Създаване или редактиране на .csv файлове за импортиране в Outlook

Създаване или редактиране на .csv файлове за импортиране в Outlook

CSV (стойности, разделени със запетая) файлът е специален тип файл, който можете да създавате или редактирате в Excel. Вместо да съхраняват информацията в колони, CSV файловете съхраняват информацията, разделена със запетаи. Когато текст и числа са записани в CSV файл, можете лесно да ги премествате от една програма в друга. Можете например да експортирате контактите си от Google в CSV файл, а след това да ги импортирате в Outlook.

За помощ как да импортирате списък със записи от календар в Outlook, вижте Импортиране и експортиране на имейл, контакти и календар в Outlook.

Създаване на .csv файл от друга програма или имейл доставчик

Когато експортирате контактите си от друга програма, например от Gmail, можете обикновено да изберете един от няколко формата. Gmail ви предлага избор между CSV файл на Google, CSV файл на Outlook или визитки (vCard). Когато експортирате от един профил в Outlook за импортиране в друг профил, можете да изберете да експортирате във файл със стойности, разделени със запетая, или във файл с данни на Outlook (.pst).

Изтегляне и отваряне на примерен .csv файл за импортиране на контакти в Outlook

Ако искате да създадете ръчно CSV файл за вашите контакти, можете да го направите по един от два начина.

Създаване на файл на Excel и записване като CSV файл

Ако имате информация за контакти в програма, която не ви позволява да я експортирате, можете да я въведете ръчно.

  1. Създайте нов документ в Excel.

  2. Добавете заглавие на колона за всеки вид информация, която искате да запишете (например собствено име, фамилно име, имейл адрес, телефонен номер и дата на раждане), след което въведете информацията в съответните колони.

  3. Когато сте готови, вашият файл на Excel трябва да изглежда подобно на този:

    Ето как изглежда примерният CSV файл в Excel.

  4. Изберете Файл > Запиши като.

  5. Използвайте падащото поле, за да изберете "CSV (разделен със запетаи) (*.csv)", дайте име на файла и след това изберете Запиши.

    Запишете своя файл на Excel като CSV файл.

  6. Вече можете да използвате този нов CSV файл, за да импортирате контактите в Outlook.

Изтегляне на шаблон на CSV файл

Ако искате да започнете с празен CSV файл, можете да изтеглите примерния файл по-долу.

  1. Изтеглете този примерен .csv файл на компютъра си. Когато получите подкана, изберете Запиши, за да запишете файла на компютъра си като CSV файл. Ако го запишете като файл на Excel (.xls или .xlsm), всички данни ще бъдат събрани в една колона!

    Когато изтегляте примерния .csv файл, го запишете на компютъра си като тип .csv файл.

  2. Отворете Excel на компютъра си.

  3. В Excel отидете на Файл > Отвори и след това отидете до .csv файла, който току-що изтеглихте на компютъра си. За да намерите .csv файла, не забравяйте да потърсите във Всички файлове. Щракнете върху .csv файла, за да го отворите.

    За да намерите .csv файла, трябва да потърсите за "Всички файлове".

Има няколко неща, които трябва да помните, когато работите с този примерен CSV файл:

  • Outlook изисква заглавията на колоните в първия ред, така че не ги замествайте с нищо друго.

    Ето как изглежда примерният CSV файл в Excel.

  • Можете да изтриете данните в редовете от 2 до 6 (примерни имена, телефонни номера, имейл адреси, и т.н.).

  • Не е нужно да въвеждате стойности за всяка колона. Въведете само информацията, която желаете.

  • Запишете файла с ново име като файл от тип CSV (.csv). Ако използвате Excel, за да работите във файла, когато го записвате, Excel ще ви подкани няколко пъти с "наистина ли искате да запишете в CSV формат?". Винаги избирайте "Да". Ако изберете "Не", файлът ще бъде записан в основния формат на Excel (.xlsx) и Outlook няма да може да го използва, за да импортира данните.

  • Упражнете се с импортирането на CSV файла с няколко контакта, за да се уверите, че резултатите ви харесват. След това можете да изтриете импортираните контакти, да добавите още във вашия CSV файл и да го импортирате отново.

    Ако искате да импортирате данните в примерния CSV файл, ето как би изглеждало това в Outlook в уеб за Office 365:

    След като импортирате контакти, ето как изглеждат те в Outlook в уеб.

Редактиране на .csv файл с контакти, които искате да импортирате в Outlook

Да предположим, че искате да редактирате .csv файл, който сте експортирали от Outlook, и след това да го импортирате обратно в Outlook или в имейл от друг доставчик. С Excel можете лесно да редактирате .csv файла.

Ето някои неща, които да помните, когато редактирате .csv файл:

  • Запазете заглавията на колоните в първия ред.

  • Когато го запишете, Excel ще ви подкани няколко пъти с "наистина ли искате да запишете в CSV формат?". Винаги избирайте "Да". Ако изберете "Не", файлът ще бъде записан в основния формат на Excel (.xlsx) и той няма да работи при импортиране в Outlook.

Проблем: Всички данни се показват в първата колона

Пример за .csv файл, записан в .xls формат.

Ето няколко причини, поради които това се случва, и какво можете да направите, за да се опитате да коригирате проблема:

  • Ако запишете CSV файл в друг формат, например .xls, .xlsx или .xlm, всички данни ще се появят в първата колона. Върнете се към първоначалния CSV файл и го запишете като тип .csv.

  • Възможно е програмата, с която е създаден CSV файлът, да е поставила допълнителни кавички в данните. В резултат от това Excel третира данните като едно цяло. Да предположим, че вашите данни изглеждат така:

    а, б, в, г, д – Excel поставя всяка буква в отделна колона.

    "а, б, в, г", д – Excel поставя а, б, в, г в една колона, а д – в друга.

    За да видите дали това е проблемът с вашия файл, отворете файла в Notepad: Щракнете с десния бутон върху CSV файла в Windows и изберете Отвори с > Notepad. Потърсете излишните кавички.

    Ако намерите такива, ето как да коригирате файла:

    1. Използвайте Excel, за да отворите CSV файла. Всички данни ще бъдат в колона A и кавичките ще са изчезнали.

    2. Сега използвайте съветника за преобразуване на текст в колони, за да разделите данните в колона A в отделни колони: в лентата с менюта изберете Данни > Текст в колони.

      Изберете "Данни > Текст в колони"

    3. Изберете С разделители > Напред. След това изберете Запетаи > Готово.

    4. Запишете файла като тип .cvs, за да може да го импортирате в Outlook.

Вж. също

Импортиране на контакти в Outlook

Експортиране на контакти от Outlook

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×