Сортиране и филтриране на данни за циркулярни документи

Сортиране и филтриране на данни за циркулярни документи

Важно: Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да използвате циркулярните документи, да създавате и изпращате масова поща и да създадете пликове и етикети. Вашия пощенски списък е източникът на данни за циркулярни документи. Word извлича информация от пощенския си списък и я вмъква във вашия циркулярен документ.

Редактиране на вашия пощенски списък

С циркулярни документи, можете да сортирате и филтрирате данни във вашия пощенски списък, за да изберете само записите, които искате.

  1. Ако е необходимо, отворете циркулярния документ.

  2. В раздела пощенски съобщения в групата стартиране на циркулярни документи , изберете Редактиране на списъка получатели.

    Като част от циркулярни документи Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата на стартиране на циркулярни документи изберете Редактиране на списъка получатели.

    Съвет: Ако Редактиране на списъка получатели не е налична, изберете Избор на получатели и свържете документа към пощенския списък, който искате да използвате.

  3. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни Поставете отметка в квадратчето до всеки получател, чиято записът е да бъдат включени в обединяването.

    За всеки ред Поставете отметка в квадратчето да включите получателя.

    Съвет: За да групирате редове или да ограничите изгледа до определени редове сортирайте или филтрирайте пощенския списък.

Още опции

В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни има опции за прецизиране на списъка на получателите. Двете най-често използваните опции са да сортирате и да филтрирате списъка, за да го направите по-лесни за намиране на имената и адресите. За повече информация отидете на "сортиране списъка на получателите" или "филтър за списъка на получателите", който следва.

В Word документ на циркулярен документ, изберете Редактиране на получателите и в диалоговия прозорец получатели на циркулярни документи, под уточняване на списъка получатели, изберете опция.

Сортиране на списъка получатели

Има много начини за сортиране на списъка с получатели. Стъпките по-долу ви само един пример за това, което може да се направи за да сортирате записи осигури.

  1. Под уточняване на списъка получателиизберете сортиране, филтриране и сортиране отваря диалоговия прозорец поле.

  2. В раздела Сортиране на записи изберете полето за Сортиране на записи стрелка надолу, изберете името на колоната във вашия Excel пощенски списък, който искате да сортирате по и след това изберете възходящо или Низходящо за ред на сортиране.

    Като част от циркулярни документи Word изберете Редактиране на списъка получатели и под уточняване на списъка получатели изберете сортиране.

  3. (По желание) Изберете полето след това по стрелка надолу, изберете името на втората колона, която искате да сортирате по и след това изберете възходящо или Низходящо за ред на сортиране.

  4. (По желание) Повторете стъпка 3, ако трябва да добавите друго име на колона, за да сортирате по.

  5. Изберете OK и вижте сортиране на резултатите.

    Като част от циркулярни документи Word, резултатите от сортиране на списък с получатели.

    Забележка: Списъка на получателите сега е във възходящ азбучен ред.

Филтриране на списък с получатели

Можете да филтрирате пощенския си списък, за да видите само получателите, които искате да включите в циркулярните документи. Вашия филтър, например, може да върне записи за хора в определен град или за инвентара елементи по определена цена.

В следващите стъпки сте определяне на условията за филтриране на вашия пощенски списък. Филтриране използва прости критерии (изрази) въз основа на възможностите за избор правите се оценява наличието на данните, които сте дефинирали.

  1. Под уточняване на списъка получателиизберете филтър, филтриране и сортиране отваря диалоговия прозорец поле.

  2. В раздела Филтриране на записи изберете полето стрелка надолу и след това изберете името на колоната във вашия Excel пощенски списък, който искате да използвате като филтър за първо ниво.

    Забележка: В раздела Филтриране на записи се форматира като формуляр с четири колони. От ляво надясно колоните, които са условие, поле, оператор за сравнение и критерии за съответствие с дефинирани от потребителя.

  3. Изберете полето сравнение стрелка надолу и след това равно на или друга опция за сравнение.

  4. В полето Сравни с въведете желаните селекцията в полето поле , за да съответства на данни.

  5. (По желание) За да добавите филтър на второ ниво, в колоната крайно левия, направете едно от следните неща:

    • Изберете и да сте сигурни, че и двата филтъра условия са изпълнени и след това повторете стъпка 2 през стъпка 4.

      или

    • Изберете или да се уверите, или филтър условие е изпълнено и след това повторете стъпка 2 през стъпка 4.

    Като част от циркулярни документи Word изберете Редактиране на списъка получатели и под уточняване на списъка получатели изберете филтър.

  6. Повторете стъпка 5, ако е необходимо.

  7. Изберете OK , когато сте готови и след това да преглеждате резултатите от филтрираните записи.

    Като част от циркулярни документи Word, резултатите от приложен филтър към списък на получатели.

Намиране на получател

Можете да търсите в пощенския списък и да намерите конкретен получател или група получатели, които споделят общи атрибут, като например фамилно име, пощенски код или членство число.

  1. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи , под уточняване на списъка получателиизберете намиране на получател.

  2. В диалоговия прозорец Намиране на запис , в полето търсене въведете име на атрибута , който искате да търсите във вашия пощенски списък.

    Въведете име в диалоговия прозорец намиране на запис за намиране на получател.

  3. За да търсите внаправете едно от следните неща:

    • Приемете опцията по подразбиране всички полета .

      или

    • Изберете Това полеа в падащия списък изберете името на колоната, която искате да търсите.

  4. Изберете Намери следващ.

    Забележка: Ако има съвпадение за търсене на записа, запис във вашия пощенски списък е осветена. Щракнете върху Намери следващ отново, и ако съществува друг съвпадение, също ще бъде осветена.

Вж. също

Гледайте издигане на циркулярните документи към следващото ниво - безплатно видеообучение, който обяснява сортиране и филтриране полета за циркулярни документи, персонализиране на циркулярни документи с персонализирани съобщения и вмъкване на полета за обединяване по избор.

Забележка: Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×