Преминаване към основното съдържание
Сумиране на данни с помощта на заявка

Сумиране на данни с помощта на заявка

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Тази статия обяснява как да използвате тип функция, наречена Обединена функция, за да сумирате данните в набор от резултати от заявка. Тази статия накратко обяснява как да използвате други сумарни функции, като например COUNT и AVG , за да броите или осреднявате стойностите в набор от резултати. Освен това тази статия обяснява как да използвате сумарния ред – функция в Access, която използвате, за да сумирате данни, без да се налага да променяте структурата на вашите заявки.

Какво искате да направите?

Разбиране на начините за сумиране на данни

Подготовка на някои примерни данни

Сумиране на данни с помощта на сумарен ред

Изчисляване на общи суми с помощта на заявка

Изчисляване на общи суми на група с помощта на заявка за общи суми

Сумиране на данни в няколко групи с помощта на кръстосана заявка

Справка за сумарната функция

Разбиране на начините за сумиране на данни

Можете да сумирате колона от числа в заявка, като използвате тип функция, наречена Обединена функция. Сумиращи функции извършва изчисление на колона от данни и връща една стойност. Access предоставя разнообразни сумарни функции, включително SUM, COUNT, AVG (за изчислителни средни стойности), минимум и максимум. Сумирате данни, като добавяте функцията SUM към вашата заявка, преброявате данни с помощта на функцията COUNT и т. н.

Освен това Access предлага няколко начина за добавяне на суми и други сумарни функции към заявка. Можете:

  • Отворете вашата заявка в изглед на лист с данни и добавете сумарен ред. Редът сумарен, функция в Access ви позволява да използвате обединена функция в една или повече колони от набор от резултати от заявка, без да е необходимо да променяте структурата на заявката си.

  • Създаване на заявка за общи суми. Заявка за общи суми изчислява междинните суми през групи от записи; Сумарен ред изчислява общи суми за една или повече колони (полета) на данни. Например, ако искате да изчислите междинната сума на всички продажби по град или по тримесечие, можете да използвате заявка за общи суми, за да групирате записите по желаната категория и след това да сумирате числата по продажбите.

  • Създайте кръстосана заявка. Кръстосаната заявка е специален тип заявка, която показва резултатите в мрежа, която прилича на работен лист на Excel. Кръстосани заявки обобщават вашите стойности и след това ги групирате по два набора от факти – една настройка надолу (заглавия на редове), а другата в горния край (заглавия на колони). Например можете да използвате кръстосана заявка, за да покажете общи суми за продажби за всеки град за последните три години, както е показано в таблицата по-долу:

Град

2003

2004

2005

Paris

254 556

372 455

467 892

Sydney

478 021

372 987

276 399

Джакарта

572 997

684 374

792 571

...

...

...

...

Забележка: Разделите "как да" в този документ акцентират върху функцията SUM , но не забравяйте, че можете да използвате други сумиращи функции във вашите общи редове и заявки. За повече информация относно използването на другите обединени функции вижте раздела " справка за сумарната функция " по-нататък в тази статия.

За повече информация относно начините за използване на другите обединени функции вижте статията Показване на суми на колони в лист с данни.

Стъпките в следващите раздели обясняват как да добавите сумарен ред, използвайте заявка за общи суми, за да сумирате данни по групи и как да използвате кръстосана заявка, която сумира данни през групи и времеви интервали. Докато продължите, не забравяйте, че много от Обединените функции работят само на данни в полета, зададени на конкретен тип данни. Например функцията SUM работи само с полета, зададени на типовете данни "число", "десетично" или "валута". За повече информация относно типовете данни, необходими за всяка функция, вижте раздела " справка за сумарната функция" по-нататък в тази статия.

За обща информация за типовете данни вижте статията Промяна или промяна на набора от типове данни за поле.

Най-горе на страницата

Подготовка на някои примерни данни

Разделите "как да" в тази статия предоставят таблици с примерни данни. Стъпките "как да" Използвайте примерните таблици, за да ви помогнем да разберете как работят обединените функции. Ако предпочитате, можете по желание да добавите примерните таблици в нова или в съществуваща база данни.

Access предоставя няколко начина за добавяне на тези примерни таблици в база данни. Можете да въведете данните ръчно, можете да копирате всяка таблица в програма за електронни таблици, като например Excel, и след това да импортирате работните листове в Access или можете да поставите данните в текстов редактор, като например Notepad, и да импортирате данните от получените текстови файлове.

Стъпките в този раздел обясняват как ръчно да въвеждате данни в празен лист с данни и как да копирате примерните таблици в програма за електронни таблици и след това да ги импортирате в Access. За повече информация за създаването и импортирането на текстови данни вижте статията Импортиране или свързване към данни в текстов файл.

Стъпките "как да" в тази статия използват таблиците по-долу. Използвайте тези таблици, за да създадете примерните данни:

Таблицата " категории ":

Категория

Кукли

Игри и пъзели

Графика и рамкиране

Видео игри

DVD дискове и филми

Модели и Хобита

Sports

Таблицата " продукти ":

Име на продукт

Цена

Категория

Фигура за действие за програмисти

$12,95

Кукли

Fun с C# (настолен мач за цялото семейство)

$15,85

Игри и пъзели

Диаграма на релационни бази данни

$22,50

Графика и рамкиране

Вълшебния компютърен чип (500 части)

$32,65

Игри и пъзели

Достъп! Играта!

$22,95

Игри и пъзели

Компютърни маниаци и митични създания

$78,50

Видео игри

Упражнение за компютърни маниаци! DVD ДИСКът!

$14,88

DVD дискове и филми

Последно летящата пица

$36,75

Sports

Външна 5,25-inch флопи дискета диск (1/4 скала)

$65,00

Модели и Хобита

Недействаща фигура за бюрократ

$78,88

Кукли

Мрак

$53,33

Видео игри

Създаване на ваша собствена клавиатура

$77,95

Модели и Хобита

Таблицата " поръчки ":

Дата на поръчка

Дата на експедиране

Корабен град

Такса за доставка

11/14/2005

11/15/2005

Джакарта

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

11/17/2005

11/18/2005

Джакарта

$43,00

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

11/17/2005

11/18/2005

Щутгарт

$112,00

11/18/2005

11/19/2005

Виена

$215,00

11/19/2005

11/20/2005

Маями

$525,00

11/20/2005

11/21/2005

Виена

$198,00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

11/23/2005

11/24/2005

Джакарта

$92,00

Таблицата по- подробно за поръчката :

ИД на поръчка

Име на продукт

ИД на продукт

Единична цена

Количество

Отстъпка

1

Създаване на ваша собствена клавиатура

12

$77,95

9

5

1

Недействаща фигура за бюрократ

2

$78,88

4

7,5%

2

Упражнение за компютърни маниаци! DVD ДИСКът!

7

$14,88

6

4

2

Вълшебния компютърен чип

4

$32,65

8

0

2

Компютърни маниаци и митични създания

6

$78,50

4

0

3

Достъп! Играта!

5

$22,95

5

15%

4

Фигура за действие за програмисти

1

$12,95

2

6%

4

Последно летящата пица

8

$36,75

8

4

5

Външна 5,25-inch флопи дискета диск (1/4 скала)

9

$65,00

4

10%

6

Диаграма на релационни бази данни

3

$22,50

12

6,5%

7

Мрак

11

$53,33

6

8%

7

Диаграма на релационни бази данни

3

$22,50

4

9%

Забележка: Помнете, че в типична база данни таблица с подробни данни за поръчката ще съдържа само поле ИД на продукт, а не поле "име на продукт". Примерната таблица използва поле за име на продукт, за да направи данните по-лесни за четене.

Ръчно въвеждане на примерните данни

  1. В раздела Създаване, в групата Таблици щракнете върху Таблица.

    Access добавя нова, празна таблица в базата данни.

    Забележка: Не е необходимо да изпълнявате тази стъпка, ако отваряте нова, празна база данни, но ще трябва да я изпълните, когато се налага да добавите таблица към базата данни.

  2. Щракнете двуКратно върху първата клетка в заглавния ред и въведете името на полето в примерната таблица.

    По подразбиране Access показва празни полета в заглавния ред с текст Добавяне на ново поле, ето така:

    Ново поле в лист с данни

  3. Използвайте клавишите със стрелки, за да се придвижат към следващото празно заглавна клетка, и въведете второто име на поле (можете също да натиснете TAB или щракнете двукратно върху новата клетка). Повторете тази стъпка, докато не въведете всички имена на полета.

  4. Въведете данните в примерната таблица.

    Докато въвеждате данните, Access определя типа данни за всяко поле. Ако сте начинаещ в релационните бази данни, трябва да зададете конкретен тип данни, като например число, текст или дата/час, за всяко от полетата в таблиците. Настройката на типа на данните помага да се гарантира точното въвеждане на данни и също така помага за предотвратяването на грешки, като например използването на телефонен номер в изчисление. За тези примерни таблици трябва да позволите достъп до извод на типа на данните.

  5. Когато приключите с въвеждането на данните, щракнете върху Запиши.

    Клавишна комбинация натиснете CTRL + S.

    Появява се диалоговият прозорец Запиши като.

  6. В полето име на таблица въведете името на примерната таблица и след това щракнете върху OK.

    Можете да използвате името на всяка примерна таблица, тъй като заявките в разделите "как да" използват тези имена.

  7. Повтаряйте тези стъпки, докато създадете всяка от примерните таблици, показани в началото на този раздел.

Ако не искате да въвеждате данните ръчно, следвайте следващите стъпки, за да копирате данните във файл на електронна таблица, и след това Импортирайте данните от файла с електронната таблица в Access.

Създаване на примерните работни листове

  1. Стартирайте своята програма за електронни таблици и създайте нов, празен файл. Ако използвате Excel, той създава нова празна работна книга по подразбиране.

  2. Копирайте първата примерна таблица, предоставена по-горе, и я поставете в първия работен лист, започвайки от първата клетка.

  3. Като използвате техниката, предоставена от вашата програма за електронни таблици, преименувайте работния лист. Дайте на работния лист същото име като на примерната таблица. Например ако примерната таблица е с име категории, дайте същото име на работния си лист.

  4. Повторете стъпки 2 и 3, като копирате всяка примерна таблица в празен работен лист и преименувате работния лист.

    Забележка: Може да се наложи да добавите работни листове към вашия файл на електронна таблица. За повече информация относно тази задача вижте помощта за вашата програма за електронни таблици.

  5. Запишете работната книга на удобно място на компютъра или в мрежата и преминете към следващия набор от стъпки.

Създаване на таблици на база данни от работните листове

  1. В раздела Външни данни, в групата Импортиране щракнете върху Excel.

    -или-

    Щракнете върху Още и изберете програма за електронни таблици от списъка.

    Показва се диалоговият прозорец Получаване на външни данни – електронна таблица на <име на програмата>.

  2. Щракнете върху Преглед, отворете електронната таблица, която създадохте в предишните стъпки, и след това щракнете върху OK.

    Стартира се съветникът за импортиране на електронни таблици.

  3. По подразбиране Съветникът избира първия работен лист в работната книга (работен лист за клиенти , ако сте следвали стъпките в предишния раздел) и данните от работния лист се показват в долната част на страницата на съветника. Щракнете върху Напред.

  4. На следващата страница на съветника щракнете върху първия ред съдържа заглавия на колонии след това щракнете върху напред.

  5. Ако желаете, на следващата страница Използвайте текстовите полета и списъците под Опции за поле , за да промените имената на полетата и типовете данни или да пропуснете полета от операцията за импортиране. В противен случай щракнете върху напред.

  6. Оставете избраната опция за Добавяне на първичен ключ в Access и щракнете върху напред.

  7. По подразбиране Access поставя името на работния лист на новата таблица. Приемете името или въведете друго име, след което щракнете върху Готово.

  8. Повтаря стъпки от 1 до 7, докато създадете таблица от всеки работен лист в работната книга.

ПреИменуване на полетата за първичен ключ

Забележка: Когато импортирате работните листове, Access автоматично добави колона за първичен ключ към всяка таблица и по подразбиране Access с име тази колона "ИД" и го настрои за тип данни "автоНомериране". Стъпките в това обясняват как да преименувате всяко поле за първичен ключ. Това помага за ясно идентифициране на всички полета в заявка.

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху всяка от таблиците, които създадохте в предишните стъпки, и щракнете върху изглед за проектиране.

  2. За всяка таблица Намерете полето за първичен ключ. По подразбиране Access names всеки ИДна поле.

  3. В колоната име на поле за всяко поле за първичен ключ добавете името на таблицата.

    Например можете да преименувате полето "ИД" за таблицата "категории" в "ИД на категория" и полето за таблицата "поръчки" към "ИД на поръчка". За таблицата подробна информация за поръчката преименувайте полето на "подробен ИД". За таблицата Products преименувайте полето на "ИД на продукт".

  4. Запишете промените.

Всеки път, когато се появяват примерните таблици в тази статия, те включват полето първичен ключ и полето се преименува, както е описано с помощта на предишните стъпки.

Най-горе на страницата

Сумиране на данни с помощта на сумарен ред

Можете да добавите сумарен ред към заявка, като отворите заявката в изглед на лист с данни, като добавите реда и след това изберете обединената функция, която искате да използвате, като например SUM, min, Maxили AVG. Стъпките в този раздел обясняват как да създадете основна заявка за избиране и да добавите сумарен ред. Не е необходимо да използвате примерните таблици, описани в предишния раздел.

Създаване на основна заявка за избиране

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблици щракнете двукратно върху таблицата или таблиците, които искате да използвате във вашата заявка, и след това щракнете върху Затвори.

    Избраната таблица или таблици се показват като прозорци в горната част на конструктора на заявки.

  3. Щракнете двуКратно върху полетата на таблицата, които искате да използвате във вашата заявка.

    Можете да включите полета, които съдържат описателни данни, като например имена и описания, но трябва да включите поле, което съдържа числови или валутни данни.

    Всяко поле се появява в клетка в мрежата за проектиране.

  4. Щракнете върху изпълнениена изображение на бутон , за да изпълните заявката.

    Наборът резултати от заявка се показва в изглед на лист с данни.

  5. Ако желаете, превключете към изглед за проектиране и Настройте вашата заявка. За да направите това, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за заявката и щракнете върху изглед за проектиране. След това можете да настроите заявката, ако е необходимо, чрез добавяне или премахване на полета на таблица. За да премахнете поле, изберете колоната в мрежата за проектиране и натиснете клавиша DELETE.

  6. Запишете вашата заявка.

Добавяне на сумарен ред

  1. Уверете се, че вашата заявка е отворена в изглед на лист с данни. За да направите това, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за заявката и щракнете върху изглед на лист с данни.

    -или-

    В навигационния екран щракнете двукратно върху заявката. Това изпълнява заявката и зарежда резултатите в лист с данни.

  2. В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Общи суми.

    Във вашия лист с данни се показва нов сумарен ред.

  3. В реда сумарен ред щракнете върху клетката в полето, което искате да сумирате, и след това изберете сумиране от списъка.

Скриване на сумарен ред

  • В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Общи суми.

За повече информация относно използването на сумарен ред вижте статията общи суми за показване на колони в лист с данни.

Най-горе на страницата

Изчисляване на общи суми с помощта на заявка

Общата сума е сумата от всички стойности в дадена колона. Можете да изчислявате няколко типа общи суми, включително:

  • Проста обща сума, която сумира стойностите в една колона. Например можете да изчислите общите разходи за транспорт.

  • Изчислена обща сума, която сумира стойностите в повече от една колона. Например можете да изчислите общата сума на продажбите чрез умножаване на стойността на няколко елемента по броя на подредените артикули и след това да сумирате получените стойности.

  • Общо число, което изключва някои записи. Например можете да изчислите общата сума на продажбите само за миналия петък.

Стъпките в следващите раздели обясняват как да създадете всеки тип обща сума. Стъпките Използвайте таблиците поръчки и подробни данни за поръчката.

Таблицата "поръчки"

ИД на поръчка

Дата на поръчка

Дата на експедиране

Корабен град

Такса за доставка

1

11/14/2005

11/15/2005

Джакарта

$55,00

2

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

3

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

4

11/17/2005

11/18/2005

Джакарта

$43,00

5

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

6

11/17/2005

11/18/2005

Щутгарт

$112,00

7

11/18/2005

11/19/2005

Виена

$215,00

8

11/19/2005

11/20/2005

Маями

$525,00

9

11/20/2005

11/21/2005

Виена

$198,00

10

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

12

11/23/2005

11/24/2005

Джакарта

$92,00

Таблицата "подробни данни за поръчка"

Подробен ИД

ИД на поръчка

Име на продукт

ИД на продукт

Единична цена

Количество

Отстъпка

1

1

Създаване на ваша собствена клавиатура

12

$77,95

9

0,05

2

1

Недействаща фигура за бюрократ

2

$78,88

4

0,075

3

2

Упражнение за компютърни маниаци! DVD ДИСКът!

7

$14,88

6

0,04

4

2

Вълшебния компютърен чип

4

$32,65

8

0,00

5

2

Компютърни маниаци и митични създания

6

$78,50

4

0,00

6

3

Достъп! Играта!

5

$22,95

5

0,15

7

4

Фигура за действие за програмисти

1

$12,95

2

0,06

8

4

Последно летящата пица

8

$36,75

8

0,04

9

5

Външна 5,25-inch флопи дискета диск (1/4 скала)

9

$65,00

4

0,10

10

6

Диаграма на релационни бази данни

3

$22,50

12

0,065

11

7

Мрак

11

$53,33

6

0,08

12

7

Диаграма на релационни бази данни

3

$22,50

4

0,09

Изчисляване на проста обща сума

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате във вашата заявка, и след това щракнете върху Затвори.

    Ако използвате примерните данни, щракнете двукратно върху таблицата orders.

    Таблицата се показва в прозорец в горната част на конструктора на заявки.

  3. Щракнете двуКратно върху полето, което искате да сумирате. Уверете се, че полето е зададено на типа данни "число" или "валута". Ако се опитате да сумирате стойности в нечислови полета, като например текстово поле, Access показва несъответствие на типовеТе данни в съобщение за грешка, когато се опитвате да изпълните заявката.

    Ако използвате примерните данни, щракнете двукратно върху колоната такса за експедиране.

    Можете да добавите допълнителни числови полета към мрежата, ако искате да изчислите общи суми за тези полета. Заявка за общи суми може да изчисли общи суми за повече от една колона.

  4. В раздела Структура, в групата Покажи/скрий щракнете върху Общи суми. Изображение на бутон

    Редът ' ' Обща сума ' ' се показва в мрежата за проектиране и в групата, като се появява в клетката в колоната такса за експедиране.

  5. Променете стойността в клетката в сумарния ред , за да сумирате.

  6. Щракнете върху изпълнениена изображение на бутон , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

    Съвет: Имайте предвид, че Access добавя "SumOf" в началото на името на полето, което сумирате. За да промените заглавието на колоната на нещо по-смислено, като например Total Shipping, превключете обратно към изглед за проектиране и щракнете в реда поле на колоната "такса за доставка" в мрежата за проектиране. Поставете курсора до такса за Експедиране и въведете думи общо доставка, последвани от двоеточие, ето така: общо корабоплаване: таксаза експедиране.

  7. Ако желаете, запишете заявката и я затворете.

Изчисляване на обща сума, която изключва някои записи

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху таблицата поръчка таблица и подробни данни за поръчка и след това щракнете върху Затвори , за да затворите диалоговия прозорец.

  3. Добавяне на полето за дата на поръчка от таблицата "поръчки" към първата колона на мрежата за проектиране на заявки.

  4. В реда критерии на първата колона въведете Дата ()-1. Този израз изключва записите за текущия ден от изчислената сума.

  5. След това създайте колоната, която изчислява сумата за продажбите за всяка транзакция. Въведете следния израз в реда за полета на втората колона в мрежата:

    Общо стойност на продажбите: (1-[подробности за поръчката]. [ Отстъпка]/100) * ([подробни данни за поръчки]. [ Единична цена] * [подробности за поръчката]. [Количество])

    Уверете се, че препратките към изразите ви се задават към типовете данни число или валута. Ако изразът ви препраща към полета, зададени на други типове данни, Access показва несъответствие на типовете данни за съобщения в израз за критерии , когато се опитате да изпълните заявката.

  6. В раздела Структура, в групата Покажи/скрий щракнете върху Общи суми.

    Редът ' ' Обща сума ' ' в мрежата за проектиране и групата се показва в първата и втората колона

  7. Във втората колона променете стойността в клетката на сумарния ред, за да сумирате . Функцията SUM сумира индивидуалните данни за продажбите.

  8. Щракнете върху изпълнениена изображение на бутон , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

  9. Запишете заявката като ежедневни продажби.

    Забележка: Следващия път, когато отворите заявката в изглед за проектиране, е възможно да забележите незначителна промяна в стойностите, зададени в полето и сумарните редове от колоната общо продажби. Изразът се показва ограден вътре в функцията SUM и редът сумарен показва Expression вместо SUM.

    Например ако използвате примерните данни и създадете заявката (както е показано в предишните стъпки), ще видите:

    Обща стойност на продажбите: SUM ((1-[подробности за поръчката]. Отстъпка/100) * ([подробности за поръчката]. UnitPrice * [подробности за поръчката]. Количество))

Най-горе на страницата

Изчисляване на общи суми на група с помощта на заявка за общи суми

Стъпките в този раздел обясняват как се създава заявка за общи суми, които изчисляват междинните суми през групи от данни. Докато продължите, не забравяйте, че по подразбиране заявка за общи суми може да включва само полето или полетата, които съдържат данните на вашата група, като например "категории", и полето, съдържащо данните, които искате да сумирате, като например "продажби". Заявките за общи суми не могат да включват други полета, които описват елементите в дадена категория. Ако искате да видите тези описателни данни, можете да създадете втора заявка за избиране, която съчетава полетата във вашата заявка за общи суми с допълнителни полета за данни.

Стъпките в този раздел обясняват как да създадете общи суми и да изберете заявки, необходими за идентифициране на общия брой продажби за всеки продукт. Стъпките предполагат използването на тези примерни таблици:

Таблицата "продукти"

ИД на продукт

Име на продукт

Цена

Категория

1

Фигура за действие за програмисти

$12,95

Кукли

2

Fun с C# (настолен мач за цялото семейство)

$15,85

Игри и пъзели

3

Диаграма на релационни бази данни

$22,50

Графика и рамкиране

4

Вълшебния компютърен чип (500 части)

$32,65

Графика и рамкиране

5

Достъп! Играта!

$22,95

Игри и пъзели

6

Компютърни маниаци и митични създания

$78,50

Видео игри

7

Упражнение за компютърни маниаци! DVD ДИСКът!

$14,88

DVD дискове и филми

8

Последно летящата пица

$36,75

Sports

9

Външна 5,25-inch флопи дискета диск (1/4 скала)

$65,00

Модели и хоби

10

Недействаща фигура за бюрократ

$78,88

Кукли

11

Мрак

$53,33

Видео игри

12

Създаване на ваша собствена клавиатура

$77,95

Модели и хоби

Таблицата "подробни данни за поръчка"

Подробен ИД

ИД на поръчка

Име на продукт

ИД на продукт

Единична цена

Количество

Отстъпка

1

1

Създаване на ваша собствена клавиатура

12

$77,95

9

5

2

1

Недействаща фигура за бюрократ

2

$78,88

4

7,5%

3

2

Упражнение за компютърни маниаци! DVD ДИСКът!

7

$14,88

6

4

4

2

Вълшебния компютърен чип

4

$32,65

8

0

5

2

Компютърни маниаци и митични създания

6

$78,50

4

0

6

3

Достъп! Играта!

5

$22,95

5

15%

7

4

Фигура за действие за програмисти

1

$12,95

2

6%

8

4

Последно летящата пица

8

$36,75

8

4

9

5

Външна 5,25-inch флопи дискета диск (1/4 скала)

9

$65,00

4

10%

10

6

Диаграма на релационни бази данни

3

$22,50

12

6,5%

11

7

Мрак

11

$53,33

6

8%

12

7

Диаграма на релационни бази данни

3

$22,50

4

9%

Следващите стъпки приемат релация "един към много" между полетата "ИД на продукт" в таблицата "поръчки" и "подробни данни за поръчка", с таблицата "поръчки" на релация "един".

Създаване на заявка за общи суми

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица изберете таблиците, с които искате да работите, щракнете върху Добавии след това щракнете върху Затвори , след като приключите с добавянето на таблиците.

    -или-

    Щракнете двуКратно върху таблиците, които искате да използвате, и след това щракнете върху Затвори. Всяка таблица се показва като прозорец в горната секция на конструктора на заявки.

    Ако използвате примерните таблици, показани по-рано, добавете таблиците продукти и подробни данни за поръчката.

  3. Щракнете двуКратно върху полетата на таблицата, които искате да използвате във вашата заявка.

    Като правило, можете да добавите само поле Group и поле Value към заявката. Можете обаче да използвате изчисление вместо поле за стойност – следващите стъпки обясняват как да го направите.

    1. Добавете полето "категория" от таблицата "продукти" в мрежата за проектиране.

    2. Създайте колоната, която изчислява сумата за продажбите за всяка транзакция, като въведете следния израз във втората колона в мрежата:

      Общо стойност на продажбите: (1-[подробности за поръчката]. [ Отстъпка]/100) * ([подробни данни за поръчки]. [ Единична цена] * [подробности за поръчката]. [Количество])

      Уверете се, че полетата, за които препращате в израза, са от типа данни "число" или "валута". Ако препращате към полета на други типове данни, Access показва несъответствие на типовете данни за грешка в израза за критерии , когато се опитате да превключите към изглед на лист с данни.

    3. В раздела Структура, в групата Покажи/скрий щракнете върху Общи суми.

      Редът за общи суми се показва в мрежата за проектиране и в този ред групата се появява в първата и втората колони.

    4. Във втората колона променете стойността в сумарния ред, за да сумирате. Функцията SUM сумира индивидуалните данни за продажбите.

    5. Щракнете върху изпълнениена изображение на бутон , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

    6. Задръжте отворената заявка за използване в следващия раздел.

      Използване на критерии със заявка за общи суми

      Заявката, която създадохте в предишния раздел, включва всички записи в основните таблици. Не изключва ред при изчисляване на общите суми и показва общите суми за всички категории.

      Ако трябва да изключите някои записи, можете да добавите критерии към заявката. Можете например да игнорирате транзакциите, които са по-малки от $100 или да изчислите общи суми само за някои от вашите продуктови категории. Стъпките в този раздел обясняват как да използвате три типа критерии:

    7. Критерии, които пренебрегват определени групи, когато се изчисляват общи суми.    Например ще изчислите общи суми само за видео игри, графика и рамкиране и спортни категории.

    8. Критерии, които скриват определени суми, след като са били изчислени.    Например можете да покажете само общите суми, по-големи от $150 000.

    9. Критерии, които изключват включването на отделни записи в общата сума.    Например можете да изключите отделни транзакции за продажби, когато стойността (единична цена * количеството) пада под $100.

      Следващите стъпки обясняват как да добавите критериите един по един и да видите ефекта върху резултата от заявката.

      Добавяне на критерии към заявката

    10. Отваряне на заявката от предишната секция в изглед за проектиране. За да направите това, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за заявката и щракнете върху изглед за проектиране.

      -или-

      В навигационния екран щракнете с десния бутон върху заявката и щракнете върху изглед за проектиране.

    11. В реда критерии на КОЛОНАТА "ИД на категория" въведете = кукли или спорт или рисуване и рамкиране.

    12. Щракнете върху изпълнениена изображение на бутон , за да изпълните заявката и да покажете резултатите в изглед на лист с данни.

    13. ПреВключете обратно към изглед за проектиране и в реда критерии от колоната общо стойност на продажбите въведете >100.

    14. Изпълнете заявката, за да видите резултатите, и след това превключете обратно към изглед за проектиране.

    15. Сега добавете критериите, за да изключите отделни транзакции за продажби, които са по-малко от $100. За да направите това, трябва да добавите друга колона.

      Забележка: Не можете да зададете третия критерий в колоната общо продажби. Всеки критерий, който указвате в тази колона, се прилага към общата стойност, а не към индивидуалните стойности.

    16. Копиране на израза от втората колона в третата колона.

    17. В реда сумарен за новата колона изберете къде и в реда критерииВъведете >20.

    18. Изпълнете заявката, за да видите резултатите, и след това запишете заявката.

      Забележка: Следващия път, когато отворите заявката в изглед за проектиране, е възможно да забележите незначителни промени в мрежата за проектиране. Във втората колона изразът в реда поле ще се показва ограден във функцията SUM , а стойността в реда сумарен показва вместо SUM.

      Обща стойност на продажбите: SUM ((1-[подробности за поръчката]. Отстъпка/100) * ([подробности за поръчката]. UnitPrice * [Чарлз ОРД r details]. Количество))

      Ще видите също и четвъртата колона. Тази колона е копие на втората колона, но критериите, които сте задали във втората колона, действително се появяват като част от новата колона.

Най-горе на страницата

Сумиране на данни в няколко групи с помощта на кръстосана заявка

Кръстосаната заявка е специален тип заявка, която показва резултатите в мрежа, подобна на работен лист на Excel. Кръстосаните заявки обобщават вашите стойности и след това ги групират по два набора от факти – един набор отстрани (набор от заглавки на редове), а другият – в горния край (набор от заглавки на колони). Тази фигура илюстрира част от набора от резултати за примерна кръстосана заявка:

Примерна кръстосана заявка

Докато продължите, не забравяйте, че кръстосаната заявка не винаги попълва всички полета в набора от резултати, тъй като таблиците, които използвате в заявката, не винаги съдържат стойности за всяка възможна точка от данни.

Когато създавате кръстосана заявка, обикновено включвате данни от повече от една таблица и винаги включвате три типа данни: данните, използвани като заглавия на редове, данните, използвани като заглавия на колони, и стойностите, които искате да сумирате или да изчислите по друг начин.

Стъпките в този раздел приемат таблиците по-долу:

Таблицата "поръчки"

Дата на поръчка

Дата на експедиране

Корабен град

Такса за доставка

11/14/2005

11/15/2005

Джакарта

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

11/16/2005

11/17/2005

Sydney

$87,00

11/17/2005

11/18/2005

Джакарта

$43,00

11/17/2005

11/18/2005

Paris

$105,00

11/17/2005

11/18/2005

Щутгарт

$112,00

11/18/2005

11/19/2005

Виена

$215,00

11/19/2005

11/20/2005

Маями

$525,00

11/20/2005

11/21/2005

Виена

$198,00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187,00

11/21/2005

11/22/2005

Sydney

$81,00

11/23/2005

11/24/2005

Джакарта

$92,00

Таблицата "подробни данни за поръчка"

ИД на поръчка

Име на продукт

ИД на продукт

Единична цена

Количество

Отстъпка

1

Създаване на ваша собствена клавиатура

12

$77,95

9

5

1

Недействаща фигура за бюрократ

2

$78,88

4

7,5%

2

Упражнение за компютърни маниаци! DVD ДИСКът!

7

$14,88

6

4

2

Вълшебния компютърен чип

4

$32,65

8

0

2

Компютърни маниаци и митични създания

6

$78,50

4

0

3

Достъп! Играта!

5

$22,95

5

15%

4

Фигура за действие за програмисти

1

$12,95

2

6%

4

Последно летящата пица

8

$36,75

8

4

5

Външна 5,25-inch флопи дискета диск (1/4 скала)

9

$65,00

4

10%

6

Диаграма на релационни бази данни

3

$22,50

12

6,5%

7

Мрак

11

$53,33

6

8%

7

Диаграма на релационни бази данни

3

$22,50

4

9%

Следващите стъпки обясняват как се създава кръстосана заявка, която групира общо продажби по град. Заявката използва два израза, за да върне форматирана дата и обща сума за продажби.

Създаване на кръстосана заявка.

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблици щракнете двукратно върху таблиците, които искате да използвате във вашата заявка, и след това щракнете върху Затвори.

    Всяка таблица се показва като прозорец в горната секция на конструктора на заявки.

    Ако използвате примерните таблици, щракнете двукратно върху таблицата поръчки и таблицата подробни данни за поръчката.

  3. Щракнете двуКратно върху полетата, които искате да използвате във вашата заявка.

    Всяко име на поле се показва в празната клетка в реда за полета на мрежата за проектиране.

    Ако използвате примерните таблици, добавете полетата "корабен град" и "дата на експедиране" от таблицата "поръчки".

  4. В следващата празна клетка в реда поле , копирайте и поставете или въведете следния израз: Total Sales: SUM (CCur ([подробности за поръчката]. [ Единична цена] * [количество] * (1-[отстъпка])/100) * 100)

  5. В раздела Проектиране, в групата Тип на заявката щракнете върху Кръстосана.

    Редът ' ' Обща сума ' ' и реда кръстосана се показват в мрежата за проектиране.

  6. Щракнете върху клетката в реда сумарен в полето град и изберете групиране по. Направете същото за полето Дата на експедиране. Променете стойността в полето общо на полето Общо продажби в израз.

  7. В реда кръстосана настройка на клетка в полето "град" в заглавието на реда, задайте поле за дата на експедираНе на заглавие на колонаи задайте стойност за общото поле Sales .

  8. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Резултатите от заявката се показват в изглед на лист с данни.

Най-горе на страницата

Справка за сумарната функция

В тази таблица са изредени и описани обединените функции, които Access предоставя в сумарния ред и в заявките. Не забравяйте, че Access предоставя по-обобщени функции за заявки, отколкото за сумарния ред. Можете също да използвате по-големия набор от функции за обединение, който SQL Server предоставя, ако работите с проект на Access (отпред на Access, свързан с база данни на Microsoft SQL Server). За повече информация относно този набор от функции вижте книги на Microsoft SQL Server онлайн.

Функция

Описание

US д с типовете данни

Средно

Изчислява средната стойност за колона. Колоната трябва да съдържа числови данни, валута или дата/час. Функцията игнорира празните стойности.

Число, валута, дата/час

Брой

Връща броя на елементите в колона.

Всички типове данни с изключение на сложни повтарящи се скаларни данни – например колона с многозначни списъци.

За повече информация за многооценените списъци вижте ръководство за статии за многооценени полета и Създайте или изтрийте поле с много стойности.

Максимум

Връща елемента с най-високата стойност. За текстовите данни най-високата стойност е последната буквена стойност – Access игнорира регистъра. Функцията игнорира празните стойности.

Число, валута, дата/час

Минимум

Връща елемента с най-ниската стойност. За текстовите данни, най-ниската стойност е първата стойност в азбучен ред – Access игнорира регистъра. Функцията игнорира празните стойности.

Число, валута, дата/час

Стандартно отклонение

Измерва как са разпределени стойностите спрямо средна стойност (средно аритметично).

За повече информация за използването на тази функция вижте статията общи суми за показване на колони в лист с данни.

Число, валута

Сумиране

Сумира елементите в дадена колона. Работи само с числови данни и валута.

Число, валута

Дисперсия

Измерва статистическата дисперсия на всички стойности в колоната. Може да използвате тази функция само с числови данни и валута. Ако таблицата съдържа по-малко от два реда, Access връща празна стойност.

За повече информация относно функциите за дисперсии вижте статията общи суми за показване на колони в лист с данни.

Число, валута

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×