Начално ръководство за Microsoft Teams за ИТ администратори

Начално ръководство за Microsoft Teams за ИТ администратори

Microsoft Teams представлява дигитален център, който събира на едно място разговори, събрания, файлове и приложения. Тъй като платформата е изградена на Office 365, учебните заведения могат да се възползват от интеграция на познатите им приложения и услуги в Office. Приложението осигурява първокласна бизнес защита и приемственост, както и възможности за разширяване и персонализиране по такъв начин, че да отговаря на потребностите на всяко учебно заведение.

Чрез Microsoft Teams учебното заведение или институцията ви могат да създават съвместни класни стаи, да свързват общности за професионално обучение, както и да комуникират с персонала на училището – всичко това направо чрез Office 365 for Education.

Добре дошли! Изключително се радваме, че сте тук

Това ръководство има за цел да ви помогне да използвате Microsoft Teams по най-добрия начин. Като администратор за Office 365 на Microsoft Teams, вие имате изключително важна роля за успешното внедряване, поддържане и използване на Microsoft Teams във вашата институция.

Първите стъпки са невероятно лесни

Внедрете Microsoft Teams в институцията, като се придържате към инструкциите в това ръководство. То включва всички нужни за успеха ви ресурси:

  1. Запознаване с Microsoft Teams

  2. Внедряване на Microsoft Teams

  3. Стартиране на Microsoft Teams

  4. Обратна връзка и поддръжка

Запознаване с Microsoft Teams

Основни принципи

Приложението Microsoft Teams е предназначено за групи и отдели, които работят в тясно сътрудничество:

  • Мигновена комуникация и постоянен информационен поток до всички участващи лица

  • Дайте на екипа си бърз достъп до нужната му информация направо в Office 365

  • Персонализирайте центъра си, за да включите съдържание и възможности, до които заедно с екипа си прибягвате всеки ден

  • Получете корпоративното ниво на сигурност и функциите за приемственост, които бихте очаквали от Office 365

Microsoft Teams е услуга за съвместна работа в Office 365 for Education, която адресира различните нужди и предизвикателства от работата в групи. Тъй като нуждите на институцията ви от опции за сътрудничество са уникални, потребителите може да разчитат на различни приложения в Office 365, OneNote, Outlook, SharePoint и Yammer. Microsoft Teams осигурява елегантен отговор на всички потребности от съвместна работа, като същевременно интегрира предпочитаните от учителите приложения.

Разлики

Microsoft Teams е част от Office 365, което означава, че приложението има вградена интеграция с Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Office 365 Groups и редица други. Това ви позволява да се възползвате по максималния начин от вложенията си в Office 365, като едновременно с това ви осигурява опростен и надежден потребителски опит с различните инструменти.

Office 365 отдава голямо значение на сигурността, приемствеността, поверителността и прозрачността. Приложението Microsoft Teams е изградено върху същите тези принципи, за да осигури една платформа от корпоративен клас.

От самото начало Microsoft Teams е проектирано с цел осигуряване на приемственост, удостоверения и поверителност. Microsoft Teams разполага с вградена приемственост с поддръжка на редица отраслови стандарти, в т.ч. ISO 27001 и 27018, SOC 1 и SOC 2, FERPA, EU Model Clauses и още много.

Microsoft Teams осигурява защита на данните на екипа, като използва надеждни осигурителни мерки, включително двуфакторно удостоверяване, сигурни пароли и правила за достъп. Данните ви се шифроват независимо от това дали са бележки, файлове, или просто чат. Все пак това са ваши данни: и като всяка ваша собственост, контролът й е във вашите ръце. Microsoft не събира потребителски данни за рекламни цели, като предпазваме тези данни чрез договорно поети надеждни ангажименти.

За да спазим думата си и да осигурим възможно най-пълна прозрачност, можете да преглеждате както времето на достъпност, така и местоположението на вашите данни. Също така можете да преглеждате подробни отчети за начина, по който Office 365 контролира съпоставянето на контролите за сигурност, поверителност, приемственост и управление на риска, които са дефинирани в контролната матрица за облаци на Cloud Security Alliance (CSA CCM).

Microsoft Teams е приложение от корпоративен клас с поддръжка на 25 езика и наличност на 181 пазара, с 6 центъра за данни по цял свят, 99,9% финансово осигурено споразумение за ниво на обслужване и денонощна поддръжка.

Дефиниции

Институция

Всички екипи, създадени от преподавателите, персонала и учениците във вашата институция, са асоциирани с вашия клиент в Office 365. Можете да давате на всички потребители или поднабори потребители (например учители) възможността да създават екипи чрез Office 365 Groups.

Екип

Един екип има за цел да свърже група хора, които работят съвместно по определена задача. Teams може да бъде динамично приложение за проектно базирана работа (например разработване на учебни програми или разработване на училищни събития), както и постоянни задачи, за да се отрази вътрешната структура на вашата институция (като училища, отдели и класове). Разговорите, файловете и бележките в екипните канали са видими само за членовете на съответните екипи. Научете повече за новите начини за работа и функции в Microsoft Teams, които са предназначени за учителите, учениците и персонала.

Канал

Каналите помагат при организирането на екипните разговори, съдържанието и инструментите на база конкретна тема. Например организирането на един канал може да бъде по тема (училищни събития, специфични класове), дисциплина (учители по математика), проекти (планиране на учебна програма) или просто за забавление (забавни неща). Собствениците на екипи могат да създават канали, като при нужда да позволят на членовете на екипите също да създават канали.

Разделите в горната част на канала позволяват на екипите да съхраняват файлове, бележки и персонализирано съдържание, примерно набиране на средства в таблица в Excel, планове за урок в OneNote PLC или графика на клас в слайд на PowerPoint. Това съдържание след това ще е достъпно за всички в екипа. Могат да се персонализират допълнителни конектори към приложения на трети страни на нивото на канала, за да се включват данни от ежедневно използвани външни приложения като Busuu, Canvas, Flipgrid, Kahoot! и други.

Графика

Членство в екип

Когато Microsoft Teams бъде активирано за цялата ви институция, обозначените собственици на екипи ще могат да канят учители, ученици или членове на персонала да се присъединяват към техните екипи. Microsoft Teams улеснява собствениците на екипите да добавят хора в институцията чрез името им.

Собствениците на екипите могат също така да създадат екип на база съществуващи групи в Office 365. Всички направени по групата промени автоматично се синхронизират с Microsoft Teams. Създаването на екип, който е базиран на съществуващи групи в Office 365, не само опростява процеса по поканване и управление на членовете, но също така синхронизира груповите файлове в Microsoft Teams.

Роли в екипа

В Microsoft Teams съществуват две основни роли: собственик на екипа, който е лицето, създало съответния екип; и членове в екипа, които са поканени от собственика да се присъединят към неговия екип. Собствениците на екипите могат да направят всеки член съсобственик при самата покана за присъединяване в екипа или по-късно, след като съответният човек вече е член. Наличието на няколко собственици позволява на потребителите да си споделят отговорностите и задълженията при управлението на членствата и настройките, в т.ч. изпращането на покани.

Настройки на екипа

Собствениците на екипи могат да управляват важащите за целия им екип настройки директно от Microsoft Teams. Тези настройки включват възможност за добавяне на снимка за екипа, набори разрешения за членовете относно създаване на канали, добавяне на раздели и конектори, @споменавания на целия екип или канал, както и използването на GIF файлове, стикери и мемета.

Като ИТ администратор на Microsoft Teams имате достъп до цялостни системни настройки от центъра за администриране. Тези настройки засягат опциите и стойностите по подразбиране, които собствениците на екипи виждат в съответните настройки. Например можете да активирате канал по подразбиране, „Общи“, за обявления, дискусии и ресурси за целия екип, който канал ще се появи за всички екипи.

Внедряване на Microsoft Teams

Приложението Microsoft Teams е достъпно за клиенти от образователния сектор като част от лицензите за комплектите Office 365 for Education: Education, Education Plus и Education E5, както и наличните комплекти Education E3.

Като клиент на Office 365 вашата институция може да се сдобие с Microsoft Teams. Преди да внедрите Microsoft Teams, има няколко неща, с които трябва да се запознаете във връзка с настройките в центъра за администриране на Office 365.

Активиране на Microsoft Teams за вашата институция

Администраторите трябва да използват центъра за администриране на Office 365, за да активират Microsoft Teams за вашата институция.

  1. Влезте в Office 365 със своя служебен или учебен акаунт.

  2. Изберете Администриране, за да преминете към центъра за администриране на Office 365.

  3. Отидете на Настройки > Услуги и добавки.

  4. От страницата Услуги и добавки изберете Microsoft Teams.

    Услуги и добавки
  5. Това ще отвори екрана с настройки за Microsoft Teams. Изберете образователния лиценз, който искате да конфигурирате – Учебни кадри и персонал или Ученик.

    Конфигуриране на лиценз
  6. След като изберете лиценза за активиране, задайте превключвателя на Вкл. и после изберете Запазване.

    Активиране на лиценз

Можете да контролирате кои потребители в институцията могат да използват Microsoft Teams. По подразбиране създаването на групи в Office 365 е позволено в Exchange Online. Но също така има няколко начина, по които ИТ администраторът може да ограничи създаването на нови групи да се извършва само от няколко конкретни потребители.

Всеки потребител на Exchange Online има правило за пощенска кутия OWA, което контролира какво съответният потребител може и не може да прави с пощенската си кутия. Като използвате кратката команда Set-OwaMailboxPolicy, можете да конфигурирате параметъра GroupCreationEnabled на $true за потребителите, на които е позволено да създават групи, и на $false за онези, които не трябва да могат да създават групи. Към този момент единственият начин за актуализиране на правилото за пощенската кутия е чрез Windows PowerShell. За повече информация вижте Използване на PowerShell за управление на групи в Office 365 – Помощ за администратори.

Забележка: Тези команди изключват създаването на групи само за OWA и Outlook.

Ако искате да изключите създаването на групи в институцията, използвайте настройките на Azure Active Directory. Или чрез Обща достъпност на Office 365 планировчика на 6 юни 2016 г. можете да получите възможност да промените контролните механизми за правило, съхранено в Azure Active Directory.

Предимството на този подход е това, че Azure Active Directory осигурява централна точка, която може да се проверява от всички приложения на Office 365. След като създадете подходящо правило, контролът върху създаването на нови групи в Office 365 вече е еднакъв навсякъде.

Настройки за клиента

Общи

Разделът „Общи“ ви позволява да конфигурирате следните настройки за институцията:

  • Показвай организационна диаграма в личния профил

  • Използвай Skype за бизнеса за получатели, които нямат Microsoft Teams

  • Позволи мерки за проактивна помощ от T-бот

За да активирате или дезактивирате настройката, задайте съответния превключвател на Изкл. или Вкл., след което изберете Запазване.

Настройки за целия клиент

Имейл интеграция

Можете да позволите имейл интеграция с канали, както и да създавате ограничени списъци с податели. За да активирате или дезактивирате имейл интеграцията, задайте съответния превключвател на Изкл. или Вкл., след което изберете Запазване.

За да ограничите списък с податели, въведете домейн, след което изберете Запазване.

Имейл интеграция

Приложения

Можете да активирате външни приложения, нови външни приложения и странично зареждане на приложения в Microsoft Teams. За да активирате или дезактивирате настройката, задайте съответния превключвател на Изкл. или Вкл., след което изберете Запазване.

Приложения

След като активирате външни приложения в Teams, учителите могат да персонализират приложенията, за да ги направят достъпни за учителите чрез раздели. Разделите ви позволяват да персонализирате даден канал и да включите съдържание и възможности, които екипът да използва всекидневно. Те осигуряват бърз достъп до често използвани документи и облачни услуги. Съществуват няколко вградени раздела, например „Файлове“.

В клиента на Microsoft Teams, в горната част на канала, потребителите могат да добавят раздели за документи на Word, презентации на PowerPoint, таблици на Excel, бележници на OneNote, планове от планировчика и много други.

Добавяне на приложения

С времето ще бъдат добавяни повече раздели, както от Microsoft, така и от партньорите.

Персонални опции за облачно съхранение

Можете да активирате различни форми на облачно съхранение в Microsoft Teams. Към момента се поддържат Box, Dropbox, Google Drive и ShareFile. За да активирате или дезактивирате настройката, задайте съответния превключвател на Изкл. или Вкл., след което изберете Запазване.

Опции за облаци

Потребителски настройки по лиценз

Екипи и канали

Екипът има за цел да свърже група хора, които работят съвместно по определена задача. Microsoft Teams може да бъде динамично приложение за проектно базирана работа (например разработване на учебни програми или разработване на училищни събития), както и постоянни задачи, за да се отрази вътрешната структура на вашата институция (като училища, отдели и класове).

Каналите представляват подкатегории на екипите. Можете да създадете канал за дадена дейност или за определена тема. Разговорите, файловете и бележките са специфични за всеки отделен канал, но са видими за всички членове на екипа.

Като администратор можете да създавате и управлявате собствениците и членовете на екипите, като използвате контролния панел Групи в центъра за администриране на Office 365.

Потребителски настройки по лиценз

За повече информация относно създаването на групи в Office 365 от центъра за администриране вижте Създаване на групи в Office 365 в центъра за администриране.

Повиквания и събрания

Възможно е някои училища да искат да ограничат размера на мрежовия си трафик. Например може да искате да дезактивирате видео потоците в институции с по-бавна мрежа. Разделът Повиквания и събрания ви позволява да изберете дали потребителите могат да използват опциите за видео или споделяне на екран по време на събрания.

Повиквания и събрания

Съобщения

Като администратор на клиент можете да включвате или изключвате мултимедийно съдържание, например GIF файлове, мемета и стикери, от раздела „Съобщения“ на екрана за настройки на Microsoft Teams. Можете също така да позволите на учебните кадри и персонала да изтриват всякакви съобщения, така че учителите да могат да модерират разговорите на класовете и да позволяват/забраняват лични чатове на учениците.

Съобщения

За да активирате или дезактивирате опцията за Giphy и да позволите на потребителите да добавят GIF файлове към разговорите, изберете Изкл. или Вкл., след което изберете Запазване.

Когато използването на GIF е разрешено, можете да приложите оценяване на съдържанието, за да ограничите видовете GIF, които са позволени в Microsoft Teams на институцията. Оценките на съдържанието са както следва:

  • Строго

  • Умерено

  • Позволи всякакво съдържание

Допълнително можете да активирате или да позволите:

  • Мемета, които потребителите могат да редактират или добавят към разговорите

  • Стикери, които потребителите могат да редактират или добавят към разговорите

  • Собствениците да могат да изтриват всякакви съобщения

  • Потребителите да изтриват собствените си съобщения

  • Лични чатове на потребителите

Ботове

С помощта на ботовете можете да изпълнявате задачи, например заявяване на информация и изпълнение на команди. Към 14 март 2017 г. има 20+ основни и допълнителни (на трети страни) ботове, които са достъпни в Microsoft Teams. В бъдеще този брой ще се увеличи.

Забележка: T-бот е част от помощната система на продукта и не може да се дезактивира.

Ако желаете да съставите бот, прегледайте Платформата за ботове на Microsoft Teams, която включва указания стъпка по стъпка как да започнете да пишете ботове за Microsoft Teams.

Конектори

Конекторите позволяват на UPI да получава актуализации от популярни услуги като Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub и VSTS.

За повече информация вижте Свързване на приложения към групите и Платформа за конектори в Office.

Придобиване на клиента

Файлът за инсталиране на клиента Microsoft Teams е изпълним файл, който може да се изтегли от администраторите и крайните потребители на адрес https://teams.microsoft.com/downloads. Крайните потребители на настолни машини могат да инсталират приложението, стига да разполагат със съответните права. ИТ администраторите могат също така да предават инсталиращата програма и да я разпространяват чрез инструменти за придобиване на клиента.

Крайните потребители с мобилни устройства могат да изтеглят приложението Microsoft Teams от магазина за приложения на мобилната платформа.

Приложението Microsoft Teams е налично за Windows (Windows 7 и по-нови версии) и настолни версии на Mac (Mac 10.10 и по-нови версии). Приложението също така е налично за iOS v9 и по-нови версии (iPhone и iPad), Android 4.4 и по-нови версии, както и за Windows Phone 10.0.10586 и по-нови версии. Към по-късна дата ще се осигури и поддръжка за Windows 10S.

Microsoft Teams поддържа уеб клиента на Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ и Chrome 51.0+. Потребителите, които се опитват да отворят уеб клиента на Microsoft Teams чрез Safari, ще бъдат пренасочени да изтеглят настолния клиент. Към по-късна дата ще се осигури и поддръжка за Safari.

Активиране или дезактивиране на лицензи за Microsoft Teams

Администраторите управляват лицензите за Microsoft Teams чрез центъра за администриране на Office 365. Трябва да бъдете глобален администратор на Office 365 или администратор на потребители, за да управлявате лицензи за Microsoft Teams.

Ако искате да ограничите потребителите, които имат достъп до Microsoft Teams в институцията, или пък да премахнете даден потребител с цел ограничение достъпа му, можете да направите това, като дезактивирате лиценза за Microsoft Teams на съответните хора. След дезактивирането на лиценза съответните потребители повече няма да виждат Microsoft Teams в стартирането на приложения и началната страница на Office 365.

Можете да възлагате или премахвате лицензите за Microsoft Teams на потребителите по същия начин, както и останалите лицензи за Office 365 Business/Enterprise. Влезте в Office 365, отидете на центъра за администриране на Office 365 и от страницата Потребители > Активни потребители възложете или премахнете лиценза за Microsoft Teams за съответните потребителите.

Диапазони от URL и IP адреси за Microsoft Teams

Ако вашето училище ограничава свързването с интернет на компютрите в мрежата ви, прегледайте Диапазони от URL и IP адреси за Office 365. Тази статия описва крайните точки, които трябва да включите в списъците с разрешени изходящи адреси и зоната за надеждни сайтове на Internet Explorer, за да се гарантира, че вашите компютри могат да използват успешно Microsoft Teams в Office 365.

Стартиране

Стартиране на пилотни екипи

Помощ за посредниците при организирането и стартирането на пилотни екипи

Преди да учредите Microsoft Teams за цялата си институция, се препоръчва да започнете с няколко пилотни екипа от учители, ученици и членове на персонала. Това ще ви помогне да прецизирате плана за цялостно стартиране и ще гарантира, че сте готови за пълномащабно внедряване в институцията. Успешните пилотни екипи ще генерират повече интерес в цялата институция.

Определяне на пилотните екипи

Свържете се с няколко различни отдела, за да определите 2-3 пилотни екипа. За да наберете участници в тези екипи, насърчете хората да използват Microsoft Teams като основен и редовен начин за комуникация и съвместна работа. Това ще позволи на пилотните екипи да разберат изцяло възможностите на Microsoft Teams и да определят най-добрия начин да интегрират приложението в своите работни процеси.

Определяне на посредници

Определете посредници сред пилотните екипи и ги назначете да отговарят за въвеждането на Microsoft Teams. Най-активните учители често приемат всяка възможност да помогнат на своите колеги с усвояването на по-ефективни решения.

Подгответе пилотните екипи за успех

Осигурете на посредниците възможността да персонализират Microsoft Teams за своите пилотни екипи, като запазите пълен контрол върху разширените функции за сигурност и управление чрез центъра за ИТ администриране. Отворените настройки позволяват на пилотните екипи да разучат всички възможности на Microsoft Teams. Можете по всяко време да регулирате настройките съобразно потребностите на екипите.

Стартирайте и с останалата част от институцията

Организирайте начална среща с посредниците

Най-добрият начин да привлечете интереса на пилотните екипи към Microsoft Teams е да съберете всички заедно, независимо дали лично, или по виртуален път. Планирайте начална среща, за да представите Microsoft Teams, да обсъдите пилотната програма и да дадете шанс на посредниците да се запознаят лично с Microsoft Teams. Споделете Ръководствата с първи стъпки, за да могат хората да разберат как да организират своите екипи.

Поканете посредниците в Microsoft Teams

Започнете да използвате Microsoft Teams с посредниците, докато планирате самото мащабно стартиране. Обсъждайте важните точки относно стартирането, приемайте коментарите на пилотните екипи, отговаряйте на бързи въпроси и споделяйте известията за успешно приключили етапи в Microsoft Teams.

Поетапно планиране за Microsoft Teams

Помогнете на посредниците да планират отделните етапи за работата си с Microsoft Teams, включително настройки на екипи, канали и интегриране с приложения на трети страни. Насърчете посредниците да съставят публикации за добре дошли и ресурси за потребители, когато последните започнат работа с продукта.

Препоръчва се да сведете първите планирани етапи до минимум, за да позволите на потребителите да създават естествено канали, да персонализират разделите и да добавят конектори съобразно действителните си нужди. Прегледайте създадените за тази цел видеоклипове Работа с раздели.

Стартиране на Microsoft Teams

Посредниците са отговорни за определяне целите на техните екипи, употребата на приложението спрямо тази на други инструменти, норми за комуникация и правила за създаване на екипни канали.

Докато посредниците се приготвят за стартиране, ги насърчете да организират видео среща за градивна комуникация с своя пилотен екип, която да наподоби вашата собствена начална среща с тях. Окуражете ги да използват подобни видео комуникации, за да покажат на останалите по какъв начин Microsoft Teams може да им помогне да постигнат по-добра ефикасност заедно.

Посредниците трябва да се уверят, че членовете на екипите са удачно подготвени да използват Microsoft Teams, като отделят време с всяко отделно лице за влизане, изтегляне на настолното и мобилното приложение и уреждане на първи разговор.

Въвеждане

Прехвърляне на работните процеси в Microsoft Teams

Помогнете на пилотните екипи да започнат работа, като насърчите посредниците да прехвърлят важни разговори, актуализации и проекти в Microsoft Teams. Това ще накара членовете на екипите да придобият повече увереност при тяхното собствено започване на работа с приложението.

Интегриране на Microsoft Teams

Осигурявайте актуализации на живо и данни от приложения и услуги на трети страни като Polly и Busuu директно в Microsoft Teams. Това ще спести на служителите време и нужда да проверяват различни инструменти, за да получат своевременно нужната им информация.

Насърчете посредниците да споделят идеите си за персонално интегриране с приложения и ботове на трети страни, които са съставени конкретно за техните екипи.

Наблюдение на Microsoft Teams

Споделяйте анализи за приемането и използването на Microsoft Teams с водещите лица в екипите и им напомнете да споделят коментарите на членовете на екипите им в канала „Обратна връзка“.

Провокирайте интерес

Преминете отвъд пилотните екипи и уведомете цялата институция за Microsoft Teams. FastTrack осигурява на ИТ администраторите ресурси за по-бързо разпространение на новината, например чрез шаблон за обявления, шаблон за хронометър, имейли с диплянки, постери, съвети и трикове. Проверете уеб сайта на FastTrack или помолете търговския представител на Microsoft да ви изпрати тези ресурси.

Осигурете обучение

Организирайте образователни събития и сесии с въпроси и отговори, които да са персонализирани за нуждите на конкретните екипи.

Позволете иновирането

Работете съвместно с посредниците в институцията, за да идентифицирате специфични казуси, включително персонални интеграции и ботове, чрез които всички да се възползват от пълния потенциал на Microsoft Teams. Обмислете да създадете екип за самите посредниците за Microsoft Teams в институцията, чрез който те да споделят идеи, имащи потенциала да преобразят начина на съвместна работа на екипите им.

Споделяйте обратната връзка за Microsoft Teams чрез Гласът на потребителя или чрез връзката за коментари в самия продукт. Поддържайте връзка с други ИТ специалисти в техническата общност на Microsoft Teams.

Обратна връзка и поддръжка

Разучете помощния образователен център на Microsoft

Изпратете предложение

Свържете се с общността

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×