Обяснение на настройките за автоархивиране

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Автоархивирането ви помага да управлявате пространството в пощенската си кутия или на използвания имейл сървър, като автоматично мести елементи до архивно местоположение. Автоархивирането изпълнява едно от основните действия за елементи в папка, в зависимост от зададените условия.

  • Outlook премества елементите в архивен файл, като ги премахва от тяхното първоначално местоположение, обикновено някоя от работните ви папки.

    Когато Outlook премествате ми елементи?

    Архивният файл е специален тип файл с данни, файл с лични папки (.pst). При първото изпълняване на автоархивирането Outlook създава архивния файл автоматично в следните местоположения:

    • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP   :  C:\Документи и настройки\ВашетоПотребителскоИме \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    След като Outlook архивира елементите за първи път, имате достъп до тях във файла директно от Архивни папки във вашия Списък на папките в Outlook, който се намира в навигационен екран. Можете също да създавате свои собствени архивни файлове за отделни папки.

    Забележка: Ако не виждате папките Local Settings или Local, може те да са скрити.

    Как да се показват скритите папки?

    • Windows Vista    

      1. Щракнете върху бутона Старт и после върху Контролен панел.

      2. Щракнете върху Облик и персонализиране.

        Забележка: Ако използвате контролния панел в класически изглед, щракнете двукратно върху "Опции за папките" и после отидете на стъпка 4.

      3. Щракнете върху Опции за папките.

      4. В раздела Изглед, под Разширени настройки, под Файлове и папки, под Скрити файлове и папки, изберете Показвай скритите файлове и папки.

    • Windows XP   

      1. Щракнете върху бутона Старт и после върху Контролен панел.

      2. Щракнете върху Опции за папките.

        Опции за папките

      3. Щракнете върху раздела Изглед и след това върху опцията Покажи скритите файлове и папки.

    Архивният файл е специален тип файл с данни, файл с лични папки (.pst). При първото изпълняване на автоархивирането Outlook създава архивния файл автоматично в следните местоположения:

    • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

    • Microsoft Windows XP   :  C:\Документи и настройки\ВашетоПотребителскоИме \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

      След като Outlook архивира елементите за първи път, имате достъп до тях във файла директно от Архивни папки във вашия Списък на папките в Outlook, който се намира в навигационен екран. Можете също да създавате свои собствени архивни файлове за отделни папки.

      Забележка: Ако не виждате папките Local Settings или Local, може те да са скрити.

      Как да се показват скритите папки?

      • Windows Vista    

        1. Щракнете върху бутона Старт и после върху Контролен панел.

        2. Щракнете върху Облик и персонализиране.

          Забележка: Ако използвате контролния панел в класически изглед, щракнете двукратно върху "Опции за папките" и после отидете на стъпка 4.

        3. Щракнете върху Опции за папките.

        4. В раздела Изглед, под Разширени настройки, под Файлове и папки, под Скрити файлове и папки, изберете Показвай скритите файлове и папки.

      • Windows XP   

        1. Щракнете върху бутона Старт и после върху Контролен панел.

        2. Щракнете върху Опции за папките.

          Опции за папките

        3. Щракнете върху раздела Изглед и след това върху опцията Покажи скритите файлове и папки.

  • Автоархивирането изтрива перманентно елементите с изтекъл срок. Елементите с изтекъл срок са елементи, които са преминали своите срокове на съхранение.

    Повече информация кога изтича конкретни Microsoft Outlook елементи

    Срокове на съхранение по подразбиране, когато елементи в папки са с изтекъл срок или се изтриват

    Папка

    Срок на съхранение

    "Входящи" и "Чернови"

    6 месеца

    "Изпратени" и "Изтрити"

    2 месеца

    Изходящи

    3 месеца

    Календар

    6 месеца

    Задачи

    6 месеца

    Забележки

    6 месеца

    Дневник

    6 месеца

    Забележка: Папки, които създавате и съдържат елементи от същия тип, като Входящи, Календар, Задачи, Бележки или Дневник, имат един и същ шестмесечен срок на съхранение по подразбиране, например папка за имейл, която създавате за отчети за състоянието от колега или папка с контакти, която създавате за лични контакти.

    Определяне на възрастта на елемент

    Тип на елемента

    Кога започва срокът на съхранение

    Имейл съобщение

    Датата/часа на получаване или последна промяна и записване на съобщението – което от тях настъпва по-късно.

    Събрание, събитие или среща в календара

    Датата на последна промяна и записване на елемента – което настъпва по-късно. Повтарящи се елементи не се автоархивират.

    Задача

    Датата на завършване или последната промяна и записване на задачата. Задачи, които не са маркирани като завършени, не се автоархивират. Задачи, възложени на други хора, се архивират само ако са маркирани като завършени.

    Забележка

    Когато за последен път сте променили и записали бележката.

    Запис в дневника

    Дата на създаване на записа от дневника или на последната промяна и записване.

    Контакт

    По подразбиране контакти не се архивират. Можете обаче да ги архивирате ръчно.

Можете да персонализирате условията за тези настройки, за да отговаря на нуждите ви за съхранение. За повече информация вижте описания по-долу, или за по-задълбочен поглед "Автоархивиране", вижте Използване на автоархивиране за архивиране или изтриване на елементи.

Настройките за изтичане на срок на елементи или изтриване на елементи може да са особено объркващи.

Кажи ми повече за изтичане на срока и deleing елементи.

  • Елементите се съхраняват в техни архивни местоположения, освен ако промените една или повече опции за автоархивиране, избирайки те да бъдат изтрити след изтичане на срока на валидност. Елементите не се изтриват от архивните си местоположения – те могат да се изтриват само преди да се преместят към мястото си за архивиране. След като са архивирани, те могат да се изтриват само ръчно.

  • Избирането на опция за трайно изтриване на елементи изтрива елементите автоматично след изтичането на срока за валидност. Те не се архивират. Ако да речем щракнете върху Изтривай елементите с изтекъл срок (само в папките за електронна поща), тази опция изтрива всички съобщения в папките на електронната ви поща, като например "Входящи", "Изпратени" или "Чернови", когато те достигнат края на срока си на съхранение. Съобщенията не се архивират.

Настройки и опции за автоархивиране

Вижте следните описания за настройките и опциите, които можете да прилагате, когато персонализирате автоархивирането.

Настройки за автоархивиране

1. Изпълнявай автоархивиране всеки   Изберете колко често искате да се изпълнява автоархивиране. Архивирането на много елементи едновременно може да забави работата на компютъра ви. Затова е по-добре да изберете период от време, който скъсява процеса на автоархивиране. Вземете предвид колко на брой елементи получавате обикновено за дадено време и настройте съобразно с това времевия интервал.

Питай преди всяко изпълнение на автоархивиране    Изберете тази опция, ако искате Outlook да показва подсещащо съобщение преди автоархивирането да обработи елементите на Outlook. Когато видите съобщението, можете да щракнете върху Не, за да прекъснете тази сесия на автоархивиране.

2. Изтривай елементите с изтекъл срок (само в папките за електронна поща)   Тази опция не е избрана по подразбиране. Можете да изберете имейл съобщенията да се изтриват при изтичане на срока им на съхранение. Срокът по подразбиране за елементите на "Входящи" и "Чернови" е шест месеца и три месеца за "Изпратени", но можете да промените тези срокове, като използвате опцията Изчиствай елементи по-стари от.

Повече информация кога изтича конкретни Microsoft Outlook елементи

Срокове на съхранение по подразбиране, когато елементи в папки са с изтекъл срок или се изтриват

Папка

Срок на съхранение

"Входящи" и "Чернови"

6 месеца

"Изпратени" и "Изтрити"

2 месеца

Изходящи

3 месеца

Календар

6 месеца

Задачи

6 месеца

Забележки

6 месеца

Дневник

6 месеца

Забележка: Папки, които създавате и съдържат елементи от същия тип като Входящи, Календар, Задачи, Бележки или Дневник, имат същия шест месечен срок на съхранение по подразбиране.

Определяне на възрастта на елемент

Тип на елемента

Кога започва срокът на съхранение

Имейл съобщение

Датата/часа на получаване или последна промяна и записване на съобщението – което от тях настъпва по-късно.

Събрание, събитие или среща в календара

Датата на последна промяна и записване на елемента – което настъпва по-късно. Повтарящи се елементи не се автоархивират.

Задача

Датата на завършване или последната промяна и записване на задачата. Задачи, които не са маркирани като завършени, не се автоархивират. Задачи, възложени на други хора, се архивират само ако са маркирани като завършени.

Забележка

Когато за последен път сте променили и записали бележката.

Запис в дневника

Дата на създаване на записа от дневника или на последната промяна и записване.

Контакт

По подразбиране контакти не се архивират. Можете обаче да ги архивирате ръчно.

3. Архивирай или изтривай старите елементи    Изберете тази опция, ако искате вашите елементи на Outlook да бъдат архивирани и след това изтривани, когато достигнат края на срока на съхранение. След това изберете допълнителни настройки, за да приложите или архивиране, или изтриване.

4. Показвай папката на архива в списъка с папки изберете трябва да имате папка за архивиране, в списъка с другите работни папки в навигационния екран. В главната папка на архива можете да отворите подпапките и да преглеждате вашите архивирани елементи. Когато преглеждате вашите архивирани елементи, можете да проверите дали правилно елементи са били архивирани и можете също да плъзнете елементите, които трябва обратно към работна папка.

5. Изчиствай елементи по-стари от    Изберете настройката по подразбиране в случай че искате елементите да са архивирани по дни, седмици или месеци. Можете да зададете срок с продължителност от един ден до 60 месеца. "Изчисти" означава да се архивират – съхранят – елементи. Това не означава "изтрий", освен ако сте задали тази настройка за папките някъде другаде.

6. Премествай старите елементи в    Настройката по подразбиране за това местоположение е различна за компютри, изпълняващи операционните системи Windows Vista и Microsoft Windows XP. Ако искате да зададете друго местоназначение за архивираните елементи, можете да прегледате и да зададете различно местоположение. Елементите се преместват в това местоположение, след като изтече срокът им на съхранение.

  • Windows Vista     C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Microsoft Windows XP   :  C:\Документи и настройки\ВашетоПотребителскоИме \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Забележка: Елементи, които са архивирани в местоположение по избор, не се изтриват, освен ако не отворите папката и не ги изтриете ръчно.

7. Окончателно изтриване на елементи тази опция веднага изтрива елементите с изтекъл срок вместо да ги премествате в местоположението по подразбиране, като например друга папка, които посочили или папката "Изтрити".

8. Приложи тези настройки към всички папки    Тази опция прилага настройките на автоархивирането, включително вашите промени, към всички ваши папки. За да зададете различни настройки за една или повече папки, не избирайте тази опция. Вместо това използвайте инструкциите, показани под бутона, които разясняват как се задават настройки за отделни папки. Промените, направени за конкретни папки, се прилагат само за тези папки.

9. Информация за правилата на съхранение    Системният администратор във вашата организация може да зададе правила за съхранение, които определят кога и колко елементи в пощенската ви кутия да се автоархивират. Тук можете да разгледате правилата, но не можете да ги променяте без съответните разрешения.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×