Прилагане на филтър за преглед на избрани записи в база данни на Access

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Филтрирането е полезен начин да видите само данните, които искате да се показват в базите данни на Access. Можете да използвате филтри, за да покажете определени записи във формуляр, отчет, заявка или лист с данни или за да отпечатате само определени записи от отчет, таблица или заявка. Чрез прилагане на филтър можете да ограничите данните в изглед, без да променяте структурата на обекта.

В тази статия

Как се използват филтрите

Избиране и прилагане на тип на филтър

Премахване или повторно прилагане на филтър

ИзЧистете филтър

Записване на филтър

Как се използват филтрите

Тъй като изгледът, който получавате след прилагане на филтър, съдържа само записи със стойностите, които сте избрали, останалата част от данните остава скрита, докато не изчистите филтъра.

Забележка: Колоните в лист с данни и контроли във формуляри и отчети, които са обвързани с изрази, не поддържат филтриране.

Има няколко типа филтри, като някои от тях са лесни за прилагане и премахване. Access съдържа някои често срещани филтри, които са вградени във всеки изглед. Наличността на командите за филтриране зависи от типа и стойностите на полето.

Например за да видите записите за хора, чиито рождени дни падат през определен месец, щракнете върху колоната Дата на раждане , в раздела Начало , в групата сортиране на & , щракнете върху филтри за Датаи след това изберете необходимия период от време.

Филтриране по поле за дата

1. филтрите, които са достъпни за вас, зависят от типа на данните в избраната колона.

2. всички дати в филтъра за период игнорират частта за деня и годината на стойностите за дати.

В този филтриран изглед виждате само записите, в които частта за месеца на полето за Дата на раждане е зададена на април.

Дата на раждане, филтрирана за април

1. иконата на филтъра в заглавката на колоната и лентата на навигатора за запис показва, че текущият изглед се филтрира в колоната дата на раждане.

2. в изгледа на лист с данни, когато задържите курсора на мишката, върху заглавието на колоната ще видите текущия критерий за филтриране.

Забележка:  Когато приложите филтър към колона, която е вече филтрирана, предишният филтър автоматично се премахва. Макар че само един филтър може да бъде ефектен за поле в даден момент, можете да зададете различен филтър за всяко поле в изгледа.

Например, за да видите имената на контактите, които живеят в Обединеното кралство, чиито рождени дни падат през април, можете да филтрирате таблицата с контакти в полето "Странарегион", а също и в полето Дата на раждане. Когато филтрирате няколко полета в един изглед, филтрите се комбинират с помощта на оператора AND, ето така:

"Странарегион" = Обединеното кралство и месеца на дата на раждане = април

За да се върнете към нефилтриран изглед: премахнете филтрите. Премахването на филтър временно го премахва от изгледа, така че да можете да превключите обратно към първоначалния нефилтриран изглед.

За превключване между филтрирани и нефилтрирани изгледи: в групата сортиране на _AMP_ филтър в раздела Начало щракнете върху Превключване на филтъра.

За да премахнете завинаги филтър от изглед: изЧистете филтъра. За да научите как да изчистите филтрите, вижте раздела изЧисти филтъра.

Настройките на филтъра ще останат в сила, докато не затворите обекта, дори ако превключите към друг изглед на обекта. С други думи, ако филтрирате формуляр в изглед на лист с данни, настройките на филтъра все още ще бъдат в сила дори ако превключите към изглед на формуляр или изглед на оформление и ще останат в сила, докато не затворите формуляра. Ако запишете обекта, докато се прилага филтърът, той ще е достъпен следващия път, когато отваряте обекта. За да научите повече за записването на филтър, вижте раздела записване на филтър в тази статия.

Най-горе на страницата

Избиране и прилагане на тип на филтър

Можете да изберете от няколко готови за използване филтри за тип данни. Тези филтри са налични като команди от менюто в следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет и оформление. Освен тези филтри можете също да филтрирате формуляр или лист с данни, като попълните формуляр (наричан филтър по формуляр).

Ако искате по-голяма гъвкавост и ако имате удобни изрази за писане, можете да създадете собствени филтри, като използвате опциите в раздела филтър на документ.

Изберете от следните типове филтри:

Общи филтри: за да филтрирате определени стойности или диапазон от стойности.

Филтриране по селекция: за да филтрирате всички редове в таблица, които съдържат стойност, която съответства на избрана стойност в ред, като филтрирате изгледа на лист с данни.

Филтриране по формуляр: за да филтрирате по няколко полета във формуляр или лист с данни, или ако се опитвате да намерите определен запис.

Разширен филтър: за да филтрирате типа, където дефинирате критерии за филтриране по избор.

Забележка: Ако не виждате командите за филтриране във всеки от изгледите, проектантът на формуляра или базата данни може да е забранил филтрирането. Свържете се с проектанта за допълнителна помощ.

Общи филтри

Освен полета за OLE обекти и полета, които показват изчисляеми стойности, всички типове полета предлагат общи филтри. Списъкът на филтрите, които са налични, зависи от типа и стойностите на избраното поле.

Щракнете с десния бутон върху полето, което искате да филтрирате. За да филтрирате по множество колони или контроли, трябва да изберете и филтрирате всяка колона или контрола поотделно или да използвате опция за разширен филтър. Вижте разделите Филтър по формуляр и разширени филтри в тази статия за повече информация.

Например за да видите наличните филтри за полето Дата на раждане, в раздела Начало , в групата Сортиране на & филтър щракнете върху филтър .

Общи филтри за дати

1. за да филтрирате за определени стойности, използвайте списъка с квадратчета за отметка. Списъкът показва всички стойности, които в момента се показват в полето.

2. за да филтрирате за диапазон от стойности, щракнете върху един от тези филтри и задайте необходимите стойности. Например, за да видите рождените дни, които падат между текущата дата и края на годината, щракнете върху междуи след това задайте подходящите начални и крайни дати в диалоговия прозорец между . За да видите всички рождени дни, които падат на определена дата, щракнете върху датата и всички рождени дни, които падат на тази конкретна дата, се показват.

Важно е да се отбележи, че стойностите в поле за дата оказват влияние върху списъка с филтрите, които се отнасят за определен тип. Ако най-скорошната стойност на дата в поле за дата попада в последните две години, виждате по-дълъг, по-подробен списък на филтъра. Ако никоя от датите в дадено поле не е по-малка от две години, виждате по-краткия списък на филтъра.

Дълъг и кратък списък с общи филтри за дата

Забележка: Филтрите, специфични за тип, не са налични за полета "да/не", OLE обекти и прикачени файлове. Списъкът със стойности не е наличен за полета за паметна бележка или за полета, които съдържат RTF текст.

Прилагане на обикновен филтър

  1. Отворете таблица, заявка, формуляр или отчет в някой от следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет или оформление.

  2. Уверете се, че изгледът вече не е филтриран. В лентата за избор на запис Проверете дали иконата за нефилтриран или неосветен филтър не е налична.

    Съвет: За да премахнете всички филтри за определен обект, в раздела Начало , в групата Сортиране на & филтър щракнете върху Разширении след това върху Изчисти всички филтри.

  3. Щракнете върху произволно място в колоната или контролата, която съответства на първото поле, което искате да филтрирате, и в раздела Начало , в групата сортиране на & филтър щракнете върху филтър .

За да приложите общ филтър: посочете филтриза текст (или число или Дата) и след това щракнете върху желания от вас филтър. Филтри, като например равни и между подкана да въведете необходимите стойности.

Съвет:  Някои знаци, като *,% и?, имат специално значение, когато са посочени в текстово поле за филтър. Например * представлява низ от знаци, така че низът a * ще съответства на всеки низ, който започва с a, а не само на буквалния низ a *. За да пренебрегнете специалното значение на даден знак, поставете го в квадратни скоби [], подобно на това: a [*]. Бази данни, използващи стандартното третиране ANSI-89 *,?, [,],!,-, и # като специални знаци. Бази данни, които използват стандарта ANSI-92, третират%, _, [,], ^ и-като специални знаци. Можете да използвате стандартни с Access, но не можете да смесвате двата стандарта (напр. ?a *) в определен израз..

За да приложите филтър на базата на стойности на полета: изчистете отметката от квадратчето до стойностите, на които не искате да филтрирате , и след това щракнете върху OK.

За да филтрирате по една или само някои от стойностите в дълъг списък, първо изчистете отметката от квадратчето (Избери всички) и след това изберете желаните стойности.

За да филтрирате за нулеви стойности (нулева стойност указва липсата на данни) в полета за текст, числа и дати: в списъка квадратче за отметка изчистете отметката от квадратчето (Избери всички) и след това Поставете отметка в квадратчето до (празни).

Филтриране по селекция

За да видите всички редове в таблица, които съдържат стойност, която съответства на стойността в ред, можете бързо да филтрирате изгледа на лист с данни, като изберете конкретна стойност и след това щракнете върху командата избор . Падащият списък показва наличните опции за филтриране. Тези опции ще се различават в зависимост от типа на данните на избраната стойност. Друг начин за достъп до опциите на филтъра за избор е да щракнете с десния бутон върху конкретната клетка.

Например, ако стойността 2/21/1967 е избрана в момента в полето Дата на раждане, в раздела Начало , в групата сортиране на _AMP_ щракнете върху избор , за да се покаже филтърът по команди за избиране, и след това изберете опцията за филтриране.

Списък на филтри, базиран на селекция

Списъкът с командите зависи и от това колко от стойността е избрана. Например ако сте избрали само някои от знаците в стойността, виждате различен списък с команди в зависимост от това коя част от полето сте избрали.

Филтри, базирани на частично избрано поле

1. Filter с помощта на началото на стойност на поле...

2.... средата на стойност на поле...

3... или в края на стойност на поле.

Забележка: Филтрирането по частична селекция не е достъпно за многооценени полета. Командата за избор не е налична за прикачени файлове.

За да премахнете филтър, в раздела Начало , в групата сортиране на & филтър щракнете върху превключващ филтърили щракнете върху Разширени и след това върху Изчисти всички филтри.

Прилагане на филтър, базиран на селекция

  1. Отворете таблица, заявка, формуляр или отчет в някой от следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет или оформление.

  2. Уверете се, че изгледът вече не е филтриран. В лентата за избор на запис Проверете дали иконата за нефилтриран или неосветен филтър не е налична.

  3. ПриБлижете се до записа, съдържащ стойността, която искате да използвате като част от филтъра, и след това щракнете вътре в колоната (в изглед на лист с данни) или контрола (във формуляр, отчет или изглед на оформление).

За да филтрирате базата на частична селекция; изберете желаните от вас знаци, в раздела Начало , в групата Сортиране на & филтър щракнете върху селекция, след което щракнете върху филтъра, който искате да приложите.

Филтриране по формуляр

Този филтър е полезен, когато искате да филтрирате по няколко полета във формуляр или лист с данни или ако се опитвате да намерите определен запис. Access създава празен формуляр или лист с данни, който е подобен на първоначалния формуляр или лист с данни, и след това ви позволява да изпълните толкова много полета, колкото искате. Когато сте готови, Access намира записите, съдържащи зададените стойности.

Забележка: Не можете да зададете стойности на полета за многооценени полета с помощта на филтър по формуляр, нито за полета с паметна бележка, хипервръзка, да/не или OLE обект тип данни, въпреки че можете да укажете стойности за други полета в набора записи.

Например, ако искате да намерите всички записи на клиенти, където заглавието на лицето е собственик, и това лице се намира в Портланд или в Юджийн, отворете листа с данни или формуляра на клиента и в раздела Начало , в Групата "сортиране на & филтър ", щракнете върху Разширении след това щракнете върху Филтриране по формуляр.

Въведете първия набор от стойности, след което щракнете върху раздела или в долния край на листа с данни или формуляра и след това въведете следващия набор от стойности. Имайте предвид, че ако искате стойността на полето да работи като филтър независимо от другите стойности на полета, трябва да въведете тази стойност в раздела търси за и всеки раздел. Each или Tab представлява алтернативен набор от стойности на филтъра.

За да видите само записи, които отговарят на вашите данни:    В раздела Начало , в групата Сортиране на & филтър щракнете върху Превключване на филтъра.

Прилагане на филтър чрез попълване на формуляр

  1. Отворете таблица или заявка в изглед на лист с данни или формуляр в изглед на формуляр.

  2. Уверете се, че изгледът вече не е филтриран. В лентата за избор на запис Проверете дали иконата за нефилтриран или неосветен филтър не е налична.

  3. В раздела Начало, в групата сортиране на & филтър щракнете върху Разширении след това щракнете върху Филтриране по формуляр в контекстното меню.

  4. В зависимост от това дали работите в изглед на лист с данни или в изглед на формуляр, направете едно от следните неща:

    Изглед на лист с данни:Щракнете върху първия ред в колоната, в която искате да филтрирате, щракнете върху стрелката, която се появява, и след това изберете стойност. За да добавите допълнителни стойности, просто щракнете върху раздела или в долния край на листа с данни и изберете друга стойност.

    Изглед за формуляри: щракнете върху стрелката, която се появява в контролата, и изберете стойност, за която да филтрирате. За да добавите допълнителни стойности, щракнете върху раздела или в долната част на формуляра и изберете друга стойност.

    Съвети: Не можете да зададете стойности на полета за многооценени полета, като използвате филтъра по формуляр, но можете да укажете стойности за поле, което не е многофакторно в набора записи.

    • За да зададете списък с възможните стойности за поле, използвайте оператора OR . Например укажете "Портланд" или "Орегон" в полето "град", за да филтрирате за записи, съдържащи една стойност.

    • За да филтрирате въз основа на състоянието на контрола, като например квадратче за отметка или бутон, щракнете върху контролата, така че да е в желаната от вас област. За да се върне контролата в неутрална позиция, така че да не се използва като критерий за филтриране на записи, се уверете, че е недостъпна (изглежда замъглена).

    • За да филтрирате записи, които имат NULL (липсващи), ненулеви, празни (празни или "") или непразни стойности , Type е Null, не е Null, " ", или Not "" в полето.

  5. Ако искате да зададете два алтернативни набора от критерии, например само за да видите имената на контактите, чиято стойност на "Странарегион" е САЩ и чийто рождени дни падат през април, можете да направите някое от следните неща:

    • За да извлечете всички записи, които отговарят на един от няколко набора от критерии, задайте критериите, като въведете първия набор от критерии, щракнете върху или Tab и след това въведете следващия набор от критерии. Имайте предвид, че ако искате стойността на полето да работи като филтър независимо от другите стойности на полета, трябва да въведете тази стойност в раздела търси за и всеки раздел. С други думи, разделът търси и всеки или Tab представлява алтернативен набор от стойности на филтъра.

    • Също така имайте предвид, че всеки път, когато добавите критерий за поле към раздела или , Access създава друга или табулация. Това ви позволява да зададете няколко "или" критерия. Филтърът връща всеки запис, който съдържа всички стойности, зададени в раздела търси за или всички стойности, зададени в първия или раздела, или всички стойности, зададени във втория или раздела и т. н.

За да премахнете филтър и да покажете всички записи, щракнете отново върху превключващ филтър .

За да промените филтър по формуляр, щракнете върху Разширени, след което щракнете върху Филтрирай по формуляра отново. Показан е текущият набор от критерии за филтриране.

Разширен филтър

В някои случаи може да поискате да приложите филтър, който е разширен тип филтър, и трябва сами да напишете критерия за филтриране. Например, за да намерите записи, които съдържат дати, възникнали през последните седем дни или последните шест месеца.

Използването на разширените филтри изисква писане на изрази. Изразите са подобни на формулите в Excel и на критериите, които указвате, когато проектирате заявка.

Един пример за това къде може да използвате разширен филтър е, за да намерите имената на тези контакти, чиито рождени дни са възникнали през изминалите седмици. След като приложите разширен филтър, можете допълнително да ограничите резултатите до тези, чиято страна/регион е САЩ.

Прилагане на разширен филтър

  1. Отворете таблица, заявка, формуляр или отчет в някой от следните изгледи: лист с данни, формуляр, отчет или оформление.

  2. Уверете се, че изгледът вече не е филтриран. На лентата за навигация на запис Проверете дали филтърЪт не се показва замъглен (не е наличен). Ако лентата на навигатора за записи не е видима, щракнете върху Разширени в групата сортиране на & филтър на раздела Начало и след това щракнете върху Изчисти всички филтри (ако е изчистено, всички филтри се показват замъглени, но няма филтри в сила).

  3. В раздела Начало , в групата Сортиране на & филтър щракнете върху Разширени и след това щракнете върху разширен филтър/сортиране в контекстното меню.

  4. Добавете полетата, по които искате да филтрирате в мрежата.

  5. В реда критерии на всяко поле Задайте критерий. Критериите се прилагат като набор и само записи, които отговарят на всички критерии в реда критерии , се показват. За да зададете алтернативни критерии за едно поле, въведете първия критерий в реда критерии и втория критерий в реда OR и т. н.

    Съвети: 

    • Целият набор от критерии в реда или редът се прилага като алтернатива на набора от критерии в реда критерии . Всеки критерий, който искате да приложите, и за двата набора от критерии, трябва да бъде въведен както в реда за критерии , така и в реда. Щракнете върху Превключване на филтъра , за да видите филтрираните редове.

    • Добър начин да се научите да пишете критерий е да приложите общ филтър или филтър, базиран на селекция, който произвежда резултат, който е близо до това, което търсите. След това, когато филтърът е приложен към изгледа, се показва разделът " филтър на обект"

Специални команди в раздела "филтриране на документи"

В раздела " филтърен документ" са достъпни две специални команди. Когато щракнете с десния бутон някъде над мрежата за проектиране в раздела, командата зареждане от заявка и Запиши като заявка е налична в контекстното меню.

Специални опции за филтриране

Командата зареждане от заявка зарежда модела на избраната заявка в мрежата. Това ви позволява да използвате критериите за заявки като критерии за филтриране.

Командата Запиши като заявка ви позволява да запишете настройките на филтъра като нова заявка.

Най-горе на страницата

Премахване или повторно прилагане на филтър

За да превключите към нефилтрирания изглед на данните, премахнете филтрите, като щракнете върху филтриран в лентата на навигатора, за да се върнете към пълния изглед.

Когато премахнете текущите филтри, филтрите временно се премахват от всички полета в изгледа. Например, ако първо приложите филтри върху полетата "Странарегион" и дата на раждане и след това премахнете филтрите, ще видите всички записи отново.

За да приложите повторно последните филтри, щракнете върху Нефилтрирано в лентата на навигатора за записи.

Най-горе на страницата

ИзЧистете филтър

ИзЧистете филтъра, когато вече нямате нужда от него. ИзЧистването на филтър изтрива го от изгледа и повече не можете да го прилагате, като щракнете върху Нефилтрирано в лентата на състоянието. Можете да изчистите единичен филтър от едно поле или да изчистите всички филтри от всички полета в изгледа.

  • За да изчистите единичен филтър от единично поле: щракнете с десния бутон върху филтрираната колона или контрола и след това щракнете върху изЧисти филтъра от име на поле.

  • За да изчистите всички филтри от всички полета: в раздела Начало , в групата Сортиране на & филтър щракнете върху Разширении след това върху Изчисти всички филтри в контекстното меню.

Най-горе на страницата

Записване на филтър

Може да е полезно да запишете филтър, ако ще го използвате отново. Настройките за филтриране, които са в сила към момента, когато затворите таблица, заявка, формуляр или отчет, се записват автоматично заедно с обекта и са налични за повторно прилагане. По подразбиране обаче настройките на филтъра не се прилагат автоматично при следващото отваряне на обекта.

За да се гарантира, че текущите филтри се прилагат автоматично, когато отворите следващата таблица, заявка, формуляр или отчет, от списъка със свойства на обекта Задайте свойството FilterOnLoad на обекта на да. Свойството FilterOnLoad се прилага при следващото отваряне на обекта. Всеки път, когато промените тази настройка, трябва да затворите обекта и да го отворите отново, за да приложите новата настройка.

Забележка:  Настройката на свойството FilterOnLoad се прилага само когато обектът се зарежда. Настройката на това свойство за обекта в изглед за проектиране и преминаване към друг изглед няма да доведе до прилагане на настройката. Трябва да затворите и да отворите отново обекта за промени в настройката на свойството FilterOnLoad , за да влезе в сила.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×