Преминаване към основното съдържание
Общ преглед: най-добри практики за управление на начина, по който хората използват вашия екипен сайт

Общ преглед: най-добри практики за управление на начина, по който хората използват вашия екипен сайт

Ако сте собственик на екипен сайт, добра идея е да създадете модел на управление – тоест модел за справяне с правилата, процесите, ролите и отговорностите на сайта си. Модел като този ще ви помогне да управлявате начина, по който хората използват сайта ви. Например може да искате да изисквате извличане на файлове, така че множество хора да не се опитват да редактират файлове едновременно. Можете да разрешите само определени хора да създават подсайтове. Тази статия предоставя общ преглед на идеите и най-добрите практики, които трябва да обмислите, когато създавате такъв модел.

Забележка: Ако търсите стъпки, за да създадете сайт, вижте Създаване на сайт на SharePoint.

Какво е ръководство?

Една важна, но често невидима част от който и да е сайт е неговият модел за управление– наборът от правила, роли, отговорности и процеси, които вие установявате, за да определите как хората във вашата група използват SharePoint.

Много организации имат модел на управление за сайтовете на централното администриране или на ниво колекция от сайтове, които може да се създават и поддържат от отдела или екипа за информационни технологии (ИТ).

Ако сте собственик на сайт за подсайт в колекция от сайтове, като например екипен сайт, добра идея е да създадете свой собствен допълнителен модел за управление, за да адресирате определени проблеми.

Моделът на управление прави по-лесно:

  • Информиране на потребителите на сайта кога трябва да създадат нов подсайт, вместо да се създава списък или друго съдържание на сайт.

  • Уверете се, че подсайтовете и съдържанието се оттеглят, когато са остарели, вместо да използват мястото за съхранение и разреждат резултатите от търсенето.

  • Уверете се, че подходящите хора имат достъп до правилното съдържание.

  • Дайте възможност на подсайта да знае какви шаблони и теми могат да използват.

  • Плавен преход към собствеността на сайт от един човек на друг.

Елементи на модел на управление

Вашият модел на ръководство трябва да реши следните проблеми:

  • Създаване на сайтове

  • Управление на разрешения

  • Информационна архитектура

  • Жизнен цикъл и пенсиониране на сайта

  • Ограничения за мястото за съхранение

  • Класификация на информацията

  • Персонализиране

  • Защита на данни

  • Навигация

  • Търсене

  • Роли и отговорности за поддържане на сайта

Някои от тези въпроси може вече да се решат за вас от модела за управление на колекции от сайтове или на ниво организация, като например колко място за съхранение имате за сайта си и какви видове персонализиране можете да направите, за да изглеждате и чувствате на сайта. Други хора може да не са подходящи, в зависимост от това колко е сложен Вашият екипен сайт и колко души сте го използвали. Но дори и да не се налага да вземате решение по тези въпроси, добре е да знаете какви решения са направени, така че да можете да информирате потребителите на сайта си и да прилагате правила по подходящ начин.

Ето някои неща, които трябва да имате предвид, когато настройвате нов сайт.

Създаване на подсайт

Може да искате членовете на вашия екип да могат да създават подсайтове под екипния сайт за използване в конкретни проекти.

Възможността спонтанно да създавате нови подсайтове може да бъде от голяма полза за групата, но създаването на неограничени сайтове може да излезе извън контрол. Когато подсайтовете се размножават свободно, могат да възникнат проблеми. Например:

  • За потребителите е трудно да намерят правилния подсайт или да са сигурни дали имат.

  • Информацията може да се дублира в няколко подсайта, като се използва скъпо място за съхранение и е необходимо дублиране на усилия за поддържане.

  • Остарялата информация може да се намира в подсайтове, потенциално за години, което се показва в резултатите от търсенето. Може да е трудно да се каже коя версия на информацията е правилна.

  • Управлението на разрешенията за множество подсайтове може да стане основен проблем и потребителите може по невнимание да получат достъп до информацията, която наистина не трябва да имат.

  • Докато служителите напуснат групата, подсайтовете, които те създават, може да бъдат изоставени, създавайки объркване и кални резултати от търсенето за останалите потребители на сайта.

Можете да спестите време и енергия, ако зададете някои правила за създаване на сайтове, които адресират следните области:

  • Кой може да създава подсайтове?

  • Нови подсайтове трябва ли да бъдат одобрявани предварително? Ако е така, какви са критериите за одобрение и кой дава одобрението?

  • Трябва ли новите подсайтове да използват установени шаблони и теми?

  • Колко информация може да бъде съхранена в един сайт? Тоест колко дисково пространство на сървъра може да заеме?

  • Какви са правилата за включване на навигационни стратегии в сайта?

  • Колко дълго трябва да се съхранява информацията в подсайтове, преди да се изтрие или архивира?

Вижте Създаване на сайт или подсайт за повече информация.

Управление на разрешения

Целостта, конфиденциалността и поверителността на критичната за работата на вашата организация информация се основава на това колко защитен е вашият сайт – по-конкретно, на кого сте избрали да дадете достъп до вашия сайт.

Предоставянето и ограничаването на достъпа до вашия сайт се нарича управление на разрешенията и това е една от вашите най-важни отговорности като собственик на сайт.

Ето някои съвети, които трябва да имате предвид, когато разработвате стратегия за разрешения.

  • Следвайте принципа на най-малката привилегия: Дайте на хората най-ниските нива на разрешение, от които се нуждаят, за да изпълняват възложените задачи.

  • Осигурете достъп на хората, като ги добавите към стандартни групи по подразбиране (например "членове", "посетители" и "собственици"). Направете повечето хора членове на членовете или посетителите групи и Ограничете броя на хората от групата "собственици".

  • Използвайте наследяване на разрешения, за да създадете чиста и лесна за онагледяване йерархия. Тоест Избягвайте даване на разрешения на отделни лица, вместо да работите с групи. Където е възможно, има подсайтове просто наследяване на разрешения от вашия екипен сайт, а не с уникални разрешения.

  • Организиране на вашето съдържание така, че да се възползва от наследяването на разрешения: Помислете за сегментиране на вашето съдържание според нивото на защита – Създайте сайт или библиотека, специално за поверителни документи, вместо да се разпръснат в по-голяма библиотека и да бъдат защитени чрез уникални разрешения.

Вижте запознаване с нивата на разрешение в SharePoint или Редактиране на разрешения за списък, библиотека или отделен елемент за информация относно настройките за разрешения.

Информационна архитектура

Информационната архитектура на сайта е като съдържание за книга: тя определя как информацията в този сайт – нейни уеб страници, документи, списъци и данни – се организира и представя на потребителите на сайта. Информационната архитектура често се записва като йерархичен списък със съдържание на сайта, ключови думи за търсене, типове данни и други понятия.

За да създадете информационна архитектура, трябва да анализирате информацията, която трябва да бъде представена в сайта. Ето някои от въпросите, които можете да използвате, за да развиете информационна архитектура:

  • Какъв вид съдържание ще имате в сайта? Как това ще се трансформира в подсайтове, списъци, библиотеки и т. н.?

  • Как информацията ще бъде представена в сайта?

  • Как потребителите на сайта ще навигират в сайта?

  • Как информацията ще бъде насочена към определени аудитории?

  • Как ще бъде конфигурирано и оптимизирано търсенето?

Част от архитектурата на информацията може да включва класифициране на информация.

Ако информацията, с която работите, има висока стойност за фирмата, изисква специална защита или е покрита от правила за спазване на правилата, може да поискате да настроите класификационна схема, за да идентифицирате определени типове съдържание, които трябва да бъдат управлявани внимателно.

След като сте организирали информация в определени списъци и библиотеки, можете да използвате функции за управление, за да управлявате начина, по който се управлява съдържанието. Например:

Задължително извличане на файлове

Когато изисквате извличане на файл, трябва да сте сигурни, че само един човек може да редактира файла, докато не бъде вкаран обратно. Изискването за извличане на документи не позволява на много хора да правят промени едновременно, което може да създаде конфликти при редактиране и да доведе до объркване. Изискването за извличане също може да ви помогне да напомните на членовете на екипа да добавят коментар, когато проверяват даден файл, така че да можете по-лесно да проследявате какво е променено във всяка версия. За повече информация вижте Настройване на библиотека за задължително извличане на файлове.

Проследяване на версии

Ако трябва да запазите предишните версии на файловете, библиотеките могат да ви помогнат да проследявате, съхранявате и възстановите файловете. Можете да изберете да проследявате всички версии по един и същ начин. Можете също да изберете да посочите някои версии като главни, като например добавяне на нова глава към ръководството, и някои версии като второстепенни, като например коригиране на правописна грешка. За да помогнете за управлението на мястото за съхранение, можете да изберете броя на всеки тип версия, който искате да съхранявате. За повече информация относно версиите вижте как работи работата със версии в списък или библиотека?.

Можете да укажете, че е необходимо одобрение за документ. Документът остава в очакване, докато не бъде одобрен от някого, който има разрешение да прави това. Можете да контролирате кои групи от потребители могат да преглеждат даден документ, преди да бъде одобрен. Тази функция може да бъде полезна, ако вашата библиотека съдържа важни указания или процедури, които трябва да бъдат окончателни, преди другите да ги виждат. За повече информация относно одобрение на документи вижте изискване на одобрение на елементи в списък или библиотека на сайт.

Библиотеките поддържат RSS технология, така че членовете на вашата работна група могат автоматично да получават и преглеждат актуализации или информационни канали за новини и информация в Обединени местоположения. Можете да използвате RSS технология, за да ви уведомява за всякакви промени в библиотека, като например кога файловете, съхранявани в библиотеката, се променят. RSS каналите позволяват на членовете на вашата работна група да виждат обединен списък на файловете, които са се променили. Можете също да създадете имейл известявания, за да бъдете уведомявани при промяна на файлове. За повече информация за RSS каналите вижте управление на RSS канали за сайт или колекция от сайтове.

Библиотека с документи или тип съдържание може да използва работните потоци, които вашата организация е дефинирала за бизнес процеси, като например управлението на одобрението на документ или рецензията. Групата ви може да прилага бизнес процеси към своите документи, известни като работни потоци, които указват действия, които трябва да бъдат предприети в последователност, като например одобряване или превеждане на документи. Работният поток е автоматизиран начин за преместване на документи или елементи чрез поредица от действия или задачи. Три работни потока са достъпни за библиотеките по подразбиране: одобрение, което маршрутизира документ към група хора за одобрение; Събиране на обратна връзка, която маршрутизира документ към група от хора за обратна връзка и връща документа на лицето, което е инициатор на работния поток като компилация; и събиране на подписи, което маршрутизира документ към група от хора за събиране на цифровите подписи. За повече информация за работните потоци вижте общ преглед на работните потоци, включени в SharePoint

Ако вашата група работи с няколко типа файлове, като например работни книги, презентации и документи, можете да разширите функционалността на вашата библиотека, като разрешите и дефинирате много типове съдържание. Типовете съдържание добавят гъвкавост и последователност в множество различни библиотеки. Всеки тип съдържание може да указва шаблон и дори процеси на работен поток. Шаблоните действат като отправна точка за форматиране и всеки стандартен текст и за свойства, които се прилагат към документите от този тип, като например име на отдел или номер на договор. За повече информация относно типовете съдържание вижте Въведение в типовете съдържание и публикуването на типове съдържание

Ако имате група от деликатни файлове и би било полезно да знаете как се използват документите, можете да дефинирате правила, които ви позволяват да разрешавате проследяването на събития, като например промени в файла, копия или изтриване. За информация относно настройването на проверката вижте Конфигуриране на настройки за проверка за колекция от сайтове

Жизнен цикъл и пенсиониране на сайта

Сайтовете, като например строителни обекти на документи и сайтове за обсъждания, обикновено се навъртат наоколо, след като вече не са полезни, като използват ценните си пространства за съхранение и калните резултати от търсенето. Добра идея е да настроите график за преглед на сайтове и тяхното съдържание (поне веднъж годишно), за да видите дали си струва да запазите.

Хубаво е също да имате предвид, че по-големия модел за управление на вашата организация може да е на lookout за стари сайтове. Например администратор може автоматично да изтрие сайтовете, които са били недокоснати за 90 дни. Като собственик на сайт, ще получите предупреждение по имейл, че това ще се случи. За повече информация относно жизнения цикъл и правилата за пенсиониране вижте правилата за затваряне на сайта.

Ограничения за мястото за съхранение

Администратор може да е задал ограничение за размера на мястото за съхранение на диск, което вашата група може да използва. Трябва да разберете дали има ограничение и, ако е така, да решите как да го разпределяте между вашите сайтове, страници и библиотеки.

По подразбиране SharePoint Server налага ограничение от 50 МБ за размера на един документ, който може да бъде качен в библиотека с документи. Освен това по подразбиране собствениците на екипни сайтове получават предупреждения, когато мястото за съхранение е в 90% от квотата.

След като знаете какви са ограниченията ви, можете да използвате функции като проследяване на версии или проверки, за да сте сигурни, че вашият сайт остава в тях. За повече информация вижте управление на ограниченията за място за съхранение на колекция от сайтове.

Персонализиране

Шансовете ви е организацията ви да има някои стандартизирани брандинг, шаблони за сайтове или оформления на сайт, които са предпочитани или необходими. Колко далече могат да отидат потребителите в персонализирането на облика на своите сайтове и страници?

За да контролирате персонализацията, може да решите да заключите кой от екипа ви има разрешение да персонализира или може да се наложи да използвате стандартизирани оформления на страници, за да се уверите, че са изпълнени определени изисквания, като например собственик на сайта, показан в горния ляв ъгъл на всички сайтове.

Можете също да зададете указания за функциите, които хората могат да използват в своите подсайтове. Например може да искате да помолите хората да не използват уеб части, които изискват всяко кодиране по избор.

В другия край на спектъра можете да предоставите на всеки от вашия екип SharePoint Designer, така че да може да прави всички промени, които иска.

За повече информация за персонализирането на сайта вижте Промяна на облика на вашия сайт на SharePoint или Въведение в персонализирането на сайтове и страници.

Навигация

Навигационните елементи помагат на хората да преглеждат съдържанието, от което имат нужда. Два навигационни елемента, които можете да персонализирате, са горната лента за връзки и бързото стартиране.

Като използвате страниците с настройки за всеки списък или библиотека, можете да изберете кои списъци и библиотеки да се показват в "бързо стартиране". Можете също да промените реда на връзките, да добавяте или изтривате връзки и да добавяте или изтривате секциите, в които се организират връзките. Например ако имате твърде много списъци в секцията "списък", можете да добавите нова секция за списъците със задачи, където можете да включите връзки към списъците със задачи.

Горната лента за връзки предоставя начин за потребителите на вашия сайт да стигат до други сайтове в колекцията от сайтове, като показват ред с разделите в горния край на всяка страница на сайта. Когато създавате нов сайт, можете да изберете дали да включите сайта в горната лента за връзки на родителския сайт, и дали да използвате горната лента за връзки от родителския сайт.

За повече информация за навигацията на сайт вижте Въведение в навигацията на сайта или Персонализиране на навигацията във вашия сайт на SharePoint

Търсене

Съдържанието се показва на много места, включително сайтове, списъци, библиотеки, уеб части и колони. По подразбиране, когато някой търси в сайта ви, в резултатите от търсенето се показва цялото съдържание на сайта на всеки от неговите подсайтове.

Като собственик на сайт, можете да изберете дали съдържанието на вашия сайт да се показва в резултатите от търсенето. Когато предотвратите показването на съдържанието на сайта в резултатите от търсенето, съдържанието на всички подсайтове под него също е блокирано, за да се покаже в резултатите от търсенето.

По подразбиране съдържание с ограничени разрешения не се появява в резултатите от търсене за потребители, които нямат разрешения да го прочитат. Можете да промените това, така че ограниченото съдържание да се показва в резултатите от търсенето, но потребителите няма да могат да отварят съдържание, за което няма разрешение.

Вижте общ преглед на администрирането на търсенето на SharePoint online или конфигурирайте уеб част за търсене на съдържание в SharePoint за повече информация за търсенето.

Роли и отговорности за поддържане на сайта

Добра идея е да дефинирате ролите и отговорностите, за да намалите хаоса, който може да последва в даден сайт, когато членовете на персонала се завъртят във или извън екипа. Ето някои от нещата, които е добре да сте посочили кой какво прави във вашия сайт:

  • Обучение: обучението за основни навигационни функции, търсенето и управлението на документи може да бъде много полезно за хора, които са нови за продукта.

  • Поддръжка: може да искате посочен експерт във вашия екип да отстранява проблеми и да бъде връзка с администратора.

  • Спазване на законовите или организационните насоки: понякога това може да бъде просто въпрос на поддържане на актуални връзки към подходящите указания, но е добре да има отговорно лице.

Вижте планиране на сайтове и управление на потребители или управление на администратори за колекция от сайтове за повече информация за ролите.

Защита на данни

Функциите за архивиране и възстановяване защитават вашите данни от неволна загуба. Честотата на архивирането и скоростта и нивото на възстановяване се задават от администратор. Вижте общ преглед на архивирането и възстановяването в SharePoint Server или управление на кошчето на колекция от сайтове на SharePoint online

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×