Превръщане на оферти в платени фактури с помощта на шаблона "Уеб база данни за услуги"

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Шаблонът "Уеб база данни за услуги" на Access 2010 създава готова за използване база данни, която ви позволява да следите оферти, фактури, клиенти и други данни, свързани с извършване на бизнес за услуги.

Следващото видео показва кратко сценарий за това как може да се използва този шаблон.

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Ако не сте го направили, Изтеглете шаблона за услуги.

Продължете да четете, за да научите как да използвате шаблона, за да създадете ваша собствена база данни и да започнете да я използвате, за да ви помогне в развитието на вашия бизнес.

Забележка : В тази статия не се отнася за уеб приложения на Access – по-новия вид на база данни, дизайн с Access 2013 (или по-висока) и публикуват онлайн. За повече информация вижте Създаване на уеб приложение на Access .

В тази статия

Стартиране на базата данни за първи път

Първи стъпки: Добавяне на съществуващи данни към вашата база данни за услуги

Разделът добре дошли: помощ и други ресурси

Раздел "информация за фирмата": въведете информация за вашата фирма

Разделът служители: въвеждане на информация за служители

Разделът услуги: въвеждане на информация за услугата

Добавяне на услуги за данни, които сте съхранявали в Excel

Транспониране на данни на Excel от редове в колони

Пренареждане на колони от данни на Excel, които са в различен ред от листа с данни на услугите

Поставете данните от колоните, които са в същия ред като колоните в листа с данни на услугите

Добавяне на услугите една по една

Разделът продукти: въвеждане на информация за продукти

Добавяне на данни за продукти, които сте съхранявали в Excel

Транспониране на данни на Excel от редове в колони

Пренаредете колоните в Excel, които са в различен ред от листа с данни на продукти

Поставете данните от колоните, които са в същия ред като колоните в листа с данни на продукти

Добавяне на продуктите един по един

Раздел оферти и фактури: въведете оферти и фактури

Табло: Проследяване на активни оферти и фактури

Показване на подробни данни за оферта или фактура

Създаване на нова оферта или фактура

Оферти: Управление на всички ваши оферти

Показване на подробни данни за оферта

Формуляр за подробности за оферта

Създаване на нова оферта

Подаване на оферта за одобрение

Одобряване или отхвърляне на подадена оферта

Превръщане на одобрена оферта във фактура

Печат или имейл оферта

Фактури: Управление на всички ваши фактури

Показване на подробни данни за фактура

Формуляр подробни данни за фактура

Създаване на нова фактура

Подаване на фактура за плащане

Печат или имейл фактура

Маркиране на фактура като платена

Център за отчети: Преглеждане и отпечатване на отчети

Разширени: Управление на услуги, продукти, служители и клиенти

Следващи стъпки

Стартиране на базата данни за първи път

Показва се диалогов прозорец, който ви позволява да изберете дали да запазите примерните данни, или да ги изтриете, за да можете да започнете да въвеждате ваши собствени данни:

стартов формуляр на шаблона ''уеб база данни за услуги''

Щракнете върху бутона отляво, за да отворите базата данни и да работите с примерните данни. Access ще попълни базата данни за услуги с данни от фиктивната фирма Northwind Traders.

Щракнете върху бутона отдясно, за да изтриете примерните данни и да можете да започнете собствено въвеждане.

Забележка :  Изтриването на примерните данни забранява показването на диалоговия прозорец за стартиране след това.

Изчистете квадратчето за отметка, за да забраните показването на диалоговия прозорец след това.

Забележка : Всички полета и контроли в шаблона за услуги, които показват валутни данни, използват доларовия знак ($). Ако вашата езикова променлива използва различен валутен знак, трябва да обсъдите настройката на свързаните с това полета и контроли, преди да премахнете примерните данни. За повече информация вж. раздела Вж. също.

Първи стъпки: Добавяне на съществуващи данни към вашата база данни за услуги

Разделът Първи стъпки съдържа следните раздели, за да ви помогне да подготвите вашите бизнес данни за работа:

Раздели "Първи стъпки"

Функции

Добре дошли

Връзки към полезни ресурси

Информация за фирмата

Полета за съхраняване на информация за вашата фирма за използване във фактури и други отчети

Служители

Изглед на лист с данни за служители. Регистрираният в него служител се записва в нови оферти и фактури

Услуги

Изглед на лист с данни за услугите, които можете да добавяте към оферти и фактури

Продукти

Изглед на лист с данни за материалите, които продавате или използвате. Можете да добавяте тези продукти към оферти и фактури

Оферти и фактури

Два изгледа на лист с данни: вашите оферти и вашите фактури

Когато щракнете върху Начало на въвеждане на мои данни в диалоговия прозорец за стартиране, Access ви изпраща в раздела Първи стъпкиДобре дошли, където можете да започнете процеса на въвеждане на вашите данни във вашата нова база данни за услуги.

Разделът ''Първи стъпки'' на шаблона ''Уеб база данни за услуги''

Не е необходимо да използвате раздела Първи стъпки, за да въведете всички ваши данни. Разделът е предназначен да ви улесни в първите ви стъпки. Повечето от информацията, която можете да въведе в разделите на "Първи стъпки" може да бъде въведена и в основните раздели, например раздела Оферти или раздела Фактури. Обаче можете да въведете информацията за вашата фирма (която ще се появява в офертите и фактурите) само с помощта на раздела Информация за фирмата.

Разделът добре дошли: помощ и други ресурси

Връзките в раздела Добре дошли сочат към най-често използваните ресурси, за да ви помогнат да създадете по-голямата част от вашата база данни за услуги. Въпреки че връзките не се променят, целите им се актуализират, когато станат достъпни нови ресурси.

  • Когато завършите преглеждането на информацията в раздела Добре дошли, щракнете върху Напред, за да продължите с раздела Информация за фирмата.

Раздел "информация за фирмата": въведете информация за вашата фирма

В раздела Информация за фирмата можете да въведе информация за вашата фирма, например име, местоположение, телефон и имейл адрес. Тази информация ще бъде показвана във фактури и други отчети, създадени от базата данни.

разделът ''информация за фирмата'' от шаблона за база данни за услуги

  • Въведете информацията за вашата фирма в полетата и след това щракнете върху Напред.

Разделът служители: въвеждане на информация за служители

В раздела Служители можете да започнете да добавяте служители към базата данни. Това ще ви помогне да следите какво правят служителите. Например, когато се създава нова оферта, служителят, който е влязъл, се записва като част от новата оферта.

  • Въведете информация за всеки служител в листа с данни и след това щракнете върху Напред.

    Можете също да показвате, редактирате и добавяте служители в основния раздел Служители.

Разделът услуги: въвеждане на информация за услугата

В раздела Услуги добавете информация за услугите, които предоставяте, например часовата ставка за всяка от тях. Можете също да премахнете услуги, като ги изтриете или ги маркирате като прекратени. Можете да изтриете услуга само ако тя не се появява в оферти или фактури.

Забележка :  Когато добавите услуга към оферта или фактура, часовата ставката по подразбиране за тази услуга се добавя към офертата или фактурата. Можете обаче да уточните часовата ставка за всяка услуга, преди да подадете конкретна оферта или фактура. Уточняването на ставката в оферта или фактура няма да повлияе върху часовата ставка по подразбиране за услугата.

Добавяне на данни за услуги, които сте съхранявали в Excel

Можете да копирате и да поставите данни от Excel в лист с данни на Access. Копирането и поставянето на тези данни може да ви спести време, особено ако данните в Excel са вече в редове или колони, които са същите или подобни на колоните в листа с данни.

Има две основни съображения при подготовката за копиране на данни на Excel и поставянето им в Access:

  • Ако данните на Excel са подредени в редове (за разлика от колони), трябва да транспонирате данните в Excel , преди да го поставите в Access.

  • Ако колоните на Excel не са в същия ред като колоните в листа с данни на Access, която трябва да пренаредите колоните в Excel , преди да ги поставите в Access

Важно :  Колоната Код на услугата трябва да има стойност за всяка услуга и стойността трябва да бъде уникална – т. е. две или повече услуги не може да имат едно и също име.

Забележка :  Стъпките в този раздел предполагат, че имате данни за всичките четири колони в листа с данни Услуги. Ако нямате данни за всички, можете да копирате данните, които имате. Единствената колона, която се изисква и трябва да има уникални стойности, е Код на услугата.

Транспониране на данни в Excel от редове в колони

Съвет :  Ако вашите данни не са подредени както колоните в листа с данни на Access, обмислете вмъкването на работен лист в Excel и транспонирането на данните в новия работен лист. С помощта на нов работен лист можете да улесните подреждането на данните в същия ред като колоните в листа с данни на Access.

  1. В Excel изберете данните и след това натиснете CTRL+C.

За да изберете няколко несъседни групи от клетки, натиснете и задръжте клавиша CTRL, докато избирате.

  1. С десния бутон върху клетка, която е извън избраните от вас данни (например клетка под последния ред от вашата селекция) и под Опции за поставяне, щракнете върху бутона транспониране :
    Поставяне на транспонирани данни

Пренареждане на колони от данни в Excel, които са подредени различно от листа с данни за услуги
  1. Отворете работната книга на Excel, съдържаща данните за вашите услуги.

  2. Вмъкнете нов работен лист. За помощ с тази стъпка вижте статията на Excel, Вмъкване или изтриване на работен лист.

  3. В новия работен лист:

    1. Въведете или поставете Код на услугата в клетка A1.

    2. Въведете или поставете Описание на услугата в клетката B1.

    3. Въведете или поставете Часова ставка по подразбиране в клетка C1.

    4. Въведете или поставете бележки в клетката D1.

  4. Копирайте имената или кодовете на вашите услуги в колона A:

    1. Щракнете върху раздела на работния лист, където се съдържат имената или кодовете.

    2. Изберете списъка с имена или кодове и след това натиснете CTRL+C

    3. Щракнете върху раздела на новия работен лист.

    4. Изберете клетката A2 и след това натиснете CTRL+V.

  5. Копирайте описанията на вашите услуги в колона B:

    1. Щракнете върху клетката B2 и след това въведете знак за равенство (=).

    2. Щракнете върху раздела на работния лист, където се съдържат описанията.

    3. Щракнете върху клетката, съдържаща първото описание, и след това натиснете ENTER.
      Excel поставя препратката към клетката в клетката B2 в новия работен лист.

    4. В новия работен лист щракнете отново върху клетката B2 и след това щракнете двукратно върху манипулатор за запълване манипулатор за запълване .
      Excel поставя препратките към клетки за останалата част от списъка в колона B.

  6. Повторете стъпка 5, но използвайте колона C и копирайте часовите ставки по подразбиране за вашите услуги.

  7. Повторете стъпка 5, но използвайте колона D и копирайте бележките към вашите услуги.

Поставете данните от колоните, които са в същия ред като колоните в листа с данни за услуги
  1. В Excel изберете данните и след това натиснете CTRL+C.

За да изберете няколко несъседни групи от клетки, натиснете и задръжте клавиш CTRL, докато избирате.

  1. В Access, в раздела услуги с десния бутон върху звездичката в листа с данни и след това щракнете върху постави.
    контекстно меню в листа с данни ''услуги''

Добавяне на услугите една по една

  • Щракнете върху Добавяне на нова услуга, за да отворите формуляра Подробни данни за услуга и въведете информация за услуга.
    – или –

  • Въведе данни в листа с данни в раздела Услуги.

Разделът продукти: въвеждане на информация за продукти

В раздела Продукти добавете информация за продукти, които продавате или използвате по време на услуги.

Забележка : Когато добавите продукт към оферта или фактура, единичната цена се записва като част от офертата или фактурата. Можете обаче да уточните единичната цена за всеки продукт, преди да подадете всяка конкретна оферта или фактура. Уточняването на цената в оферта или фактура няма да повлияе върху единичната цена за продукта.

Добавяне на данни за продукти, които сте съхранявали в Excel

Можете да копирате и да поставите данни от Excel в лист с данни на Access. Копирането и поставянето на тези данни може да ви спести време, особено ако данните в Excel са вече в редове или колони, които са същите или подобни на колоните в листа с данни.

Има две основни съображения при подготовката за копиране на данни на Excel и поставянето им в Access:

  • Ако данните на Excel са подредени в редове (за разлика от колони), трябва да транспонирате данните в Excel , преди да го поставите в Access.

  • Ако колоните на Excel не са в същия ред като колоните в листа с данни на Access, която трябва да пренаредите колоните в Excel , преди да ги поставите в Access

Важно :  Колоната Код на продукта трябва да има стойност за всяка услуга и стойността трябва да бъде уникална – т е. две или повече услуги не може да имат едно и също име.

Забележка :  Стъпките в този раздел предполагат, че имате данни за всичките четири колони в листа с данни Продукти. Ако нямате данни за всички, можете да копирате данните, които имате. Единствената колоната, която се изисква и трябва да има уникални стойности, е Код на продукта.

Транспониране на данни в Excel от редове в колони

Ако вашите данни са в редове (а не в колони), транспонирайте данните в Excel, преди да ги поставите в Access.

Съвет :  Ако вашите данни не са подредени както колоните в листа с данни на Access, обмислете вмъкването на работен лист в Excel и транспонирането на данните в новия работен лист. С помощта на нов работен лист можете да улесните подреждането на данните в същия ред като колоните в листа с данни на Access.

  1. В Excel изберете данните и след това натиснете CTRL+C.

За да изберете няколко несъседни групи от клетки, натиснете и задръжте клавиша CTRL, докато избирате.

  1. С десния бутон върху клетка, която е извън избраните от вас данни (например клетка под последния ред от вашата селекция) и под Опции за поставяне, щракнете върху бутона транспониране :
    Поставяне на транспонирани данни

Пренаредете колоните в Excel, които са в различен ред от тези в листа с данни за продукти
  1. Отворете работната книга на Excel, съдържаща данните за вашите продукти.

  2. Вмъкнете нов работен лист. За помощ с тази стъпка вижте статията на Excel, Вмъкване или изтриване на работен лист.

  3. В новия работен лист:

    1. Въведете или поставете Код на продукта в клетка A1.

    2. Въведете или поставете Описание на продукта в клетката B1.

    3. Въведете или поставете Единичната цена в клетка C1.

    4. Въведете или поставете Единично количество в клетката D1.

    5. Въведете или поставете бележки в клетката E1.

  4. Копирайте имената или кодовете на вашите продукти в колона A:

    1. Щракнете върху раздела на работния лист, където се съдържат имената или кодовете.

    2. Изберете списъка с имена или кодове и след това натиснете CTRL+C

    3. Щракнете върху раздела на новия работен лист.

    4. Изберете клетката A2 и след това натиснете CTRL+V.

  5. Копирайте описанията на вашите продукти в колона B:

    1. Щракнете върху клетката B2 и след това въведете знак за равенство (=).

    2. Щракнете върху раздела на работния лист, където се съдържат описанията.

    3. Щракнете върху клетката, съдържаща първото описание, и след това натиснете ENTER.
      Excel поставя препратката към клетката в клетката B2 в новия работен лист.

    4. В новия работен лист щракнете отново върху клетката B2 и след това щракнете двукратно върху манипулатор за запълване манипулатор за запълване .
      Excel поставя препратките към клетки за останалата част от списъка в колона B.

  6. Повторете стъпка 5, но използвайте колона C и копирайте единичната цена за вашите услуги.

  7. Повторете стъпка 5, но използвайте колона D и копирайте количеството в един блок за вашите услуги.

  8. Повторете стъпка 5, но използвайте колона E и копирайте бележките към вашите продукти.

Поставете данните от колоните, които са в същия ред като колоните в листа с данни за продукти
  1. В Excel изберете данните и след това натиснете CTRL+C.

    За да изберете няколко несъседни групи от клетки, натиснете и задръжте клавиш CTRL, докато избирате.

  2. В Access, в раздела продукти с десния бутон върху звездичката в листа с данни и след това щракнете върху постави.
    контекстно меню в листа с данни ''услуги''

Добавяне на продуктите един по един

  • Щракнете върху Добавяне на нов продукт, за да отворите формуляра По-подробно за продукта, и въведете информацията за продукта.
    – или –

  • Въведе данни в листа с данни в раздела Продукти.

Раздел оферти и фактури: въведете оферти и фактури

Ако вече имате налични оферти и фактури, можете да ги въведете в листовете с данни в раздела Оферти и фактури.

  1. За да въведете оферта, щракнете върху Добавяне на нова оферта. За да въведете фактура, щракнете върху Добавяне на нова фактура.

  2. В подробния формуляр, който се отваря, въведете информацията, с която разполагате, например състоянието, служителя, създал офертата или фактурата, и клиента.

  3. Ако въведете клиент, който не е в базата данни, Access ви подканва да въведете новия клиент. Щракнете върху Да и след това попълнете информацията, която имате за новия клиент. Когато затворите листа с данни, клиентът ще бъде наличен в падащия списък Клиент.

  4. След като приключите с всички оферти или фактури, щракнете върху Запиши и затвори. Данните се записват и формулярът се затваря.

  5. Когато приключите с добавянето на съществуващи оферти и фактури, щракнете върху Напред.

Табло: Проследяване на активни оферти и фактури

Разделът Табло предоставя удобно място за проследяване на отворени оферти и неплатени фактури и за добавяне на нова оферта или фактура.

разделът ''табло'' на шаблона за база данни за услуги

Показване на подробни данни за оферта или фактура

  • Щракнете върху стойност под Оферта#, за да отворите формуляр Подробни данни за оферта за този оферта.

    Можете да редактирате подробните данни за оферта преди тя се подава – тоест, когато състоянието е нова.

  • Щракнете върху стойност под Фактура#, за да отворите формуляра Подробни данни за фактура за тази фактура

Създаване на нова оферта или фактура

  • Щракнете върху Нова оферта или Нова фактура и след това попълнете формуляра, който се показва.

    Ако сте не влезли в базата данни, изберете вашето име от падащия списък Продавач, за да добавите вашето име към офертата или фактурата.

Оферти: Управление на всички ваши оферти

Разделът Оферти предоставя изгледи, които ви помагат да управлявате оферти на базата на тяхното състояние.

разделът ''оферти'' на шаблона за база данни за услуги

Офертите са изброени в следните раздели:

  • Активни    Показва списък на оферти, които не са фактурирани, отхвърлени или с изтекъл срок.

  • Одобрени    Показва списък на оферти, които са одобрени или фактурирани.

  • Фактурирани    Показва списък на оферти, които са били фактурирани. Можете да видите фактурата от изброените оферта.

  • С изтекъл срок    Показва списък на оферти, чийто срок е изтекъл, без да бъдат фактурирани.

  • Отхвърлени    Показва списък на оферти, които са били отхвърлени. Можете да одобрите отхвърлена оферта да го направите достъпен за фактуриране.

Показване на подробни данни за оферта

  • Щракнете върху стойност под Оферта#, за да отворите формуляр Подробни данни за оферта за този оферта.

    Можете да редактирате подробните данни за оферта преди тя се подава – тоест, когато състоянието е нова.

формуляр ''подробни данни за оферта''

Номерът и състоянието на офертата се показват в горния ляв ъгъл на формуляра Подробни данни за оферта.

Използвайте бутоните в началото на формуляра Подробни данни за оферта, за да подадете, одобрите, отхвърлите или фактурирате оферта, да създадете дубликат на оферта и да покажете оферта в подготовка за печат.

Общата информация за оферта отива в полетата непосредствено под бутоните в началото на формуляра Подробни данни за оферта.

Разделите в средата на формуляра Подробни данни за оферта са за подробни данни за офертата: елементи от списъка (услуги и продукти), местоположение на услугата, данъци и срокове и бележки. Можете да променяте ставките и единичните цени в елементите от списъка във всяка оферта, без това да засяга стойността по подразбиране за съответната услуга или продукт.

Общите суми за услуги, продукти и данъци се показват в долния десен ъгъл на формуляра Подробни данни за оферта. Ако актуализирате подробните данни в раздела Елементи от списъка или раздела Данъци и срокове, щракнете върху Обнови общите суми, за да актуализирате количествата, показани в тази област.

Създаване на нова оферта

  • В раздела Оферти щракнете върху Нова оферта и след това попълнете формуляра Подробни данни за оферта.

    Ако сте не влезли в базата данни, изберете име си от падащия списък Продавач, за да добавите име си към офертата.

Подаване на оферта за одобрение

Оферти, които не са подадени, нямат номер на оферта; стойността […] се показва под оферта #.

  1. В раздела Оферти щракнете върху […] в реда, съдържащ оферта, която искате да подадете.
    Access отваря формуляра Подробни данни за оферта и показва офертата.

  2. Прегледайте общата информация и подробните данни за офертата и направете необходимите промени, например добавяне или премахване на елементи от списъка, регулиране на ставката или единичната цена за елемент от списъка или добавяне на бележки.

  3. В началото на формуляра Подробни данни за оферта щракнете върху Подай.

Одобряване или отхвърляне на подадена оферта

  1. В раздела Оферти щракнете върху стойност под Оферта#, за да отворите формуляра Подробни данни за оферта и да покажете офертата.

  2. Прегледайте информацията в офертата и направете едно от следните неща:

    • Ако офертата е приемлива, щракнете върху Одобри в началото на формуляра Подробни данни за оферта.

    • Ако офертата би станала приемлива с малки промени, щракнете върху Дублирай в началото на формуляра Подробни данни за оферта. Access създава нова оферта на базата на първоначалната. Тогава можете да коригирате и да подадете новата оферта и след това да я одобрите.

    • Ако офертата е неприемлива, щракнете върху Отхвърли в началото на формуляра Подробни данни за оферта.

Превръщане на одобрена оферта във фактура

  1. В раздела Оферти щракнете върху раздела Одобрени.
    Access показва офертите, които са одобрени, включително офертите, които вече са фактурирани.

  2. Щракнете върху стойност под Оферта#, за да отворите формуляр Подробни данни за оферта за този оферта.

  3. Прегледайте информацията в офертата.

    Забележка : Не можете да променяте подробните данни на оферта, която е одобрена. Можете обаче да направите дубликат на офертата, като щракнете върху Дублирай, коригирате и подадете дублираната оферта и след това одобрите и използвате тази оферта за създаване на фактура.

  4. В началото на формуляра Подробни данни за оферта щракнете върху Фактура.

Отпечатване или изпращане с имейл на оферта

  1. В раздела Оферти щракнете върху стойност под Оферта#, за да отворите формуляра Подробни данни за оферта и да покажете офертата.

  2. В началото на формуляра Подробни данни за оферта щракнете върху Покажи офертата.
    Access отваря офертата във вида, в който ще бъде отпечатана.

    Бутоните в началото на офертата не се показват в крайното копие.

  3. Щракнете върху подходящия бутон в началото на офертата.

Фактури: Управление на всички ваши фактури

В раздела Фактури можете да създавате нови фактури и да преглеждате фактурите по състояние.

Разделът ''Фактури'' на шаблона за база данни за услуги

Фактурите са изброени в следните раздели:

  • Неплатени    Съдържа списък на фактури, които не са платени, но още не са с изтекъл срок.

  • Изтекъл срок   Списъци на фактури, които не са платени и са с изтекъл срок.

  • Платена   Списъци на фактури, които са платени.

Показване на подробни данни за фактура

  • Щракнете върху стойност под Фактура#, за да отворите формуляра Подробни данни за фактура за тази фактура

    Можете да редактирате подробните данни за фактура преди тя се подава – тоест, когато състоянието е нова.

Формуляр ''Подробни данни за фактура''

Формуляр ''Подробни данни за фактура''

Номерът и състоянието на фактурата се показват в горния ляв ъгъл на формуляра Подробни данни за фактура.

Използвайте бутоните в горния край на формуляра Подробни данни за фактура, за да подадете фактура или да я маркирате като платена, да създадете дубликат на фактура, да видите как ще изглежда фактурата, когато я отпечатате, да запишете промените във фактура и да затворите формуляра Подробни данни за фактура.

Общата информация за фактурата отива в полетата непосредствено под бутоните в началото на формуляра Подробни данни за фактура. Ако фактурата е създадена от оферта, тя наследява тази информация от тази оферта, но вие можете да направите промени във фактурата, без да засегнете първоначалната оферта.

Разделите в средата на формуляра Подробни данни за фактура са за подробни данни за фактурата: елементи от списъка (услуги и продукти), местоположение на услугата, данъци и срокове и бележки. Ако фактурата е създадена от оферта, тя наследява тези подробни данни от тази оферта, но вие можете да направите промени в подробните данни за фактурата, без да засегнете първоначалната оферта. Можете също да регулирате ставките и единичните цени в елементите от списъка във всяка оферта, без това да засегне стойността по подразбиране за съответната услуга или продукт.

Общите суми за услуги, продукти и данъци се показват в долния десен ъгъл на формуляра Подробни данни за фактура. Ако актуализирате подробните данни в раздела Елементи от реда или раздела Данъци и срокове, щракнете върху Обнови общите суми, за да актуализирате количествата, показани в тази област.

Създаване на нова фактура

  • Щракнете върху Нова фактура и след това попълнете формуляра Подробни данни за фактура.

    Ако не сте влезли в базата данни, изберете вашето име от падащия списък Продавач, за да добавите вашето име към офертата.

Подаване на фактура за плащане

Фактури, които не са подадени, нямат номер на фактура; стойността […] се показва под фактура #.

  1. В раздела Фактури щракнете върху […] в реда, съдържащ фактурата, която искате да подадете за плащане.
    Access отваря формуляра Подробни данни за фактура и показва фактурата.

  2. Прегледайте общата информация и подробните данни за фактурата и направете необходимите промени, например добавяне или премахване на елементи от списъка, регулиране на ставката или единичната цена за елемент от списъка или добавяне на бележки.

  3. В началото на формуляра Подробни данни за фактура щракнете върху Подай.

Печат или изпращане с имейл на фактура

  1. В раздела Фактури щракнете върху стойност под Фактура#, за да отворите формуляра Подробни данни за фактура и да покажете офертата.

  2. В началото на формуляра Подробни данни за фактура щракнете върху Покажи фактурата.
    Access отваря фактурата във вида, в който ще бъде отпечатана.

    Бутоните в началото на фактурата не се показват в крайното копие.

  3. Щракнете върху подходящия бутон в началото на фактурата.

Маркиране на фактура като платена

  1. В раздела Фактури, в раздела Неплатени щракнете върху стойност под Фактура#, за да отворите формуляра Подробни данни за фактура и да покажете офертата.

  2. В началото на формуляра Подробни данни за фактура щракнете върху Маркирай като платена.

Център за отчети: Преглеждане и отпечатване на отчети

Шаблонът "База данни за услуги" съдържа четири отчета: списък на клиенти и три отчета за продажби (месечен, тримесечен и годишен).

Разделът ''Център за отчети'' на шаблона за база данни за услуги

За да визуализирате отчет:

  • Щракнете върху раздела Център за отчети и след това под Изберете отчет щракнете върху отчета, който искате да видите.
    Access показва отчета в екрана за визуализация.

Можете да персонализирате визуализацията с помощта на опциите, които се показват в горния край на екрана за визуализация. Опциите, които се показват, зависят от отчета, който визуализирате.

За да отпечатате отчет:

  1. Визуализирайте отчета, който искате да отпечатате.

  2. В раздела Център за отчети щракнете върху Отвори в нов раздел и след това натиснете CTRL+P.

Разширени: Управление на услуги, продукти, служители и клиенти

Разделът Разширени предоставя удобно място за управление на следните списъци:

  • Клиенти

  • Служители

  • Продукти

  • Услуги

Всеки списък се показва като лист с данни, където е по-лесно да се открият несъгласуваности и да се направят групови промени в данните.

разделът ''разширени'' на шаблона за база данни за услуги

Следващи стъпки

След като започнете да използвате базата данни за услуги, за да управлявате вашия бизнес, вероятно ще помислите за нови начини за заявяване или филтриране на вашите данни. Може също да поискате да модифицирате базата данни, за да отговаря по-добре на вашите нужди. Връзките в този раздел ви насочват към повече информация за типичните задачи и модификации, които можете да направите.

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×