Преминаване към основното съдържание

Ръководство за проектиране на отчети

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Access ви предоставя редица инструменти, които ще ви помогнат бързо да създавате привлекателни, лесни за четене отчети, представящи данните по начин, който най-добре отговаря на нуждите на своите потребители. Можете да използвате командите в раздела Създаване , за да създадете прост отчет само с едно щракване. Можете да използвате съветника за отчети, за да създадете по-сложен отчет или можете да създадете отчет, като добавите всички данни и форматиране на елементи. Независимо от избрания от вас метод, вероятно ще направите поне няколко промени в проекта на отчета, за да се покажат данните по желания от вас начин. Тази статия описва общия процес на проектиране на отчет и след това ви показва как да добавите конкретни елементи на дизайна към отчета.

В тази статия

Решение как да оформите своя отчет

Използване на оформления за управление за подравняване на вашите данни

Добавяне или премахване на секции за горен или долен колонтитул на страница

Съвети за форматиране на различни типове данни

Решение как да оформите своя отчет

Когато проектирате отчет, трябва първо да обмислите как искате да се подредят данните в страницата и как данните да се съхраняват в базата данни. По време на процеса на проектиране може дори да разберете, че подредбата на данните в таблиците няма да ви позволява да създадете отчета, който искате. Това може да е индикация, че таблиците не се нормализират – това означава, че данните не се съхраняват по най-ефективния начин.

Създаване на скица на вашия отчет

Тази стъпка не е задължителна – можете да откриете, че съветникът за отчети на Access или Инструментът за отчети (и двата от които са налични в раздела Създаване , в групата отчети ) осигурете достатъчно начален модел за вашия отчет. Ако обаче решите да проектирате отчета си, без да използвате тези инструменти, може да е полезно да направите груба скица на отчета си на лист хартия, като чертаете поле, в което всяко поле отива и записва името на полето във всяко поле. Друга възможност е да използвате програми като Word или Visio, за да създадете макет на отчета. Който и метод да използвате, не забравяйте да включите достатъчно редове, за да укажете как да се повтарят данните.

completed form overlapping preliminary sketch

Например можете да използвате ред за информацията за продукта, а след това няколко повтарящи се реда за продажбите на този продукт и накрая ред с общи суми за продажби за продукта. След това поредицата се повтаря за следващия продукт и т. н. до края на отчета. Или може би докладът ви е прост списък на данните в таблицата, като в този случай вашата скица може да съдържа само поредица от редове и колони.

Забележка: Тази техника също е много полезна, ако проектирате отчет за някой друг. В този случай другият човек може да нарисува скицата, преди да започнете работа.

След като създадете вашата скица, определете коя таблица или таблици съдържат данните, които искате да се показват в отчета. Ако всички данни се съдържат в една-единствена таблица, можете да базирате своя отчет директно на тази таблица. По-често желаните от вас данни се съхраняват в няколко таблици, които трябва да съберете заедно в заявка, преди да можете да я покажете в отчета. Заявката може да бъде вградена в свойството RecordSource на отчета или можете да създадете отделна, записана заявка и да основете отчета върху това.

Определяне кои данни да се въведат във всеки раздел на отчета

Всеки отчет има един или повече секции за отчет. Тази секция, която присъства във всеки отчет, е секцията за подробни данни. Тази секция повтаря еднократно за всеки запис в таблицата или заявката, на която се базира отчетът. Другите секции са незадължителни и повтарят по-малко често и обикновено се използват за показване на информация, която е обща за група от записи, страница на отчета или за целия отчет.

Таблицата по-долу описва къде се намира всеки раздел и как обикновено се използва разделът.

Раздел

Местоположение

Типично съдържание

Секция за горен колонтитул на отчет

ПоЯвява се само веднъж в горния край на първата страница на отчета.

  • Заглавие на отчета

  • Лого

  • Текуща дата

Раздел на долен колонтитул на отчет

ПоЯвява се след последния ред от данните, над секцията на долния колонтитул на страницата на последната страница на отчета.

Общи суми (суми, брой, средни стойности и т. н.)

Секция на горен колонтитул на страница

Се показва най-отгоре на всяка страница на отчета.

  • Заглавие на отчета

  • Номер на страница

Раздел на долен колонтитул на страница

Се показва в долната част на всяка страница на отчета.

  • Текуща дата

  • Номер на страница

Раздел на заглавката на групата

ПоЯвява се само преди група записи.

Полето, което се групира по

Раздел на долен колонтитул на група

ПоЯвява се точно след група записи.

Общи суми (суми, брой, средни стойности и т. н.)

За информация за добавянето или премахването на секции на горния и долния колонтитул на отчета или на секциите за горен и долен колонтитул на страница вижте раздела Добавяне или премахване на секции за горен и долен колонтитул на страница в тази статия. Можете да добавите секции за горен и долен колонтитул на група с помощта на екрана " групиране, сортиране и обща сума " в изглед на оформление или изглед за проектиране.

Определяне как да се подредят подробните данни

Повечето отчети са подредени в таблично или насложено оформление, но Access ви дава гъвкавостта да използвате почти всяко подреждане на записи и полета, които желаете.

Таблично оформление    Таблично оформление е подобно на електронна таблица. Етикетите са в горния край и данните са подредени в колони под етикетите. Таблично се отнася за облика на таблица, като например данните. Това е типът отчет, който Access създава, когато щракнете върху " отчет " в групата " отчети " на раздела " Създаване ". Табличното оформление е добро, което да се използва, Ако отчетът има относително малък брой полета, които искате да се показват в прост списъчен формат. Следващата илюстрация показва отчет на служителя, който е създаден с помощта на таблично оформление.

Employees report in a tabular layout

Оформление с наслагване    Оформлението С наслагване наподобява формуляр, който попълвате, когато отваряте банкова сметка или правите покупка от онлайн търговец на дребно. Всяко парче от данни е обозначено и полетата са подредени един върху друг. Това оформление е добро за отчети, които съдържат твърде много полета, които да се показват в табличен формат, което означава, че ширината на колоните би надвишила ширината на отчета. Следващата илюстрация показва отчет на служителя, който е създаден с помощта на оформление с наслагване.

Пример на картините с котки в сайта на графичната колекция

Забележка: В съветника за отчети това оформление е посочено като оформление в Колонен тип.

Смесено оформление    Можете да смесвате елементи на таблични и насложени оформления. Например за всеки запис можете да подредите някои от полетата в хоризонтален ред в горния край на секцията за подробни данни и да подредите другите полета от един и същ запис в един или повече оформления с наслагване под горния ред. Следващата илюстрация показва отчет на служителя, който е създаден с помощта на смесено оформление. Полетата ИД, фамилно име и собствено име са подредени в таблично оформление за управление, а полетата за служебен и служебен телефон са подредени в насложено оформление. В този пример линиите на мрежата се използват за предоставяне на визуално разделяне на полета за всеки служител.

Заявка за актуализиране с един критерий

ДвуСтранно оформление    Ако използвате съветника за отчети, за да създадете отчета си, можете да изберете да използвате оправдано оформление. Това оформление използва пълната ширина на страницата, за да се покажат записите възможно най-компактно. Разбира се, можете да постигнете същите резултати, без да използвате съветника за отчети, но това може да бъде усърден процес за точно подравняване на полета. Следващата илюстрация показва отчет на служителя, който е създаден с помощта на двустранно оформление на съветника за отчети.

.

Двустранното оформление е добро оформление, което да се използва, ако показвате голям брой полета в отчета. В предишния пример, ако използвате таблично оформление за показване на едни и същи данни, полетата се простират извън ръба на страницата. Ако използвате оформление с наслагване, всеки запис заема много по-Вертикална разредка, която премахва хартията и затруднява прочитането на отчета.

Най-горе на страницата

Използване на оформления за управление за подравняване на вашите данни

Контролните оформления са водачи, които можете да добавите към отчет, докато той е отворен в изглед на оформление или изглед за проектиране. Access добавя контролните оформления автоматично, когато използвате съветника за отчети, за да създадете отчет или когато създавате отчет, като щракнете върху " отчет " в групата " отчети " на раздела " Създаване ". Оформлението на контролата е като таблица, всяка клетка, която може да съдържа етикет, текстово поле или друг тип контрола. Илюстрацията по-долу показва оформление на таблично управление в отчет.

Основно таблично оформление на контроли

Оранжеви линии указват редовете и колоните на оформлението на контролата и се виждат само когато отчетът е отворен в изглед на оформление или изглед за проектиране. Контролните оформления ви помагат да постигнете равномерно подравняване на данните в редове и колони, а те улесняват добавянето, преоразмеряването или премахването на полета. С помощта на инструментите в групата "таблица" и "позиция " в раздела " Подреждане " (налично в изглед на оформление или изглед за проектиране) можете да промените един тип оформление за управление в друг и можете да премахнете контроли от оформления, така че да можете да позиционирате управлява където пожелаете в отчета.

Най-горе на страницата

Добавяне или премахване на секции за горен или долен колонтитул на страница

Както е споменато по-горе в тази статия, горните и долните колонтитули са секции на отчети, които можете да използвате, за да покажете информацията, която е обща за целия отчет, или за всяка страница на отчет. Например можете да добавите секция на долен колонтитул на страница, за да покажете номер на страница в долната част на всяка страница, или можете да добавите секция за горен колонтитул на отчета, за да се покаже заглавие за целия отчет.

Добавяне на секции на горен и долен колонтитул на страница

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  2. Проверете кои секции са вече в отчета. Секциите са разделени със сенчести хоризонтални ленти, наречени секции за избиране. Етикетът във всеки селектор на секции указва какво представлява секцията точно под нея.

    Отчет в режим на проектиране

    Всеки отчет има секция за подробни данни и може да съдържа и заглавки на отчети, горен колонтитул на страница, долни колонтитули на страниците и отчети на долни колонтитули. Освен това, ако в отчета има нива на групиране, може да видите и горни или долни колонтитули на групата (като например заглавката на файла , показана на предишната илюстрация). По подразбиране горните и долните колонтитули на групите се именуват с помощта на името на полето или израза, който е базата на групата. В този случай името на полето за групиране е "файл като."

  3. За да добавите секции на горен и долен колонтитул на страница или отчет на секциите за горен и долен колонтитул към вашия отчет, щракнете с десния бутон върху произволен селектор на секции, след което щракнете върху Горен/долен колонтитул на страница или Горен/долен колонтитул на отчет в контекстното меню.

    Внимание: Ако секцията вече присъства в отчета, Access ви предупреждава, че ще изтрие съществуващия раздел и контролите, които съдържа.

    Сега можете да местите съществуващите контроли или да добавяте нови контроли към новите секции.

Access винаги сумира секциите за горен и долен колонтитул на страницата и отчета по двойки. Това означава, че не можете да добавите секция на горен колонтитул на страница или отчет, без да добавяте и съответната секция на долен колонтитул. Ако не ви трябват и двете секции, не можете да изтриете секция, но можете да преоразмерите неизползваната секция на височина нула (0), за да избегнете добавянето на допълнителни вертикални разредка към отчета. Позиционирайте показалеца в долната част на неизползваната секция, докато не се превърне в двупосочна стрелка Double-sided arrow , и след това плъзнете нагоре, докато секцията бъде скрита. Ако има някакви контроли в секцията, трябва да ги изтриете, за да можете да скриете напълно раздела.

Премахване на секции на отчета или на горния и долния колонтитул на страница

  1. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.

  2. Щракнете с десния бутон върху произволен селектор на секция и след това щракнете върху Горен/долен колонтитул на страница или Горен/долен колонтитул на отчет в контекстното меню.

Ако премахвате двойка горен и долен колонтитул и тези секции съдържат контроли, Access ви предупреждава, че изтриването на секциите ще изтрие и контролите и че няма да можете да отмените действието. Щракнете върху да , за да премахнете разделите и да изтриете контролите, или щракнете върху не , за да отмените операцията.

Най-горе на страницата

Съвети за форматиране на различни типове данни

Когато създавате отчет с помощта на инструмента за отчети (наличен в раздела Създаване , в групата отчети ) или с помощта на съветника за отчети, Access сумира полетата към отчета вместо вас и създава най-подходящата контрола за показване всяко поле, базирано на типа данни на полето. Ако добавяте полета към отчета сами, Предпочитаният метод е да плъзнете всяко поле от списъка с полета в отчета. Както и при съветника за отчети или инструмента за отчети , Access създава най-подходящата контрола за всяко поле в зависимост от типа на данните на полето. За повечето типове данни най-често използваната контрола (по подразбиране) е текстовото поле.

Следващите раздели съдържат съвети как да форматирате някои от типовете данни за специални случаи.

Многозначни полета    Контрола по подразбиране за мултиоценено поле е разгъващ се списък. Това може да изглежда като странен избор за контрола в отчет, тъй като не можете да щракнете върху стрелката в разгъващ се списък в отчет. В контекста на даден отчет обаче разгъващ се списък се държи като текстово поле. Стрелката е видима само в изглед за проектиране.

Ако полето съдържа множество стойности, тези стойности се разделят със запетаи. Ако разгъващ се списък не е достатъчно широк, за да покаже всички стойности на един ред и свойството CanGrow на разгъващ се списък е зададено на да, стойностите се пренасят на следващия ред. В противен случай стойностите се отрязват. За да зададете свойството CanGrow за контрола, Отворете отчета в изглед за проектиране или изглед на оформление, щракнете върху контролата и след това натиснете F4, за да покажете списъка със свойства на контролата. Свойството CanGrow се намира в раздела " формат " и в раздела " всички " на списъка със свойства за контролата.

RTF текстови полета    Контрола по подразбиране за RTF текстово поле е текстово поле. Ако текстовото поле не е достатъчно широка, за да покаже всички стойности на един ред и свойството CanGrow на текстовото поле е зададено на да, стойностите се пренасят на следващия ред. В противен случай стойностите се отрязват. За да зададете свойството CanGrow за контрола, Отворете отчета в изглед за проектиране или изглед на оформление, щракнете върху контролата и след това натиснете F4, за да покажете списъка със свойства на контролата. Свойството CanGrow се намира в раздела " формат " и в раздела " всички " на списъка със свойства за контролата.

RTF текстово поле ви помага да форматирате текста по най-различни начини. Например няколко думи в дадено поле могат да бъдат подчертани, а някои други думи в същото поле могат да бъдат в курсив. Все пак можете да зададете пълен стил на форматиране за текстовото поле, което съдържа RTF текста. Форматирането на текстово поле е валидно само за текста, който не е бил специално форматиран с помощта на RTF форматиране.

Задаване на стилове на форматиране за текстово поле, което показва RTF текстово поле

  1. Щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и след това щракнете върху изглед на оформление в контекстното меню.

  2. Щракнете върху текстовото поле, което показва полето RTF текст, и след това в раздела формат , в групата шрифт щракнете върху стила на форматиране, който искате да приложите.

    Access прилага форматирането към целия текст в RTF текстовото поле, което все още не е имало този тип (но не и стойност) на форматиране, което се прилага в изглед, който поддържа въвеждането на данни, като например изглед на лист с данни за таблица или заявка или изглед за формуляри за формуляр. Например, ако част от текста в полето е форматиран с червен цвят на шрифт и сте приложили син цвят на шрифта в текстовото поле, Access превръща целия текст в син с изключение на този, който е бил индивидуално форматиран като червен. Като друг пример, ако част от текста в полето е форматирана с размер от 11 пункта и приложите размер на шрифта от 14 точки към текстовото поле, Access прилага размера на шрифта от 14 точки към целия текст, с изключение на този, който е бил индивидуално форматиран в 11 точки TS.

    Полета за приКачени файлове    Полета за приКачени файлове използвайте специална контрола, която не се използва за друг тип данни. Можете да прикачите няколко файла към запис с помощта на едно поле за приКачени файлове, но полето може да показва само информация за един прикачен файл в даден момент. По подразбиране контролата за прикачени файлове показва една икона или изображение в зависимост от типа на файла на прикачения файл, който в момента се показва от контролата. Ако искате, можете да зададете свойствата за контролата за прикачен файл, така че всички прикачени файлове да се показват като икони или така, че полето просто да показва икона на кламер и броя на прикачените файлове. Ако предположим, че вече използвате контрола за прикачени файлове във вашия отчет, можете да използвате следната процедура, за да настроите свойствата на контролата за различни употреби на контролата.

Задаване на свойствата за показване на поле за приКачени файлове

  1. Щракнете с десния бутон върху отчета в навигационния екран и след това щракнете върху изглед на оформление в контекстното меню.

  2. Щракнете върху контролата за прикачени файлове. Ако списъкът със свойства още не е показан, натиснете F4, за да го покажете. В списъка със свойства щракнете върху раздела формат .

    Използвайте таблицата по-долу като ръководство за настройка на свойствата на контролата за прикачени файлове.

    Свойство

    Настройка

    Покажи като

    • Image/Icon показва графиките като изображения и всички други файлове като икони. Това е настройката по подразбиране.

    • Иконата показва всички файлове като икони.

    • Кламер показва икона с кламер, последвана от броя на прикачените файлове в скоби.

    Картина по подРазбиране

    За да направите картината по подразбиране да се показва в контролата за прикачени файлове, когато няма прикачени документи, щракнете върху Бутон на конструктор в полето на свойството, намерете желаната картина и след това щракнете върху Отвори.

    Забележка: Снимката по подразбиране не се показва, ако свойството Покажи като свойство е зададено на кламер.

    ПодРавняване на картини

    Изберете подравняването, което искате, от списъка. Настройката по подразбиране е Center. Настройката на тази настройка може да доведе до неочаквани резултати в зависимост от настройката на свойството режим на размер на картина .

    Режим на размер на картина

    Тази настройка е налична само ако свойството Покажи като свойство е зададено на изображение/икона.

    • Clip показва изображението в действителния му размер. Изображението е изрязано, ако е твърде голямо, за да се побере в контролата.

    • Простри разтегнете изображението, така че да запълва цялата контрола.

      Забележка: Освен ако контролата за прикачени файлове е със същия размер като изображението, използването на тази настройка ще изкриви изображението, така че той да изглежда разпънат хоризонтално или вертикално.

    • Увеличение показва изображението колкото е възможно по-голяма, без да се изрязва или деформира изображението. Това е настройката по подразбиране.

  3. Ако използвате контролата, за да покажете графики, настройте размера на контролата за прикачени файлове, така че да можете да видите колко подробности искате.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×