Научете структурата на базите данни на Access

Научете структурата на базите данни на Access

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Запознаването с таблиците, формулярите, заявките и другите обекти в базата данни може да улесни изпълнението на множество различни задачи, като например въвеждане на данни във формуляр, добавяне или премахване на таблици, търсене и заместване на данни и изпълнение на заявки.

В тази статия е направен основен преглед на структурата на базата данни на Access. Access предоставя няколко инструмента, които можете да използвате, за да се запознаете със структурата на конкретна база данни. В тази статия е обяснено как, кога и защо да използвате всеки от инструментите.

Забележка : Статията се отнася за традиционните бази данни на Access, които се състоят от файл или набор от файлове, съдържащи всички данни и функции на приложението, като например формуляри за въвеждане на данни. Някои части от нея не са приложими за уеб базите данни – нов вид бази данни на Access, които публикувате в интернет чрез SharePoint Server с Access Services. За повече информация за уеб базите данни вж. статията Създаване на база данни за споделяне в уеб.

В тази статия

Общ преглед

Показване на подробности за обектите в базата данни

Изследване на таблица в изглед за проектиране

Показване на релациите между таблиците

Вижте как обекти използват други обекти

Общ преглед

Базата данни е колекция от информация, която е свързана с конкретна тема или цел, например проследяване на поръчки на клиенти или поддържане на музикална колекция. Ако вашата база данни не се съхранява на компютър или само части от нея са на компютър, вероятно проследявате информация от различни източници, които трябва да координирате и организирате.

Да предположим например, че телефонните номера на вашите доставчици се съхраняват на различни места: в картотека за визитки, съдържащи телефонните номера на доставчиците, в папки с информация за продуктите, съхранявани в шкаф за папки, и в електронна таблица, съдържаща информация за поръчките. Ако телефонният номер на доставчик се промени, ще трябва да актуализирате тази информация и на трите места. В добре проектираната база данни на Access телефонният номер се съхранява само веднъж, така че трябва да актуализирате тази информация само на едно място. В такъв случай, когато актуализирате телефонния номер на доставчик, той ще се актуализира автоматично, където и да го използвате в базата данни.

Файлове на база данни на Access

Можете да използвате Access, за да управлявате цялата си информация в един файл. Във файла на базата данни на Access можете да използвате:

  • таблици за съхраняване на вашите данни.

  • заявки за намиране и извличане само на данните, които ви трябват.

  • формуляри за преглед, добавяне и актуализиране на данни в таблиците.

  • отчети за анализиране или отпечатване на данните в определено оформление.

Данни от таблици, използвани в заявка, формуляр и отчет

1. Съхранявате данните веднъж в една таблица, но ги преглеждате от различни места. Когато актуализирате данните, те автоматично се актуализират навсякъде, където се показват.

2. Извличате данни чрез заявка.

3. Преглеждате или въвеждате данни чрез формуляр.

4. Показвате или отпечатвате данни чрез отчет.

Всички тези елементи – таблици, заявки, формуляри и отчети – са обекти на базата данни.

Забележка : Някои бази данни на Access съдържат връзки към таблици, които се съхраняват в други бази данни. Може например да имате една база данни на Access, която съдържа само таблици, и друга, която съдържа връзки към тези таблици, а също и заявки, формуляри и отчети, базирани на свързаните таблици. В повечето случаи няма значение дали таблицата е свързана или се съхранява в базата данни.

Таблици и релации

За да съхранявате данните си, трябва да създадете по една таблица за всеки тип информация, която проследявате. Типовете информация може да включват информация за клиенти, продукти и подробности за поръчки. За да съберете данните от множество таблици в една заявка, формуляр или отчет, можете да дефинирате релации между таблиците.

Забележка : В уеб базата данни не можете да създавате релации, като използвате раздела за обекти "Релации". За да създадете релации в уеб базата данни, можете да използвате справочни полета.

Данни, съхранени в таблици, съединени със свързани полета

1. Информацията за клиентите, която някога е била съхранявана в пощенски списък, сега се намира в таблицата "Клиенти".

2. Информацията за поръчките, която някога е била съхранявана в електронна таблица, сега се намира в таблицата "Поръчки".

3. Всеки запис в таблицата се отличава от останалите чрез уникален идентификационен номер, като например ИД на клиент. Като добавите полето за уникален ИД от едната таблица в другата и дефинирате релация между двете полета, Access ще може да сравни свързаните записи от двете таблици, за да можете да ги обедините във формуляр, отчет или заявка.

Заявки

Заявката ви помага да намерите и извлечете данните, които отговарят на определени от вас условия, включително данните от множество таблици. Можете да използвате заявка също и за да актуализирате или изтриете няколко записа едновременно и да извършите предварително дефинирани или потребителски изчисления върху данните.

Забележка : Не можете да използвате заявка, за да актуализирате или изтриете записи в уеб база данни.

заявка, връщаща резултати от различни таблици

1. Таблицата "Клиенти" съдържа информация за клиентите.

2. Таблицата "Поръчки" съдържа информация за поръчките на клиентите.

3. Тази заявка извлича данните за "ИД на поръчка" и "Дата на изпълнение" от таблицата "Поръчки" и данните за "Име на фирмата" и "Град" – от таблицата "Клиенти". Заявката връща само поръчките, които е трябвало да бъдат изпълнени през април, и само клиентите, които са базирани в Лондон.

Формуляри

Формулярът ви дава възможност за лесно преглеждане, въвеждане и променяне на данните ред по ред. Формулярът може да се използва и за други дейности, като например изпращане на данни към друго приложение. Формулярите обикновено съдържат контроли, които са свързани с базовите полета в таблиците. Когато отворите формуляр, Access извлича данните от една или няколко от тези таблици, след което показва данните в оформлението, което сте избрали при създаването на формуляра. Можете да създадете формуляр с помощта на някоя от командите Формуляр на лентата или чрез съветника за формуляри, а можете да създадете формуляр и сами в изгледа за проектиране.

Забележка : В уеб базите данни ще използвате изгледа на оформление, вместо изгледа за проектиране, когато създавате формуляри и отчети.

формулярите могат да ви помогнат да преглеждате и да въвеждате данни

1. Таблицата показва множество записи едновременно, но може да се наложи да превъртите хоризонтално, за да видите всички данни в един запис. Освен това, когато преглеждате таблица, не можете да актуализирате данните от няколко таблици едновременно.

2. Формулярът се фокусира върху един–единствен запис и може да показва полета от няколко таблици. Освен това той може да показва картини и други обекти.

3. Формулярът може да съдържа бутон, който щраквате, за да отпечатате отчет, да отворите други обекти или да автоматизирате други задачи.

Отчети

Можете да използвате отчет, за да направите бърз анализ на данните или да ги представите по определен начин в печатен вид или в други формати. Можете например да изпратите на колега отчет, който групира данните и изчислява общите суми. Или можете да създадете отчет с данни за адресите, форматирани за отпечатване на пощенски етикети.

Отчети, показващи форматирани или изчислени данни

1. Използвайте отчет, за да създадете пощенски етикети.

2. Използвайте отчет, за да покажете общите суми в диаграма.

3. Използвайте отчет, за да покажете изчислените общи суми.

След като вече се запознахте с основната структура на базите данни на Access, прочетете по-нататък, за да научите как да използвате вградените инструменти за изследване на конкретна база данни на Access.

Най-горе на страницата

Показване на подробности за обектите в базата данни

Един от най-добрите начини да се запознаете с конкретна база данни е да използвате "Документация БД". Можете да използвате Документация БД, за да създадете отчет с подробна информация за обектите в базата данни. Първо трябва да изберете кои обекти да бъдат подробно описани в отчета. Когато изпълните Документация БД, създаденият отчет съдържа всички данни за обектите на базата данни, които сте избрали.

  1. Отворете базата данни, която искате да документирате.

  2. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Анализиране щракнете върху Документация БД.

  3. В диалоговия прозорец Документатор щракнете върху раздела, който представя типа на обекта от базата данни, който искате да документирате. За да създадете отчет за всички обекти в база данни, щракнете върху раздела Всички типове обекти.

  4. Изберете един или повече от обектите, изброени в раздела. За да изберете всички обекти в раздела, щракнете върху Избери всички.

  5. Щракнете върху OK.

    Документаторът на бази данни създава отчет, който съдържа подробни данни за всеки избран обект и след това отваря отчета в режим "Визуализация на печата". Ако например изпълните документатора на бази данни за формуляр за въвеждане на данни, отчетът, създаден от документатора, показва списък на свойствата на формуляра като цяло, свойствата на всеки от разделите във формуляра и свойствата на всички бутони, етикети, текстови прозорци и други контроли във формуляра, плюс всички модули с код и разрешенията на потребителите, които са асоциирани с формуляра.

  6. За да отпечатате отчета, в раздела Визуализация на печата, в групата Печат щракнете върху Печат.

Най-горе на страницата

Изследване на таблица в изглед за проектиране

Забележка : Изгледът за проектиране не е наличен за таблиците в уеб базите данни.

Отварянето на таблица в изглед за проектиране ви дава подробна информация за структурата на таблицата. Можете например да намерите настройката за типа данни за всяко поле, да намерите маските за въвеждане или, ако таблицата използва справочни полета, да видите полетата, които използват заявки за извличане на данни от други таблици. Тази информация е полезна, тъй като типовете данни и маските за въвеждане може да повлияят на възможността да намирате данни и да изпълнявате заявки за актуализиране. Да предположим например, че искате да използвате заявка за актуализиране, за да актуализирате определени полета в една таблица, като копирате данните в подобни полета от друга таблица. Заявката няма да се изпълни, ако има несъвпадение на типовете данни на съответните полета в таблицата източник и таблицата местоназначение.

  1. Отворете базата данни, която искате да анализирате.

  2. В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да изследвате, след което щракнете върху Изглед за проектиране в контекстното меню.

  3. Ако е необходимо, запишете си името на всяко поле от таблицата и типа на данните, зададен за всяко поле.

    Типът на данните, който е зададен за полето, може да ограничава размера и типа на данните, които потребителите могат да въвеждат в това поле. Например потребителите може да са ограничени до 20 знака в текстово поле и да не могат да въвеждат текстови данни в поле, зададено като числов тип.

  4. За да разберете дали дадено поле е справочно, щракнете върху раздела Справка в долната секция на мрежата за проектиране на таблици, под Свойства на полето.

    Справочното поле показва един набор от стойности (едно или повече полета, като например собствено и фамилно име), но обикновено съхранява друг набор (едно поле, като например числов идентификатор). Например справочното поле може да съхранява ИД номер на служител (съхранена стойност), но да показва името на служителя (показвана стойност). Когато използвате справочно поле в изрази или в операции за търсене и заместване, използвате съхранената, а не показваната стойност. Познаването на съхранените и показваните стойности на справочното поле е най-добрият начин да гарантирате, че израз или операция за търсене и заместване, които използват справочното поле, ще работят според очакванията ви.

    Следващата илюстрация показва типично справочно поле. Имайте предвид, че настройките, които виждате в свойството Източник на редове на полето, ще се различават.

    Използване на таблица или заявка като източник на данни за справочно поле

    Показаното тук справочно поле използва заявка за извличане на данни от друга таблица. Може да видите и друг вид справочно поле, наричано "списък със стойности", което използва програмно фиксиран списък с възможности за избор. Тази фигура показва типичен списък със стойности.

    използване на списък със стойности като източник на данни за справочно поле

    По подразбиране списъците със стойности използват текстов тип данни.

    Най-добрият начин да намерите справочните списъци и полета е като отворите раздела Справка и след това щракнете върху записите в колоната Тип на данните за всяко поле в таблицата. За повече информация относно създаването на полета за търсене и списъци със стойности вижте връзките в секцията Вж. също.

Най-горе на страницата

Показване на релациите между таблиците

Забележка : В уеб базата данни не можете да използвате раздела за обекти "Релации".

За да видите графично представяне на таблиците в базата данни, полетата във всяка таблица и релациите между таблиците, използвайте раздела за обекти Релации. Разделът за обекти Релации дава общ поглед върху структурата на таблицата и релациите в базата данни – изключително важна информация, когато трябва да създавате или променяте релации между таблиците.

Забележка : Можете също да използвате раздела за обекти Релации и за да добавяте, променяте или изтривате релации.

  • Отворете базата данни, която искате да анализирате.

  • В раздела Инструменти за бази данни, в групата Релации щракнете върху Релации.

Появява се разделът за обекти Релации, който ви показва релациите между всички таблици в отворената база данни.

Релация между две таблици

Най-горе на страницата

Вижте как обекти използват други обекти

Екранът Зависимости между обекти показва как обектите на базите данни, като например таблици, формуляри, заявки и отчети, взаимодействат с или зависят от други обекти.

Можете да използвате екрана Зависимости между обекти, за да избегнете неволно изтриване на източниците на записи. Да предположим например, че имате заявка "Поръчки за тримесечие" в базата данни "Продажби" и повече нямате нужда от тази заявка. Преди да изтриете заявката, трябва да проверите дали някой от другите обекти в базата данни, като например формуляр или отчет, не я използва като източник на данни. След това можете или да промените зависимите обекти, като премахнете препратките към заявката, или да изтриете зависимите обекти заедно със заявката. Преглеждането на пълен списък със зависимите обекти може да ви помогне да спестите време, като елиминира нуждата от ръчна проверка на свойствата на обектите и минимизира грешките чрез намиране на данните, които може да пропуснете при ръчна проверка.

Когато искате да промените проекта на обект в базата данни, екранът Зависимости между обекти също може да ви бъде полезен, като ви покаже как промяната на проекта ще се отрази на другите обекти. Използвайте екрана Зависимости между обекти, който ще ви помогне да планирате съществените промени в проекта.

Използване на екрана "Зависимости между обекти"

  1. Отворете базата данни, която искате да проучите.

  2. В навигационния екран изберете или отворете таблица, формуляр, отчет или заявка.

  3. В раздела Инструменти за бази данни, в групата Релации щракнете върху Зависимости между обекти.

  4. Ако бъдете подканени, щракнете върху OK, за да актуализирате информацията за зависимостите.

    Забележка : Актуализирането на информацията за зависимостите може да отнеме известно време.

    Показва се екранът Зависимости между обекти

    екран ''зависимости на обекти''

  5. За да видите списък на обектите, които използват обекта, който сте избрали на стъпка 2, щракнете върху Обекти, зависещи от мен в горния край на екрана. За да видите списък на обектите, които използва избраният обект, щракнете върху Обекти, от които завися.

  6. За да видите информацията за зависимостите за даден обект, щракнете върху иконата за разгъване (+) до обекта. Access показва до четири нива на зависимости за обекта.

Помнете следното, когато използвате екрана Зависимости между обекти:

  • Информацията за зависимостите е налична само ако имате разрешения за отваряне на обект в изглед за проектиране.

  • Екранът не показва информация за макросите и модулите с код.

  • Екранът работи само за таблици, формуляри, отчети и заявки, с изключение на следните типове заявки:

    • заявки за действие – заявки, които вмъкват, актуализират или изтриват данни

    • специфични за SQL заявки, включително заявки за обединение, заявки за дефиниране на данни и транзитни заявки.

    • Подзаявки

      Когато Access срещне вложени заявки, генерира информация за зависимостите само за най-външната заявка. Това правило важи също и за таблиците източници и заявките към подтаблица с данни на заявката, както и за полетата за търсене.

  • Access генерира информацията за зависимостите чрез търсене на картите на имената, поддържани от функцията за автокоригиране на имена – функция, която автоматично коригира често срещаните странични ефекти, които се появяват, когато преименувате формуляри, отчети, таблици, заявки, полета или контроли във формуляри и отчети. Ако проследяването на информацията за автокоригиране на имена е забранено, ще бъдете подканени да го включите, за да можете да преглеждате информацията за зависимостите.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×