Преброяване на данни с помощта на заявка

Преброяване на данни с помощта на заявка

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Тази статия обяснява как да преброите данните, върнати от заявка. Например във формуляр или отчет можете да преброите броя на елементите в една или повече полета или контроли на таблица. Можете също да изчислявате средните стойности и да намерите най-малката, най-голямата, най-ранната и най-новата стойност. Освен това Access предоставя функция, която се нарича сумарен ред, който можете да използвате, за да преброите данните в лист с данни, без да е необходимо да променяте структурата на вашата заявка.

Какво искате да направите?

Разбиране на начините за преброяване на данни

Преброяване на данни с помощта на сумарен ред

Преброяване на данни с помощта на заявка за общи суми

Справка за сумарната функция

Разбиране на начините за преброяване на данни

Можете да преброите броя на елементите в дадено поле (колона със стойности) с помощта на функцията COUNT . Функция COUNT принадлежи на набор от функции, наречени сумиращи функции. Можете да използвате сумиращи функции за извършване на изчисление на колона от данни и връщате една стойност. Access предоставя редица сумарни функции, които освен това броят, като например:

  • SUMза сумиране на колона от числа.

  • AVERAGE, за осредняване на колона от числа.

  • Максимум, за намиране на най-голямата стойност в полето.

  • Минимумза намиране на най-ниската стойност в поле.

  • СтандартНото отклонение , за да се измерва колко широко стойности са разпръснати от средната стойност (средно).

  • Дисперсияза измерване на статистическото отклонение на всички стойности в колоната.

Access предоставя два начина за добавяне на COUNT и други функции за сумиране към заявка. Можете:

  • Отворете вашата заявка в изглед на лист с данни и добавете сумарен ред. Редът сумарен ви позволява да използвате обединена функция в една или повече колони от набор от резултати от заявка, без да е необходимо да променяте проекта на вашата заявка.

  • Създаване на заявка за общи суми. Заявка за общи суми изчислява междинните суми през групи от записи. Например, ако искате да изчислите междинната сума на всички продажби по град или по тримесечие, можете да използвате заявка за общи суми, за да групирате записите по желаната категория и след това да сумирате стойностите на продажбите. В контраст на това сумарен ред изчислява общи суми за една или повече колони (полета) на данни.

Забележка: Разделите "как да" в този документ наблягат на използването на функцията COUNT , но не забравяйте, че можете да използвате други сумарни функции във вашите сумарни редове и заявки. За повече информация относно използването на другите обединени функции вижте сумиране на справочен функция по-нататък в тази статия.

За повече информация относно начините за използване на другите обединени функции вижте статията Показване на суми на колони в лист с данни.

Стъпките в следващите раздели обясняват как да добавите сумарен ред и как да използвате заявка за общи суми, за да преброите данни. Докато продължите, не забравяйте, че функцията COUNT работи на по-голям брой типове данни, отколкото другите обединени функции. Например можете да изпълнявате функция COUNT спрямо всякакъв тип полета, с изключение на един съдържащ комплексни, повтарящи се скаларни данни, като например поле на списъци с много стойности.

В контраст много от сумираните функции работят само на данни в полета, зададени на конкретен тип данни. Например функцията SUM работи само с полета, зададени на типовете данни "число", "десетично" или "валута". За повече информация относно типовете данни, необходими за всяка функция, вижте сумарна препратка към функцияпо-нататък в тази статия.

За обща информация за типовете данни вижте статията Промяна или промяна на набора от типове данни за поле.

Най-горе на страницата

Преброяване на данни с помощта на сумарен ред

Можете да добавите сумарен ред към заявка, като отворите заявката си в изглед на лист с данни, като добавите реда и след това изберете функцията COUNT или друга съвкупна функция, като например SUM, минимум, максимумили средно. Стъпките в този раздел обясняват как да създадете основна заявка за избиране и да добавите сумарен ред.

Създаване на основна заявка за избиране

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

    Добавяне на приложение

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху таблицата или таблиците, които искате да използвате във вашата заявка, и след това щракнете върху Затвори.

    Избраната таблица или таблици се показват като прозорци в горната част на конструктора на заявки. Тази фигура показва типична таблица в конструктора на заявки:

    Заявка с три полета в мрежата за проектиране

  3. Щракнете двуКратно върху полетата на таблицата, които искате да използвате във вашата заявка.

    Можете да включите полета, които съдържат описателни данни, като например имена и описания, но трябва да включите полето, съдържащо стойностите, които искате да преброите.

    Всяко поле се показва в колона в мрежата за проектиране на заявки.

  4. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Резултатите от заявката се показват в изглед на лист с данни.

  5. Ако желаете, върнете се в изглед за проектиране и Настройте вашата заявка. За да направите това, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за заявката и щракнете върху изглед за проектиране. След това можете да настроите заявката, както е необходимо, чрез добавяне или премахване на полета на таблица. За да премахнете поле, изберете колоната в мрежата за проектиране и натиснете клавиша DELETE.

  6. Ако желаете, запишете вашата заявка.

Добавяне на сумарен ред

  1. Отворете вашата заявка в изглед на лист с данни. За да направите това за база данни във файловия формат. ACCDB, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за заявката и щракнете върху изглед на лист с данни.

    -или-

    За базата данни за файлов формат. MDB, създадена с по-стара версия на Access, в раздела Начало , в групата изгледи щракнете върху стрелката под изглед и щракнете върху Изглед на лист с данни.

    -или-

    В навигационния екран щракнете двукратно върху заявката. Правейки това изпълнява заявката и зарежда резултатите в лист с данни.

  2. В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Общи суми.

    Изображение на лентата на Access

    Нов сумарен ред се показва под последния ред от данни във вашия лист с данни.

  3. В реда сумарни щракнете върху полето, което искате да сумирате, и след това изберете брой от списъка.

Скриване на сумарен ред

  • В раздела Начало, в групата Записи щракнете върху Общи суми.

За повече информация относно използването на сумарен ред вижте статията общи суми за показване на колони в лист с данни.

Най-горе на страницата

Преброяване на данни с помощта на заявка за общи суми

Можете да преброите данни с помощта на заявка за общи суми вместо сумарен ред, когато трябва да преброите някои или всички записи, върнати от заявка. Например можете да преброите броя на транзакциите за продажби или броя на транзакциите в един град.

Обикновено използвате заявка за общи суми вместо сумарен ред, когато трябва да използвате получените стойности в друга част на вашата база данни, като например отчет.

Преброяване на всички записи в заявка

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

    Добавяне на приложение

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху таблицата, която искате да използвате във вашата заявка, и след това щракнете върху Затвори.

    Таблицата се показва в прозорец в горната част на конструктора на заявки.

  3. Щракнете двуКратно върху полетата, които искате да използвате в заявката, и се уверете, че сте включили полето, което искате да преброите. Можете да преброите полета от повечето типове данни, като изключение са полета, които съдържат сложни, повтарящи се скаларни данни, като например поле на списъци с много стойности.

  4. В раздела Структура, в групата Покажи/скрий щракнете върху Общи суми.

    Редът ' ' Обща сума ' ' в мрежата за проектиране и групата се показва в реда за всяко поле в заявката.

  5. В реда сумарен ред щракнете върху полето, което искате да преброите, и изберете брой от получения списък.

  6. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Резултатите от заявката се показват в изглед на лист с данни.

  7. Ако желаете, запишете заявката.

Преброяване на записи в група или категория

  1. В раздела Създаване, в групата Други щракнете върху Проектиране на заявки.

    Добавяне на приложение

  2. В диалоговия прозорец Показване на таблица щракнете двукратно върху таблицата или таблиците, които искате да използвате във вашата заявка, и след това щракнете върху Затвори.

    Таблицата или таблиците се появяват в прозорец в горната част на конструктора на заявки.

  3. Щракнете двуКратно върху полето, съдържащо данните за вашата категория, както и полето, съдържащо стойностите, които искате да преброите. Вашата заявка не може да съдържа други описателни полета.

  4. В раздела Структура, в групата Покажи/скрий щракнете върху Общи суми.

    Редът ' ' Обща сума ' ' в мрежата за проектиране и групата се показва в реда за всяко поле в заявката.

  5. В реда сумарен ред щракнете върху полето, което искате да преброите, и изберете брой от получения списък.

  6. В раздела Проектиране, в групата Резултати щракнете върху Изпълни.

    Резултатите от заявката се показват в изглед на лист с данни.

  7. Ако желаете, запишете заявката.

Най-горе на страницата

Справка за сумарната функция

В следващата таблица са изредени и описани обединените функции, които Access предоставя за използване в реда сумарен ред и в заявките. Не забравяйте, че Access предоставя по-обобщени функции за заявки, отколкото за сумарния ред. Можете също да използвате по-големия набор от функции за обединение, който SQL Server предоставя, ако работите с проект на Access (отпред на Access, свързан с база данни на Microsoft SQL Server). За повече информация относно този набор от функции вижте книги на Microsoft SQL Server онлайн.

Функция

Описание

Използване с типовете данни

Сумиране

Сумира елементите в дадена колона. Работи само с числови данни и валута.

Число, десетично число, валута

Средно

Изчислява средната стойност за колона. Колоната трябва да съдържа числови данни, валута или дата/час. Функцията игнорира празните стойности.

Число, десетично число, валута, дата/час

Брой

Връща броя на елементите в колона.

Всички типове данни, с изключение на тези, които съдържат сложни повтарящи се скаларни данни, като например колона от списъци с много стойности.

За повече информация за многооценените списъци вижте ръководство за статии за многооценени полета и Създайте или изтрийте поле с много стойности.

Максимум

Връща елемента с най-високата стойност. За текстовите данни най-високата стойност е последната буквена стойност и Access игнорира регистъра. Функцията игнорира празните стойности.

Число, десетично число, валута, дата/час

Минимум

Връща елемента с най-ниската стойност. За текстовите данни, най-ниската стойност е първата азбучна стойност и достъпът игнорира регистъра. Функцията игнорира празните стойности.

Число, десетично число, валута, дата/час

Стандартно отклонение

Измерва колко широки стойности са разпръснати от средната стойност (средно).

За повече информация за използването на тази функция вижте статията общи суми за показване на колони в лист с данни.

Число, десетично число, валута

Дисперсия

Измерва статистическата дисперсия на всички стойности в колоната. Може да използвате тази функция само с числови данни и валута. Ако таблицата съдържа по-малко от два реда, Access връща празна стойност.

За повече информация относно функциите за дисперсии вижте статията общи суми за показване на колони в лист с данни.

Число, десетично число, валута

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×