Сортиране и филтриране на данните за циркулярни документи

Сортиране и филтриране на данните за циркулярни документи

Можете да използвате циркулярни документи, за да създавате и изпращате масова поща и да създавате пликове и етикети. Вашият пощенски списък е източникът на данни за циркулярни документи. Word извлича информацията от вашия пощенски списък и я вмъква във вашия циркулярен документ.

Редактиране на пощенския списък

Чрез циркулярни документи можете да сортирате и филтрирате данните от вашия пощенски списък, за да изберете само записите, които искате.

  1. Ако е необходимо, отворете вашия циркулярен документ.

  2. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Редактиране на списъка получатели.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела "Пощенски съобщения", в групата "Започване на обединяване" изберете "Редактиране на списъка получатели".

    Съвет: Ако Редактиране на списъка получатели е в сиво, щракнете върху Избор на получатели и свържете документа към пощенския списък, който искате да използвате.

  3. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи изберете квадратчето за отметка до всеки получател, чийто запис трябва да бъде включен в обединяването.

    За всеки ред изберете квадратчето, за да включите получателя.

    Съвет: За да групирате редове или да ограничите изгледа си до определени редове, сортирайте или филтрирайте пощенския списък.

Още опции

В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи има опции за прецизиране на списъка получатели. Двете най-често използвани опции са да сортирате и да филтрирате списъка, за да улесните намирането на имената и адресите. За подробни данни отидете на "Сортиране на списъка на получателите" или "Филтриране на списъка получатели", които следват.

В циркулярен документ на Word изберете "Редактиране на получателите" и след това в диалоговия прозорец "Получатели на циркулярни документи", под "Уточняване на списъка получатели" изберете опция.

Сортиране на списъка получатели

Има много начини да сортирате списъка получатели. Стъпките по-долу предоставят само един пример за това, което може да се направи, за да сортирате записите.

  1. В Уточняване на списъка получатели, изберете Сортиране и се отваря диалоговият прозорец Филтриране и сортиране.

  2. В раздела Сортиране на записи изберете стрелката надолу до полето Сортиране на записи, изберете името на колоната във вашия пощенски списък на Excel, по която искате да сортирате, и след това изберете Възходящо или Низходящо за реда на сортиране.

    Като част от циркулярните документи на Word изберете "Редактиране на списъка получатели" и под "Уточняване на списъка получатели" изберете "Сортиране".

  3. (Незадължително) Изберете стрелката надолу до полето След това по и изберете името на втората колона, по която искате да сортирате, и след това изберете Възходящо или Низходящо за реда на сортиране.

  4. (Незадължително) Повторете стъпка 3, ако имате нужда да добавите друго име на колона, по която да сортирате.

  5. Изберете OK и вижте резултатите от сортирането.

    Като част от циркулярни документи Word – резултати от сортирането на списъка на получателите.

    Забележка: Списъкът получатели сега е във възходящ азбучен ред.

Филтриране на списъка получатели

Можете да филтрирате вашия пощенски списък, така че да се виждат само получателите, които искате да включите в циркулярните документи. Вашият филтър например може да върне записи за хората от определен град или за складови наличности с определена цена.

В следващите стъпки определяте условията, които да използвате за филтриране на вашия пощенски списък. При филтриране се използват прости критерии (изрази) въз основа на изборите, които правите, за да се изчисли съществуването на данните, които сте дефинирали.

  1. В Уточняване на списъка получатели изберете Филтриране, за да се отвори диалоговият прозорец Филтриране и сортиране.

  2. Във Филтриране на записи изберете стрелката надолу до Поле и след това изберете името на колоната във вашия пощенски списък на Excel, който искате да използвате като филтър от първо ниво.

    Забележка: Разделът Филтриране на записи е форматиран като формуляр с четири колони. Колоните от ляво надясно са: условие, поле, оператор за сравнение и критерии за съвпадение, дефинирани от потребителя.

  3. Изберете стрелката надолу до полето Сравнение и след това изберете Равно на или друга опция за сравнение.

  4. В полето Сравни с въведете данните, с които искате да съвпада селекцията в полето Поле.

  5. (Незадължително) За да добавите филтър от второ ниво, в най-лявата колона направете едно от следните неща:

    • Изберете И, за да направите така, че и двете условия за филтриране да бъдат изпълнени, и след това повторете стъпките от 2 до 4.

      или

    • Изберете Или, за да направите така, че да бъде изпълнено което и да е условие за филтриране, и след това повторете стъпките от 2 до 4.

    Като част от циркулярните документи на Word изберете "Редактиране на списъка получатели" и под "Уточняване на списъка получатели" изберете "Филтриране".

  6. Повторете стъпка 5 колкото пъти е необходимо.

  7. Когато сте готови, изберете OK и след това вижте резултатите от филтрираните записи.

    Като част от циркулярни документи Word – резултати от филтриране, приложено към списъка на получателите.

Намиране на получател

Можете да претърсите пощенския списък и да намерите конкретен получател или група от получатели, които имат общ атрибут – например фамилно име, пощенски код или членски номер.

  1. В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи в Уточняване на списъка получатели, изберете Намиране на получател.

  2. В диалоговия прозорец Търсене на запис, в Намери въведете името на атрибут, който искате да търсите в пощенския списък.

    Въведете име в диалоговия прозорец "Търсене на запис", за да намерите получател.

  3. В Търси в направете едно от следните неща:

    • Приемете опцията по подразбиране Всички полета.

      или

    • Изберете Това поле и от падащия списък изберете името на колоната, по която искате да търсите.

  4. Изберете Намери следващ.

    Забележка: Ако бъде намерено съвпадение със записа за търсене, записът от вашия пощенски списък ще бъде осветен. Изберете Намери следващ отново и ако има друго съвпадение, то също ще бъде осветено.

Вж. също

Гледайте Повишете нивото на циркулярните документи – безплатно видеообучение, което обяснява сортирането и филтрирането на полета за циркулярни документи, персонализирането на циркулярни документи с персонализирани съобщения и вмъкването на потребителски променливи полета.

В някои случаи е възможно да не искате да използвате цялата информация в списъка с получатели на циркулярни документи. Имате възможност да изберете само някои от хората в списъка, както и да сортирате и филтрирате данните, така че да можете да включите само това, което искате, в циркулярните документи.

Сортиране и филтриране на списъка за циркулярни документи

  1. Отворете циркулярния документ, ако не е отворен.

  2. Щракнете върху Пощенски съобщения > Редактиране на получателите.

    Щракнете, за да редактирате списъка с получатели

    Ако Редактиране на получателите е в сиво, щракнете върху Избор на получатели и свържете документа към пощенския списък, който искате да използвате.

  3. В Редактиране на записите в списъка, за да добавите или премахнете хора в списъка, щракнете върху знака плюс (+), за да добавите човек, или върху знака минус (-), за да премахнете даден човек от списъка.

    Щракнете върху знака плюс или минус, за да добавите или премахнете хора от списъка.

  4. Когато сте готови с избора на хората, които искате да включите в списъка, щракнете върху OK.

Сортирайте списъка, за да намерите групи

Можете да сортирате списъка си с получатели, за да групирате информацията си по определени начини. Например ако искате да изпратите имейл само до хората, които живеят в определени градове, сортирайте по град, така че всички хора във всеки град да са групирани заедно. Това улеснява избирането им, когато започнете обединяването.

  1. Щракнете върху Пощенски съобщения > Филтриране на получателите.

  2. Щракнете върху Сортиране на записи > Сортиране по и изберете името на полето, по което искате да сортирате.

    Щракнете върху "Сортиране на записи", за да сортирате елементите в циркулярния документ

    За да сортирате по няколко полета, например по област, а след това по град, щракнете върху Сортиране по, след което изберете допълнителните полета, по които искате да сортирате.

    Щракнете, за да сортирате по няколко полета

  3. Когато всички полета са сортирани по желания от вас начин, щракнете върху OK.

Филтриране на списъка, за да виждате само редовете, които искате да включите

Можете да филтрирате списъка така, че само хората или елементите, които искате да включите в обединяването, да се виждат – например само хората в определен град или продукти с определена цена.

  1. Щракнете върху Пощенски съобщения > Филтриране на получателите.

    Щракнете, за да филтрирате списъка за циркулярния документ

  2. Във Филтриране на записи щракнете върху стрелката до полето Поле, след което щракнете върху колоната, по която искате да филтрирате, напр. Длъжност или Фамилно_име.

    Щракнете върху полето, по което искате да филтрирате

  3. Щракнете върху Сравняване, след което щракнете върху типа сравняване, което искате да направите.

    Щракнете върху опциите за сравнение, които искате да зададете

  4. В полето Сравнение с въведете стойността за филтъра. Например ако изберете "Град" в списъка Поле, въведете името на града.

  5. Щракнете върху И или Или, след което добавете друго условие за филтъра. Например ако искате резултатите за два града, щракнете върху Или, щракнете върху "Град" в списъка Поле, щракнете върху Равно на и след това въведете името на втория град.

  6. Щракнете върху OK.

Сега вече сте готови да вмъквате полета на циркулярни документи в документа, който използвате за циркулярни имейли или етикети. За повече информация вж. Вмъкване на полета в циркулярен документ.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×