Преминаване към основното съдържание
Office
Планиране на вашия сайт на SharePoint – основи на проектирането

Планиране на вашия сайт на SharePoint – основи на проектирането

Целта на това ръководство е да позволи на собствениците на сайта да създадат нов сайт на SharePoint, който отговаря на бизнес целите, нуждите на потребителите и може да бъде поддържан с минимален пропуск. Има известни фактори, които ще допринесат за цялостния успех на вашия интранет, сайт или страница. Осигуряването на определени основи са интегрирани във вашия проект ще увеличи вероятността вашите бизнес цели и потребители да се запознават. 

Научете как да интегрирате основи на проектирането на SharePoint в своя дизайн и тактики, които могат да ускорят или забавят успеха на вашия проект на SharePoint. 

Това ръководство се състои от три отделни части:

В тази статия:

  • Въведение в Основи на проектирането на SharePoint

  • Известни тактики за успех

  • Модерни ресурси за създаване на сайт

Основи на проектирането на SharePoint

1. безопасен и достъпен

Управление

Управлението е наборът от правила, роли, отговорности и процеси, които контролират как бизнес звената на организацията и ИТ екипи работят съвместно в SharePoint, за да постигнат целите си. Всеки бизнес има уникални нужди и цели, които оказват влияние върху неговия подход към управлението. По-големите организации вероятно ще изискват повече – и по-подробни – за управление от по-малки организации.

Управлението обикновено се определя от няколко души в организация. Политиката за управление ще бъде изпълнена от администратора на SharePoint. Като собственик на сайт, няма да имате пълен контрол над плана за управление на вашата организация, но трябва да се информирате за определени правила, като например:

  • Разрешения и авторство

  • Запазване на съдържание

  • Споделяне – външни и вътрешни

Защо да се приоритизира управлението?

Планът за добри планове за управление може да:

  • Рационализиране на разполагането на продукти и технологии, като например SharePoint.

  • Помогнете на системата за защита и съответствие на вашата организация.

  • Помогнете да се гарантира най-добра възвръщаемост на инвестициите ви в технологиите.

Достъпност

Сайтовете, които създавате в SharePoint Online, включват функции за достъпност, които улесняват хората с увреждания да ги използват. Терминът "хора с увреждания" включва милиони хора с широка гама от нужди. Обаче всяка подгрупа от аудиторията има специфични, характерни нужди. Някои от най-често срещаните увреждания включват: слепота, намалено зрение, цветна слепота, ограничена подвижност и ловкост, глухота и когнитивни увреждания, като дислексия или разстройство на дефицит на вниманието. 

Научете повече за ресурси за създаване на достъпни сайтове в SharePoint online.

Защо да се приоритизира достъпност?

Проектирането на сайтове, като се има предвид достъпността, помага да направите вашите сайтове:

  • Достъпни независимо от устройството или метода на влизане, който някой може да използва (например браузър на настолен компютър, гласов браузър, браузър на мобилен телефон, компютър на автомобил и т.н.).

  • Достъпни независимо от ограниченията, при които някой може да работи (например в шумна среда, стаи с различни степени на осветяване, шофиране с устройство за свободни ръце и т.н).

  • Предвидими. Иновациите в сайтовете са важни, но предвидимостта е от съществено значение. Когато направите навигацията във вашия сайт лесна за разбиране и предвидима, сайтът е по-достъпен за всекиго.

Използваемост

Използваемостта се отнася за лекотата на използване на вашия сайт – в общи линии колко е лесно за потребителите да изпълняват целите си с помощта на вашия сайт? Не забравяйте, че потребителите имат нужда от този сайт, за да получат достъп до ресурсите и да ускорят работните натоварвания. Уверете се, че вашият план за създаване на сайтове се съсредоточава около ключови задачи и потребителски нужди, които сайтът ви трябва да поддържа. 

Основни указания за използваемост, за да обмислите:

  • За учащия: колко лесно е за потребителите да изпълняват основни задачи при първото използване на сайта?

  • Ефективност: след като потребителите научат дизайна, колко бързо могат да изпълняват задачи?

  • Забележителност: когато потребителите се върнат към сайта след определен период на неизползване, колко лесно могат да възстановят уменията си?

  • Грешки: колко грешки правят потребителите и колко лесно могат да се възстановят от грешките?

  • Удовлетворение: колко е приятно да се използва дизайнът?

Източник: Нилсън Норман използваемост 101

Защо да се приоритизира използваемостта?

Вашият сайт на SharePoint ще бъде ценен за потребителите, когато той помогне за намаляване на времето, необходимо за изпълнение на задачи и свързване на потребителите към често използвани ресурси. Вашият сайт ще бъде ценен за вашата фирма, когато намалява абонаментите за поддръжка на клиенти и автоматизира задачи като обработване на договор. За да се посрещнат тези типове цели, вашият сайт първо ще трябва да се използва от всички аудитории например потребители на мобилни устройства , отдалечени членове на екипа, многоезични нужди и изисквания за достъпност.

Работа на всяко устройство

Когато потребителите поддържат файлове на локалното си устройство или в мрежов дял, те няма да имат успех, когато не разполагат с устройството или нямат връзка с вашата мрежа. Ако нещо се случи с устройството на потребителя, данните може да не могат да бъдат възстановени. Ако устройството на потребител е надстроено, трябва да се мигрират локалните данни.

Чрез съхраняване на файлове в OneDriveпотребителите могат да имат достъп до тях от всички свои устройства, като например техния телефон и домашния си компютър (в зависимост от това, което позволявате). Те дори могат да получат достъп до файлове в браузър от други устройства, на които се доверяват. Изтеглете мобилното приложение на SharePoint.

2. информиране и ангажиране

Ливъридж модерни списъци и библиотеки

Събиране и управление на съдържание чрез списъци на SharePoint , точно както можете да събирате данни в Excel. Библиотеките ви позволяват да събирате, проследявате и споделяте информация в библиотеките на SharePointс вашите екипи.

Модерни уеб части за управление на съдържание:

Персонализирани новини и съдържание

Създайте и Съединете новини, подходящи за аудиторията ви, като използвате уеб частта за новини. Бързо Създавайте привлекателни мнения като съобщения, новини за хора, актуализации на състоянието и други неща, които могат да включват графика и богато форматиране. Уеб частта за новини ви позволява да укажете източника за автоматичните съобщения за новини и реда, в който искате да се показват на вашата страница.

Персонализирайте начина, по който вашите потребители преглеждат съдържание и новини с помощта на насочване към аудитория. Насочването към аудитория позволява конкретно съдържание да бъде приоритизирано за определени аудитории на началната страница на SharePoint, новини в мобилното приложение и в уеб частта за новини, когато насочването към аудитория е разрешено.

Съвместна работа по един и същ файл

Съавторството е два или повече автора работят по различните части на документа по едно и също време. Докато един автор работи в своята част от документа, друг автор може да работи върху своя, без да прекъсва работата на другия. Съавторството премахва бариерите пред базираното на сървър сътрудничество на документи и помага на организациите да намалят режийните връзки, свързани с традиционното споделяне на документи чрез прикачени файлове. 

Свързване на вашия екипен сайт с група на Office 365

Ако сте решили да създадете екипен сайт, обмислете дали да не го свържете към група в Office 365.

Когато създавате или се свързвате към група, споделените ресурси стават достъпни за екипа, като например споделена папка "Входящи", календар на екип, бележник на OneNote, място по подразбиране за файлове (библиотеката с документи на екипния сайт), Planner за управление на задачи, страници, списъци, библиотеки и новини за екип

За секунди Създайте свързания с групата екипен сайт на SharePoint

3. изграждане на общност и култура 

Свързване на служители

Помогнете на работните групи да се свързват и да се ангажират във вашата организация чрез Yammer. Използвайте Yammer, за да обсъждате идеи, да споделяте актуализации и да работите в мрежа с други хора. Научете повече за основните моменти и разговоритев yammer.

Разговорите на Yammer позволяват на потребителите да участват в онлайн разговори, без да излизат от вашата страница на SharePoint. Осветяването на yammer предоставя бърз преглед на активните разговори и целевия портал за определени групи или разговори в Yammer.

Какво можете да правите с уеб частите на Yammer:

  • Търсене на експерти, разговори и файлове

  • Присъединете се към групи, за да бъдете информирани, да се свързвате с вашата общност и да събирате идеи

  • @ Споменете някого, за да го направите

  • Похвалете се с някого във вашата мрежа, за да отбележите успех или просто да благодарите.

  • Използвайте анкети за обратна връзка за източника на тълпата и Получете отговори бързо

Обединяване на вашата организация

Можете да запазите своите партньори, екипи и колеги в цикличната работа, както и да ги ангажирате с важни или интересни разкази, като използвате функцията "новини " на вашия екипен сайт. Можете бързо да създавате красиви публикации, като обяви, новини за хора, актуализации на състоянието и други, които могат да включват графики и обогатено форматиране. Използвайте уеб частта " новини " на вашия екипен сайт.

Понякога съдържание трябва да се доставя чрез видео, когато се правят съобщения за цялата организация или когато висши ръководители хостват събитие на живо. Microsoft Stream е вашият собствен сайт за видео на вашата фирма. Използвайте уеб частта за поточно предаваневъв вашия сайт, за да покажете видеосъдържание.

Помогнете на вашата организация да осигури по-голяма видимост за предстоящи събития, като добавите уеб частта за събития.

4. създаване и разширяване на знанията

Най-успешните сайтове ангажират потребителите с точното съдържание и ресурси в точното време. Съдържанието може да се дефинира като документи, изображения, видео, фирмени новини, заглавки на секции и етикети на документи – всеки носител на информация, която потребителите трябва да консумират, за да бъдат информирани.

В крайна сметка съдържанието ще реши как ще разделите сайта си на страници, библиотеки с документи, списъци, навигационни връзки на сайта и други компоненти. Използвайте подход за проектиране, базиран на съдържание , за да определите какво съдържание принадлежи на вашата страница преди създаването на сайта. За да достигнете до правилната аудитория, за да научите повече за навигацията на сайта, търсенето и най-добрите практики за управление на съдържание. 

Навигация

Най-ефективните сайтове на SharePoint помагат на потребителите бързо да намират това, от което се нуждаят, за да могат да използват информацията, която намират, за да вземат решения, да научат какво се случва, да получат достъп до инструментите, които са им необходими или да се ангажират с колеги, за да решат проблема. Планирането на ефективна навигационна среда по този начин е критичен елемент на проектирането на сайтове на SharePoint. Доброто усещане за навигация представя на посетителите пълна картина на това, което е налично в сайта, и комбинирано с началната страница, предоставят цялостна "история" за сайта. 

Научете повече за планирането на навигацията в сайта. Ще трябва да работите заедно със своя администратор на колекцията от сайтове, за да извършвате навигационни промени, които оказват влияние върху сайтовете и сайтовете на SharePoint.

Търсене

Microsoft Search в SharePoint предлага страхотен потребителски интерфейс, който персонализирани резултати от търсенето , без да е необходимо администраторът да конфигурира нищо. Можете също да популяризирате информацията и да отговорите на вашите потребители трябва да изпълняват задачи, например правила, ползи, ресурси, инструменти и др. Целеви групи, като например нови наети или отдалечени служители с конкретно съдържание с помощта на насочването към аудитория

Управление на съдържание

Управлението на съдържание се отнася за управлението на цялото съдържание във вашия сайт (ове) на SharePoint, като например текст, изображения, емблеми, етикети, връзки и мета-данни. Управлението на съдържание в този контекст означава да се гарантира, че потребителите могат да намират вашето съдържание, и когато го намират, съдържанието е актуално и е подходящо за това, от което се нуждае потребителят.

Управлението на съдържание трябва да бъде част от стратегията за управление на вашите организации, за да се автоматизират определени задачи като разрешения за Запазване на съдържание и публикуване . Като собственик на сайт, ще трябва да работите със сайта или администратора на клиент, за да разберете какви правила са подходящи за вашата организация. 

Най-добри практики за планиране на съдържание: 

  • Идентифициране на вашите потребители, техните нужди и гарантиране, че сайтът ви отговаря на тези нужди

  • Използвайте менюто "сайт", за да покажете на потребителите какво могат да направят във вашия сайт.

  • Специфични сайтове за теми са идеални за разрешаване на мащаба на вашия сайт, докато вашият бизнес се разраства

  • Проверяване на текущото съдържание за осигуряване на качеството, преди да се добави към сайта

  • Оставете много свободно място във вашия проект – по-малко

Най-добри практики за писане на съдържание: 

  • Използвайте разговорен тон и познат речник за аудиторията си

  • Отговорете на следното за потребителите веднага: къде съм? Какво мога да направя? Какво мога да направя след това?

  • Уверете се, че H1 и H2 заглавията използват ключови думи, които смятат, че типовете ключове за работа ще се търсят при търсене на това съдържание

  • Потребителите не четат, те сканират – използват големи заглавия с ключови думи

  • Посочване на акроними и абревиатури при първо споменаване

  • Разглеждане на култура, двойно значение и локализация

  • Уверете се, че съдържанието е достъпно, например: само изображения и цветове не се използват за предаване на информацията и видеоклиповете са със скрити надписи

Най-добри практики за управление на съдържание:

  • Имената на файловете и заглавията на документите трябва да бъдат смислени за потребителите, защото тази информация ще стане важна, когато потребителите търсят в сайта ви съдържание

  • Избягвайте да използвате дати и номера на версии във файловите имена

  • Изберете лесни за използване имена за Hyper връзките на SharePoint

  • Планиране на проверки на съдържание, както често е необходимо, за да се гарантира, че съдържанието остава подходящо

Известни фактори за успех

Намиране на шампиони

Champions са хората във вашата организация, които умишлено посвещават време за подсилване на нови идеи и начини за работа. Champions може да ви помогне да ускорите ангажирането на потребителите и приемането на вашите сайтове на SharePoint. Champions е ценен актив при създаването и стартирането на нови сайтове, центрове за концентратори и портали. 

Champions може да ви помогне със:

  • Увеличаване на усилията за усвояване в организацията

  • Покръстване на SharePoint и неговата стойност в Teams

  • Приветствени нови потребители и отговори на въпроси

Научете повече за това как да намирате и използвате възможностите на Шампионската в Office, като използвате ресурсите за усвояване на SharePoint.

Помолете за обратна връзка

Да поискате обратна връзка от потребителите по време на процеса на проектиране, за да проверите дали проектът отговаря на нуждите му. Тестването на вашия сайт преди първоначалния му Старт може да бъде особено мъдро при откриването на въпроси, свързани със структурата на информационните конструкции или сайтове.

Обратната връзка може да бъде ценна под формата на проучване, тест за използваемост или чрез наблюдение на взаимодействието на потребителите с вашия нов сайт. Помнете, че докато използвате сайта си, аудиторията ви трябва незабавно да може да разбере: къде се намирам, какво мога да направя тук и какво мога да направя след това?

Измерване на успеха на сайта

Утвърдени цели на сайта, които се проследяват и съобщават периодично. Вижте анализи за използването на сайта , за да научите повече за това как потребителите взаимодействат със сайта ви.

Някои примери за целите на сайта, които могат да бъдат измерени:

  • Намаляване на времето по задачи (т. е. формуляри)

  • Намалени обаждания за поддръжка

  • Увеличаване на ангажираността на служителите и удовлетвореност

  • Свързване на служители към други служители и бизнес инструменти

  • Информационен шлюз (т. е. въвеждане на нови членове на екипа)

Поддържане на съдържанието актуален и съвместим

За повечето организации и сайтове обемът и сложността на съдържанието се увеличава ежедневно – имейл, документи, незабавни съобщения и други. Ефективно управление – или управление – тази информация е важна, когато трябва да: спазвате активно правилата на индустрията, намалявате риска в случай на пробив в сигурността и помагате на вашата организация да споделя знанията си ефективно и да е по-гъвкав чрез гарантиране, че вашите потребители работят само със съдържание, което е актуално и което е подходящо за тях.

Работете редом със администратора на колекцията от сайтове, за да създадете правила за съхранение , които могат да ви помогнат да управлявате съдържание, като: запазвате съдържание, така че да не може да бъде окончателно изтрито преди края на периода на съхранение и да изтривате съдържание окончателно в края на периода на съхранение.

Един аспект от управлението на съдържание е планирани проверки толкова често, колкото е необходимо. Определете колко често вашият екип за управление на сайтове трябва: Обнови съдържание, уверете се, че връзките не са прекъснати, актуализирайте информацията за служителите и Прегледайте настройките за разрешения и споделяне.  

Модерни ресурси за ориентиране на създаването на сайт:

Планиране на вашия сайт:

Планиране на вашия сайт на SharePoint

Вдъхновете се с книгата за търсене на SharePoint

Водена репетиция: създаване на сайт за комуникации за вашата организация

Водена репетиция: създаване на екипен сайт

Създайте своя сайт:

Създаване и използване на модерни страници в сайт на SharePoint

Персонализиране на вашия сайт на SharePoint

Персонализиране на навигацията във вашия сайт на SharePoint

Използване на уеб части на страници на SharePoint

Управление на сайта:

Управление и жизнен цикъл на модерна страница на SharePoint

Управление на настройките на вашия сайт на SharePoint

Преглед на данните за използването за вашия сайт на SharePoint

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×