Преминаване към основното съдържание
Office

Обновяване на връзка с външни данни в Excel

Можете да свържете работна книга на Excel с източник на външни данни, като например база данни на SQL Server, OLAP куб или дори друга работна книга на Excel. Тази връзка може да се появи в работната ви книга като таблица, отчет с обобщена таблица или обобщена диаграма.

Можете да поддържате актуалността на данните в работната си книга чрез обновяване на връзката с техния източник. След всяко обновяване на връзката ще виждате най-новите данни, включително всичко, което е ново или е било изтрито.

Забележка относно защитата: Връзките към външни данни могат да бъдат забранени в момента на вашия компютър. За да обновите данните, когато отворите работна книга, трябва да разрешите връзките с данни с помощта на лентата на центъра за сигурност или трябва да направите работната книга в надеждно местоположение. За повече информация вижте Добавяне, премахване или промяна на надеждно местоположение за вашите файлове, Добавяне, премахване или преглед на надежден издатели Преглед на опциите и настройките в центъра за сигурност.

За повечето връзки щракнете върху произволна клетка в диапазона или таблицата, която използва връзката, и след това направете едно от следните неща:

  • Актуализиране само на избраните данни   Натиснете ALT + F5 или в раздела данни , в групата заявки & връзки щракнете върху стрелката под Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

    Мишка, сочеща към командата "Обнови" на лентата

  • Актуализиране на всички данни в работната книга   Натиснете CTRL + ALT + F5 или в раздела данни , в групата заявки & връзки щракнете върху Обнови всичко.

    Показалеца на мишката върху бутона Обнови всички

  • Управление на това как или кога се обновява връзката   В раздела данни щракнете върху стрелката под Обнови всичкии след това щракнете върху свойства на връзката.

    Мишка, сочеща към командата "свойства на връзката" на лентата

    В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете желаните опции в раздела употреба под управление на обновяването.

Някои операции за обновяване изискват повече стъпки, както е описано в разделите по-долу. Ако виждате вашия източник на данни в списъка, Прегледайте съответната секция.

Можете да обновявате автоматично диапазон за външни данни, когато отваряте работната книга. По желание можете да записвате работната книга, без да записвате външните данни, за да намалите размера на файла.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела данни , в групата заявки & връзки щракнете върху стрелката под Обнови всичкии след това щракнете върху Свойства на връзката.

    Мишка, сочеща към командата "свойства на връзката" на лентата

  3. В диалоговия прозорец Свойства на връзката, в раздела употреба , под управление на обновяванетоотметнете квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла .

  4. Ако искате да запишете работната книга с дефиницията на заявката, но без външните данни, отметнете квадратчето Премахвай данните от диапазона с външните данни преди записване на работния лист.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела данни , в групата заявки & връзки щракнете върху стрелката под Обнови всичкии след това щракнете върху Свойства на връзката.

    Мишка, сочеща към командата "свойства на връзката" на лентата

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Отметнете квадратчето Обновявай на всеки и след това въведете броя на минутите между операциите за обновяване.

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка   В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим   За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка   За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Обновяването на офлайн файл с кубове, при което се създава отново файлът, като се използват последните данни от куба в сървъра, може да отнеме много време и да изисква много временно дисково пространство. Стартирайте процеса в момент, когато нямате нужда от бърз достъп до други файлове в Excel, и се уверете, че имате достатъчно свободно дисково пространство, за да запишете отново файла.

  1. Щракнете върху обобщената таблица, свързана с офлайн файла с кубове.

  2. В раздела данни , в групата заявки & връзки щракнете върху стрелката под Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

    Показалеца на мишката върху бутона Обнови всички

  1. В работния лист щракнете върху нанесена клетка, за да изберете XML картата, която желаете да обновите.

  2. Ако разделът Разработчик не е наличен, направете следното, за да го покажете:

    1. Щракнете върху Файл, щракнете върху Опции, а след това щракнете върху Персонализиране на лентата.

    2. Под Основни раздели отметнете квадратчето Разработчик, а след това щракнете върху OK.

  3. В раздела Разработчик, в групата XML щракнете върху Обновяване на данни.

    XML – обновяване на данни

Когато използвате добавката Power Pivot, за да обновите импортирани по-рано данни, можете да видите дали обновяването е успешно, неуспешно, или отменено.

В Power Pivot щракнете върху Начало , за > получите външни данни > Обнови или Обнови всички , за да импортирате отново текущата таблица или всички таблици в модела на данни.

Състоянието на обновяването е посочено за всяка връзка, използвана в модела на данни. Има три възможни резултата.

Съобщения за състоянието на обновяване на данните в PowerPivot

"Успех" съобщава броя на редовете, импортирани във всяка таблица.

"Грешка" може да възникне, ако базата данни е офлайн, вече нямате разрешения или таблица или колона е изтрита или преименувана в източника. Проверете дали базата данни е налична, може би като създадете нова връзка в друга работна книга.

"Отменен" означава, че Excel не е издала заявката за обновяване, вероятно защото обновяването е забранено за връзката.

Съвет:  Споделяте ли тази работна книга с други хора, които може да искат да обновят данните? Помогнете на колегите си за избягване на грешки при обновяване на данните, като ги напомните да поискат разрешения за източниците на данни, предоставящи данните.

Свойствата на таблицата показват заявките, използвани при обновяване на данните

Обновяването на данни е просто повторно изпълнение на една и съща заявка, която е била използвана, за да се получат данните на първо място. Можете да преглеждате и понякога да модифицирате заявката, като разглеждате свойствата на таблица в прозореца на Power Pivot.

  1. За да прегледате заявката, използвана по време на обновяването на данните, щракнете върху Power Pivot > управление , за да отворите прозореца на Power Pivot.

  2. Щракнете върху > свойства на таблица.

  3. Преминете към редактора на заявки, за да видите основната заявка.

Заявките не се виждат за всеки тип източник на данни. Например заявките не се показват за импортиране на информационни канали за данни.

Свойства на връзката, които отменят обновяването на данните

В Excel можете да зададете свойства на връзката, които определят честотата на обновяването на данните. Ако обновяването не е разрешено за конкретна връзка, ще получите известие за отмяна при изпълнение на обновяването на всички или ще се опитате да обновите конкретна таблица, която използва връзката.

  1. За да прегледате свойствата на връзката, в Excel щракнете върху данни > заявки & връзки , за да видите списък с всички връзки, използвани в работната книга.

  2. Щракнете с десния бутон върху връзка и след това щракнете върху свойства.

  3. В употребапод управление на обновяването, ако квадратчето за отметка е изчистено за обновяване на тази връзка при "Обнови всички", ще получавате отказ, когато се опитате да обновите всичко в прозореца на Power Pivot.

Обновяване на данни в SharePoint Server 2013

В SharePoint Server 2013 можете да планирате неприсъствени обновявания на данни на сървъра, но това изисква Power Pivot за SharePoint 2013 да е инсталиран и конфигуриран във вашата среда на SharePoint. Проверете при администратора на SharePoint, за да разберете дали е наличен график за обновяване на данните.

Когато данните, които използвате за вашата карта, се променят, можете да ги обновите ръчно в "3D карти". Промените тогава ще се отразят на вашата карта. Ето как става това:

  • В "3D карти" щракнете върху начало > Обнови данните.

Оформление на SmartArt графика

Добавяне на данни в Power Map

За да добавите нови данни към вашите 3D картиPower Map:

  1. В "3D карти" отидете на картата, към която искате да добавите данни.

  2. Като оставите прозореца на 3D картите отворен, щракнете в Excel и изберете данните в работния лист, които искате да добавите.

  3. На лентата на Excel щракнете върху Вмъкване > стрелката на Карта > Добавяне на избраните данни към Power Map.

Командата за добавяне на избрани данни към Power Map

Вашите 3D карти ще се актуализират автоматично, за да покаже допълнителните данни.

Данните в работна книга на Microsoft Office Excel, която е показана в Excel Services, могат да идват от две различни местоположения. Данните могат да се съхраняват директно в работната книга или могат да бъдат съхранявани във външен източник на данни, като например в база данни или в куб за онлайн аналитична обработка (OLAP).

Ако данните са от външен източник на данни, авторът на работната книга или администратор е дефинирал информацията за връзката, често във файл за връзка с данни на Office (. odc), който описва как да намерите, да влезете, да направите заявка и да получите достъп до външния източник на данни.

Когато сте свързани към външен източник на данни в Excel Services, можете да извършите операция за обновяване, за да извлечете актуализираните данни. Всеки път, когато обновявате данни, виждате Последната версия на данните, включително всички промени, направени в данните, след като тя последно е обновявана.

Научете повече за обновяването на данни

Илюстрацията по-долу обяснява основния процес на това, което се случва, когато обновявате данни, свързани с външен източник на данни.

Основният процес на обновяване на външни данни

  1. Операцията за обновяване става актуална и актуална информация.

  2. Връзка, която често се записва във файл за връзка, дефинира цялата информация, необходима за достъп до и извличане на данни от външен източник на данни.

  3. Има редица източници на данни, до които имате достъп, като например OLAP, SQL Server, доставчици на OLEDB и ODBC драйвъри.

  4. Актуалните данни се добавят към текущата работна книга.

Научете за опасенията относно защитата

Когато сте свързани към външен източник на данни и се опитате да обновите данните, е важно да имате предвид потенциални проблеми със защитата и да знаете какво можете да направите за проблемите, свързани със защитата.

Файл за връзка с данни често съдържа една или повече заявки, които се използват за обновяване на външни данни. Чрез заместването на този файл, потребител, който има злонамерено намерение, може да проектира заявка за достъп до поверителна информация и да я разпространи към други потребители или да извърши други вредни действия. Ето защо е важно да се гарантира, че:

  • Файлът на връзката е авторка с надежден индивид.

  • Файлът за връзка е защитен и идва от библиотека с надеждни данни за свързване на данните (DCL).

Забележка относно защитата: Достъпът до външен източник на данни обикновено изисква идентификационни данни (например потребителско име и парола), които се използват за удостоверяване на потребителя. Уверете се, че тези идентификационни данни се предоставят за вас по безопасен и защитен начин и че не можете по невнимание да разкриете тези идентификационни данни на други хора.

Управляване на обновяването на данни

Можете да управлявате начина на обновяване на данни от външен източник на данни, като направите едно или повече от следните неща:

  • Обновяване при отваряне   В Microsoft Office Excel 2007 авторът на работна книга може да създаде работна книга, която автоматично обновява външните данни, когато работната книга се отваря, като отметнете квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла в диалоговия прозорец свойства на връзката . (В раздела данни , в групата връзки щракнете върху връзки, изберете връзката, щракнете върху свойства, щракнете върху раздела използване и след това щракнете върху Обнови данните при отваряне на файла.) В този случай Excel Services винаги обновява данните, преди да покаже работна книга и създава нова сесия. Ако авторът на работната книга Изчисти отметката от квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла , данните, които се кешират с работната книга, се показват, което означава, че когато потребителят ръчно Обнови данните, потребителят вижда обновяван, актуализираните данни по време на текущата сесия, но данните не се записват в работната книга. Ако искате да гарантирате, че актуалните данни винаги се показват, когато покажете работната книга в Excel Services, поставете отметка в квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла с помощта на Office Excel.

    Ако използвате файл за връзка с данни на Office (. odc), трябва също да зададете квадратчето за отметка Винаги използвай файла на връзката в диалоговия прозорец свойства на връзката (в раздела данни , в групата връзки щракнете върху връзки, изберете връзката, щракнете върху свойства, щракнете върху раздела дефиниция и след това щракнете върху Винаги използвай файла за връзка).

    Настройките на сайта на надеждните местоположения на файловете, времето на изчакване на краткия сеанс и продължителността на кеша за външни даннимогат да окажат влияние и върху операциите за обновяване. За повече информация вижте своя администратор или помощната система за централно администриране на Microsoft Office SharePoint Server.

  • Ръчно обновяване   

    Забележка: Можете ръчно да обновите само отчет с обобщена таблица.

    1. Избиране на клетка в отчет с обобщена таблица.

    2. В лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто актуализиране щракнете върху Обнови избраната връзка.

      Забележки: 

      • Всяка интерактивна операция, която води до повторна заявка на OLAP източник на данни, инициира операция за ръчно обновяване.

      • Ако тази команда за обновяване не е видима, авторът на уеб частта е изчистил опцията Обнови избраната връзка, Обнови всички връзки . За повече информация вижте свойства по избор на уеб компонента на Excel Web Access.

  • Обнови всички връзки   В лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто актуализиране щракнете върху Обнови всички връзки.

  • Периодично обновяване   С помощта на Office Excel 2007 авторът на работната книга може да укаже, че данните се обновяват автоматично в определен интервал, след като работната книга се отвори за всяка връзка в работната книга. Например базата данни за инвентаризация може да се актуализира на всеки час и по този начин авторът на работната книга е дефинирал работната книга така, че автоматично да се обновява всеки 60 минути.

    Авторът на уеб части може да избира или да изчисти свойството Позволяване на периодично актуализиране на данни от Excel Web Access , за да разреши или забрани тази периодична операция за обновяване, ако свойството е дефинирано от автора на работната книга. Когато времевият интервал изтече, по подразбиране в долната част на уеб частта Excel Web Access се показва следната подкана за обновяване:

    Обновявате данни за <списък с връзки>? Сега Винаги (Не ме питайте повече)

    Авторът на уеб част на Excel Web Access може също да настрои свойството Покажи периодичното подкана за обновяване на данните , за да управлява поведението на съобщението, което се показва, когато Excel Services извършва периодично обновяване на данни по време на сесия:

    • Винаги     означава, че съобщението се показва с подкана за всеки интервал.

    • Ако желаете     означава, че потребителят може да избере да продължи периодичното обновяване, без да показва съобщение.

    • Никога не     означава, че Excel Web Access извършва периодични обновявания, без да показва съобщение или подкана.

    За повече информация вижте свойства по избор на уеб компонента на Excel Web Access.

  • Отмяна на обновяване   Тъй като операцията за обновяване може да отнеме повече време, отколкото очаквате, можете да я отмените. Докато се появи операцията за обновяване, Excel Services показва съобщение с подкана. Щракнете върху Отказ , за да прекъснете операцията, така че да можете да завършите операцията за обновяване в по-удобен час. Данните, върнати от заявки, преди да сте отменили операцията за обновяване, ще бъдат показвани.

Съхранените пароли не са шифровани, така че не се препоръчват. Ако вашият източник на данни изисква парола за осъществяване на връзка с него, можете да изискате потребителите да въвеждат паролата, преди да могат да обновяват диапазона за външни данни. Тази процедура не се отнася до данни, извлечени от текстов файл (.txt) или уеб заявка (.iqy).

Използвайте сигурни пароли, съчетаващи главни и малки букви, цифри и символи. В несигурните пароли не се смесват такива елементи. Например, сигурна парола: Y6dh!et5; несигурна парола: House27. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. По-добре е да използвате фраза за достъп с 14 знака или повече.

От особена важност е да запомните своята парола. Ако я забравите, Microsoft не може да я извлече и да ви я предостави. Съхранявайте паролите, които сте записали, на сигурно място, далече от информацията, която защитават.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела данни , в групата заявки & връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. Щракнете върху раздела Дефиниция и след това изчистете отметката от квадратчето Запиши паролата.

Забележка: Във всяка сесия Excel иска паролата само първия път, когато се обновява диапазонът за външни данни. Когато следващия път стартирате Excel, отново ще ви бъде поискана парола, ако отворите работната книга, съдържаща заявката, и след това опитате операция за обновяване.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела данни , в групата заявки & връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху свойства на връзката.

    Мишка, сочеща към командата "свойства на връзката" на лентата

    Забележка: Не можете да изпълните OLAP заявка във фонов режим.

    Забележка: Не можете да стартирате заявка за който и да е тип връзка, извличащ данни за модела на данните.

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Изберете квадратчето за отметка Разреши обновяване на фона , за да изпълните заявката във фона. Изчистете това квадратче за отметка, за да изпълните заявката, докато изчаквате.

    Докато записвате макрос, съдържащ заявка, Excel не изпълнява заявката във фонов режим. За да промените записания макрос, така че заявката да се изпълнява във фонов режим, редактирайте макроса в Редактор на Visual Basic. Променете метода за обновяване за обекта QueryTable от BackgroundQuery := False на BackgroundQuery := True.

За повечето връзки щракнете върху произволна клетка в диапазона или таблицата, която използва връзката, и след това направете едно от следните неща:

  • Актуализиране само на избраните данни   Натиснете ALT + F5 или в раздела данни , в групата връзки щракнете върху стрелката под Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

    Мишка, сочеща към командата "Обнови" на лентата

  • Актуализиране на всички данни в работната книга   Натиснете CTRL + ALT + F5 или в раздела данни , в групата връзки щракнете върху Обнови всичко.

    Показалеца на мишката върху бутона Обнови всички

  • Управление на това как или кога се обновява връзката   В раздела данни , в групата връзки щракнете върху стрелката под Обнови всичкии след това щракнете върху Свойства на връзката.

    Мишка, сочеща към командата "свойства на връзката" на лентата

    В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете желаните опции в раздела употреба под управление на обновяването.

Някои операции за обновяване изискват повече стъпки, както е описано в разделите по-долу. Ако виждате вашия източник на данни в списъка, Прегледайте съответната секция.

Можете да обновявате автоматично диапазон за външни данни, когато отваряте работната книга. По желание можете да записвате работната книга, без да записвате външните данни, за да намалите размера на файла.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  1. Щракнете върху раздела Употреба.

  2. Под Управление на обновяването отметнете квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла.

  3. Ако искате да запишете работната книга с дефиницията на заявката, но без външните данни, отметнете квадратчето Премахвай данните от диапазона с външните данни преди записване на работния лист.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Отметнете квадратчето Обновявай на всеки и след това въведете броя на минутите между операциите за обновяване.

Съхранените пароли не са шифровани, така че не се препоръчват. Ако вашият източник на данни изисква парола за осъществяване на връзка с него, можете да изискате потребителите да въвеждат паролата, преди да могат да обновяват диапазона за външни данни. Тази процедура не се отнася до данни, извлечени от текстов файл (.txt) или уеб заявка (.iqy).

Използвайте сигурни пароли, съчетаващи главни и малки букви, цифри и символи. В несигурните пароли не се смесват такива елементи. Например, сигурна парола: Y6dh!et5; несигурна парола: House27. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. По-добре е да използвате фраза за достъп с 14 знака или повече.

От особена важност е да запомните своята парола. Ако я забравите, Microsoft не може да я извлече и да ви я предостави. Съхранявайте паролите, които сте записали, на сигурно място, далече от информацията, която защитават.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. Щракнете върху раздела Дефиниция и след това изчистете отметката от квадратчето Запиши паролата.

Забележка: Във всяка сесия Excel иска паролата само първия път, когато се обновява диапазонът за външни данни. Когато следващия път стартирате Excel, отново ще ви бъде поискана парола, ако отворите работната книга, съдържаща заявката, и след това опитате операция за обновяване.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

    Забележка: Не можете да изпълните OLAP заявка във фонов режим.

    Забележка: Не можете да стартирате заявка за който и да е тип връзка, извличащ данни за модела на данните.

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Изберете квадратчето за отметка Разреши обновяване на фона , за да изпълните заявката във фона. Изчистете това квадратче за отметка, за да изпълните заявката, докато изчаквате.

    Докато записвате макрос, съдържащ заявка, Excel не изпълнява заявката във фонов режим. За да промените записания макрос, така че заявката да се изпълнява във фонов режим, редактирайте макроса в Редактор на Visual Basic. Променете метода за обновяване за обекта QueryTable от BackgroundQuery := False на BackgroundQuery := True.

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Ако сте използвали & трансформация, за да заявите текстов файл, не са необходими допълнителни стъпки. Ако сте импортирали текстов файл, стъпките за обновяване са следните:

  1. Щракнете върху която и да е клетка в диапазона или таблицата, които съдържат връзката към импортирания текстов файл.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко.

    Мишка, сочеща към командата "Обнови" на лентата

    За да актуализирате само избраните данни, щракнете върху Обнови.

    Можете също да щракнете с десния бутон върху клетка в диапазона или таблицата, след което да изберете Обнови.

  3. В диалоговия прозорец Импортиране на текстов файл намерете своя текстов файл и след това щракнете върху Импортирай.

Обновяването на офлайн файл с кубове, при което се създава отново файлът, като се използват последните данни от куба в сървъра, може да отнеме много време и да изисква много временно дисково пространство. Стартирайте процеса в момент, когато нямате нужда от бърз достъп до други файлове в Excel, и се уверете, че имате достатъчно свободно дисково пространство, за да запишете отново файла.

  1. Щракнете върху обобщената таблица, свързана с офлайн файла с кубове.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Обнови.

    Мишка, сочеща към командата "Обнови" на лентата

  1. В работния лист щракнете върху нанесена клетка, за да изберете XML картата, която желаете да обновите.

  2. Ако разделът Разработчик не е наличен, направете следното, за да го покажете:

    1. Щракнете върху Файл, щракнете върху Опции, а след това щракнете върху Персонализиране на лентата.

    2. Под Основни раздели отметнете квадратчето Разработчик, а след това щракнете върху OK.

  3. В раздела Разработчик, в групата XML щракнете върху Обновяване на данни.

    XML – обновяване на данни

  • В раздела данни , в групата връзки щракнете върху Обнови всичко.

Ако имате множество връзки и искате само да актуализирате определен, изберете произволна клетка в диапазона от данни, щракнете върху стрелката до Обнови всички, след което щракнете върху Обнови.

Мишка, сочеща към командата "Обнови" на лентата

Управление на това как или кога се обновява връзката

  1. Щракнете върху произволна клетка, която съдържа вашите свързани данни.

  2. В раздела данни , в групата връзки щракнете върху стрелката до Обнови всички, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. В раздела употреба Задайте всички опции, които искате да промените.

    За много големи набори от данни Разгледайте опцията Разрешаване на обновяването на фона . Това връща контрола на Excel за вас, веднага щом започне обновяването, вместо да изчакате завършването на обновяването.

Прекратяване или проверка на състоянието на обновяването

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Когато използвате добавката Power Pivot, за да обновите импортирани по-рано данни, можете да видите дали обновяването е успешно, неуспешно, или отменено.

В Power Pivot щракнете върху Начало , за > получите външни данни > Обнови или Обнови всички , за да импортирате отново текущата таблица или всички таблици в модела на данни.

Състоянието на обновяването е посочено за всяка връзка, използвана в модела на данни. Има три възможни резултата.

Съобщения за състоянието на обновяване на данните в PowerPivot

"Успех" съобщава броя на редовете, импортирани във всяка таблица.

"Грешка" може да възникне, ако базата данни е офлайн, вече нямате разрешения или таблица или колона е изтрита или преименувана в източника. Проверете дали базата данни е налична, може би като създадете нова връзка в друга работна книга.

"Отменен" означава, че Excel не е издала заявката за обновяване, вероятно защото обновяването е забранено за връзката.

Съвет:  Споделяте ли тази работна книга с други хора, които може да искат да обновят данните? Помогнете на колегите си за избягване на грешки при обновяване на данните, като ги напомните да поискат разрешения за източниците на данни, предоставящи данните.

Свойствата на таблицата показват заявките, използвани при обновяване на данните

Обновяването на данни е просто повторно изпълнение на една и съща заявка, която е била използвана, за да се получат данните на първо място. Можете да преглеждате и понякога да модифицирате заявката, като разглеждате свойствата на таблица в прозореца на Power Pivot.

  1. За да прегледате заявката, използвана по време на обновяването на данните, щракнете върху Power Pivot > управление , за да отворите прозореца на Power Pivot.

  2. Щракнете върху > свойства на таблица.

  3. Преминете към редактора на заявки, за да видите основната заявка.

Заявките не се виждат за всеки тип източник на данни. Например заявките не се показват за импортиране на информационни канали за данни.

Свойства на връзката, които отменят обновяването на данните

В Excel можете да зададете свойства на връзката, които определят честотата на обновяването на данните. Ако обновяването не е разрешено за конкретна връзка, ще получите известие за отмяна при изпълнение на обновяването на всички или ще се опитате да обновите конкретна таблица, която използва връзката.

  1. За да прегледате свойствата на връзката, в Excel щракнете върху връзки с данни >, за да видите списък с всички връзки, използвани в работната книга.

  2. Изберете връзка и щракнете върху свойства.

  3. В употребапод управление на обновяването, ако квадратчето за отметка е изчистено за обновяване на тази връзка при "Обнови всички", ще получавате отказ, когато се опитате да обновите всичко в прозореца на Power Pivot.

Обновяване на данни в SharePoint Server 2013

В SharePoint Server 2013 можете да планирате неприсъствени обновявания на данни на сървъра, но това изисква Power Pivot за SharePoint 2013 да е инсталиран и конфигуриран във вашата среда на SharePoint. Проверете при администратора на SharePoint, за да разберете дали е наличен график за обновяване на данните.

Забележка: Редакторът на Power Query е част от & трансформирането. За да научите повече, вижте Получаване и трансформиране в Excel 2016.

С помощта на редактора на Power Query можете да обновите заявка, за да импортирате най-новите данни в таблица, без да се налага да създавате повторно заявката.

За да обновите заявка:

  1. Щракнете върху получаване на & Трансформиране > Показвай заявките.

  2. В екрана заявки за работна книга изберете заявката, която искате да обновите.

  3. В лентата на редактора на Power Query щракнете върху начало > заявка > Обнови предварителния преглед.

Щракване върху ''Задачи''

Когато данните, които използвате за вашата карта, се променят, можете да ги обновите ръчно в "3D карти". Промените тогава ще се отразят на вашата карта. Ето как става това:

  • В "3D карти" щракнете върху начало > Обнови данните.

Оформление на SmartArt графика

Добавяне на данни в Power Map

За да добавите нови данни към вашите 3D картиPower Map:

  1. В "3D карти" отидете на картата, към която искате да добавите данни.

  2. Като оставите прозореца на 3D картите отворен, щракнете в Excel и изберете данните в работния лист, които искате да добавите.

  3. На лентата на Excel щракнете върху Вмъкване > стрелката на Карта > Добавяне на избраните данни към Power Map.

Командата за добавяне на избрани данни към Power Map

Вашите 3D карти ще се актуализират автоматично, за да покаже допълнителните данни.

Данните в работна книга на Microsoft Office Excel, която е показана в Excel Services, могат да идват от две различни местоположения. Данните могат да се съхраняват директно в работната книга или могат да бъдат съхранявани във външен източник на данни, като например в база данни или в куб за онлайн аналитична обработка (OLAP).

Ако данните са от външен източник на данни, авторът на работната книга или администратор е дефинирал информацията за връзката, често във файл за връзка с данни на Office (. odc), който описва как да намерите, да влезете, да направите заявка и да получите достъп до външния източник на данни.

Когато сте свързани към външен източник на данни, можете да извършите операция за обновяване, за да извлечете актуализираните данни. Всеки път, когато обновявате данни, виждате Последната версия на данните, включително всички промени, направени в данните, след като тя последно е обновявана.

Научете повече за обновяването на данни

Илюстрацията по-долу обяснява основния процес на това, което се случва, когато обновявате данни, свързани с външен източник на данни.

Основният процес на обновяване на външни данни

  1. Операцията за обновяване става актуална и актуална информация.

  2. Връзка, която често се записва във файл за връзка, дефинира цялата информация, необходима за достъп до и извличане на данни от външен източник на данни.

  3. Има редица източници на данни, до които имате достъп, като например OLAP, SQL Server, доставчици на OLEDB и ODBC драйвъри.

  4. Актуалните данни се добавят към текущата работна книга.

Научете за опасенията относно защитата

Когато сте свързани към външен източник на данни и се опитате да обновите данните, е важно да имате предвид потенциални проблеми със защитата и да знаете какво можете да направите за проблемите, свързани със защитата.

Файл за връзка с данни често съдържа една или повече заявки, които се използват за обновяване на външни данни. Чрез заместването на този файл, потребител, който има злонамерено намерение, може да проектира заявка за достъп до поверителна информация и да я разпространи към други потребители или да извърши други вредни действия. Ето защо е важно да се гарантира, че:

  • Файлът на връзката е авторка с надежден индивид.

  • Файлът за връзка е защитен и идва от библиотека с надеждни данни за свързване на данните (DCL).

За повече информация относно начина, по който администраторът може да създава файлове за свързване, да създавате надеждни местоположения и защитени файлове за връзка, вижте помощ за Microsoft Office Excel 2007 и помощ за централното администриране на SharePoint Server.

Забележка относно защитата: Достъпът до външен източник на данни обикновено изисква идентификационни данни (например потребителско име и парола), които се използват за удостоверяване на потребителя. Уверете се, че тези идентификационни данни се предоставят за вас по безопасен и защитен начин и че не можете по невнимание да разкриете тези идентификационни данни на други хора.

Управляване на обновяването на данни

Можете да управлявате начина на обновяване на данни от външен източник на данни, като направите едно или повече от следните неща:

  • Обновяване при отваряне   В Microsoft Office Excel 2007 авторът на работна книга може да създаде работна книга, която автоматично обновява външните данни, когато работната книга се отваря, като отметнете квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла в диалоговия прозорец свойства на връзката . (В раздела данни , в групата връзки щракнете върху връзки, изберете връзката, щракнете върху свойства, щракнете върху раздела използване и след това щракнете върху Обнови данните при отваряне на файла.) В този случай Excel Services винаги обновява данните, преди да покаже работна книга и създава нова сесия. Ако авторът на работната книга Изчисти отметката от квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла , данните, които се кешират с работната книга, се показват, което означава, че когато потребителят ръчно Обнови данните, потребителят вижда обновяван, актуализираните данни по време на текущата сесия, но данните не се записват в работната книга. Ако искате да гарантирате, че актуалните данни винаги се показват, когато покажете работната книга в Excel Services, поставете отметка в квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла с помощта на Office Excel.

    Ако използвате файл за връзка с данни на Office (. odc), трябва също да зададете квадратчето за отметка Винаги използвай файла на връзката в диалоговия прозорец свойства на връзката (в раздела данни , в групата връзки щракнете върху връзки, изберете връзката, щракнете върху свойства, щракнете върху раздела дефиниция и след това щракнете върху Винаги използвай файла за връзка).

    Настройките на сайта на надеждните местоположения на файловете, времето на изчакване на краткия сеанс и продължителността на кеша за външни даннимогат да окажат влияние и върху операциите за обновяване. За повече информация вижте своя администратор или помощната система за централно администриране на Microsoft Office SharePoint Server.

  • Ръчно обновяване   

    Забележка: Можете ръчно да обновите само отчет с обобщена таблица.

    1. Избиране на клетка в отчет с обобщена таблица.

    2. В лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто актуализиране щракнете върху Обнови избраната връзка.

      Забележки: 

      • Всяка интерактивна операция, която води до повторна заявка на OLAP източник на данни, инициира операция за ръчно обновяване.

      • Ако тази команда за обновяване не е видима, авторът на уеб частта е изчистил опцията Обнови избраната връзка, Обнови всички връзки . За повече информация вижте свойства по избор на уеб компонента на Excel Web Access.

  • Обнови всички връзки   В лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто актуализиране щракнете върху Обнови всички връзки.

  • Периодично обновяване   С помощта на Office Excel 2007 авторът на работната книга може да укаже, че данните се обновяват автоматично в определен интервал, след като работната книга се отвори за всяка връзка в работната книга. Например базата данни за инвентаризация може да се актуализира на всеки час и по този начин авторът на работната книга е дефинирал работната книга така, че автоматично да се обновява всеки 60 минути.

    Авторът на уеб части може да избира или да изчисти свойството Позволяване на периодично актуализиране на данни от Excel Web Access , за да разреши или забрани тази периодична операция за обновяване, ако свойството е дефинирано от автора на работната книга. Когато времевият интервал изтече, по подразбиране в долната част на уеб частта Excel Web Access се показва следната подкана за обновяване:

    Обновявате данни за <списък с връзки>? Сега Винаги (Не ме питайте повече)

    Авторът на уеб част на Excel Web Access може също да настрои свойството Покажи периодичното подкана за обновяване на данните , за да управлява поведението на съобщението, което се показва, когато Excel Services извършва периодично обновяване на данни по време на сесия:

    • Винаги     означава, че съобщението се показва с подкана за всеки интервал.

    • Ако желаете     означава, че потребителят може да избере да продължи периодичното обновяване, без да показва съобщение.

    • Никога не     означава, че Excel Web Access извършва периодични обновявания, без да показва съобщение или подкана.

    За повече информация вижте свойства по избор на уеб компонента на Excel Web Access.

  • Отмяна на обновяване   Тъй като операцията за обновяване може да отнеме повече време, отколкото очаквате, можете да я отмените. Докато се появи операцията за обновяване, Excel Services показва съобщение с подкана. Щракнете върху Отказ , за да прекъснете операцията, така че да можете да завършите операцията за обновяване в по-удобен час. Данните, върнати от заявки, преди да сте отменили операцията за обновяване, ще бъдат показвани.

  1. Щракнете върху която и да е клетка в диапазона или таблицата, които съдържат връзката към външните данни.

  2. В раздела данни , в групата връзки щракнете върху Обнови всичко.

    Обновяване на връзката с данни

    За да актуализирате само избраните данни, щракнете върху Обнови.

    Можете също да щракнете с десния бутон върху клетка в диапазона или таблицата, след което да изберете Обнови.

    Забележка: Ако имате повече от една отворена работна книга, ще трябва да повторите операцията във всяка работна книга.

  1. Щракнете върху която и да е клетка в диапазона или таблицата, които съдържат връзката към импортирания текстов файл.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко.

    Обновяване на връзката с данни

    За да актуализирате само избраните данни, щракнете върху Обнови.

    Можете също да щракнете с десния бутон върху клетка в диапазона или таблицата, след което да изберете Обнови.

  3. В диалоговия прозорец Импортиране на текстов файл намерете своя текстов файл и след това щракнете върху Импортирай.

Обновяването на офлайн файл с кубове, при което се създава отново файлът, като се използват последните данни от куба в сървъра, може да отнеме много време и да изисква много временно дисково пространство. Стартирайте процеса в момент, когато нямате нужда от бърз достъп до други файлове в Excel, и се уверете, че имате достатъчно свободно дисково пространство, за да запишете отново файла.

  1. Щракнете върху обобщената таблица, свързана с офлайн файла с кубове.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Обнови.

    Обновяване на връзката с данни

  1. В работния лист щракнете върху нанесена клетка, за да изберете XML картата, която желаете да обновите.

  2. Ако разделът Разработчик не е наличен, направете следното, за да го покажете:

    1. Щракнете върху Файл, щракнете върху Опции, а след това щракнете върху Персонализиране на лентата.

    2. Под Основни раздели отметнете квадратчето Разработчик, а след това щракнете върху OK.

  3. В раздела Разработчик, в групата XML щракнете върху Обновяване на данни.

    XML – обновяване на данни

  • В раздела данни щракнете върху Обнови всичко.

Ако имате множество връзки и искате само да актуализирате определен, изберете произволна клетка в диапазона от данни, щракнете върху стрелката до Обнови всички, след което щракнете върху Обнови.

Обновяване на връзката с данни

Управление на това как или кога се обновява връзката

  1. Щракнете върху произволна клетка, която съдържа вашите свързани данни.

  2. В раздела данни щракнете върху стрелката до Обнови всичкии след това щракнете върху свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. В раздела употреба Задайте всички опции, които искате да промените.

    За много големи набори от данни Разгледайте опцията Разрешаване на обновяването на фона . Това връща управлението на Excel за вас, вместо да чакате да завърши обновяването.

Прекратяване или проверка на състоянието на обновяването

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Когато използвате добавката Power Pivot, за да обновите импортирани по-рано данни, можете да видите дали обновяването е успешно, неуспешно, или отменено.

В Power Pivot щракнете върху Начало , за > получите външни данни > Обнови или Обнови всички , за да импортирате отново текущата таблица или всички таблици в модела на данни.

Състоянието на обновяването е посочено за всяка връзка, използвана в модела на данни. Има три възможни резултата.

Съобщения за състоянието на обновяване на данните в PowerPivot

"Успех" съобщава броя на редовете, импортирани във всяка таблица.

"Грешка" може да възникне, ако базата данни е офлайн, вече нямате разрешения или таблица или колона е изтрита или преименувана в източника. Проверете дали базата данни е налична, може би като създадете нова връзка в друга работна книга.

"Отменен" означава, че Excel не е издала заявката за обновяване, вероятно защото обновяването е забранено за връзката.

Съвет:  Споделяте ли тази работна книга с други хора, които може да искат да обновят данните? Помогнете на колегите си за избягване на грешки при обновяване на данните, като ги напомните да поискат разрешения за източниците на данни, предоставящи данните.

Свойствата на таблицата показват заявките, използвани при обновяване на данните

Обновяването на данни е просто повторно изпълнение на една и съща заявка, която е била използвана, за да се получат данните на първо място. Можете да преглеждате и понякога да модифицирате заявката, като разглеждате свойствата на таблица в прозореца на Power Pivot.

  1. За да прегледате заявката, използвана по време на обновяването на данните, щракнете върху Power Pivot > управление , за да отворите прозореца на Power Pivot.

  2. Щракнете върху > свойства на таблица.

  3. Преминете към редактора на заявки, за да видите основната заявка.

Заявките не се виждат за всеки тип източник на данни. Например заявките не се показват за импортиране на информационни канали за данни.

Свойства на връзката, които отменят обновяването на данните

В Excel можете да зададете свойства на връзката, които определят честотата на обновяването на данните. Ако обновяването не е разрешено за конкретна връзка, ще получите известие за отмяна при изпълнение на обновяването на всички или ще се опитате да обновите конкретна таблица, която използва връзката.

  1. За да прегледате свойствата на връзката, в Excel щракнете върху връзки с данни >, за да видите списък с всички връзки, използвани в работната книга.

  2. Изберете връзка и щракнете върху свойства.

  3. В употребапод управление на обновяването, ако квадратчето за отметка е изчистено за обновяване на тази връзка при "Обнови всички", ще получавате отказ, когато се опитате да обновите всичко в прозореца на Power Pivot.

Обновяване на данни в SharePoint Server 2013

В SharePoint Server 2013 можете да планирате неприсъствени обновявания на данни на сървъра, но това изисква Power Pivot за SharePoint 2013 да е инсталиран и конфигуриран във вашата среда на SharePoint. Проверете при администратора на SharePoint, за да разберете дали е наличен график за обновяване на данните.

С Power Query можете да обновите заявка, за да импортирате най-новите данни в таблица, без да се налага да създавате повторно заявката.

Важно: 

  • Excel 2010   Power Query не е включен в Excel 2010, но можете да изтеглите, инсталирате и активирате добавката Power Query.

  • За да активирате добавката Power Query , щракнете върху Опции за > на файл > добавки. В секцията Управление в дъното изберете опцията COM добавки от падащия списък, след което щракнете върху Почни. Щракнете върху квадратчето за отметка Power Query, след което върху OK. Лентата на Power Query трябва да се показва автоматично, но ако не е, затворете и рестартирайте Excel.

За да обновите заявка:

  1. В лентата на редактор на заявки щракнете върху обновяване на визуализацията.

Щракване върху ''Задачи''

Забележка: Редактор на заявки се показва само когато зареждате, редактирате или създавате нова заявка чрез Power Query. Следващото видео показва прозореца Редактор на заявки, който се показва след редактиране на заявка от работна книга на Excel. За да видите Редактор на заявки без зареждане или редактиране на съществуваща заявка в работна книга, от секциятаПолучаване на външни данни в раздела Power Query на лентата изберете От други източници > Празна заявка. Следващото видео показва един начин да покажете Редактор на заявки.

Как да видите редактора на заявки в Excel

Ако вашата работна книга на Excel има връзка към таблица или заявка в база данни на Access, можете да се уверите, че тя показва най-актуалната информация. Използвайте командата Обнови (в раздела данни ), за да направите това.

  1. В работния лист щракнете върху произволна клетка, която съдържа данни на Access.

  2. В раздела данни , в групата връзки щракнете върху стрелката до Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

Обновяване на връзката с данни

За да контролирате как или колко често да се обновява връзката:

  1. Щракнете върху произволна клетка, която съдържа данни на Access.

  2. В групата връзки щракнете върху стрелката до Обнови всичкии след това щракнете върху свойства на връзката.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

Свойства на връзката

  1. В раздела употреба Задайте всички опции, които искате да промените.

Проверка на състоянието или прекратяване на обновяване

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите обновяването или да го отмените, направете едно или повече от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Ако вашата работна книга на Excel има връзка към таблица или заявка в база данни на SQL Server, можете да се уверите, че тя показва най-актуалната информация. Използвайте командата Обнови (в раздела данни ), за да направите това.

  1. В работния лист щракнете върху произволна клетка, която съдържа данни на SQL Server.

  2. В раздела данни , в групата връзки щракнете върху стрелката до Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

Обновяване на връзката с данни

За да контролирате как или колко често да се обновява връзката:

  1. Щракнете върху произволна клетка, която съдържа данни на SQL Server.

  2. В групата връзки щракнете върху стрелката до Обнови всичкии след това щракнете върху свойства на връзката.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

Свойства на връзката

  1. В раздела употреба Задайте всички опции, които искате да промените, като например разрешаване на обновяване на фона.

Прекратяване или проверка на състоянието на обновяването

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Ако вашата работна книга на Excel има връзка към таблица или заявка в източник на данни от OLE DB, можете да се уверите, че показва най-актуалната информация. Използвайте командата Обнови (в раздела данни ), за да направите това.

  1. В работния лист щракнете върху произволна клетка, която съдържа данни от вашата OLE DB.

  2. В раздела данни , в групата връзки щракнете върху стрелката до Обнови всичкии след това щракнете върху Обнови.

Обновяване на връзката с данни

За да контролирате как или колко често да се обновява връзката:

  1. Щракнете върху произволна клетка, която съдържа данни от вашата OLE DB.

  2. В групата връзки щракнете върху стрелката до Обнови всичкии след това щракнете върху свойства на връзката.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

Свойства на връзката

  1. В раздела употреба Задайте всички опции, които искате да промените.

Проверка или отмяна на обновяване

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите или отмените обновяване, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Когато данните, които използвате за вашата карта, се променят, можете да ги обновите ръчно в "3D карти". Промените тогава ще се отразят на вашата карта. Ето как става това:

  • В "3D карти" щракнете върху начало > Обнови данните.

Оформление на SmartArt графика

Добавяне на данни в Power Map

За да добавите нови данни към вашите 3D картиPower Map:

  1. В "3D карти" отидете на картата, към която искате да добавите данни.

  2. Като оставите прозореца на 3D картите отворен, щракнете в Excel и изберете данните в работния лист, които искате да добавите.

  3. На лентата на Excel щракнете върху Вмъкване > стрелката на Карта > Добавяне на избраните данни към Power Map.

Командата за добавяне на избрани данни към Power Map

Вашите 3D карти ще се актуализират автоматично, за да покаже допълнителните данни.

Данните в работна книга на Microsoft Office Excel, която е показана в Excel Services, могат да идват от две различни местоположения. Данните могат да се съхраняват директно в работната книга или могат да бъдат съхранявани във външен източник на данни, като например в база данни или в куб за онлайн аналитична обработка (OLAP).

Ако данните са от външен източник на данни, авторът на работната книга или администратор е дефинирал информацията за връзката, често във файл за връзка с данни на Office (. odc), който описва как да намерите, да влезете, да направите заявка и да получите достъп до външния източник на данни.

Когато сте свързани към външен източник на данни, можете да извършите операция за обновяване, за да извлечете актуализираните данни. Всеки път, когато обновявате данни, виждате Последната версия на данните, включително всички промени, направени в данните, след като тя последно е обновявана.

Научете повече за обновяването на данни

Илюстрацията по-долу обяснява основния процес на това, което се случва, когато обновявате данни, свързани с външен източник на данни.

Основният процес на обновяване на външни данни

  1. Операцията за обновяване става актуална и актуална информация.

  2. Връзка, която често се записва във файл за връзка, дефинира цялата информация, необходима за достъп до и извличане на данни от външен източник на данни.

  3. Има редица източници на данни, до които имате достъп, като например OLAP, SQL Server, доставчици на OLEDB и ODBC драйвъри.

  4. Актуалните данни се добавят към текущата работна книга.

Научете за опасенията относно защитата

Когато сте свързани към външен източник на данни и се опитате да обновите данните, е важно да имате предвид потенциални проблеми със защитата и да знаете какво можете да направите за проблемите, свързани със защитата.

Файл за връзка с данни често съдържа една или повече заявки, които се използват за обновяване на външни данни. Чрез заместването на този файл, потребител, който има злонамерено намерение, може да проектира заявка за достъп до поверителна информация и да я разпространи към други потребители или да извърши други вредни действия. Ето защо е важно да се гарантира, че:

  • Файлът на връзката е авторка с надежден индивид.

  • Файлът за връзка е защитен и идва от библиотека с надеждни данни за свързване на данните (DCL).

За повече информация относно начина, по който администраторът може да създава файлове за свързване, да създавате надеждни местоположения и защитени файлове за връзка, вижте помощ за Microsoft Office Excel 2007 и помощ за централното администриране на SharePoint Server.

Забележка относно защитата: Достъпът до външен източник на данни обикновено изисква идентификационни данни (например потребителско име и парола), които се използват за удостоверяване на потребителя. Уверете се, че тези идентификационни данни се предоставят за вас по безопасен и защитен начин и че не можете по невнимание да разкриете тези идентификационни данни на други хора.

Управляване на обновяването на данни

Можете да управлявате начина на обновяване на данни от външен източник на данни, като направите едно или повече от следните неща:

  • Обновяване при отваряне   В Microsoft Office Excel 2007 авторът на работна книга може да създаде работна книга, която автоматично обновява външните данни, когато работната книга се отваря, като отметнете квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла в диалоговия прозорец свойства на връзката . (В раздела данни , в групата връзки щракнете върху връзки, изберете връзката, щракнете върху свойства, щракнете върху раздела използване и след това щракнете върху Обнови данните при отваряне на файла.) В този случай Excel Services винаги обновява данните, преди да покаже работна книга и създава нова сесия. Ако авторът на работната книга Изчисти отметката от квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла , данните, които се кешират с работната книга, се показват, което означава, че когато потребителят ръчно Обнови данните, потребителят вижда обновяван, актуализираните данни по време на текущата сесия, но данните не се записват в работната книга. Ако искате да гарантирате, че актуалните данни винаги се показват, когато покажете работната книга в Excel Services, поставете отметка в квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла с помощта на Office Excel.

    Ако използвате файл за връзка с данни на Office (. odc), трябва също да зададете квадратчето за отметка Винаги използвай файла на връзката в диалоговия прозорец свойства на връзката (в раздела данни , в групата връзки щракнете върху връзки, изберете връзката, щракнете върху свойства, щракнете върху раздела дефиниция и след това щракнете върху Винаги използвай файла за връзка).

    Настройките на сайта на надеждните местоположения на файловете, времето на изчакване на краткия сеанс и продължителността на кеша за външни даннимогат да окажат влияние и върху операциите за обновяване. За повече информация вижте своя администратор или помощната система за централно администриране на Microsoft Office SharePoint Server.

  • Ръчно обновяване   

    Забележка: Можете ръчно да обновите само отчет с обобщена таблица.

    1. Избиране на клетка в отчет с обобщена таблица.

    2. В лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто актуализиране щракнете върху Обнови избраната връзка.

      Забележки: 

      • Всяка интерактивна операция, която води до повторна заявка на OLAP източник на данни, инициира операция за ръчно обновяване.

      • Ако тази команда за обновяване не е видима, авторът на уеб частта е изчистил опцията Обнови избраната връзка, Обнови всички връзки . За повече информация вижте свойства по избор на уеб компонента на Excel Web Access.

  • Обнови всички връзки   В лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто актуализиране щракнете върху Обнови всички връзки.

  • Периодично обновяване   С помощта на Office Excel 2007 авторът на работната книга може да укаже, че данните се обновяват автоматично в определен интервал, след като работната книга се отвори за всяка връзка в работната книга. Например базата данни за инвентаризация може да се актуализира на всеки час и по този начин авторът на работната книга е дефинирал работната книга така, че автоматично да се обновява всеки 60 минути.

    Авторът на уеб части може да избира или да изчисти свойството Позволяване на периодично актуализиране на данни от Excel Web Access , за да разреши или забрани тази периодична операция за обновяване, ако свойството е дефинирано от автора на работната книга. Когато времевият интервал изтече, по подразбиране в долната част на уеб частта Excel Web Access се показва следната подкана за обновяване:

    Обновявате данни за <списък с връзки>? Сега Винаги (Не ме питайте повече)

    Авторът на уеб част на Excel Web Access може също да настрои свойството Покажи периодичното подкана за обновяване на данните , за да управлява поведението на съобщението, което се показва, когато Excel Services извършва периодично обновяване на данни по време на сесия:

    • Винаги     означава, че съобщението се показва с подкана за всеки интервал.

    • Ако желаете     означава, че потребителят може да избере да продължи периодичното обновяване, без да показва съобщение.

    • Никога не     означава, че Excel Web Access извършва периодични обновявания, без да показва съобщение или подкана.

    За повече информация вижте свойства по избор на уеб компонента на Excel Web Access.

  • Отмяна на обновяване   Тъй като операцията за обновяване може да отнеме повече време, отколкото очаквате, можете да я отмените. Докато се появи операцията за обновяване, Excel Services показва съобщение с подкана. Щракнете върху Отказ , за да прекъснете операцията, така че да можете да завършите операцията за обновяване в по-удобен час. Данните, върнати от заявки, преди да сте отменили операцията за обновяване, ще бъдат показвани.

Можете да обновявате автоматично диапазон за външни данни, когато отваряте работната книга. По желание можете да записвате работната книга, без да записвате външните данни, за да намалите размера на файла.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  1. Щракнете върху раздела Употреба.

  2. Под Управление на обновяването отметнете квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла.

  3. Ако искате да запишете работната книга с дефиницията на заявката, но без външните данни, отметнете квадратчето Премахвай данните от диапазона с външните данни преди записване на работния лист.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Отметнете квадратчето Обновявай на всеки и след това въведете броя на минутите между операциите за обновяване.

Съхранените пароли не са шифровани, така че не се препоръчват. Ако вашият източник на данни изисква парола за осъществяване на връзка с него, можете да изискате потребителите да въвеждат паролата, преди да могат да обновяват диапазона за външни данни. Тази процедура не се отнася до данни, извлечени от текстов файл (.txt) или уеб заявка (.iqy).

Използвайте сигурни пароли, съчетаващи главни и малки букви, цифри и символи. В несигурните пароли не се смесват такива елементи. Например, сигурна парола: Y6dh!et5; несигурна парола: House27. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. По-добре е да използвате фраза за достъп с 14 знака или повече.

От особена важност е да запомните своята парола. Ако я забравите, Microsoft не може да я извлече и да ви я предостави. Съхранявайте паролите, които сте записали, на сигурно място, далече от информацията, която защитават.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

  3. Щракнете върху раздела Дефиниция и след това изчистете отметката от квадратчето Запиши паролата.

Забележка: Във всяка сесия Excel иска паролата само първия път, когато се обновява диапазонът за външни данни. Когато следващия път стартирате Excel, отново ще ви бъде поискана парола, ако отворите работната книга, съдържаща заявката, и след това опитате операция за обновяване.

При много големи набори от данни помислете за обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

  1. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

  2. В раздела Данни, в групата Връзки щракнете върху Обнови всичко, след което щракнете върху Свойства на връзката.

    Свойства на връзката

    Забележка: Не можете да изпълните OLAP заявка във фонов режим.

    Забележка: Не можете да стартирате заявка за който и да е тип връзка, извличащ данни за модела на данните.

  3. Щракнете върху раздела Употреба.

  4. Изберете квадратчето за отметка Разреши обновяване на фона , за да изпълните заявката във фона. Изчистете това квадратче за отметка, за да изпълните заявката, докато изчаквате.

    Докато записвате макрос, съдържащ заявка, Excel не изпълнява заявката във фонов режим. За да промените записания макрос, така че заявката да се изпълнява във фонов режим, редактирайте макроса в Редактор на Visual Basic. Променете метода за обновяване за обекта QueryTable от BackgroundQuery := False на BackgroundQuery := True.

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. За да проверите как върви обновяването или да го отмените, направете едно от следните неща:

  • Проверка на състоянието на заявка    В лентата на състоянието на Excel се появява съобщение, което показва, че заявката се изпълнява. Щракнете двукратно върху съобщението, за да проверите състоянието на заявката.

  • Спиране на обновяването във фонов режим    За да спрете заявка, която се изпълнява във фонов режим, щракнете двукратно върху съобщението за състоянието на заявката в лентата на състоянието, за да се покаже диалоговият прозорец Състояние на обновяването на външни данни, след което щракнете върху Прекрати обновяването.

  • Спиране на заявка    За да спрете изпълнението на заявка, когато обновяването във фон е изключено, натиснете клавиша Esc.

Свързано съдържание

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×