Съвети за пощенски списъци

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Независимо колко умно ще бъде съобщението ви, то ще има слабо въздействие, ако го изпратите до погрешните хора. Можете да ограничите пощенския си списък до имена и адреси, или да включите подробни данни за всеки клиент, така че да можете да категоризирате клиентите в сегменти, които имат смисъл за бизнеса ви.

Колкото повече насочвате своите съобщения към сегмент от клиенти, които вероятно ще се заинтересуват от определена оферта, толкова по-висока ще е степента на успеха на съобщенията ви. Планирайте посвещаването на една трета до половината от времето на имейл кампанията ви за уточняване на вашия пощенски списък за избирането на подходящи сегменти от клиенти.

В тази статия

Как да използвате данните на клиентите

Създаване на пощенски списък

Комбиниране на списъци от множество източници в един списък

Уточняване на списъка получатели

Как да се използват данните на клиенти

След като получите информация за клиентите и потенциалните си клиенти, проследяването на техни общи атрибути може да бъде много полезно. Колкото повече подробности уловите в пощенския си списък, толкова повече опции имате при насочване на съобщенията си.

Обаче открийте дали по-подробните данни, които проследявате, са данните, които ще използвате. Колкото повече сложност добавяте към пощенския си списък, толкова повече трябва да работите, за да поддържате списъка си.

Например може да използвате клиентски данни по един от следните начини.

  • Печат на пощенски етикети     Създайте пощенски етикети, за които се нуждаете само от информация за името и адреса.

  • Изпращане на поща до клиенти с определено местоположение     Филтрирайте пощенския си списък по град или по пощенски код, така че да можете лесно да обявите промоция само на клиенти, които живеят на дадено място.

  • Добави персонализиран поздрав     Персонализиране на пощенски чрез включване на получателите на първите или последните имена в реда за поздрав от името на разделяне на заглавие, собствено имеи фамилно име полета за данни.

  • Фокус върху получателите на определена възраст     Уведомете клиентите на продуктите или услугите, които са подходящи за тези клиенти етап от жизнения (например планиране за пенсиониране на двадесет или с планиране за пенсиониране в техните 50-те) чрез събиране на дати на раждане на вашите клиенти като година на раждане (например "1945").

    Ако искате да предложите промоционален подарък за всички клиенти, чийто рожден ден се пада в текущия месец, можете да съберете техните рождени дати като месец, ден, година (например "1 януари 2000 г.").

  • Персонализиране на отделни съобщения по пол     Обявявайте нова линия на продукта само на мъже или жени, като включите пола на всеки клиент ("мъж" или "жена") в пощенския си списък.

  • Използване на хронологията на покупките     Изпращайте специални обяви до онези, които са направили последните големи покупки, или уведомявайте клиентите, когато имате нови модели от любимите им марки. За да правите това, трябва да проследите хронологията на клиентските покупки. Можете също така да уведомявате клиентите за подобни продукти ("Клиенти, които купиха каквото и вие, купиха това").

  • Изпращане на имейл за икономия на пощенски разходи     Спестете пощенските разходи за събитие, което е само с покани, като изпращате имейл покани до онези потребители, които предоставят своите имейл адреси. Можете да адресирате първо печатните си покани, като направите циркулярни документи и филтрирате по клиенти, които нямат имейл адреси. След това можете да създадете имейл покана, като използвате циркулярни имейли и филтрирате по онези клиенти, които имат имейл адреси.

Най-горе на страницата

Създаване на пощенски списък

В основата си пощенският списък е текстов файл, който отделя записите за получателите в общи полета. Обикновено такива списъци приемат формата на работни листа или таблици, с всеки запис на отделен ред, дадени в колони, които съдържат полетата с данни за лицето, като основния пощенски списък, показан тук.

Основен пощенски списък в диалоговия прозорец на получатели на циркулярни документи.

Един сложен списък може да включва допълнителни полета с данни, като размера на продукта и цветови предпочитания, хронология на покупките, рождена дата и пол.

Ако създавате пощенски списък за първи път, можете да го направите, без да излизате от Microsoft Office Publisher.

Създаване на пощенски списък

  1. Отворете публикация.

  2. В менюто Инструменти посочете Съобщения и каталози, а след това щракнете върху Създаване на списък с адреси.

  3. Преди да започнете да въвеждате информацията в списъка, можете да персонализирате полетата, като добавяте, премествате, преименувате или пренареждате полетата, които се появяват в диалоговия прозорец Нов списък с адреси.

    Как?

    1. Щракнете върху Персонализиране на колони, а след това направете едно от следните неща:

      • За да добавите поле, щракнете върху Добавяне. В диалоговия прозорец Добавяне на поле въведете име за новото си поле, а после щракнете върху OK.

      • За да премахнете поле, изберете полето под Имена на полета, щракнете върху Изтрий, а после щракнете върху Да.

      • За да премахнете поле, изберете полето под Имена на полета, а после щракнете върху Преименуване. В диалоговия прозорец Преименуване на поле въведете ново име в полето До, а после щракнете върху OK.

      • За да промените реда на полетата, изберете полето, което искате да преместите, а после щракнете върху Премести нагоре или Премести надолу, докато застане там, където искате.

    2. Повторете тези стъпки, докато завършите коригирането на списъка с имената на полета, а после щракнете върху OK.

  4. В диалоговия прозорец Нов списък с адреси въведете информацията за първия запис в съответните полета (Обръщение, Собствено име, Фамилно име и т. н. ).

  5. Когато завършите въвеждането на информацията за първия запис, щракнете върху Нов запис, или натиснете клавиша TAB.

  6. Повторете стъпки 3 и 4, докато завършите добавянето на записи.

  7. Щракнете върху OK.

  8. В диалоговия прозорец Запиши списък с адреси въведете името на списъка ви с адреси в полетоИме на файл.

    По подразбиране списъкът с адреси се записва в папката "Мои източници на данни". Най-добре е списъкът с адреси да се запази тук, защото това е папката по подразбиране, в която Microsoft Publisher търси източниците на данни.

  9. Щракнете върху Запиши.

Най-горе на страницата

Комбиниране на списъци от много източници

Независимо дали имате пощенски списъци или ги купувате, Publisher улеснява комбинирането и редактирането на клиентски списъци от много източници в Publisher. Можете да изберете най-доброто за вас, като съберете пощенския си списък в Publisher от други списъци, създадени в следните програми:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook with Business Contact Manager

  • Microsoft Office Access

Можете също така да използвате списъци, които купувате, като тези от създателя на имейл списъци от Microsoft.

Задаване на списъка, който да се добави

  1. В менюто Инструменти щракнете върху Съобщения и каталози, а после щракнете върху Циркулярни документи , за да отворите прозореца на задачите Циркулярни документи.

    Ако публикацията е свързана към списък на получателите, проверете връзката, а после щракнете върху Редактиране на списък на получателите в прозореца на задачите Циркулярни документи. Ако публикацията не е свързана към съществуващ списък на получателите, щракнете върху една от опциите под Създаване на списък на получатели, щракнете върху Следващ: Създайте или се свържете към списък на получатели, а после изберете желания списък.

  2. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи под Добавяне към списъка получатели направете някое от следните неща:

    • Щракнете върху Избор на съществуващ списък, изберете източника на данни в диалоговия прозорец Избиране на източник на данни, а после щракнете върху Отвори.

    • Щракнете върху избор от контактите на Outlook (ако сте подкана да изберете профил за поща, щракнете върху профила, който искате) и след това щракнете върху OK. Изберете папка или списък за разпространение в диалоговия прозорец Избор на контакти и след това щракнете върху OK.

    • Щракнете върху Въвеждане на нов списък, добавете записите, които искате, в диалоговия прозорец Нов списък с адреси, а после щракнете върху OK.

Разрешаване на несъвпаденията, когато се комбинират списъци

Когато добавите един пощенски списък в друг, едно или повече полета в списъка с добавена не може да има съвпадение в съществуващия списък. Например списък с адреси, които искате да добавите може да съдържа Име на фирма поле, но първоначалния списък не може да.

Publisher ви напомня да поправите несъответствията между полетата в различните изходни списъци, като отворите диалоговия прозорец Добавяне към списъка на получатели.

  1. В диалоговия прозорец Добавяне към списъка на получатели изберете поле, което не е отметнато, от колоната Съвпадащи, изберете полето, на което искате то да отговаря в списъка Полета на списъка получатели със съгласувани полета, а после щракнете върху Съгласувай .

  2. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета проверете дали полето, което сте избрали, е в списъка под Съгласуване със списъка получатели или изберете друго, а после щракнете върху OK.

  3. Ако трябва да добавите ново поле към вашия списък на получатели, за да има съвпадение, изберете желаното поле за добавяне от новия списък (левия списък в диалоговия прозорец Добавяне към списъка на получатели), щракнете върху Добави, а после щракнете върху OK. Добавените полета са показани под Нови полета за добавяне към списъка получатели.

    Съвет: Премахнете добавено поле, като го изберете в полето Нови полета за добавяне към списъка получатели, а после щракнете върху Премахни.

Изображение на диалоговия прозорец за добавяне към списъка на получателите

Как среща полета, когато Publisher не питай ме да?

  • В прозореца на задачите Циркулярни документи под Още елементи, щракнете върху Адресни полета, а после щракнете върху Съгласуване на полета.

Записване на пряк път към комбиниран списък

Можете да създадете пряк път към комбиниран списък за използване в други съобщения. Когато редактирате отделен запис в комбинирания списък, редактираният запис също така се актуализира в оригиналния изходен файл, ако този файл е достъпен за редактиране. Ако не искате да актуализирате оригиналния изходен файл, експортирайте списъка на получателите в нов файл.

  1. В прозореца на задачите Циркулярни документи (Стъпка 3: Създаване на циркулярни публикации), под Подготовка за проследяване на това съобщение, щракнете върху Записване на пряк път към списъка получатели.

  2. В диалоговия прозорец Записване на файл въведете име за комбинирания ви списък с адреси в полетоИме на файл.

    По подразбиране списъкът с адреси се записва в папката Мои източници на данни. Най-добре е списъкът с адреси да се запази тук, защото това е папката по подразбиране, в която Microsoft Office Publisher търси източници на данни.

  3. Щракнете върху Запиши.

Най-горе на страницата

Уточняване на списъка получатели

Когато полетата в различните изходни списъци съвпадат, всички записи се появяват в съществуващия списък в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи, където можете да филтрирате, сортирате и избирате получатели за включване в циркулярните имейли. Поставете отметка в квадратчето до всеки получател, който искате да включите, и изчистете квадратчетата до получателите, които искате да изключите.

Избиране или изчистване на всички елементи

  • Поставяне или изчистване на отметка в квадратче в заглавен ред.

Филтриране на елементи в списъка

Ако искате да използвате само определени елементи от списъка си, можете да филтрирате списъка по определено поле или критерий. След като филтрирате списъка, можете да използвате квадратчетата за отметка, за да включите или изключите записи.

  1. Щракнете върху стрелката до заглавката на колоната на елемента, по който искате да филтрирате.

  2. Направете едно от следните неща:

    • Щракнете върху (Празни места), за да покажете всички записи, в които съответното поле е празно.

    • Щракнете върху (Непразни места), за да покажете всички записи, в които съответното поле съдържа информация

    • Щракнете върху (Разширени), за да отворите диалоговия прозорец Филтриране и сортиране, който можете да използвате при филтриране по много критерии.

      Забележка: Можете също да отворите диалоговия прозорец Филтриране и сортиране, като щракнете върху Филтър под Уточняване на списъка получатели в диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи.

  3. Съвет: Ако вашият източник на данни съдържа записи, които споделят една и съща информация и има 10 или по-малко уникални стойности в колоната, можете да филтрирате по конкретна информация. Например ако има повече от един адрес, които фигурира Австралия като страна или регион, можете да филтрирате по Австралия.

  4. Диалоговият прозорец Получатели на циркулярни документи показва само отбелязаните записи. За да показва отново всички записи, щракнете върху (Всички).

Сортиране на елементи в списъка

Ако искате да видите елементите по азбучен ред, можете да сортирате елементите в списъка си.

  • В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи щракнете върху заглавката на колоната на елемента, по който искате да сортирате.

    Например ако искате да показвате списъка в азбучен ред по фамилно име, щракнете върху заглавката на колоната Фамилно име.

  • За да сортирате, използвайки много критерии, щракнете върхуСортиране под Уточняване на списъка получатели. В диалоговия прозорец Филтриране и сортиране изберете критериите, по които искате да сортирате.

Търсене на дубликати

За да се предотвратят дублирани съобщения, можете да намерите и елиминирате записи в комбинирания си списък, за които повечето (но не непременно всички), полета съвпадат.

  1. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи щракнете върху Търсене на дубликати.

  2. В диалоговия прозорец Търсене на дубликати оставете отметнати само онези записи, които искате да се включат, а после щракнете върху OK.

Търсене на определен получател или група от получатели, които споделят общ атрибут

За да идентифицирате лице или група от лица, които споделят общи атрибути (като фамилно име, пощенски код или месец на раждане), можете да ги търсите в списъка.

  1. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи щракнете върху Търсене на получател.

  2. В диалоговия прозорец Намиране на запис въведете атрибута, който искате да намерите, в текстовото поле Намери, задайте полето или полетата, които искате да търсите, а после щракнете върху Намери следващ.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×