Планиране на събрания със стотици участници

Забележка: Тези промени се отнасят само за събрания, създадени в Office 365, които включват стотици участници. Промените не се отразяват на по-малките събрания.

В миналото, когато сте използвали Office 365 за изпращане на покана за събрание до стотици участници, може да не сте успявали да актуализирате или отмените поканата. Това се е случвало, защото Outlook поставяше всички хора, които са приели, приели под въпрос или отклонили, в реда "До" на поканата, а имаше ограничение за броя на хората, които могат да бъдат включени в имейл съобщение или покана за събрание. Ако стотици хора са отговорили на поканата, бихте били изключени от събранието.

За да не се случва това, променихме начина, по който Office 365 обработва отговорите на покани за събрание със стотици участници. Тези промени гарантират, че винаги ще можете да актуализирате или да отмените събранието, като все още ще виждате списъка с участници. За да виждате списъка с участници за големи събрания, ще трябва да използвате актуализирана версия на Outlook. Ако използвате версия на Outlook, която не е актуализирана, няма да виждате пълния списък на участниците.

Какво се е променило в начина на проследяване на отговори?

Как бяха проследявани отговорите преди

В Office 365 максималният брой получатели на всеки изпратен елемент, независимо дали това е нормално имейл съобщение, или покана за събрание, е 500. Когато изпращате имейл съобщение или покана за събрание до списък за разпространение, списъкът за разпространение се брои само като 1 получател.

Това беше проблем за събранията, защото списъкът на получателите на покана за събрание и списъкът с отговори бяха проследявани от едно и също свойство на елемента събрание. Така организаторът на събранието изпращаше поканата до списък за разпространение (1 получател), а след като членовете на списъка за разпространение отговаряха на поканата за събрание, всеки човек поотделно се добавяше в списъка с получатели за проследяване на отговора му (което в крайна сметка беше причина списъкът на получателите да надхвърли 500, след като отговорят достатъчен брой хора).

Клиентите на Outlook използваха едно и също свойство при показването на списъка с получатели в полето "До" и при показването на списък с отговори в раздела "Проследяване".

Как се проследяват отговорите сега

Списъкът с получатели все още се проследява от старото свойство, но списъкът с отговори вече се проследява от ново, отделно свойство на елемента събрание.

За да се гарантира, че старите клиенти ще продължават да показват отделните отговори за повечето събрания, Office 365 ще продължи да проследява отговорите в съществуващото свойство за получатели, докато получателите не станат 400 или повече. Това означава, че няма никаква промяна в усещането за събрания с по-малко от 400 получатели. След като в едно събрание получателите станат 400 или повече, само клиентите, които са актуализирали, ще показват точните отговори за събранието.

В Office 365 максималният брой получатели е 500, но е избран размер 400 за горна граница за спиране на проследяването на отговорите, за да се даде буфер за следните два сценария:

  • Ако едно събрание се препраща от участник, получателите, на които е препратено, винаги ще се добавят в списъка с получатели, освен когато списъкът вече включва над 500 участници.

  • Ако организаторът добави нови участници, добавените участници винаги ще се добавят в списъка с получатели, освен когато списъкът вече включва над 500 участници.

Резюме на промените

Размер на събранието

Клиенти със стара версия

Клиенти с актуализирана версия

Не повече от 400 получатели

Всички индивидуални получатели и техните отговори

Всички индивидуални получатели и техните отговори

Между 400 и 2000 получатели

Първите 400 получатели и техните отговори

Всички индивидуални получатели и техните отговори

Най-малко 2000 получатели

Първите 400 получатели и техните отговори

Първите 2000 получатели и техните отговори

Бележки:

  • Ако организаторът добави нов участник към събрание, което вече има над 400 получатели, новите участници пак ще се добавят.

  • Ще актуализираме Outlook в бъдеще, така че да показва общите бройки по тип отговор: приели, приели под въпрос, отклонили или неотговорили. Това ще помогне особено за покани за събрания с над 2000 получатели.

  • Тази статия се отнася само за събрания, организирани от хора, които използват Office 365, тъй като ограничението от 500 получатели се отнася конкретно за Office 365. Администраторите в локални среди на Exchange могат да избират дали да имат максималния брой получатели и, ако са избрали това, какъв трябва да бъде максимумът. За събрания, организирани от някого в локална среда на Exchange, клиентите продължават да използват старото свойство за получатели – както за списъка с получатели, така и за списъка с отговори.

Вашата версия на Outlook актуализирана ли е?

Таблицата по-долу показва кои версии на Outlook са актуализирани с новия метод за проследяване на отговори на покани за събрание.

Клиент

Състояние на актуализация

Outlook 2016 за Windows

Още не е актуализиран

Outlook 2016 for Mac

Още не е актуализиран

Outlook в уеб и Outlook.com

Още не е актуализиран

Outlook за iOS

Още не е актуализиран

Outlook за Android

Още не е актуализиран

Календар за Windows 10

Още не е актуализиран

Какво става, ако вашата версия на Outlook не е актуализирана?

Ако вашата версия на Outlook още не е актуализирана, ще виждате само до 400 получатели и техните отговори. Ако не е нужно да знаете кой е отговорил на поканата ви, вижте Не искам да виждам отговорите на моята покана за събрание.

Не искам да виждам отговорите на моята покана за събрание

Ако не е нужно да знаете кой е отговорил на поканата ви за събрание, можете да изключите отговорите. Тази опция е налична в Outlook за Windows, Outlook for Mac, Outlook в уеб и Outlook.com.

Когато отговорите са изключени, няма да получавате имейли, когато някой приема, приема под въпрос или отклонява поканата, а отговорите няма да бъде записани в поканата за събрание. Това е полезно, ако желаете да уведомявате хората за дадено събитие, но не е необходимо да знаете точно колко хора участват или ако не искате да получавате имейл всеки път, когато някой приеме поканата.

Outlook 2016 за PC

Екранна снимка на бутона "Изискване на отговори" в Outlook 2016 за Windows

Outlook 2016 for Mac

Екранна снимка на бутона "Изискване на отговори" в Outlook 2016 for Mac

Outlook в уеб и Outlook.com

Екранна снимка на бутона "Изискване на отговори" в Outlook в уеб

Сродни теми

Създаване, промяна или изтриване на искане за събрание или среща в Outlook.com или Outlook в уеб

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×