Събиране на данни чрез имейл съобщения

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Microsoft Office Access 2007 позволява лесно да се събират данни от хора, които се намират навсякъде по земното кълбо, например членове на един екип за продажби, участници в проучвания или контакти. Office Access 2007 работи с Microsoft Office Outlook 2007, за да ви помогне да генерирате и да изпратите имейл съобщение, което съдържа формуляр за въвеждане на данни. Когато получателите попълнят формулярите и ги изпратят обратно, отговорите се обработват според вашите спецификации. Например ако изберете автоматично обработване на отговорите, съдържанието на формулярите се добавя към съответната таблица във вашата база данни веднага щом отговорът пристигне в кутията "Входящи". Тази нова характеристика – съветникът за събиране на данни чрез имейл съобщения – може да ви спести часове, които бихте прекарали във въвеждане на данни от страна на потребителите си.

В тази статия

Кога да се използва за събиране на данни

Преди да започнете

Увеличава със съветника

След като изпратите имейл съобщение

Събиране на данни чрез имейл съобщения

Кога се използва събирането на данни

Следващият списък проучва някои сценарии, при които може да се използва тази нова функция.

  • Проучвания    Искате да направите проучване и да компилирате резултатите в Access. Най-напред трябва да създадете база данни в Access, която има необходимите таблици за съхранение на резултатите. След това използвате съветника за генериране на формуляр, включващ въпросите (представени като полета), и ги изпращате по електронната поща на участниците в проучването. Когато участниците ви върнат отговорите, те влизат направо в таблицата, която сте задали в базата данни.

  • Отчети за състоянието    Независимо дали става въпрос за последните нива на запасите, или за актуална информация за проблеми за решаване, екипът ви може през равномерни интервали да изпраща имейл съобщения, съдържащи текуща информация, за да се поддържа контакт.

  • Управление на събития    Когато се организира едно събитие, например конференция или обучение, можете да изпратите един или повече формуляри като имейл съобщение, за да съберете информация за контакт, предпочитания за пътуване и настаняване и т.н. Ако изберете автоматична обработка на отговорите, участниците могат да променят предпочитанията си по всяко време, без да е необходимо да ви уведомяват, а вие винаги имате достъп до най-новите данни за вземането на решения.

За да ви е по-лесно да генерирате и изпращате формуляра за въвеждане на данни като имейл съобщение, използвайте съветника за събиране на данни чрез имейл съобщения, за да преминете през всички главни стъпки на процеса, включително да посочите как искате да се обработят отговорите, когато пристигнат в кутията "Входящи".

Най-горе на страницата

Преди да започнете

Ако за пръв път събирате данни чрез имейл съобщения, изпълнете следните стъпки, за да осигурите успешно завършване на процеса на събиране на данни.

  1. Проверете дали на компютъра ви са инсталирани следните приложения:

    • Office Access 2007    Съветникът за събиране на данни чрез имейл съобщения е наличен само в Office Access 2007.

    • Office Outlook 2007    На компютъра, използван за изпращане на имейл съобщения, трябва да е инсталиран и конфигуриран Office Outlook 2007. Ако Outlook е инсталиран, но още не е конфигуриран, стартирайте Outlook и следвайте инструкциите в съветника за стартиране на Outlook. За помощ относно съветника вижте "Помощ за Outlook".

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (по желание)    Когато генерирате формуляра за въвеждане на данни, може да избирате между прост формуляр, който е в HTML формат, и лесен за ползване формуляр, който се генерира от InfoPath. Ако на компютъра ви не е инсталиран Office InfoPath 2007 или по-нова версия или ако не сте сигурни, че получателите на съобщенията ви имат инсталиран Office InfoPath 2007 или по-нова версия, трябва да изберете формуляра в HTML.

      Забележка: Имайте пред вид, че формулярът, използван за събиране на данни чрез имейл съобщения, не е формуляр на Access. Съветникът генерира специален формуляр въз основа на избрания от вас HTML или InfoPath формат.

  2. Проверете дали на компютрите на потребителите, които ще получават имейл съобщенията ви, са инсталирани следните приложения. Без предпоставката за необходимия софтуер, потребителите няма да могат да покажат или редактират формуляра.

    • Имейл клиент, който поддържа HTML формат    Ако изпратите HTML формуляр, получателят трябва да има имейл програма, която поддържа HTML.

    • Office Outlook 2007 и Office InfoPath 2007 (и двете по желание)    Ако изпратите InfoPath формуляр, получателят трябва да има инсталирани както Office Outlook 2007, така и Office InfoPath 2007, за да може да покаже и редактира формуляра на InfoPath.

  3. Определяне на база данни местоназначение. Базата данни може да бъде във формат .mdb или .accdb. Допълнително се поддържат и файлове .mde и .accde.

    Ако не искате да използвате съществуваща база данни, трябва да създадете нова.

  4. Определете или създайте таблиците, които искате да запълните с данни от отговорите на вашето съобщение, изпратени от потребителите. Ако събирате данни за съществуващи таблици, проверете дали те не са само за четене и дали имате необходимите разрешения за допълване или актуализиране на съдържанието им.

    За повече информация за създаване на таблици вижте статията Създаване на таблици в база данни.

    Забележка: 

    • Полетата на следните типове данни не могат да се събират чрез имейл съобщения:

      • Приложение

      • Автономериране

      • Многозначни полета

      • OLE

    • Ако вашите данни колекция операция попълва две или повече таблици, трябва да създадете заявка за избиране и да използвате като източник на записи на формуляра. Уверете се, че заявката включва всички необходими полета от базовите таблици. Ако използвате съществуваща заявка, уверете се, че заявката не е само за четене и че имате необходимите разрешения, за да добавите или актуализирате съдържанието му. За повече информация относно създаването на заявка въз основа на две или повече таблици вижте статията Създаване заявка на базата на няколко таблици.

  5. В повечето случаи вие можете да решите дали да съхранявате събраните данни като нови записи, или да използвате данните за актуализиране на съществуващи записи. В следните ситуации може само да съхраните данните като нови записи:

    • Данните се събират за запълване на две или повече таблици.

    • Базовата таблица няма поле за първичен ключ. Стойностите на първичния ключ са необходими, за да се съпостави всеки отговор към съществуващ запис. Ако таблицата местоназначение няма поле за първичен ключ, трябва или сега да го добавите, или да присвоите съществуващо поле с уникални стойности като първичен ключ.

    • Базовата таблица няма никакви записи. Ако таблицата е празна, съветникът приема, че искате да добавите записи.

    • Имейл адресите на получателите не се съхраняват като поле в базата данни. Когато събирате данни за актуализиране на записите, няма да можете ръчно да въведете адресите в съобщението, генерирано от съветника. Полето за адресите трябва да бъде в приемната таблица или в таблица, която има връзка с приемната таблица. Например ако събирате данни, за да актуализирате таблицата "Поръчки", адресите трябва да се съхраняват като поле или в таблицата "Поръчки", или в таблица, свързана с нея (като таблицата "Клиенти").

Най-горе на страницата

Стъпка по стъпка със съветника

Сега вече сте готови да изпълните съветника, който ви помага при настройката на процеса на събиране на данни.

В този раздел

Стартиране на съветника за

Изберете типа на формуляра за въвеждане на данни

Задайте какво искате да правите с данните

Изберете полетата на формуляра

Задаване на начина за обработка на данните

Изберете как искате да укажете имейл адресите на получателите

Задаване на полето имейл адрес

Персонализиране на имейл

Създаване и изпращане на имейл съобщения

Стартиране на съветника

  1. Отворете базата данни местоназначение.

  2. За да попълните една таблица, изберете я в навигационния екран. За да попълните две или повече свързани таблици, изберете заявка, която е обвързана с тези таблици.

  3. За да стартирате съветника, направете едно от следните неща:

    • В раздела Външни данни , в групата Събиране на данни щракнете върху Създаване на поща. Изображение на бутон

    • Щракнете отдясно на таблицата или заявката и след това щракнете върху Събиране и актуализиране на данни по имейл.

      Ако таблицата не съдържа никакви полета или има полета само от тип автономериране, OLE обект, приложение или многозначна справка, Access показва съобщението Избраната таблица или заявка не съдържа никакви полета, поддържащи събиране на данни чрез имейл.

      Ако таблицата съдържа полета, които поддържат събирането на данни, съветникът се стартира. Първата страница на съветника показва главните стъпки на процеса. Ако таблицата местоназначение поддържа и добавяне, и актуализиране на данни, в съветника се извършват шест главни стъпки:

      Шестте главни стъпки, когато таблицата местоназначение поддържа добавяне и актуализиране на данни

      Ако обектът съдържа само добавяне на записи, ще се извършат пет главни стъпки:

      Петте главни стъпки, когато таблицата местоназначение поддържа само добавяне на данни

  4. Щракнете върху Напред.

    Съветникът ви напомня да изберете типа на формуляра, който искате да създадете.

Избор на типа на формуляра за въвеждане на данни

В тази стъпка трябва да изберете създаването на формуляр на HTML или InfoPath. Както вече бе споменато, за събиране на данни чрез имейл съобщения не може да се използва формуляр на Access – трябва да се използва формуляр или на HTML, или на InfoPath, който се създава в съветника.

Избор на типа на формуляра за въвеждане на данни, който искате да изпратите на потребителите

Ако на компютъра няма инсталация на InfoPath, опцията Формуляр на Microsoft Office InfoPath не е налична.

Типът на създавания формуляр зависи от два фактора – лекота на ползване и наличие на необходимия софтуер на компютрите на всички получатели. Един формуляр на InfoPath се използва много по-лесно, но формулярът на HTML е свързан с по-малко изисквания по отношение на софтуера.

Формулярът на InfoPath предлага по-добра среда за въвеждане и редактиране на данни. Освен това един формуляр на InfoPath може да извършва предварителна проверка на данните, когато се щракне върху бутона Изпрати, давайки възможност на потребителя да поправи неверните данни, преди да получи отговор.

За да обобщим, един формуляр на InfoPath притежава няколко предимства пред формуляра на HTML, но пък последният може да се показва и редактира от всеки потребител, чийто имейл клиент поддържа HTML.

  1. Изберете опцията в съветника Формуляр на Microsoft Office InfoPath само ако всички ваши получатели имат инсталирани както Office InfoPath 2007, така и Office Outlook 2007. В противен случай изберете опцията Формуляр на HTML.

  2. Щракнете върху Напред.

    Страницата на съветника, която ще се покаже, зависи от това дали обектът местоназначение поддържа актуализацията на данни. Ако обектът е заявка, базирана на две или повече таблици, или е таблица без поле за първичен ключ, или не съдържа никакви записи, съветникът ще приеме, че искате да добавите нови записи и ще ви напомни да изберете полетата на формуляра. Във всички други случаи, преди да ви помоли да изберете полетата на формуляра, съветникът ви напомня да посочите дали искате да добавяте, или да актуализирате данните.

    Ако съветникът ще ви подкани да изберете полета на формуляра, преминете направо на раздела Изберете полетата на формуляра на тази статия.

Посочете какво искате да правите с данните

При тази стъпка посочвате дали искате да добавяте нови записи в базата данни, или да актуализирате съществуващите записи.

Нови данни ли събирате или актуализирате съществуващи данни?

Видът на използвания формуляр влияе върху броя на новите записи, които един получател може да ви изпрати в един отделен отговор. При актуализирането на данни броят на записите, които трябва да бъдат актуализирани от един получател, се определя от броя на предварително попълнените формуляри, включени в едно съобщение. Следващата таблица обобщава различните сценарии:

Тип формуляр

Добавяне или актуализиране

Резултат

HTML

Добавяне

Получателите не могат да ви изпратят повече от един запис във всеки отговор.

InfoPath

Добавяне

Получателите могат да ви изпратят няколко нови записа във всеки отговор. Те могат да направят това като щракнат върху Вмъкване на ред в дъното на имейл съобщението.

Забележка: След като зададете полетата, които искате да включите в съобщението си, ще се появи страница на съветника, на която може да зададете няколко опции. На тази страница можете да зададете папката на Outlook, в която ще се обработват отговорите, както и опции за начина, по който ще се обработват тези отговори.

HTML

Актуализиране

Всяко имейл съобщение ще включва един или повече предварително попълнени формуляри в зависимост от броя на записите, съответстващи на един имейл адрес. Получателят ще може да прегледа и актуализира всеки от формулярите в съобщението.

InfoPath

Актуализиране

Всяко имейл съобщение ще включва един или повече предварително попълнени формуляри в зависимост от броя на записите, съответстващи на един имейл адрес. Получателят ще може да прегледа и актуализира всеки от формулярите в съобщението.

Освен това потребителят ще може да изпраща допълнителни записи чрез щракване върху Вмъкване на ред на дъното на имейл съобщението. По-нататък в тази статия ще научите как да се забрани на потребителя да добавя нови записи към заявка за актуализиране.

  1. Изберете в съветника Събиране само на нова информация или Актуализиране на съществуваща информация.

    Важно е да се отбележи, че когато целта е да се добавят нови записи, може да въведете имейл адресите в адресното поле при създаване на имейл съобщението. Ако обаче целта е да се актуализират съществуващите данни, имейл адресите на получателите трябва да се съхраняват като поле в базовата таблица или заявка или в свързана таблица.

  2. Щракнете върху Напред.

    Съветникът ви напомня да изберете полетата, които искате да включите във формуляра.

Избор на формулярни полета

При тази стъпка избирате полетата, които искате да включите във формуляра.

Задаване на данните за събиране.

Обикновено не е необходимо да включвате във формуляра всяко поле, което съществува в базовата таблица или заявката. Има обаче две изключения:

  • Необходими полета    Ако събирате нови записи, съветникът включва автоматично всички полета, чието свойство Задължителни е зададено като Да. Ако задължителните полета на някой запис са празни, Access не може да добави записа към таблицата.

  • Неподдържани типове полета    Някои полета не могат да се включат във формуляра. Съветникът не поддържа автономериране, прикачен файл, обект OLE или многозначни справочни полета. Полета от този тип няма да бъдат показани в списъка на съветника Полета в таблица или Полета в заявка. Полетата с автономериране в таблицата ще бъдат попълнени автоматично при добавянето на нови записи. Вие ще трябва да попълните обекта OLE, прикачения файл и многозначните справочни полета или в изгледа на таблица с данни, или в изгледа на формуляра, защото тези стойности не може да се добавят в процеса на събиране на данни.

  • Поле за първичен ключ     Следващата таблица обобщава случаите, когато във формуляра може да се добави поле за първичен ключ:

Цел на събирането на данни

Тип на данните

Да се включат ли във формуляра?

Добавяне

Автономериране

Не. Стойността на първичния ключ ще бъде генерирана автоматично при добавяне на записа в таблицата.

Добавяне

Без автономериране

Да. Потребителят ще може да въведе стойност в полето при добавяне на записите. Отговорът няма да бъде обработен, ако зададената стойност вече е използвана.

Актуализиране

Или с автономериране, или без автономериране

Не. Стойността на първичния ключ не може да се редактира във формуляра. Това поле се използва за съпоставяне на всеки отговор със съществуващ запис.

  1. В списъка Полета в таблица или Полета в заявка щракнете двукратно върху желаните полета. Ако искате да включите всички полета, щракнете върху >>.

  2. Използвайте бутоните със стрелка нагоре и надолу, за да пренаредите полетата в списъка Поле за включване в имейл съобщение.

  3. За всяко включено поле задайте надпис под Свойства на поле. Щракнете върху Само за четене, ако актуализирате данните и искате полето да се показва за удобство на потребителя, но не искате той да променя данните. Полето се появява в имейл съобщението с надпис Това поле е само за четене. Тази функция е много полезна, ако потребителят актуализира съществуващи данни.

  4. Щракнете върху Напред.

    Съветникът ви напомня да посочите как искате да се обработват отговорите.

Посочете как искате да се обработват данните.

При тази стъпка вземате много важно решение относно начина, по който ще се обработват отговорите – автоматично или ръчно. Забележете, че под ръчна обработка в този случай не се разбира досадно въвеждане на данни в изгледа на таблицата с данни или формуляра. Това означава само, че ръчно се стартира операцията за експортиране, за да се прехвърлят събраните данни в таблицата местоназначение.

Задаване на начина за обработка на отговорите.

Автоматична обработка

Ако изберете автоматично обработване на отговорите след пристигането им в пощенската кутия, Outlook и Access ще работят заедно, за да експортират съдържанието на формуляра на всеки отговор в таблиците местоназначение на базата данни.

Автоматичната обработка може да ви спести значително време и усилия. Отговорите се експортират успешно доколкото са изпълнени следните условия при пристигането на отговорите в пощенската кутия:

  • Outlook трябва вече да се изпълнява на вашия компютър. Ако Outlook не се изпълнява, обработката ще се стартира следващия път, когато се стартира Outlook.

  • Access трябва да е инсталиран на вашия компютър.

  • Базата данни не трябва да е защитена с парола и не трябва да е отворена в монополен режим. Името или разположението на базата данни не трябва да е променяно след изпращането на имейл съобщението.

  • Имената на таблиците и заявките и свойствата на включените във формуляра полета не трябва да са променяни след изпращането на имейл съобщението.

  • Все пак трябва да имате необходимите разрешения за добавяне или актуализиране на съдържанието на базовите таблици и заявката.

Ако едно или повече от тези условия не са изпълнени, автоматичната обработка ще е неуспешна. Ако обработката не успее, опитайте да решите всички проблеми и след това експортирайте ръчно неуспешните отговори. Автоматичната обработка на всички отговори, които пристигат в пощенската кутия след отстраняването на проблемите, ще продължи.

Разрешаване само на актуализиране на данните.

Ако актуализирате данни и поставите отметка в квадратчето Автоматична обработка на отговори и добавяне на данни към, ще стане достъпно квадратчето за отметка Разрешено актуализиране само на съществуващи данни. Поставете отметка в квадратчето, ако искате потребителят да не може да изпраща нови записи. Ако само добавяте нови данни, квадратчето за отметка Разреши актуализирането само на съществуващи данни. не се вижда.

Ръчна обработка

Ако искате да контролирате кога и какви отговори да се обработват, изчистете отметката от квадратчето Обработвай автоматично отговорите и добавяй данните към. В този случай отговорите пристигат в пощенската кутия, но не се пренасят в базата данни. Трябва да ги изберете ръчно и да щракнете с десния бутон върху всеки отговор в Outlook и след това да щракнете върху Експортиране на данни в Microsoft Access в контекстното меню, за да попълните базата данни.

Може да се наложи и да обработите ръчно отговорите с неуспешна автоматична обработка. След като решите проблема, причинил неуспешната обработка, ще трябва да експортирате ръчно всеки от съществуващите отговори.

Преди да стартирате операция за експортиране, не забравяйте следното:

  • Office Access 2007 трябва да е инсталиран на вашия компютър.

  • Ако базата данни е защитена с парола ще ви се напомни да въведете паролата при стартиране на операцията за експортиране. Също така, базата данни не трябва да е отворена в монополен режим и името или местоположението на базата данни не трябва да са променяни след изпращането на имейл съобщението.

  • Имената на таблиците и заявките, както и свойствата на полетата, включени във формуляра, не трябва да са променяни след изпращането на имейл съобщението.

  • Трябва да имате необходимото разрешение за добавяне или актуализиране на съдържанието на базовите таблици и заявката.

Задаване на допълнителни опции за обработка

  1. В страницата на съветника Задайте как искате да обработвате отговорите. прегледайте името на папката в Outlook, където се съхраняват отговорите. Ако искате да посочите друга папка за отговорите на тази заявка за събиране на данни, щракнете върху името на папката. В диалоговия прозорец Избор на папка изберете или друга папка, или щракнете върху Създай, за да създадете нова папка. Щракнете върху OK и след това се върнете обратно в Access.

  2. Щракнете върху Задаване на свойства за управление на автоматичната обработка на отговори., за да се покаже диалоговият прозорец Опции за събиране на данни с помощта на имейли.

    Диалогов прозорец ''Опции за събиране на данни с помощта на имейли''

    Използвайте този диалогов прозорец, за да посочите начина за обработка на отговорите. Пропуснете следващата стъпка, ако искате да обработвате отговорите ръчно.

  3. В диалоговия прозорец Опции за събиране на данни с помощта на имейли прегледайте и ако е необходимо променете настройките по някой от долуизброените начини, а след това щракнете върху OK:

    • Анулирайте отговорите на тези, на които не сте изпращали съобщението    Поставете отметка в това квадратче, ако искате да се обработват автоматично само съобщенията, изпратени от първоначалните получатели на съобщението. Отговорите от други лица се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично.

    • Приемане на множество отговори от всеки получател     Един получател може да ви изпрати няколко отговора. Поставете отметка в това квадратче, ако искате автоматична обработка само за първия отговор от всеки получател. Вторият и следващите отговори се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично.

      Забележка: Тази настройка управлява само броя на отговорите, а не броя на обработваните записи в даден отговор. С други думи, ако изпратите един InfoPath формуляр потребителят ще има възможност да ви изпрати няколко записа в един отговор и Access ще обработи автоматично всички записи в отговора, дори ако няма отметка в това квадратче.

    • Разрешено актуализиране само на съществуващи данни    Когато получателите използват InfoPath формуляр за актуализиране на данните, те може да изпратят допълнителни записи за актуализирането на съществуващите записи. Поставете отметка в това квадратче, ако искате да се обработват само актуализациите на съществуващи записи.

    • Брой на отговорите за обработване    Въведете общия брой на отговорите (от всички получатели), които ще се обработват автоматично. Въведете в текстовото поле голяма стойност (напр. 5000), ако искате автоматична обработка на всички отговори. Отговорите, които ще се получат след достигане на зададената стойност, ще се съхраняват в папката местоназначение, но няма да се обработват автоматично.

    • Дата и час на спиране    Посочете кога трябва да се прекрати автоматичната обработка на отговорите на това имейл съобщение. Отговорите, получени след тази дата и час, се съхраняват в папката местоназначение, но не се обработват автоматично.

      Забележка: За да промените тези опции след тази дата, в раздела Външни данни, в групата Събиране на данни, щракнете върху Управление на отговори. В диалоговия прозорец Управление на имейли за събиране на данни изберете съобщението, за което искате да промените настройките, и след това щракнете върху Опции за съобщения. Промените, които правите в този диалогов прозорец, ще се отразят на всички следващи отговори, получавани за това съобщение.

  4. Щракнете върху OK, след това щракнете върху Затвори.

    Следващата стъпка зависи от това дали Добавяне на данни, или го актуализиране. Ако добавяте нови записи, продължете със следващия раздел. Ако се събира данни, за да актуализирате съществуващите записи, преминете направо на раздела Задаване поле за имейл адрес.

Изберете начина на задаване на имейл адресите на получателите

Ако събирате само нова информация, може да зададете имейл адресите по два начина:

Изберете получателите на вашия имейл.

  • Въведете адресите поотделно в имейл съобщението, генерирано от съветника, или изберете адресите от адресна книга.

  • Използвайте поле от текущата база данни, което съдържа имейл адреси. Това поле трябва да бъде в базовата таблица или заявка или в свързана таблица.

Когато събирате данни за актуализиране на съществуващи записи, този диалогов прозорец не се вижда, защото в този случай имейл адресите на получателите трябва да са налични като поле в базата данни.

  1. Изберете желаната опция в съветника.

  2. Щракнете върху Напред.

    Ако сте избрали да въведете имейл адресите сами, преминете към секцията Персонализиране на имейл съобщението. Ако сте избрали да използвате поле в базата данни, продължете със следващия раздел.

Задаване на поле за имейл адреси

При тази стъпка вие задавате полето, което съдържа имейл адресите на получателите.

Задаване на полето в базата данни, което съдържа имейл адресите на получателите.

  • Ако полето е в текущата база данни или заявка, изберетеТекущата таблица или заявка, изберете полето от падащия списък и след това щракнете върху Напред.

  • Ако полето, съдържащо имейл адресите на получателите, не е в текущата таблица или заявка, използвайте следната процедура:

    1. Изберете Асоциирана таблица.

    2. В падащия списък изберете полето в текущата таблица, което я свързва с таблицата, съдържаща адресите. Обикновено това е ИД поле.

    3. Извършете една от следните процедури:

      • Ако избраното поле е свързано само с една таблица, ще се появи един допълнителен падащ списък. Изберете полето, което съдържа имейл адресите.

      • Ако избраното поле е свързано с повече от една таблица, ще се появят два допълнителни падащи списъка. В първия списък изберете таблицата, която съдържа имейл адресите. Във втория списък изберете полето.

    4. Щракнете върху Напред.

Асоциираните таблици имат установени релации помежду си. За да покажете или редактирате връзките в базата данни:

  • В раздела Инструменти за бази данни , в групата Покажи/Скрий щракнете върху релации. Изображение на бутон

За повече информация за зависимости вижте статии ръководство за релации на таблици или Създаване, редактиране или изтриване на релация.

Когато сте избрали да използвате едно адресно поле, не можете да визуализирате или да персонализирате имейл съобщението в Outlook. Това се извършва с помощта на съветника. В следващата стъпка съветникът показва темата и тялото на съобщението по подразбиране и вие имате възможност да ги персонализирате.

Персонализиране на имейл

В тази стъпка преглеждате компонентите на съобщението и правите необходимите промени.

Персонализиране на имейл

  1. Направете желаните промени в полетата Тема и Въведение.

  2. Ако сте избрали да използвате имейл адреси, които се съхраняват в поле на базата данни, може да направите допълнителен избор в тази страница. Изберете една от опциите в Добавете имейл адреси на получатели в:. Независимо от избраната опция, имейл съобщението ще стигне до получателите. Ако изберете въвеждане на имейл адресите в Microsoft Office Outlook, този избор няма да е достъпен.

  3. Щракнете върху Напред.

Създаване и изпращане на имейл съобщения

Съветникът показва страница с информация, че сега може да създадете съобщението, а също така показва как може да се види състоянието на имейла посредством командата Управление на отговори.

Създаване на имейл съобщението

На тази страница може да се появят някои предупредителни съобщения. Следващата таблица описва всяко предупреждение и действието, което трябва да се предприеме за разрешаване на проблема.

Предупреждение

Описание

Решение

Някои записи не съдържат валиден адрес в зададеното поле за имейл адрес. За тези редове няма да бъдат върнати данни.

Избраното поле за имейл адрес съдържа празни стойности.

Ако искате да събирате данни за всеки запис, излезте от съветника и заместете празните стойности с имейл адреси. След това отново стартирайте съветника.

В момента имате изключително право за заключване на базата данни; автоматичната обработка няма да работи, докато заключването не се премахне.

В момента има база данни, отворена в монополен режим.

Ако изберете автоматична обработка на отговорите, тя ще бъде неуспешна, защото Access не може да добавя или актуализира база данни, за която съществува изключително право за заключване. Затворете базата данни и я отворете отново в немонополен режим веднага след като изпратите съобщението.

Тези имейл съобщения може да съдържат данни с поверителен или деликатен характер.

Вие събирате данни за актуализиране на съществуващи записи и формулярът, който ще изпратите, ще бъде предварително попълнен със съществуващи данни.

Ако някои полета на формуляра включват чувствителни данни, върнете се обратно на стъпката в съветника за избиране на полета и премахнете от формуляра полетата, съдържащи конфиденциални данни.

Следващите стъпки, които ще направите, зависят от това дали сами задавате имейл адресите, или използвате адреси, съхранявани в таблица на базата данни.

Ако сте избрали сами да задавате адресите на имейл съобщение в Outlook

При този сценарий вие въвеждате имейл адресите в Outlook и можете да визуализирате и персонализирате съобщението, преди да щракнете върху бутона Изпрати.

  1. Щракнете върху Създаване, за да продължите.

    Показва се съобщение на Outlook, съдържащо формуляр за въвеждане на данни. Тялото на съобщението включва кратко въведение и формуляр, съдържащ контроли и съвети. Настоятелно ви препоръчваме да не правите никакви промени в тялото на съобщението. Възможно е отговорът да не може да се обработи, ако се промени структурата на формуляра.

  2. Въведете имейл адресите на получателите в полетата До, Як, или Ск. Може също да щракнете върху бутоните До, Як или Ск, за да изберете адреси от адресна книга.

  3. Щракнете върху Изпрати.

Ако сте избрали да използвате адресно поле, съхранявано в базата данни

При този сценарий вече сте визуализирали и персонализирали съобщението. Сега ще филтрирате адресното поле на имейла, така че да може да изберете адресите на потребителите, на които се изпраща съобщението.

  1. Щракнете върху Напред, за да се покаже страницата Изпратете имейла до получателите.

    Изпращане на имейла до получателите

  2. Изберете имейл адресите, които искате да използвате, като отметнете съответните квадратчета.

  3. Щракнете върху Изпрати.

    Ако някои от стойностите в полето адрес не са валидни имейл адреси, се показва диалогов прозорец списък с невалидни адресите. В този случай обърнете внимание на адресите в списъка, щракнете върху изход, Проверете адресите и след това опитайте да изпратите съобщението отново. За повече информация за повторно изпращане на съобщения вижте раздела повторно изпращане на имейл съобщение за събиране на данни.

Сега сте завършили повече от работата, включена в събирането на данни чрез имейл съобщения. Ако сте избрали автоматично обработване на отговорите и не възникнат никакви грешки, данните ще бъдат прехвърлени в базата данни местоназначение без никакви други действия от ваша страна.

От друга страна, ако сте избрали ръчно обработване на отговорите или ако възникне грешка, вие все още ще трябва да извършите някакви действия. Вижте следващия раздел за повече информация относно ръчното обработване на отговорите, отстраняването на неизправности и общото управление на съобщенията за събиране на данни и отговорите им.

Най-горе на страницата

След изпращане на имейл съобщението

За да отговори на имейл съобщението, всеки получател щраква върху Отговор, попълва исканата информация във формуляра и след това щраква върху Изпрати. В този раздел се обяснява как се показват отговорите и какво се прави, ако някой от тях не е обработен правилно.

В този раздел

Преглед на отговори

Проверка и автоматична обработка на отговорите за отстраняване на неизправности

Ръчна обработка на отговорите и отстраняване на грешки

Повторно изпращане на имейл съобщение за събиране на данни

Връзки към повече информация относно работа с отговорите и промяна на опциите на съобщенията може да се намерят в раздела Вж. още.

Разглеждане на отговорите

Независимо от избрания начин за обработка на отговорите, може би ще ви е интересно да знаете кой е отговорил на съобщението ви, а може би ще искате и ръчно да отваряте отговорите. За да покажете отговорите, направете следното:

  1. Превключете на Outlook и направете преглед за папката, предназначена за съхраняване на отговорите за събиране на данни.

    Съвет: Ако не си спомняте името на папката, в раздела Външни данни, в групата Събиране на данни щракнете върху Управление на отговори. В диалоговия прозорец Управление на имейли за събиране на данни ще намерите името на папката в колоната Папка на Outlook в реда, съответстващ на съобщението, чиито отговори искате да покажете.

  2. За да отворите един отговор в Outlook, щракнете двукратно върху него. Ще видите формуляра така, както е попълнен от подателя.

Access няма да обработва отговори на оригинално съобщение отговор. Ето защо, ако видите, че един или повече формуляри на получателите са празни, непълни или неправилно попълнени, трябва повторно да изпратите оригиналното имейл съобщение на тези потребители, вместо да използвате командата Отговор.

По същия начин ако искате да изпратите искане за допълнителни хора, трябва да изпратите отново първоначалното съобщение, вместо да го препращате. Вижте раздела повторно изпращане на имейл съобщение за събиране на данни за повече информация.

Проверка и отстраняване на неизправности при автоматично обработване на отговори

Ако сте избрали автоматична обработка на отговорите, направете следното, за да се уверите, че отговорите се обработват правилно:

  • За всеки отговор прегледайте стойностите в колоните Флаг за изпълнение, Състояние на събирането на данни и Категории.

    Съвет: Ако в изгледа не виждате колоните Флаг за изпълнение, Състояние на събирането на данни и Категории, добавете ги, като използвате Избор на полета. Щракнете с десен бутон върху заглавката на колоната и след това щракнете върху Избор на полета. В диалоговия прозорец Избор на полета плъзнете всяко поле и го пуснете отдясно или отляво на съществуваща заглавка на колона.

    Ако в папката на Outlook Флаг за изпълнение е зададен за Успешна операция за събиране на данни, колоната Състояние на събирането на данни е празна и има един зелен индикатор в колоната Категории, значи отговорът е обработен успешно.

  • Освен това, може да искате да прегледате съдържанието на таблиците местоназначение, за да се уверите че виждате събраните данни, съхранени или като нови записи, или като актуализация на съществуващи записи.

Ако подозирате, че отговор не е автоматично обработено, уверете се, че всички необходими за обработка условия са изпълнени. Вижте раздела автоматично обработване, по-горе в тази статия. Опитайте предложения, представени в таблицата по-долу. Повечето предложения изискват определяне на въпрос и след това ръчно експортирате отговора. За помощ с експортирането на ръчно вижте следващия раздел, ръчна обработка на отговорите и отстраняване на грешки.

Проблем

Причина

Решение

В папката на Outlook съществува отговор, но не е обработен. Колоната Състояние на събирането на данни показва Необработено съобщение.

Прегледайте опциите на съобщението в диалоговия прозорец Опции за събиране на данни с помощта на имейли. Избрани са настройки или за ръчна обработка на отговорите, или за забрана на автоматичната обработка на някои съобщения.

Съвет: За да се покажат опциите, в раздела Външни данни, в групата Събиране на данни щракнете върху Управление на отговори. Изберете исканото съобщение в диалоговия прозорец и след това щракнете върху Опции за съобщения.

Експортирайте ръчно отговора.

За да се уверите, че още неполучените отговори ще се обработват автоматично, променете настройките в диалоговия прозорец за опциите.

За помощ за преглед и промяна на опции вижте статията Опции на имейли за събиране на данни .

Отговорих на едно от съобщенията си, но то не се обработва..

Отговорът на собствено съобщение включва малко по-различна процедура.

Вместо да попълвате формуляра в съобщението, което получавате, попълнете формуляра, който е в изпратеното съобщение, намиращо се в папката Изпратени. Направете преглед за папката Изпратени и след това отворете съобщението. Щракнете върху Отговор, попълнете формуляра и след това щракнете върху Изпрати.

Отговор не е отишъл в правилната папка.

Само оригиналните отговори на едно съобщение отиват в специално предназначената папка.

Вашите отговори на собствените ви съобщения (освен ако не сте използвали копието на съобщението в папката Изпратени, за да генерирате отговора) и отговорите, които са част от една поредица съобщения, използвана за обсъждане, може да не се придвижат до специално предназначената папка.

Други възможни причини са: че не е инсталиран Office Access 2007 или че добавката, необходима за обработка на отговорите липсва или е повредена.

Ако един от вашите отговори остава необработен, попълнете формуляра в изпратеното съобщение, намиращо се в папката "Изпратени".

Ако даден потребител е попълнил формуляра в отговор на отговор, помолете го да отговори на оригиналното съобщение.

Ако подозирате, че добавката липсва или е повредена, превключете в Outlook и след това в менюто Инструменти щракнете върху Център за сигурност, а после щракнете върху Добавки. Уверете се, че виждате елемента Добавка за събиране на данни и публикуване към Microsoft Access Outlook. Ако не виждате записа, опитайте отново да инсталирате Access.

Колоната Състояние на събирането на данни показва следния низ:

Не може да се намери базата данни. Намерете базата данни и импортирайте ръчно данните.

Базата данни или е преместена на друго място, или е преименувана или изтрита, или се е повредила.

Възстановете базата данни в първоначалното местоположение или експортирайте ръчно отговора.

Колоната Състояние на събирането на данни показва следния низ:

Базата данни за импортиране на данни не може да се отвори, защото базата данни вече се използва. Обработете ръчно отговорите, когато има достъп до базата данни.

Базата данни е отворена в монополен режим и в нея не могат да се правят промени, докато не се премахне изключителното право за заключване.

Помолете потребителите, които са отворили базата данни в монополен режим, да я затворят, а след това я отворете в нормален режим. После опитайте да експортирате отговора ръчно.

Колоната Състояние на събирането на данни показва следния низ:

Тази база данни на Access е защитена с парола. Експортирайте ръчно тези данни в Microsoft Access.

Базата данни местоназначение е защитена с парола. Когато базата данни изисква парола, автоматичната обработка е неуспешна.

Експортирайте ръчно отговора. Ако искате бъдещите отговори да се обработват автоматично, премахнете защитата на базата данни с парола.

Колоната Състояние на събирането на данни показва съобщение, посочващо, че липсва таблица, заявка или поле.

Таблицата местоназначение или заявката са изтрити или преименувани, или структурата е модифицирана по такъв начин, че съдържанието на формуляра не може да бъде добавено към таблиците.

Създайте отново таблиците местоназначение и заявките, или създайте и изпратете ново съобщение за събиране на данни.

Колоната Състояние на събирането на данни показва следния низ:

Този имейл не може да се обработи. Формулярът в него или е повреден, или е модифициран.

Или формулярът в отговора е повреден, или някой (получателят или подателят) е модифицирал формуляра.

Ако получателят е променил формуляра, помолете го да ви изпрати формуляра отново и след това експортирайте ръчно отговора.

Ако формулярът в оригиналното съобщение е повреден или е невалиден, трябва да създадете и изпратите ново съобщение.

Колоната Състояние на събирането на данни показва следния низ:

Не може да се намери информацията, необходима за пълната обработка на указаната база данни.

Липсва необходимата информация за съпоставка на отговора със съществуващия запис, който трябва да бъде актуализиран.

Настройките на съобщението трябва да се синхронизират с Outlook. В Access, в раздела Външни данни, в групата Събиране на данни щракнете върху Управление на отговори. Изберете съобщението в диалоговия прозорец Управление на отговори. В По-подробно за съобщението Access показва поле за предупреждения. Щракнете върху предупреждението, за да синхронизирате настройките и след това затворете диалоговия прозорец. Превключете обратно в Outlook и опитайте да експортирате отговора ръчно.

Колоната Състояние на събирането на данни показва следния низ:

Не може да се добавят или модифицират данни, защото това ще доведе до дублиращи се стойности в поле, което допуска само уникални стойности.

Едно поле, чието свойство Индексирано е зададено като Да (без дублиране) не може да съдържа дублирани стойности. Ако присвоената стойност в полето на формуляра вече съществува в съответното поле на таблицата, операцията ще е неуспешна.

Помолете получателя да изпрати друг отговор с различна стойност в полето на формуляра.

Колоната Състояние на събирането на данни показва следния низ:

Въведената стойност не е елемент от списъка за избор...

Или формулярът включва задължително поле, което търси стойности, но потребителят не е посочил стойност за полето, или свойството на полето Ограничи до списъка е зададено като Да, а потребителят е задал стойност, която не е в списъка.

Помолете получателя да изпрати отново отговора, след като попълни всички полета, или сами попълнете формуляра и го запишете, а след това опитайте отново да го експортирате.

Колоната Състояние на събирането на данни показва съобщение, което посочва, че стойността, зададена във формулярно поле, не е валидна.

Получателят е въвел невалидни данни в едно или повече полета.

Помолете получателя да изпрати отново отговора, след като попълни всички полета, или сами попълнете формуляра и го запишете, а след това опитайте отново да го експортирате.

Колоната Състояние на събирането на данни показва следния низ:

Това съобщение съдържа формуляр, който трябва да попълните. Когато сте готови, изпратете го на подателя на този имейл.

Получателят не е попълнил формуляра.

Помолете получателя да изпрати друг отговор, след като попълни формуляра.

Ръчно обработване на отговори и отстраняване на грешки

Ръчното обработване на един отговор включва стартиране на операция за експортиране от Outlook.

Можете да експортирате само един отговор в даден момент. Избягвайте да отговори, за които колоната Състояние за събиране на данни е зададено на събиране на данни с помощта на имейли е успешна. Това състояние показва, че отговора вече е обработена успешно. Отговори, за които колоната Състояние за събиране на данни е зададено на необработено съобщение трябва да се обработват ръчно. Отговор, който има съобщение за грешка в тази колона е неуспешно, за да се обработват автоматично и ще се нуждаят от отстраняване на някои преди можете ръчно да го експортирате. Вижте предишния раздел, проверка и автоматична обработка на отговорите за отстраняване на неизправности, за помощ при отстраняване на неизправности.

  1. В Outlook щракнете с десния бутон върху отговора,който искате да обработите ръчно.

  2. Щракнете върху Експортиране на данни в Microsoft Office Access.

  3. В диалоговия прозорец Експортиране на данни в Microsoft Access прегледайте данните на отговора и след това щракнете върху OK, за да експортирате.

    Ако операцията за експортиране е успешна, ще видите съобщението Данните са експортирани успешно в базата данни.. Ако операцията е неуспешна, ще видите съобщението Данните не могат да се експортират поради грешки, последвано от описание на проблемите, които са причинили този неуспех. В следващата таблица се изброяват проблемите, които може да са причина за неуспешна операция за експортиране:

Проблем

Причина

Решение

Когато щракна върху отговор с десния бутон, не виждам командата Експортиране на данни в Microsoft Access.

Избраното съобщение не е валиден отговор за събиране на данни.

Изтрийте съобщенията, които не са отговори за събиране на данни, от папката местоназначение.

Отговор не отива в правилната папка.

Само оригиналните отговори на едно съобщение отиват в специално предназначената папка.

Вашите отговори на собствените ви съобщения (освен ако не сте използвали копията на съобщенията в папката Изпратени елементи, за да генерирате отговора) и отговорите, които са част от една поредица от имейли за обсъждане, може да не се преместват в специално предназначената папка.

Други възможни причини са: че Access не е инсталиран, или че необходимата добавка за обработване на отговорите липсва или е повредена.

Ако един от отговорите не се обработва, попълнете формуляра, който е в изпратеното съобщение, намиращо се в папката "Изпратени".

Ако даден потребител е попълнил формуляра в отговор на отговор, помолете го да отговори на оригиналното съобщение.

Ако се съмнявате, че добавката липсва или е повредена, превключете в Outlook. В Outlook, в менюто Инструменти щракнете върху Център за сигурност, а след това щракнете върху Добавки. Уверете се, че виждате елемента Добавка на Microsoft Access Outlook за събиране на данни и публикуване. Ако не виждате този запис, опитайте отново да инсталирате Access.

Съобщение:

Не може да се намери базата данни. Намерете базата данни и импортирайте ръчно данните.

Базата данни или е преместена на друго място, или е преименувана или изтрита, или се е повредила.

Възстановете базата данни в първоначалното местоположение и след това опитайте отново.

Съобщение:

Базата данни вече се използва.

Базата данни е отворена в монополен режим и в нея не могат да се правят промени, докато не се премахне изключителното право за заключване.

Помолете потребителите, които са отворили базата данни в монополен режим, да я затворят, а след това я отворете в нормален режим. После опитайте да експортирате отговора ръчно.

Съобщение:

Липсва таблица, заявка или поле.

Таблицата местоназначение или заявката е изтрита или преименувана, или структурата й е модифицирана по такъв начин, че съдържанието на формуляра не може да бъде добавено към таблиците.

Създайте отново липсващите таблици местоназначение и заявките или създайте и изпратете ново съобщение за събиране на данни.

Съобщение:

Формулярът е повреден или променен.

Или формулярът в отговора е повреден, или някой (получателят или подателят) е модифицирал формуляра.

Ако получателят е променил формуляра, помолете го да ви изпрати формуляра отново, а след това експортирайте ръчно отговора.

Ако формулярът в оригиналното съобщение е повреден или е невалиден, трябва да създадете и изпратите ново съобщение.

Съобщение:

Липсва необходимата информация за завършване на обработката.

Липсва необходимата информация за съпоставка на отговора със съществуващия запис, който трябва да бъде актуализиран.

Настройките на съобщението трябва да се синхронизират с Outlook. В Access, в раздела Външни данни, в групата Събиране на данни, щракнете върху Управление на отговори. Изберете съобщението в диалоговия прозорец Управление на отговори. В По-подробно за съобщението Access показва поле за предупреждения. Щракнете върху предупреждението, за да синхронизирате настройките и след това затворете диалоговия прозорец. Превключете обратно в Outlook и опитайте да експортирате съобщението ръчно.

Съобщение:

Не може да се добавят или модифицират данни, защото това ще доведе до дублиращи се стойности в поле, което допуска само уникални стойности.

Едно поле, чието свойство Индексирано е зададено като Да (без дублиране) не може да съдържа дублирани стойности. Ако присвоената стойност в полето на формуляра вече съществува в съответното поле на таблицата, операцията ще е неуспешна.

Помолете получателя да изпрати друг отговор с различна стойност в полето на формуляра.

Съобщение:

Въведената стойност не е елемент от списъка за избор.

Или формулярът включва необходимо поле, което търси стойности, но потребителят не е посочил стойност за полето, или свойството на полето Ограничи до списъка е зададено като Да, а потребителят е задал стойност, която не е в списъка.

Помолете получателя да изпрати отново отговора, след като попълни всички полета, или сами попълнете формуляра и го запишете, а след това опитайте отново да го експортирате.

Съобщение:

Невалидна стойност в поле на формуляра.

Получателят е въвел невалидни данни в едно или повече полета.

Помолете получателя да изпрати отново отговора, след като попълни всички полета, или сами попълнете формуляра и го запишете, а след това опитайте отново да го експортирате.

Съобщение:

Отговорът съдържа формуляр, който трябва да се попълни. Когато сте готови, изпратете го на подателя на това имейл съобщение.

Получателят не е попълнил формуляра.

Помолете получателя да изпрати друг отговор, след като попълни формуляра.

Опитайте да експортирате отговора, докато колоната Категории покаже зелен квадрат.

Повторно изпращане на имейл съобщение за събиране на данни

Ако искате да изпратите съобщението на допълнителни потребители или ако оригиналното съобщение не е достигнало до някои потребители поради грешки, опитайте да изпратите повторно съобщението, а не да го препращате.

  1. В раздела Външни данни , в групата Събиране на данни щракнете върху Управление на отговори. Изображение на бутон

    Показва се диалоговият прозорец Управление на имейли за събиране на данни.

    Диалогов прозорец ''Управление на имейли за събиране на данни''

  2. В диалоговия прозорец Управление на имейли за събиране на данни щракнете върху съобщението, което искате да изпратите отново.

  3. Щракнете върху Изпрати повторно този имейл.

    Ако е забранен бутона Изпрати повторно това имейл съобщение

    Този бутон се появява замъглен (недостъпен), ако настройките на съобщението трябва да се синхронизират с Outlook.

    Щракнете върху полето за предупреждения в По-подробно за съобщението, за да синхронизирате настройките. Ако процесът е успешен, ще видите съобщението Синхронизирането е успешно. Ако видите съобщение за грешка, опитайте да затворите и след това отново да отворите диалоговия прозорец.

  4. Access извършва известни проверки – като удостоверяване, че таблиците местоназначение и заявката все още съществуват, че всички те съдържат всички формулярни полета и че типът на данните не се е променил. Ако проверките са успешни, страницата на съветника ви напомня да посочите желания начин на обработка на отговорите. В противен случай ще видите съобщение, което ви дава указание да създадете отново имейл съобщението.

  5. Продължете работата със съветника по същия начин, както при изпращането на първото имейл съобщение. Настройките може да се различават от тези, които са използвани предишния път.

    За да изпратите имейл съобщението на други потребители, направете едно от следните неща:

    • Задайте ръчно имейл адресите. (Обърнете внимание, че тази опция е достъпна само когато събирате данни за добавяне на нови записи).

    • Изберете друго поле за имейл адреси.

    • Използвайте същото поле за имейл адреси, но при последната стъпка изберете само исканите адреси.

      За помощ относно стъпките на съветника вижте раздела Задаване на начина на обработка на данните, по-горе в тази статия.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×