Разрешаване и конфигуриране на уникални ИД на документи

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

ИД на документи може да ви помогне с документи или с управлението на данни. Разрешаване на услугата за ИД на документ в сайт за да добавите ИД на документ към всеки файл на сайта.

В тази статия

Общ преглед

Преместване на файлове с ИД на документ

Активиране, разрешаване и конфигуриране на ИД на документи

Активиране на функцията "ИД на документ" на колекция от сайтове

Разрешаване и конфигуриране на използването на идентификатори на документи в колекция от сайтове

Общ преглед

Идентификаторите на документи ви помагат да управлявате вашите документи, като предоставят лесен начин за проследяване на елементите независимо от тяхното местоположение. Ако например един правен договор бъде преместен от библиотека с документи в един сайт в библиотека с документи в друг сайт, намирането на договора ще бъде лесно чрез неговия ИД на документ. Идентификаторът на документ се присвоява автоматично на качения документ и този ИД ще следва елемента през целия му жизнен цикъл. Идентификатори на документи могат да се присвояват също и на колективни папки за документи.

Проследяване на елементи чрез идентификатори на документи

Когато услугата "ИД на документ" е разрешена за пръв път, на новите документи в колекцията от сайтове автоматично се присвояват идентификатори. Планирано е задание на таймера да присвоява идентификатори на документите, които вече се намират в колекцията от сайтове.

Освен това, когато услугата бъде разрешена, към типовете съдържание "Документ" и "Колективна папка за документи" се добавя автоматично нова колона. Колоната "ИД на документ" показва идентификатора, присвоен на елемент.

Преди да използвате функцията "ИД на документ" във вашата система за управление на съдържание, трябва първо да разрешите го за всяка колекция от документите ви се намират в.

Преместване на файлове с ИД на документ

В SharePoint Online ИД на документа ще обикновено се премести с файла. Въпреки това когато сайта местоназначение не е разрешена услугата за ИД на документ, документът вече нямат ИД на документ.

За SharePoint Server единственият начин да се запази ИД на документ в сайтовете е да използвате съдържание на сайта и структура на административната страница в Настройки на сайта при преместване на документи.

За повече информация относно съдържанието на сайта и структуравижте работа със съдържание на сайт и структура.

Копиране на файлове с ИД на документ

Когато е копие на файла, се създава нов ИД на документ за копие. Например файл изтеглени от един сайт и качени в друг е копие. Въпреки това когато сайта местоназначение не е разрешена услугата за ИД на документ, копието няма да имат ИД на документ.

Активиране, разрешаване и конфигуриране на ИД на документи

За да използвате за пръв път идентификатори на документи за проследяване на документи или записи, трябва да изпълните следния процес от две стъпки:

Активиране на функцията "ИД на документ" на колекция от сайтове

Забележка: За да активирате функцията "ИД на документ", трябва да сте администратор на колекцията от сайтове.

  1. Отидете на колекцията от сайтове от най-горното ниво.

  2. Щракнете върху Действия за сайта и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В "Администриране на колекция от сайтове" щракнете върху Функции на колекцията от сайтове.

  4. До услугата "ИД на документ" щракнете върху Активирай. До елемента се показва иконата "Активен" и функцията се активира за колекцията от сайтове.

Разрешаване и конфигуриране на използването на идентификатори на документи в колекция от сайтове

Когато разрешите функцията "ИД на документ" за всяка колекцията от сайтове, на всички документи в колекцията от сайтове автоматично ще се присвои ИД на документ. Имайте предвид, че в зависимост от броя на документите, които съществуват във вашата колекция от сайтове, този процес може да отнеме известно време.

Забележка: За да разрешите и конфигурирате функцията "ИД на документ", трябва да сте администратор на колекцията от сайтове.

  1. Отидете на колекцията от сайтове от най-горното ниво.

  2. Щракнете върху Действия за сайта и след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В "Администриране на колекция от сайтове" щракнете върху Настройки на ИД на документ.

  4. На страницата "Настройки на ИД на документ", в секцията "Присвояване на ИД на документи" се уверете, че има отметка в квадратчето Присвояване на ИД на документи.

Забележка:  Когато разрешите присвояването на идентификатори на документи за пръв път в колекция от сайтове, се показва съобщение "Планирано е конфигурирането на компонента за ИД на документи да се извърши от автоматизиран процес". Това означава, че задание на таймера отговаря за изпълнение на присвояването на идентификатори на документи за всички документи в колекция от сайтове. Времето, необходимо за този процес, зависи от броя на документите във вашата колекция от сайтове.

  1. За да зададете низ от знаци или цифри по избор, които автоматично да се добавят в началото на всеки ИД на документ, въведете низа под Започвайте ИД със следните знаци…

  2. Отметнете квадратчето Установяване в начално състояние на всички ИД на документи…, ако искате префиксът да се добави автоматично към всички съществуващи идентификатори на документи в колекцията от сайтове.

  3. В секциите за обхват на търсене на ИД на документи, изберете сайтовете, които да се използват като обхват за търсене на ИД.

  4. Щракнете върху OK.

    Забележка:  Както е споменато по-горе, когато услугата "ИД на документ" бъде разрешена за някоя колекция от сайтове, към типовете съдържание "Документ" и "Колективна папка за документи" се добавя колона на ниво колекция от сайтове. Колоната "ИД на документ" се използва за показване на идентификатора, присвоен на елемент.

най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×