Свързване на външен списък към Outlook

Свързване на външен списък към Outlook

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да свържете външен списък, който съдържа клиенти, задачи, срещи или публикации, с Microsoft Outlook 2013. След като бъде свързан, можете да преглеждате, редактирате и отпечатвате тези данни с помощта на познатия ви потребителски интерфейс на Outlook, все едно това е информация, създадена в Outlook. Ако тези данни са информация за връзка, например с клиенти, можете даже да им се обаждате, да им изпращате имейл съобщения и искания за събрания. Синхронизацията на данните е двупосочна. Промените, направени в Outlook 2013, автоматично се синхронизират с външния източник на данни. Промените, направени във външния източник на данни, се синхронизират с елементите в Outlook 2013, макар че може да се наложи да се използва операция за обновяване.

За повече информация вижте намиране на съдържание за външни данни.

Какво искате да направите?

Преди да започнете

Общи предварителни задачи

Специфични предварителни задачи за Outlook

Свързване на външен списък към Outlook 2013

Преди да започнете

Работата с външни данни изисква предварителното изпълнение на няколко задачи, за да се разреши защитен достъп до данните. Следващата информация може да ви помогне да планирате следващите си стъпки. Освен това, ако имате проблеми при работата с външни данни, тази информация може да ви помогне да идентифицирате проблема. За да имате достъп до външни данни, вие или администратор трябва да направите следното:

Общи предварителни задачи

Подготовка на външния източник на данни    Администраторът може да се наложи да създадете акаунт и да предоставят разрешения към източника на данни, за да се уверите, че правилните хора има достъп до данните и че данните не свърши в неподходящи ръце. В външна база данни администраторът може да искате да се създаде конкретни таблици, изгледи, заявки, и т.н., за да ограничите резултатите до точно това, което е необходимо и да се подобри производителността.

Конфигуриране на услугите и SharePoint акаунти    Администраторът трябва да активира услугите за свързване на бизнес данни и услуги за защитено хранилище.

Конфигуриране на услугата за защитено хранилище    Администраторът трябва да направи следното: определи най-добрия режим на достъп за външни данни източник, създаване на целево приложение и задаване на идентификационни данни за целевото приложение.

Конфигуриране на услугите за свързване на бизнес данни    Администратор трябва да гарантира, че на потребителя, който създава външно съдържание тип има разрешение за хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни и че подходящите потребители имат достъп до външния тип съдържание, базиран на външния списък.

Създаване на външен тип съдържание    Потребителят трябва да дефинирате външен тип съдържание, който съдържа информация за връзки, access, методи на операция за колони, филтри и други метаданни, използван за извличане на данните от външния източник на данни.

Създаване на външен списък    Потребителят трябва да създаде външен списък, базиран на външния тип съдържание и един или повече изгледи на външния списък, ако е необходимо.

Уверете се, че продуктите на Office са готови за използване    За да синхронизирате външни данни с продукти на Office, трябва да имате Windows 7 или по-нова версия и следните безплатни софтуерни продукти, SQL Server компактен 4.0, .NET Framework 4 и WCF Data Services 5.0 за OData V3 на всеки клиентски компютър (ако е необходимо, получавате подкана да изтеглите софтуера автоматично). Също така, уверете се, че опцията за инсталация на Office, услугите за бизнес свързване е разрешено (това е по подразбиране). Тази опция инсталира бизнес свързване услуги клиентски Runtime, която извършва следното: кешира и се синхронизира с външни данни, карти на бизнес данни към външни типове съдържание, избиране на външен елемент се показва в продукти на Office и се изпълнява потребителски решения вътре в продуктите на Office.

Специфични предварителни задачи за Outlook

Активиране на офлайн синхронизиране за външни списъци функция    Сайтове и функцията, Офлайн синхронизиране за външни списъци, трябва да е активен. Тази функция е активен по подразбиране на ниво сървърна група, но не е активен по подразбиране на ниво сайт.

Създай Outlook поддържа външен тип съдържание     Когато създавате външен тип съдържание, потребителят трябва да разрешите опцията офлайн синхронизиране за поддръжка и да настроите Office полето Тип на елемент към един от следните неща: контакт, среща, задачаили публикация.

Съпоставяне на съответстващи полета    Потребителят трябва да съпостави едно или повече полета за външния тип съдържание за съответните им полета на Outlook.

Когато съпоставите външен тип съдържание, като напр. Клиент, към тип елемент на Outlook, като напр. Контакт, трябва изрично да съпоставите отделните полета във външния тип съдържание, като Собствено име на клиента, Фамилно име на клиента, Адрес на клиента и Телефон на клиента, със съответстващите им полета на типа елемент на Outlook, като СобственоИме, ФамилноИме, СлужебенАдрес и СлужебенТелефон на контакта.

Не е необходимо да съпоставяте всички съответстващи си полета, но полета по-долу трябва да са съпоставени.

Тип елемент на Outlook

Поле на елемент на Outlook

Контакт

Фамилно име

Задача

Тема

Среща

Начало, край и тема

Публикация

Тема

Несъпоставените полета, в зависимост от броя им, се показват като разширени свойства по следния начин:

  • В съседство    Добавени към областта за формуляр в долната част на страницата по подразбиране на формуляра на Outlook (от 2 до 5 полета).

  • Отделен    Добавени като нова страница към формуляр на Outlook (6 или повече полета).

Ако външният тип съдържание не се съпоставя направо с нито един тип елемент на Outlook, можете да съпоставите полетата с типа елемент за публикуване на Outlook, който е най-общият тип елемент.

Най-горе на страницата

Свързване на външен списък към Outlook 2013

  1. Отидете в сайта на SharePoint, който съдържа външния списък.

  2. Щракнете върху Списък > Свързване с Outlook.

  3. Ако е необходимо, Outlook 2013 отваря и създава нов файл с данни на Outlook (BCSStorage.pst), наречен Външни списъци на SharePoint, в навигационния екран и след това създава папка с името <Сайт> – <Външен списък>.

Съвет :  По подразбиране данните автоматично се обновяват на всеки шест часа, но тази стойност може да бъде променена. За да сте сигурни, че виждате последните данни от външния източник на данни, щракнете с десния бутон на мишката върху папката и после щракнете върху Синхронизирай сега.

Забележка :  По подразбиране Outlook 2013 показва само полета, които са изрично съпоставени със съответстващите им полета в Outlook, от автора на външния тип съдържание. За да видите обаче всички полета от външния списък, независимо дали са съпоставени, или не, можете да направите следното:

  • Отворете отделен елемент във формуляр (В раздела Контакт, в групата Покажи щракнете върху По-подробно за <име>.).

  • Създайте изглед по избор на Outlook и включете всички елементи от външния списък.

Намерете повече информация за показването на полета и създаването на изгледи по избор в помощта за Outlook.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×