Премахване на бивш служител от Office 365

Сътрудници: Даян Фейгъл Здравко Караиванов
Последна актуализация: 12 януари 2018 г.

Излизане сега!

Ако трябва да спрете незабавно достъпа на служител до Office 365, ето какво да направите:

  1. Отидете на Щракнете тук, за да отидете в центъра за администриране на Office 365. .

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

  2. В Център за администриране на Office 365 изберете името на потребителя и нулирайте паролата му (не му я изпращайте).

  3. Докато все още сте в страницата със свойства на потребителя, разгънете Настройки на OneDrive и след това изберете Иницииране.

    Изберете "Иницииране", за да излезе потребителят веднага.

В рамките на час (или след като излезе извън текущата страница на Office 365, в която е), той ще получите подкана да влезе отново. (Маркерът за обновяване работи в продължение на един час, така че времевата линия зависи от това колко време остава за неговия маркер и дали той ще излезе от текущата уеб страница.)

УГОВОРКА: Ако потребителят е в Outlook в уеб, просто щракнете някъде в пощенската му кутия – той може да не е изваден незабавно. След като той щракне върху друга плочка на друг, като напр. OneDrive, или обнови браузъра си, ще се инициира излизане.

За да използвате PowerShell, за да извадите потребител веднага, вижте кратката команда Revoke-AzureADUserAllRefreshToken.

За повече информация колко време е необходимо, за да спрете достъпа на някого до имейла, вижте Какво трябва да знаете за прекратяването на имейл сесия на служител.

Общ преглед на всички стъпки за премахване на служител и защитени данни

Въпрос, който често ни задават, е "Какво да направя, за да защитя данните, когато един служител напуска организацията?" В тази статия се обяснява как да блокирате достъпа до Office 365, както и стъпките, които трябва да предприемете, за да защитите данните.

Ето един бърз преглед. Всяка стъпка е подробно описана в тази статия.

Стъпка

Защо да правите това?

1. Запишете съдържанието на пощенската кутия на потребителя

Това е полезно за човека, който ще поеме работата на служителя или в случай на съдебен спор.

2. Препратете имейла на потребителя към друг служител или конвертирайте в споделена пощенска кутия

Това ви позволява да поддържате имейл адреса на бившия служител активен. Ако имате клиенти или партньори, които все още изпращат до имейл адреса на бившия служител, така ще ги получава човекът, който е поел работата.

3. Изтрийте данните и блокирайте мобилното устройство на потребителя

Премахва вашите бизнес данни от телефона или таблета.

4. Блокирайте достъпа до данните и имейла в Office 365

Това предотвратява достъпа на лицето до неговата стара пощенска кутия и данни в Office 365.

Съвет: Когато блокирате достъпа на потребител, все още плащате за неговия лиценз. Трябва да изтриете лиценза от абонамента си, за да спрете да плащате за него (стъпка 5).

5. Преместете съдържанието от OneDrive на служителя

Ако само премахнете лиценза на потребител, но не изтриете акаунта, съдържанието в OneDrive на потребителя ще остане достъпно за вас дори след 30 дни.

Преди да изтриете акаунта, трябва да преместите съдържанието от неговия OneDrive в друго местоположение, до което имате лесен достъп. След като изтриете акаунт на служител, съдържанието в неговия OneDrive се запазва за 30 дни. През тези 30 дни обаче можете да възстановите акаунта на потребителя и да получите достъп до съдържанието му в OneDrive. Ако възстановите акаунта на потребителя, съдържанието в OneDrive ще остане достъпно за вас дори след 30-те дни.

5а. Какво става, ако лицето е използвало своя личен компютър за достъп до OneDrive и SharePoint?

Ако е използвало личен компютър вместо фирмен компютър за изтегляне на файлове от OneDrive и SharePoint, няма начин да изтриете тези файлове, които то е съхранило.

6. Премахнете и изтрийте лиценза за Office 365 на потребителя

Когато премахнете лиценз, можете да го дадете на някой друг. Или можете да изтриете лиценза, така че да не плащате за него, докато не наемете друг човек.

Когато премахнете или изтриете лиценз на потребител, старите имейли, контакти и календар се запазват за 30 дни, след което се изтриват окончателно. Ако премахнете или изтриете лиценз, но не изтриете акаунта, съдържанието в OneDrive на потребителя ще остане достъпно за вас дори след 30 дни.

7. Изтрийте потребителския акаунт на бившия служител

Това премахва акаунта от вашия център за администриране на Office 365. Поддържа нещата чисти.

Записване на съдържанието на пощенска кутия на бивш служител

Има два начина, по които можете да запишете съдържанието на пощенската кутия на бившия служител:

  1. Добавете имейл адреса на бившия служител към вашата версия на Outlook 2013 или 2016 и след това експортирайте данните в .pst файл. Можете да импортирате данните в друг имейл акаунт, ако е необходимо. За да научите как да направите това, вижте Архивиране и получаване на достъп до данните на бивш потребител.

    ИЛИ

  2. Поставете "задържане поради конфликт" или "задържане на място" в пощенската кутия, преди да изтриете потребителския акаунт. Това е много по-сложно от първата опция, но си струва да се направи, ако: вашият план Enterprise включва архивиране и правно задържане поради конфликт, правният спор е възможен и имате технически силен ИТ отдел.

    След като преобразувате пощенската кутия на "неактивна пощенска кутия", администраторите, отговорниците по съответствието или управителите на записи може да използват инструментите за откриване на електронни данни на място в Exchange Online за достъп и търсене в съдържанието.

    Неактивните пощенски кутии не могат да получават имейли и не се показват в споделената адресна книга на вашата организация или в други списъци.

    За да научите как да направите задържане на пощенска кутия, вижте статията в TechNet Управление на неактивни пощенски кутии в Exchange Online.

Препратете имейла на бившия служител към друг служител или конвертирайте в споделена пощенска кутия

В тази стъпка можете да присвоите имейл адреса на бившия служител на друг служител или да конвертирате пощенската кутия на потребителя в споделена пощенска кутия, която сте създали.

  • Създаването на споделена пощенска кутия е по-евтиният вариант, тъй като няма да се налага да плащате за лиценз, ако пощенската кутия е по-малка от 50 ГБ. Ако е над 50 ГБ, ще трябва да осигурите лиценз.

  • Ако конвертирате пощенската кутия в споделена пощенска кутия, ще бъдат налични и всички стари имейли. Тя може да заеме много място.

  • Ако настроите препращане на пощата, само новите имейли, изпратени до бившия служител, ще се изпращат до текущия служител.

  • За препращане на пощата се изисква акаунтът на бившия служител да има лиценз.

  1. ВАЖНО: Ако настройвате препращане на пощата или споделена пощенска кутия, накрая не изтривайте акаунта на бившия служител. Акаунтът трябва да остане, като източник на препращането на имейли или споделената пощенска кутия.

  2. Отидете на Щракнете тук, за да отидете в центъра за администриране на Office 365. .

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

  3. В центъра за администриране на Office 365 изберете Потребители.

    Щракнете върху "Потребител".

  4. Изберете служителя, когото искате да блокирате.

    Изберете потребителя, който искате да блокирате.

  5. Щракнете върху Настройки за поща. До Препращане на имейл изберете Редактиране.

    Изберете "Настройки за поща" и след това изберете "Редактиране".
  6. Включете Препращане на всички имейли, изпратени до тази пощенска кутия. В полето Адрес за препращане въведете имейл адреса на текущия служител (или споделена пощенска кутия), където да се получава имейлът.

    Добавете имейл адреса на текущия служител.

  7. Изберете Запиши.

  8. Помнете, че не бива да изтривате акаунта на бившия служител.

Изтриване и блокиране на мобилно устройство на бивш служител

Ако вашият бивш служител е имал телефон на организацията, можете да използвате Център за администриране на Exchange, за да изтриете и блокирате това устройство, така че всички данни на организацията се премахват от устройството и то вече не може да се свързва с Office 365.

  1. Отидете на Щракнете тук, за да отидете в центъра за администриране на Office 365. .

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

  2. В центъра за администриране на Office 365, в навигационния екран долу вляво разгънете Центрове за администриране и изберете Exchange.

    Екранът ви може да изглежда като едно от следните изображения:

    Центрове за администриране на Office 365
  3. В центъра за администриране на Exchange се придвижете до Получатели > Пощенски кутии.

  4. Изберете потребителя и под Мобилни устройства изберете Преглед на подробни данни.

  5. На страницата Подробни данни за мобилно устройство, под Мобилни устройства изберете мобилното устройство, щракнете върху Изтриване на данни Изтриване на данните в устройство и след това щракнете върху Блокиране.

  6. Щракнете върху Запиши.

    Съвет: Задължително трябва да премахнете или забраните потребителя за вашата локална корпоративна услуга за Blackberry. Трябва също да забраните всички устройства Blackberry за потребителя. Вижте ръководството за администриране на бизнес услугите в облак за Blackberry, ако ви трябват конкретните стъпки за забраняване на потребител.

Блокиране на достъпа на бившия служител до данните в Office 365

ВАЖНО: Блокирането на акаунт може да отнеме до 24 часа, докато влезе в сила. Ако трябва незабавно да се предотврати достъпът за влизане на потребителя, трябва да нулирате паролата му и след това да инициирате еднократно събитие, което да предизвика неговото излизане от сесиите на Office 365 на всички устройства. Вижте Излизане сега!

За да блокирате влизането на даден потребител и достъпа му до данни на Office 365:

  1. Отидете на Щракнете тук, за да отидете в центъра за администриране на Office 365. .

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

  2. В центъра за администриране на Office 365 изберете Потребители.

    Щракнете върху "Потребител".

  3. Изберете служителя, когото искате да блокирате, а след това изберете Редактиране до Състояние на влизане в екрана за потребителя.

    Изберете "Редактиране" до състоянието на влизане.
  4. В екрана Състояние на влизане изберете Влизането е блокирано и след това Запиши.

Блокирайте достъпа на бившия служител до имейл (Exchange Online)

Ако имате имейл в Office 365 като част от абонамента ви за Office 365, трябва да влезете в центъра за администриране на Exchange, за да изпълните тези стъпки и да блокирате достъпа на бившия служител до неговия имейл.

  1. Отидете на Щракнете тук, за да отидете в центъра за администриране на Office 365. .

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

  2. В центъра за администриране на Office 365, в навигационния екран долу вляво разгънете Центрове за администриране и изберете Exchange.

    Екранът ви може да изглежда като едно от следните изображения:

    Центрове за администриране на Office 365
  3. В центъра за администриране на Exchange се придвижете до Получатели > Пощенски кутии.

  4. Изберете потребителя и на страницата със свойства на потребителя под Мобилни устройства щракнете върху Забраняване на Exchange ActiveSync, Забраняване на OWA за устройства и отговорете с да и на двете.

  5. Под Свързване на имейл щракнете върху Забраняване и отговорете с да.

Премахване и изтриване на лиценза за Office 365 от бивш служител

За да не продължите да плащате за лиценз, след като някой напусне вашата организация, трябва да премахнете неговия лиценз за Office 365 и след това да го изтриете от вашия абонамент. Ако решите да не изтривате лиценза от абонамента си, можете да го присвоите на друг потребител.

Когато премахнете лиценза, всички данни на този потребител се запазват за 30 дни. Имате достъп до данните и можете да възстановите акаунта, ако потребителят се върне. След 30 дни всички данни на потребителя (с изключение на документите, съхранени в SharePoint Online) се изтриват завинаги от Office 365 и не могат да бъдат възстановени.

  1. Отидете на Щракнете тук, за да отидете в центъра за администриране на Office 365. .

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

  2. В центъра за администриране на Office 365 изберете Потребители.

    Щракнете върху "Потребител".

  3. Изберете служителя, когото искате да блокирате, а след това изберете Редактиране до Лицензи на продукти в екрана за потребителя.

    Изберете "Редактиране" до "Лицензи за продукта"
  4. В екрана Лицензи на продукти плъзнете индикатора за лиценз в позиция Изкл. и след това изберете Даване, за да премахнете лиценза.

    Премахване на лицензи

    Когато премахването приключи, на екрана ще се покаже Продуктите са премахнати.

За да намалите броя на лицензите, за които плащате, докато не наемете друг човек, направете следното:

  1. В центъра за администриране на Office 365 изберете Фактуриране > Абонаменти.

  2. Изберете Добавяне/премахване на лицензи, за да изтриете лиценза, така че да не плащате за него, докато не наемете друг човек.

    Използвайте стрелките, за да изтриете лицензи от абонамента си.

    Когато добавите друг човек към вашата фирма, ще получите подкана едновременно с това да закупите лиценз – само с едно щракване!

За повече информация за управлението на потребителски лицензи за Office 365 за фирми вижте Даване на лицензи на потребители в Office 365 за фирми и Премахване на лицензи от потребители в Office 365 за фирми.

Изтриване на потребителския акаунт на бивш служител

След като сте записали и осъществили достъп до всички потребителски данни на бившия служител, можете да изтриете неговия акаунт.

  1. Не изтривайте акаунта, ако настройвате препращане на имейл или конвертиране в споделена пощенска кутия. И за двата случая трябва акаунт, който да служи за източник на препращането или споделената пощенска кутия.

  2. Отидете на Щракнете тук, за да отидете в центъра за администриране на Office 365. .

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

    Отидете в центъра за администриране на Office 365.

  3. В центъра за администриране изберете Потребители.

    Щракнете върху "Потребител".

  4. Изберете служителя, когото искате да изтриете, след това изберете Изтриване на потребител в прозореца на потребителя и след това изберете Изтрий > Затвори.

    Изтриване на потребител

Когато изтриете потребител, акаунтът става неактивен за приблизително 30 дни. Имате време дотогава да възстановите акаунта, преди да бъде изтрит завинаги.

Вашата организация използва ли Active Directory?

Ако организацията ви синхронизира потребителски акаунти с Office 365 от среда на локален указател Active Directory, трябва да изтриете и да възстановите тези потребителски акаунти във вашата локална услуга Active Directory. Не можете да ги изтриете или възстановите в Office 365.

За инструкции вижте тази статия в TechNet: Изтриване на потребителски акаунт.

Ако използвате Azure Active Directory, вижте кратката команда на PowerShell Remove-MsolUser.

Какво трябва да знаете за прекратяването на имейл сесия на служител

Ето информация как да спрете незабавно достъпа на служител до имейла (Exchange).

Какво можете да направите

Как да го направите

Прекратяване на сесия (например Outlook в уеб, Outlook, Exchange Active Sync и т.н.) и принудително отваряне на нова сесия

Нулиране на парола

Прекратяване на сесия и блокиране на достъпа до бъдещи сесии (за всички протоколи)

Забранете акаунта. Например (в центъра за администриране на Exchange или чрез PowerShell):

Set-Mailbox user@contoso.com -AccountDisabled:$true

Прекратяване на сесията за конкретен протокол (например ActiveSync)

Забранете протокола. Например (в центъра за администриране на Exchange или чрез PowerShell):

Set-CASMailbox user@contoso.com -ActiveSyncEnabled:$false

Горните операции могат да бъдат извършени на 3 места:

Ако прекратите сесията тук

Колко време отнема

В центъра за администриране на Exchange или чрез PowerShell

Очакваното закъснение е в рамките на 30 минути

В центъра за администриране на Azure Active Directory

Очакваното закъснение е 60 минути

В локална среда

Очакваното закъснение е 3 часа или повече

Как да получите най-бързия отговор за прекратяване на акаунт

Най-бързо: използвайте центъра за администриране на Exchange (използвайте PowerShell) или центъра за администриране на Azure Active Directory. В локална среда може да минат няколко часа, докато промените се синхронизират чрез DirSync.

Най-бърз за потребител с локална наличност и в центъра за данни на Exchange: Прекратете сесията чрез центъра за администриране на Azure Active Directory/центъра за администриране на Exchange И направете промяната и в локалната среда. В противен случай промяната в центъра за администриране на Azure Active Directory/центъра за администриране на Exchange ще бъде заместена от DirSync.

Сродни теми

Възстановяване на потребител

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×