Преминаване към основното съдържание

Планиране на събрания с FindTime

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

FindTime е Outlook добавка, която улеснява планирането на събрания, като позволява на поканените да гласуват за подходящи времена.

За да планирате събрание в Outlook с FindTime:

  1. Създайте нов имейл или изберете имейл, на който да отговорите.

  2. Списъкът изисква покани за събрания в и по желание поканените Як

  3. В раздела Начало изберете отговор със запитване за събрание.

    FindTime > отговор със запитване за събрание

  4. Изберете настройките на събранието

    : Продължителност на събранието на FindTime

    • Продължителност: изберете продължителност от списъка.

      • Изберете 8 часа за целодневно събрание.

      • Използвайте "по избор ", за да зададете собственото си време. Максималната продължителност е 23 часа 59 минути.

        FindTime продължителност по избор

    • Работно време: Проверете, за да ограничите времената на предлаганите срещи само за работни дни и часове.


      Работно време на FindTime
      Забележка: работното време, което се използва по подразбиране, се извлича от настройките на организатора, а не и тези настройки на Exchange. Те не могат да бъдат открити по подразбиране от 8 до 5 ч.

    • Часова зона: изберете Икона за часови зони , за да промените часовата зона на събранието.

      Редактиране на часова зона
       

      Забележки: 

      • Използваната часова зона се извлича от настройките на организатора, но можете да изберете нова от списъка.

      • Лятното часово време е взето предвид и събрания след годишния превключвател показват правилния час

  5. FindTime разглежда графиците за поканените (ако е налично) и предлага подходящо време за събранието.

    Забележка: FindTime използва своя акаунт за Office 365 Business, за да получи достъп до вашия календар и календари на присъстващите във вашата организация, за да определи наличността. Календарите, които не са свързани с акаунт за Office 365, не се поддържат.


    Използвайте връзките, за да сортирате опциите на събранието.

    • Достъпност: изброява най-добрите опции (часове, когато всички необходими поканени са безплатни) първо. Факторите, които се използват за определяне на най-добрата опция, включват колко участника са безплатни, колко от тях са необходими срещу.

      Опции за събрание, сортирани по достъпност

    • Time: изброява опциите в хронологичен ред.


      Опции за събрание, сортирани по време
      Забележка: можете да превъртате дните и месеците, като използвате стрелките. Наличните дни са подчертани в зелено. По-тъмен зелен указва дни с повечето опции и по-светло зелено и червено показва повечето конфликти. Почивните дни са маркирани на разположение, ако не е избрано работно време .

    • Иконите за хора показват дали са необходими поканени и тяхната достъпност.

      • Синьо подчертаване: задължително

      • Зелено: налично

      • Жълт: може да е зает

      • Червен: зает

      • Сив: неизвестен

        Клавиш за иконите за хора

    • Можете да използвате иконите, за да получите достъп до повече информация.

      • Изберете Икона за състоянието на поканените , за да отворите тавата на състоянието поканени.

        Тава за състояния на поканените

      • Посочете върху иконата на всяко лице или, за да видите информацията за тяхната достъпност.

      • Изберете Икона "Календар" , за да видите календара си.

        Календар на организатора

  6. Изберете няколко подходящи часа за събранието.

    • Полето "час" се променя на "зелено", когато е избрано.

    • Можете да изберете максимум 20 пъти.

      Избрани опции за събрание

  7. Изберете Напред.

  8. Въведете местоположението на събранието.

    • Онлайн събранията са разрешени по подразбиране. Изберете квадратчето за отметка онлайн събрание , за да го забраните. 


      Екранна снимка на екрана "ново запитване за събрание"
      Когато е избрано онлайн събрание , FindTime ще насрочи събрание на Skype за бизнеса или Microsoft Teams. FindTime ще използва това, което е зададено от вашата организация, като канал за онлайн събрание по подразбиране. 

      Забележка: Ако сте записали настройка на Skype за бизнеса в таблото, FindTime ще използва вместо Microsoft Teams. Ако искате да използвате Microsoft Teams, изтрийте настройката Skype за бизнеса в таблото.

  9. Изберете Настройки на събранието и превключете опции за включване/изключване .

    • Уведомления: ще получавате уведомления по имейл, когато гласувате поканените.

    • Автоматичен график: събранието ще се планира автоматично във вашия календар, когато всички необходими поканени са гласували да за опция за събрание. Вижте как работи автоматичното планиране за повече информация.

    • Съдържа Добавя предварителна среща във вашия календар за всяка избрана опция за събрание. Трюмовете се премахват, когато събранието е планирано или е отменено гласуването.

      Забележка: все още можете да изтривате избраните часове за събрание в този момент, като изберете X в списъка избрани времена .

      Изтриване на часовете за събрания

  10. Изберете Вмъкване на имейл.

  11. FindTime вмъква във вашия имейл часа на препоръчваните часове за събрание. Изберете Edit Options , за да промените настройките на събранието, ако е необходимо.

    Опции за редактиране в имейл
    Забележка: Ако направите промени и отново вмъкнете времето за събранието, трябва ръчно да изтриете първоначалната покана.

  12. Изберете " Изпрати ", за да изпратите поканите за събрание и да започнете процеса на гласуване.

  13. Ще получите директна връзка към страницата за гласуване за вашето събрание.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×