Начално ръководство за Microsoft Teams за училищни ръководители

Начално ръководство за Microsoft Teams за училищни ръководители

Първи стъпки с център за екипна работа в Office 365 for Education

Улеснете училищната комуникация и работете съвместно с лекота

„Microsoft Teams промени начина, по който общуваме като персонал в училището. Приложението ни позволи да намалим броя на изпращаните имейли, като вече имаме едно централно място за разговори и съхранение на файлове.“ – Помощник директор в начално училище

Microsoft Teams представлява дигитален център, който събира на едно място разговори, събрания, файлове и приложения в Office 365 for Education. Чрез Microsoft Teams персоналът може бързо и лесно да участва в разговори и да създава съдържание с контекст, приемственост и прозрачност. Microsoft Teams обръща внимание на уникалните потребности на различни групи, като им позволява лесно да работят заедно и да изпълняват поставените си цели:

  • Управлявайте проектите, задачите и съдържанието с помощта на приложенията, които използвате всеки ден – всичко това от едно персонализирано работно пространство

  • Бъдете винаги в течение с последните новости чрез информирането в реално време, което се постига чрез постоянни екипни разговори, лични чатове (при нужда последните може да се модерират), екипни събирания и други канали

  • Поддържайте разнообразни и лесни начини за сътрудничество благодарение на интегрирани приложения от Office 365 като Word, Excel, PowerPoint и OneNote, както и партньори на образователната система като Busuu, Canvas, Flipgrid и Kahoot!

Забележка: Office 365 for Education вече включва Microsoft Teams. Това означава, че Microsoft Teams е безплатно за всички учебни кадри, членове на персонала и ученици чрез Office 365 for Education!

В таблицата по-долу са показани няколко примерни начина, по които учителите могат да работят заедно в Microsoft Teams, за да подкрепят иновативни методи за преподаване и най-добрите практики за съвместна работа в училищата.

Научете повече за новите начини за работа в Microsoft Teams, които са предназначени за учителите, учениците и персонала!

Сценарий

Описание

Консултативни комисии за подобрение на учебната дейност (ККПУД)

Ефективните програми и инициативи за подобрение на училищната дейности налагат персоналът да има достъп до голямо разнообразие от анализи на данни (като процентни класации) и лесно съдействие сред различните екипи, които включват администраторите, учебния състав и други замесени лица.

Планове за реакция при инциденти

Когато възникне определен инцидент (например риск за здравето), своевременната и точна комуникация помага да се гарантира адекватността на реакцията. Чрез Microsoft Teams екипите за реагиране при инциденти могат лесно да очертаят и своевременно да споделят нужната информация с учениците, родителите и общността, като също така да координират допълнителни ресурси (като училищните медицински сестри).

Програми за социално и емоционално образование (СЕО)

Програмите за СЕО могат да насърчат академичния успех и положителното поведение, като същевременно намалят емоционалния товар и лошото държание¹ като цяло. Каналите в Microsoft Teams могат да се организират например около петте ключови СЕО компетенции: самоосъзнатост, самоуправление, социална осъзнатост, умения за взаимоотношения и отговорно вземане на решения.

Оценки на учители

Оценяването на работата на учителя е времеемка, но важна редовна дейност. Чрез Microsoft Teams администраторите могат да споделят ресурси за професионално развитие с всички учители в канала „Общи“, да управляват лични комуникации (в „Разговори“) и съдържание (например чрез бележници за персонала в OneNote) с индивидуалните учители в отделни канали.

¹Hinton, M. (март 2017 г.). Изпитване свързва следучебните програми с по-ефикасни резултати в сферата на науките, технологиите, инженерните и математическите сфери. Седмица на образованието. Извлечено от: http://blogs.edweek.org/edweek/time_and_learning/2017/03/new_study_examines_link_between_after-school_programs_stem_knowledge.html?cmp=eml-enl-eu-news3

Запознаване с Microsoft Teams

Можете да създавате екипи от членове на персонала за различни проекти, дейности, комисии и процеси съобразно текущите потребности. Можете също така да каните други лица в училището или сферата да се присъединяват като членове на екипа. Екипите може също така да се създават на база на вече съществуващи групи в Office 365, като всички направени по групите в Office 365 промени автоматично ще се синхронизират в Microsoft Teams. Това опростява процеса по поканване и управление на членовете на екипите и запазва груповите файлове в Microsoft Teams.

Забележка: Може да е изкушаващо просто да корелирате няколко списъка за изпращане на имейли до отделните лица, но целта на Microsoft Teams е да се постигне среда за тясно сътрудничество с цел реализиране на обща цел. Можете да преодолеете изключванията и ограниченията на база „само ако трябва да знае“ на списъците за разпространение на информация, като създадете екипите си с членове на персонала на подходящи нива за работните групи в училището или сферата.

Отделните екипи с членове на персонала могат да бъдат допълнително организирани в канали, които съдържат раздели за разговори, файлове, бележки и други. Каналите могат да се създават на база различните нужди на екипите, например по тема, дисциплина или предмет. Разделите позволяват на персонала да качва, преглежда и редактира файлове, бележки и персонализирано съдържание (като документи, електронни таблици, презентации, видеоклипове, външни връзки, други приложения и прочие). Това съдържание след това ще е достъпно за всички в екипа.

Пример

Забележка: Настройването на Microsoft Teams на мобилно устройство става лесно и ще гарантира, че можете да поддържате връзка с екипа си отвсякъде и по всяко време, на каквото и да било устройство. Можете да изтеглите Microsoft Teams от Windows Store (Windows Phone), App Store (Apple iOS) или Google Play (Android).

Представете Microsoft Teams на вашите колеги

Започнете с начална среща, на която да изложите очакванията, да осигурите насоки и да демонстрирате базовите функции на Microsoft Teams. Помолете колегите си да използват Microsoft Teams като основното си средство за комуникация и съдействие за екипните дейности. Опитайте се да използвате чата в Microsoft Teams вместо кратки имейли и текстови съобщения като лесен начин да запознаете останалите с удобството и функционалността на приложението.

Персонализирайте Microsoft Teams спрямо уникалните си потребности

Успешните екипи на персонала се нуждаят от прости и интуитивни инструменти, които да позволяват бърза и ефективна комуникация и средства за сътрудничество. Независимо дали председателствате дадена комисия, подготвяте планове за реакции при инциденти, създавате персонализирани ученически програми, оценявате учители, или ръководите друг вид съвместна дейност, Microsoft Teams може да ви помогне да се организирате по-добре и да постигнете успех. Нека започнем и да персонализираме Microsoft Teams за вашите нужди, като изпълним следните стъпки:

Създаване на екип и поканване на членове в него

  1. За да стартирате Microsoft Teams, отидете до стартиращата приложението програма – Стартираща програма – в горния ляв ъгъл на Office 365 for Education и изберете плочката Teams, за да отворите онлайн приложението или да го изтеглите на работния си плот.

    Екипи

    Забележка: Ако имате проблеми с достъпа до Microsoft Teams, се свържете с ИТ администратора за да се уверите, че разполагате с правилния лиценз.

  2. Изберете бутона Добавяне на екип в долната част на списъка с канали в Microsoft Teams.

  3. Изберете бутона Създаване на екип, след което изберете Членове на персонала.

    Изберете екип

    Забележка: Ако училището ви използва School Data Sync, класовете ще се създадат автоматично и списъците с учениците ще са свързани с информационната система на училището, така че няма нужда да мислите за тази стъпка.

  4. В прозореца Създаване на екип наименувайте класа и напишете кратко описание за целта му, след което изберете бутона Напред.

    Създаване на екип

    Забележка: Оставете опцията за поверителност на „Лично – само собствениците на екипи могат да добавят членове“ (при нужда можете да я промените по-късно).

    Забележка: Преди да се заемете с обучението на класа си, персонализирайте настройката на Microsoft Teams. Започнете, като създадете класа, настроите няколко канала и добавите няколко раздела. След това попълнете няколко раздела с важно, ангажиращо и полезно съдържание.

  5. Можете лесно да добавяте хора, групи и списъци за разпространение от училището или сферата си. Когато започнете да въвеждате имената, ще се покаже падащ списък с хора в имейл указателя ви.

  6. Изберете бутона Добавяне, за да добавяте членове на екипа, или бутона Пропускане, за да добавите членове на екипа по-късно, ако първо искате да нагласите съдържанието (препоръчително).

    Добавяне на членове

Създайте няколко ключови канала и раздели с привлекателно съдържание

Когато създадете нов екип с членове на персонала, за съответния екип автоматично ще се създаде канал „Общи“.

  1. Можете да създавате допълнителни канали, за да поддържате екипа организиран. По подразбиране всички членове на екипа ще имат достъп до тези канали.

    Канал

    Забележка: Публикувайте съвети и обявления за работата с Microsoft Teams в канала „Общи“, за да имат хората лесен достъп до справочни материали. Това ще превърне канала в удобно за целия клас място, от което да могат да получават помощ и насоки, като най-голяма полза от това ще имат новите членове.

  2. За да създадете допълнителни канали, изберете елипсите (...) до името на екипа в списъка канали, след което изберете Добавяне на канал от падащия списък.

    Добавяне на канал

    Забележка: Създайте няколко канала за начало, след това насърчете членовете на екипа да създадат още канали за теми, инициативи или други неща.

  3. В диалоговия прозорец именувайте канала и напишете кратко описание на целта му, след което изберете бутона Добавяне.

    Създаване на канал

    Забележка: След като създадете няколко канала, можете да ги попълните с актуално съдържание, така че класът да не види обикновена празна страница при първото си влизане в системата. Например може да започнете нов разговор, като публикувате няколко въпроса във всеки канал, за да се завъртят дискусии, или да използвате @споменавания с конкретни имена, за да привлечете съответните хора в разговора.

  4. В индивидуалните канали можете да създавате раздели за различното съдържание и приложенията. Във всеки канал ще се създадат няколко раздела по подразбиране, в т.ч. „Разговори“, „Файлове“, „Бележници на класа“ и „Възложени задачи“. За да създадете нов раздел, изберете + отдясно на разделите по подразбиране, после изберете приложение или файл за раздела (примерно PowerBI), наименувайте го и натиснете бутона Запазване.

    Раздели Добавяне на раздели

    Забележка: Стъпките по настройка за някои приложения и услуги може да се различават леко от посочените тук инструкции.

  5. За да създадете нов раздел, който съдържа пряка връзка към конкретен файл (например национални стандарти, държавни или областни оценки, процентни класации и др.), изберете иконата + вдясно от разделите по подразбиране.

  6. После изберете приложението за файловия вид (например документ на Word, таблица на Excel или презентация на PowerPoint), отидете до името на файла под „Файлове“, наименувайте раздела и натиснете бутона Запазване.

    Добавяне на приложения

    Забележка: Можете да закачите бележник на клас в OneNote от сайт в SharePoint или друг уеб сайт (икона на глобус) директно към канала си като раздел, което ще осигури лесен достъп до него за целия екип.

Преместете имейл разговорите в Microsoft Teams

Можете да изпращате имейли до канал в Microsoft Teams, за да поддържате комуникацията си организирана и достъпна от едно място.

  1. За да създадете имейл адрес за канал, изберете елипсата (...) вдясно на канала, после изберете Получаване на имейл адрес от падащия списък.

  2. Натиснете бутона Копиране и запазете имейл адреса в списъка си с контакти или адресния указател.

    Имейл

    Забележка: Препращайте имейли в канала, за да поддържате дискусиите в Microsoft Teams.

  3. Можете да изберете връзката за разширени настройки в прозореца Получаване на имейл адрес, за да ограничите кой може да изпраща имейли до екипа (примерни опции са „Всички“, „Само членовете на екипа“ или „Само имейли от конкретни домейни“).

    Получаване на имейл

    Забележка: Ограничаването кой може да изпраща имейли до канал може да намали вероятността за получаване на спам или фишинг писма в Microsoft Teams.

  4. Можете да персонализирате настройките си за имейл известия за различни събития (например персонални @споменавания или отговори на започнати от вас разговори), като изберете профилната си снимка в долния десен ъгъл на Microsoft Teams, след което изберете „Известия“ от падащото меню.

    Известявания

Планиране на събрания в Microsoft Teams

  1. За да планирате събрание в Microsoft Teams, изберете Събрания в левия навигационен прозорец, след което натиснете бутона Планиране на събрание в долната част на средния навигационен прозорец.

    График

    Забележка: Планираните събрания се посочват в средния навигационен прозорец. Можете да се присъедините към събрание направо от Microsoft Teams, като натиснете бутона Присъединяване до събранието.

  2. В прозореца Ново събрание добавете информация за самото събрание и поканете хората (съвпадащите имена от имейл указателя ви ще се показват, докато пишете) или по желание изберете канал за събранието, така че всички в екипния канал да могат да се присъединят.

  3. Използвайте Асистента за планиране, за да проверите наличността на екипните членове, и отметнете квадратчето Повтаряне, за да настроите повтарящо се редовно събрание. Когато сте готови, натиснете бутона Планиране на събрание.

    Ново събрание

    Забележка: Функцията Събрание на момента Камера (разположена в долната част на раздела Разговори) позволява на членовете на екипа да се срещат в движение, без да трябва да планират събрание, да резервират помещение или зала.

Преглед на усвоеното за Microsoft Teams

  • Microsoft Teams е център за екипна работа, който е напълно интегриран с Office 365 for Education, така че екипните членове да могат лесно да общуват и да си сътрудничат чрез познати приложения в Office 365 като Word, Excel, OneNote и PowerPoint. За абонати на Office 365 for Education приложението Microsoft Teams е безплатно, така че можете да започнете работа веднага!

  • Можете да организирате екипа си, като използвате персонални канали и раздели, които създавате да отговарят на изричните ви потребности. Разделите могат да съдържат връзки директно към файлове или друго съдържание, както и към приложения в Office 365 като Planner и PowerBI, или пък приложения от партньори от образователната сфера, като Busuu, Canvas, Flipgrid и Kahoot!

  • Преместете имейл разговорите си в Microsoft Teams, за да бъдат всички членове на екипа винаги информирани чрез едно удобно за използване работно пространство. Използвайте чат функцията в Microsoft Teams вместо кратки имейли, за да бъде пощенската ви кутия по-подредена.

  • Планирайте видео събрания или разговори по Skype в Microsoft Teams чрез функциите за събрания или срещи на момента, така че да можете бързо и лесно да се свързвате в движение с останалите членове на екипа.

  • Можете да изгледате няколко помощни видеоклипа от: Бърз старт с Microsoft Teams.

  • Можете да получите допълнителни стъпки за помощ тук: Помощ с Microsoft Teams.

  • Можете да прочетете повече за новите функции в Microsoft Teams в Office 365 for Education тук чрез образователния блог.

  • Разгледайте помощния образователен център на Microsoft във връзка с други въпроси, които може да имате.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×