2010'.

Not "Германия"

Намира всички данни, в които съдържанието на полето не е точно равно на "Германия." Критерият ще върне записи, които съдържат и други знаци, освен "Германия," например "Германия (евро)" или "Европа (Германия)".

Not "T*"

Намира всички данни, освен тези, които започват с T. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

Not "*т"

Намира всички данни, освен тези, които завършват на "т". Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

In(Канада,САЩ)

В списък намира всички данни, съдържащи "Канада" или "САЩ".

Like "[А-Й]*"

В текстово поле намира всички данни, които започват с буквите от A до D. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

Like "*ар*"

Намира всички данни, които съдържат поредицата от букви "ар". Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

Like "Maison Dewe?"

Намира всички данни, които започват с "Maison" и съдържат друг 5-буквен низ, в който първите 4 букви са "Dewe", а последната буква е неизвестна. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте долна черта (_) вместо въпросителен знак (?).

#3/3/2010#

Намира всички записи за трети март 2007 г. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, оградете датата с единични кавички вместо със символите # ('3/3/2007').

< Date() - 30

Използва функцията Date, за да върне всички записи, по-ранни от датата преди 30 дни.

Date()

Използва функцията Date, за да върне всички записи, съдържащи текущата дата.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Използва функциите Date и DateAdd, за да върне всички записи между днешната дата и датата три месеца след днешната дата.

Is Null

Връща всички записи, които съдържат Null (празна или неопределена стойност).

Is Not Null

Връща всички записи, които съдържат стойност (които не са Null).

""

Връща всички записи, които съдържат низ с нулева дължина. Използвайте низове с нулева дължина, когато трябва да добавите стойност към задължително поле, но още не знаете действителната стойност. Например едно поле може да изисква номер на факс, но някои от вашите клиенти може да нямат факсове. В този случай вместо число въведете двойка двойни кавички без интервал между тях ("").

Нагоре

Съвети за отстраняване на неизправности

Защо виждам това съобщение за грешка и как да коригирам грешката?

Ако създадете заявка за изтриване с помощта на повече от една таблица и свойството Уникални записи на заявката е настроено на Не, Access показва съобщението за грешка Не можа да се изтрие от указаните таблици, когато изпълните заявката.

За да коригирате този проблем, настройте свойството Уникални записи на заявката на Да.

  1. Отворете заявката за изтриване в режим на проектиране.

  2. Ако списъкът на свойствата на заявката не е отворен, натиснете F4, за да го отворите.

  3. Щракнете върху конструктора на заявки, за да покажете свойствата на заявката (а не свойствата на полетата).

  4. В списъка на свойствата на заявката намерете свойството Уникални записи и го настройте на Да.

Отменяне на блокиране на заявка в дезактивиран режим

По подразбиране ако отворите настолна база данни, която не сте избрали да се доверите или която не се намира в надеждно местоположение, Access блокира всички заявки за действия.

Ако се опитате да изпълните заявка за действие и видите, че нищо не се случва, проверете в лентата на състоянието на Access за следното съобщение:

Действието или събитието е блокирано от дезактивиран режим.

Когато видите това съобщение, изпълнете следната стъпка, за да разрешите блокираното съдържание:

  • В лентата за съобщения Предупреждение относно защитата щракнете върху Разрешаване на съдържание, и изпълнете заявката отново.

най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×