Реализиране на управление на записи

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Можете да управлявате записи "на място", което означава, че можете да оставите един документ в текущото му местоположение в сайта или да съхранявате записи в определен архив, например сайт на центъра за записи.

Преди да реализирате управление на записи, се препоръчва първо да създадете план за управление на записи за вашата организация. За да ви помогне да изберете правилната записи система за управление за вашата организация, вижте избор на начина на съхраняване и управление на записи.

Създаване и конфигуриране на сайт "Център за записи"

Този раздел съдържа общ преглед на основните стъпки, които трябва да изпълните, за да създадете и конфигурирате сайт "Център за записи". Щракнете върху връзките, за да видите конкретни указания за всяка стъпка.

  1. Създаване на център за записи с помощта на шаблон за сайт на център за записи.

  2. Създаване на запис за библиотеки или списъци за управление и съхраняване на всеки тип запис, който е указан във вашия план за файлове (дефиниция: файл план описва типовете документи или елементи, които организацията потвърждава като официални бизнес записи. Това показва къде се съхраняват тези записи, и предоставя информация, която различава един тип запис от друг).

  3. Добавяне на асоцииран тип съдържание към вашите библиотеки и списъци.

  4. Създаване и добавяне на колони на сайта към съответните типове съдържание да съдържат и показват метаданните за всеки тип запис, който е указан във вашия план за файлове.

  5. Въведете добави правила за управление на информацията към съдържание в сайта на центъра за записи.

  6. Конфигуриране на организатора на съдържание да маршрутизира всеки тип запис към правилното местоположение.

Най-горе на страницата

Създаване на сайт "Център за записи"

Препоръчваме да създадете център за записи, като най-горно ниво колекция от сайтове, а не като подсайт. За да създадете колекция от сайтове, трябва да сте член на групата на администраторите на сървърна група на SharePoint на компютъра, на който се изпълнява на уеб сайта на централното администриране на SharePoint.

В SharePoint Online можете да създадете сайт на център за записи от горната на ниво сайт на SharePoint. Щракнете върху + Създаване на сайт, след което започнете от стъпка 4 по-долу.

  1. Стартирайте SharePoint 2013 или 2016 централното администриране.

    • За Windows Server 2008 R2:

      • Щракнете върху Старт, щракнете върху Microsoft SharePoint 2013 продукти или Продукти на Microsoft SharePoint 2013и след това щракнете върху Централно администриране на SharePoint 2013 или 2016 централно администриране на SharePoint.

    • За Windows Server 2012:

      • В стартовия екран щракнете върху Централно администриране на SharePoint 2013 или 2016 централно администриране на SharePoint.

        Ако Централно администриране на SharePoint 2013 или 2016 централно администриране на SharePoint не е в стартовия екран:

      • Щракнете двукратно върху компютър, щракнете върху всички приложенияи след това щракнете върху Централно администриране на SharePoint 2013 или 2016 централно администриране на SharePoint.

  2. В уеб сайта на централното администриране, в секцията Управление на приложения щракнете върху Създаване на колекции.

  3. На страницата Създаване на колекцията от сайтове , в секцията за Уеб приложение ако уеб приложение, в която искате да създадете колекцията от сайтове не е избрана, щракнете върху стрелката надолу. В менюто за Уеб приложение щракнете върху Промяна на уеб приложениетои след това щракнете върху уеб приложение, в която искате да създадете колекцията от сайтове.

  4. В секцията заглавие и описание въведете заглавие и описание за колекцията от сайтове.

  5. В раздела Адрес на уеб сайт изберете път, за да използвате за вашия URL адрес (например заместващи път за включване на например/sites/или главна директория (/).

    Ако изберете път за включване на заместващ символ, можете също така трябва да въведете името на сайта да се използва в URL адреса на вашия сайт.

  6. В раздела Избор на шаблон, в списъка Изберете опит версия изберете версията SharePoint от шаблоните, които искате да използвате.

    Изберете версията, ако искате колекцията от сайтове, за да търсите и да стартирате като колекция от сайтове в SharePoint Server. Колекция от сайтове, която използва по-стара версия на работата се изпълнява по-нова версия на SharePoint, но на потребителския интерфейс и потребителски интерфейс на колекция от сайтове ще отразят по-стара версия. Колекция от сайтове, които могат да бъдат актуализирани по всяко време да най-новата версия на опит.

  7. В раздела Избор на шаблон изберете раздела корпоративен и след това щракнете върху Център за записи.

  8. В секцията Основен администратор на колекцията от сайтове въведете потребителското име (във формуляра за домейн\потребителско име) за потребител, който ще бъде администратор на колекцията от сайтове.

  9. В секцията Втори администратор на колекция от сайтове въведете потребителското име за втори администратор на колекцията от сайтове. Означаването на втори администратор на колекцията от сайтове е най-добра практика да се уверите, че някой могат да управляват колекцията от сайтове, когато отсъства основен администратор на колекцията от сайтове.

  10. Ако използвате квоти за управление на място за съхранение за колекция от сайтове, в секцията Квотата шаблон , щракнете върху шаблон в списъка Изберете шаблон за квоти .

  11. Щракнете върху OK.

Създаване на библиотеки или списъци за управление на записи

Библиотеките и списъците са важни елементи в управлението на записи. Те служат като класьори за файлове за всеки тип запис, който искате да съхранявате или управлявате. Асоциирането на типове съдържание (обяснено по-нататък) към библиотеки и списъци помага още повече за категоризирането на вашите записи. Препоръчваме ви да създадете една библиотека или списък с документи за всеки тип съдържание във вашия план за картотекиране на записи.

Добавяне на съществуващ тип съдържание към списък или библиотека

Когато добавите тип съдържание към списък или библиотека, вие позволявате този списък или библиотека да съдържа елементи от този тип. Когато записите се подават към центъра за записи, те се разпращат към съответния списък или библиотека на базата на типа съдържание на документа.

Най-горе на страницата

Създаване и добавяне на колони на сайт към списъци, библиотеки или типове съдържание

Колоните ви помагат да групирате, категоризирате и проследявате записи или други елементи. Една колона на сайт дефинира един елемент от метаданни, който може да бъде асоцииран с тип съдържание, списък или библиотека. Например може да искате да добавите колони на сайт, за да определите "автор" или "дата на завършване". Добавяйте колона на сайт към тип съдържание към записи или за да съхраните елемент на метаданни, който е подаден със запис, или за да добавите метаданни, които ви помагат да управлявате записа.

Създаване на колона на сайт

  1. В сайта на центъра за записи щракнете върху Настройки на Бутон за настройки на Office 365 и след това щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта под Галерии на Web Designer, щракнете върху колони на сайта.

  3. На страницата Колони на сайта щракнете върху Създаване.

  4. В страницата "Нова колона на сайт", в раздела Име и тип, в полето Име на колона въведете желаното име.

  5. Изберете типа на информацията, която искате да съхраните в колоната – например валута, дата и час или текст.

  6. В раздела Група изберете съществуваща група, в която искате да съхранявате новата колона на сайт, или изберете Нова група, за да създадете нова група за съхраняване на колоната. Групите предоставят начин за организиране на колоните и улесняват намирането им.

В раздела Допълнителни настройки на колона изберете желаните допълнителни настройки на колоната. Опциите в този раздел се различават в зависимост от типа колона, избран в раздела Име и тип. Ако например типът на информацията за съхраняване в колоната е "Избор", можете да дефинирате възможностите за избор, които ще се появят в раздела Допълнителни настройки на колона.

  1. Щракнете върху OK.

Добавяне на колона на сайт към тип съдържание за записи

  1. От началната страница на центъра на записи щракнете върху настройки и след това щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  2. В раздела Галерии на Web Designer щракнете върху типове съдържание на сайта.

  3. В страницата "Типове съдържание на сайта" щракнете върху типа съдържание на сайта, който искате да конфигурирате.

  4. След като сте избрали тип съдържание на сайт от родителски сайт или сте създали нов тип съдържание на сайт, в избраната страница за тип съдържание на сайт, в раздела Колони щракнете върху Добавяне от съществуващи колони на сайт.

  5. В страницата "Добавяне на колони към тип съдържание", в раздела Избор на колони изберете групата, по която искате да филтрирате, от списъка Избор на колони от.

  6. Изберете колоната, която искате да добавите, от списъка Налични колони и след това щракнете върху Добави.

  7. В секцията Актуализиране на типове съдържание на сайтове и списъци задайте дали дъщерните типове съдържание на сайт, които наследяват от този тип съдържание на сайт, ще се актуализират с промените.

  8. След като приключите с добавянето на желаните колони, щракнете върху OK.

Забележка:  Ако типът съдържание, който искате да изберете, не е показан като връзка (в сиво) на тази страница, типът съдържание принадлежи на родителски сайт на сайта "Център за записи" и затова трябва да бъде избран и конфигуриран от родителския сайт. Можете да направите това, като щракнете върху връзката под колоната Източник до сивия тип съдържание на сайт под колоната Тип съдържание на сайта.

Най-горе на страницата

Създаване на правила за управление на информацията за записи

Правилата за управление на информацията са множество от правила за тип съдържание. Правилата за управление на информацията разрешават на организации да управляват и проследяват колко дълго се съхранява съдържанието и какви действия могат да предприемат потребителите с това съдържание.

Забележка: За да изпълните тази задача, трябва да сте член на групата "Собственици" за сайта "Център за записи" .

Добавяне на правила за управление на информацията към тип съдържание

Забележка: Не може да зададете правила за управление на информацията за типа съдържание на ядрото. Основни типове съдържание се инсталират, когато се създаде колекция от сайтове. Трябва да създадете тип съдържание, който произлиза от типа съдържание на ядрото и прилагане на правила за управление на информацията към производни тип съдържание.

  1. В сайта щракнете върху Настройки на Бутон за настройки на Office 365 и след това щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  2. На страницата Настройки на сайта, в секцията Галерии на Web Designer щракнете върху типове съдържание на сайта.

  3. В страницата "Типове съдържание на сайта" щракнете върху типа съдържание, към който искате да добавите правила за управление на информацията.

  4. В страницата "Тип съдържание" щракнете върху Настройки на правила за управление на информацията.

  5. В страницата "Редактиране на правила" въведете описание на правилото, а след това напишете кратка инструкция, която обяснява на потребителите за какво е правилото. Инструкцията за правилото може да съдържа до 512 знака.

  6. След това трябва да добавите една или повече функции за правила към правилата за управление на информацията. Тъй като разрешите функции, ще се покаже допълнителни настройки.

Добавяне на функции за правила към правилата за управление на информацията

Функциите за правила, които можете да добавяте към правилата, са етикети, проверка, изтичане на срок и щрихкодове.

Добави функция на задържане на правилата за управление на информацията правила

  1. В страницата "Редактиране на правила" изберете квадратчето за отметка Разреши задържане.

  2. Щракнете върху Добавяне на етап за задържане и изберете една от следните опции за период на съхранение, за да зададете кога изтича срокът на документите: За да зададете дата на изтичане на базата на свойство "Дата", изберете "Този етап се основава на свойството дата на елемента" и след това изберете действието (Създаден или Модифициран) и периода от време (дни, месеци или години).

  3. Въведете стойност в полето между списъците, за да зададете периода от време.

  4. Изберете действието, което трябва да се извърши, когато изтече срокът на документа.

  5. Ако искате избраното действие да се повтори, изберете квадратчето за отметка в секцията Повторяемост и след това изберете период за повторение.

  6. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Добавяне на правила функция проверка към правилата за управление на информацията

  1. В страницата "Редактиране на правила", в раздела Проверка изберете Разреши проверка, а после поставете отметка в квадратчетата до събитията, за които искате да запазите следа от проверката.

  2. Щракнете върху OK.

    Забележка: За да видите регистрационните файлове за проверка, в страницата "Настройки на колекция от сайтове" щракнете върху Отчети на регистрационния файл за проверка и след това изберете отчет за показване.

Добавяне на щрихкод функция правила към правилата за управление на информацията

  1. В страницата "Редактиране на правила", в раздела Щрихкодове, изберете Разреши щрихкодове.

  2. Изберете квадратчето за отметка Подканвай потребителите да вмъкнат щрихкод, ако искате клиентските приложения на Office да изискват от потребителите да вмъкнат щрихкод в техните документи.

Добавяне на функция за правила за етикети към правилата за управление на информацията

  1. В страницата "Редактиране на правила", в раздела Етикети поставете отметка в квадратчето Разреши етикетите.

  2. За да подканите потребителите да вмъкнат етикет преди записване или отпечатване на документ, изберете Подканвай потребителите да вмъкнат етикет преди запис или печат.

  3. За да забраните променянето на етикетите след добавянето им, изберете Предпазвай от промени в етикетите, след като са добавени.

  4. В полето Формат на етикет въведете текста, който искате да се показва в етикета. Можете да използвате всяка комбинация от фиксиран текст или свойства на документа, освен изчисляеми или вградени свойства, например глобален еднозначен идентификатор (GUID) или "Създадено от". За да преминете на нов ред, използвайте знаците \n.

  5. Изберете за текста на етикета шрифт, размер на шрифта, стил на шрифта и двустранно подравняване.

  6. Въведете височина на етикета в инчове в полето Височина и ширина на етикета в инчове в полето Ширина.

  7. Щракнете върху Обнови, за да покажете промените.

  8. Щракнете върху OK.

Конфигуриране на управлението на записи на място

Когато използвате "Център за записи" вие работите в заключено хранилище и можете да използвате операцията "Изпрати в", за да пратите записите в това хранилище. На всеки сайт обаче може да бъде дадена възможност за управление на записи на място, като бъде конфигуриран като система за управление на записи. В този тип система, за разлика от центъра за записи, можете да съхранявате записи заедно с активни документи в пространството на сътрудничество. Някои допълнителни предимства на използването на система за управление на записи на място са:

  • Записите могат да съществуват и да бъдат управлявани в множество сайтове.

  • Когато поддържането на версии е разрешено, поддържането на версии на записите е автоматично.

  • Търсенето eDiscovery може да се изпълнява едновременно и за записи, и за активни документи.

  • Разширен контрол върху дефиницията за запис във вашата организация и кой може да създава запис.

Има три основни стъпки за конфигуриране на управление на записи на място:

  1. Активиране на управление на записи на място на ниво колекция от сайтове.

  2. Конфигуриране на настройки за деклариране на записи на ниво колекция от сайтове.

  3. Конфигуриране на настройки за деклариране на записи на ниво списък или библиотека.

    Забележка: За да декларирате ръчно елементи като записи, трябва да сте сътрудник или администратор на списък.

Най-горе на страницата

Активиране на управление на записи на място на ниво колекция от сайтове

Първата стъпка на конфигурирането на система за управление на записи на място е да активирате функцията на ниво колекция от сайтове. Активирането на функцията разрешава командата "Деклариране на/недеклариран запис" в лентата.

Забележка: За да изпълните тази задача, трябва да сте администратор на колекцията от сайтове .

  1. Най-горното ниво на сайта щракнете върху настройки на Бутон за настройки на Office 365 и след това щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  2. В Администриране на колекция от сайтове щракнете върху Функции на колекцията от сайтове.

  3. До Управление на записи на място щракнете върху Активирай.

Конфигуриране на настройки за деклариране на записи на ниво колекция от сайтове

  1. Най-горното ниво на сайта щракнете върху настройки на Бутон за настройки на Office 365 и след това щракнете върху Настройки на сайта.

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  2. Под Администриране на колекция от сайтове щракнете върху Настройки на декларации за записи.

  3. Ако в страницата "Настройки на декларации за записи" искате да зададете ограничение за това, което може да се прави с елементите, които са декларирани като записи, изберете една на опциите в раздела Ограничения за записи.

  4. В раздела Достъпност на деклариране на запис изберете дали ръчното деклариране на записи, трябва да са налични в списъци и библиотеки по подразбиране. Ако изберете не е налична във всички местоположения по подразбиранеопция, записите могат да бъдат декларирани само чрез правила или работен поток.

  5. В секцията Роли на деклариране изберете ролите, които могат ръчно да декларират и да отменят деклариране на записи.

  6. Изберете OK.

Конфигуриране на настройки за деклариране на записи на ниво списък или библиотека

Можете да контролирате допълнително мястото, където елементите могат да бъдат декларирани като записи, като конфигурирате декларирането на записи за списък или библиотека. Когато конфигурирате списък или библиотека за деклариране на записи, можете да зададете елементите да се декларират автоматично като записи, когато се добавят към списъка или библиотеката.

  1. От списъка или библиотеката, където искате да конфигурирате настройките за деклариране на записи щракнете върху раздела библиотека или списък на лентата и след това щракнете върху Настройки на библиотеката или Настройки на списък.

    В SharePoint Online щракнете върху Настройки на Бутон за настройки на Office 365 и след това щракнете върху Настройки на списък или Настройки на библиотеката.

  2. Под страницата "Настройки на библиотеката/списъка", под Разрешения и управление щракнете върху Настройки на декларации за записи.

  3. В раздела Достъпност на ръчно деклариране на записи изберете:

  4. Дали искате списъкът или библиотеката да използва настройки по подразбиране за деклариране на записи, използвани от колекцията от сайтове,

  5. дали потребителите трябва винаги да могат да декларират ръчно елементи като записи за списъка или библиотеката, или

  6. дали потребителите да не могат никога да декларират ръчно записи в списъка или библиотеката.

  7. В раздела Автоматично деклариране изберете квадратчето за отметка, ако искате всички елементи, които са добавени към списъка или библиотеката, да бъдат декларирани автоматично като записи.

  8. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×