Настройване на съхранение и споделяне на файлове в Office 365

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Един от най-добрите начини за настройване на съхранение и споделяне за вашия бизнес е да използвате OneDrive за бизнеса и екипен сайт заедно. Това е идеален, ако имате малка фирма с няколко служители.

Office 365 включва основни екипен сайт за вас, за да започнете. Можете веднага да започнете съхраняване на файлове в OneDrive и съвместната работа на файлове в екипния сайт.

Последна актуализация 7 юни 2018 г.

Къде можете да съхранявате документи в Office 365

  • OneDrive е предназначен за отделни употреба, с редки споделяне на файлове.

  • SharePoint екипен сайт е предназначен за споделянето и съвместната работа по файлове редовно. Екипен сайт е идеална за съхраняване на файлове, които са споделени собствеността, където няколко души собственик файловете и може да си сътрудничите по тях. В бизнес с малък брой служители може да се наложи само един екипен сайт.

OneDrive и екипни сайтове предоставят някъде достъп за вас и вашите служители.

Диаграма за начина на използване на двата вида място за съхранение: OneDrive или екипни сайтове

Ето някои препоръки за какво да се съхранява във всяко местоположение, когато използвате OneDrive и екипни сайтове заедно:

Местоположение за съхранение

За какво служи

Какво да съхранявате тук

OneDrive

Съхраняване на съдържание в OneDrive е като съхраняване на файлове на вашия компютър; никой друг лесен достъп до тях.

За повече информация вижте Какво представлява OneDrive за бизнеса?

Служебни файлове, по които няма да се налага редовно други членове да работят с вас или до които да се получава често достъп.

SharePoint екипни сайтове

Сътрудничество. Когато създавате група на Office 365 (например в Office 365 центъра за администриране на в Outlook, или чрез създаване на екип в Microsoft екипи) SharePoint екипен сайт е създаден за тази група. По същия начин когато създавате нов сайт на екип SharePoint от началната страница на SharePoint или от нови SharePoint визуализация на център за администриране, той също създава група на Office 365. За повече информация вижте Какво е екипен сайт на SharePoint? и Създаване на екипен сайт в SharePoint Online.

Файлове, които сте споделили собственост. Препоръчваме отделен екипни сайтове за всяка единица на работата във вашата организация. Например за да запазите персонал и финансови документи лично към малък екип, създайте отделен екипен сайт.

Забележка: SharePoint има и други видове сайтове, можете да използвате за вашата фирма. Можете да използвате комуникация сайтове в интранет да публикуват информация за широка аудитория. И можете да използвате концентратор сайтове , за да се свържете сайтове в интранет.

Започнете да използвате OneDrive и вашия екипен сайт

Всеки човек във вашия бизнес, който е даден лиценз за Office 365 (и SharePoint Online избран) получава OneDrive облак съхранение. Те могат да съхраняват служебни файлове тук за достъп от всяко устройство, и те са достъпни само за този потребител. Например те могат да съхраняват проект на предложение, техните бележки от събрание или скрипт за демонстрация, те ще се доставят.

Служители да споделяте OneDrive файлове и папки. Ако служител е далеч или напусне фирмата, други хора имат достъп до споделени файлове, съхранени в OneDrive.

Ето как всеки човек от вашия екип могат да настроят OneDrive и споделяне на файлове.

Office 365 началния екран с избор на OneDrive

  1. Отидете в office.com , за да влезете и влезте с потребителското си име и парола.

  2. На началната страница на Office 365 изберете OneDrive.

  3. В OneDriveчленовете на екипа могат да съхраняват свои собствени служебни файлове. Можете да споделяте отделни файлове, или цялата папка. Изберете файл или папка, щракнете с десния бутон и след това изберете споделяне.

    Споделяне на папка

  4. В страницата Изпращане на връзка Оставете селекцията по подразбиране, всеки с връзката да преглеждате и редактирате.

    Въведете имената или имейл адресите на членовете на екипа, които искате да имат достъп до папката и добавете съобщение по избор.

    Ако искате свое собствено копие на имейл, който ще бъде изпратено, добавете имейл адреса си в списъка.

    Споделете връзка диалогов прозорец, показващ показващ въвеждането и избирането на име.

  5. Когато завършите въвеждането, които искате да споделите, изберете Изпрати. Имейлът се изпраща веднага на хората, които поканите.

    Споделете връзка, показващ списък с имена

  6. Ето как изглежда имейла.

    Имейл с връзка за споделяне на папка с OneDrive

Office 365 включва основен екипен сайт с някои функции, които да ви помогнат да започнете. Само хората във вашата фирма имат достъп до този вътрешен сайт.

Ето как да стигнете до своя екипен сайт:

  1. Отидете в office.com , за да влезете и влезте с потребителското си име и парола.

  2. В началния екран на Office 365 изберете SharePoint и след това на вашия екипен сайт на лявото навигационно меню.

  3. Ще видите началната страница на вашия екип. Тази страница съдържа:

    • Основната страница показва екип новини и дейност, като например нови файлове добавени или последно редактирани.

    • + Създай бутона, за да добавите елементи на началната страница, например библиотека с документи, списък или нова страница.

    • Лявата навигация меню, за да стигнете до други области на вашия екипен сайт, като например библиотеката с документи на екипа.

Начална страница на SharePoint Online екипен сайт

За да ви помогне бързо да направите първите стъпки в съхраняването и споделянето на файлове, вашият екипен сайт се предоставя с място за съхранение на файлове. То се нарича Библиотека с документи.

Ето стъпките за добавяне на файлове:

  1. На началната страница на вашия екипен сайт изберете документи от менюто в лявата навигация. Това ще ви отведе към вашата библиотека с документи.

    Библиотека за документи на екип

  2. Докато все още сте влезли в Office 365, отворете Windows File Explorer от лентата на задачите или друго местоположение. Отидете на файловете, които искате да качите на вашия екипен сайт.

  3. Изберете файловете, които искате да качите на вашия екипен сайт и след това ги плъзнете в библиотеката с документи.

    Плъзнете файла от работния плот папка към вашата библиотека

  4. Когато сте готови, файловете ще се съхраняват както във вашия екипен сайт, така и на компютъра ви.

    Библиотека на екипен сайт с файлове

  5. Можете да изтриете файловете от вашия компютър. В следващата стъпка за Синхронизиране на файлове онлайн с вашия работен плот, ще създадете ново местоположение за тези файлове на вашия компютър.

    Ако имате много файлове или големи файлове за качване на своя екипен сайт, прочетете тези съвети за качване на големи файлове или на много файлове в библиотека.

    Ако имате нужда от още място за съхранение, вж. Промяна на мястото за съхранение за вашия абонамент.

Сега, когато имате файлове на вашия екипен сайт, можете да ги настроите за синхронизиране с компютър PC или Mac. По този начин, можете да работите с вашите файлове от вашия компютър PC или Mac вместо да работят в Microsoft Edge, Chrome или друг браузър. Също така е полезно да имате версия на вашите файлове синхронизирали на вашия компютър за ситуации, когато трябва да стигнете до файла и не сте свързани към интернет.

След като настроите файлове да се синхронизират с вашия компютър, когато сте свързани към интернет, те ще се синхронизират автоматично.

Ето как да синхронизирате файловете от своя екипен сайт с компютъра си:

  1. На началната страница на вашия екипен сайт изберете документи от менюто в лявата навигация. Това ще ви отведе до вашата библиотека с документи.

    Съвет: Когато синхронизирате файлове във вашия екипен сайт, която синхронизирате библиотека всеки файл на сайта, не целия сайт.

    Библиотека за документи на екип

  2. Изберете Синхронизиране , за да синхронизирате всички файлове. Или отидете в определена папка, която искате да синхронизирате.

    Библиотека с документи с избран бутон "синхронизиране"

  3. Ако получите подкана да превключите приложения, изберете да. OneDrive е процес от изпълнението на синхронизиране.

    Подкана за приложения на Office 365 превключване
  4. Ако след това получите набор на OneDrive подкана, влезте със своя служебен или учебен акаунт.

    Екранът за настройка на OneDrive

  5. Ако сте все още не сте синхронизирали вашия OneDrive, може да видите това е папка с OneDrive на екрана. Проверете пътя под папката си OneDrive е тук. Изберете Местоположение за промяна , ако искате да използвате различен път и след това щракнете върху напред.

    Промяна на вашата локална папка в този екран

  6. В левия прозорец на File Explorer под името на вашата организация се появяват файлове във вашия екипен сайт. Файловете в OneDrive ще се покаже под "OneDrive – < името на организацията >"

    Вижте какво е бил синхронизиране в локалната папка

  7. Тествайте синхронизацията чрез отваряне на файл в папка на екипа на вашия компютър. Извършване на промяна и след това изберете Запиши.

Най-добри практики за съхранение и споделяне на файлове

Ето някои съвети за получаване на най-много от OneDrive или SharePoint екипния сайт.

  • Изключителен търговци: използвайте OneDrive , за да съхранявате вашите файлове и споделянето им с клиенти за всеки случай.

  • Co-ownerships: двете собственици използват OneDrive и споделяне на файлове и назад.

  • Фирми, които с външни клиенти или партньори, които се нуждаят от достъп до файлове: създаване на нов екипен сайт за съхраняване и споделяне на документи, предназначени за определен клиент. Настройване на сайта, за да позволите достъпа до само този клиент. След това не е нужно да се притеснявате, че един клиент случайно ще получите достъп до информация, предназначена за друг клиент.

Когато запишете файл в OneDrive е достъпна само от вас, освен ако не можете да я споделите с други хора. Когато споделяте файлове, можете да изберете да създадете връзка, която може да се изпращат или да споделите със само определени хора. Можете също да създадете отделни папки в OneDrive за различни цели например публиката, лично, или за отделни проекти. Всяка папка може да се споделя с друг човек или група или никой друг изобщо.

За повече информация относно споделянето също вижте споделяне на файлове и папки в OneDrive за бизнеса.

За да видите колко място за съхранение ви остава в OneDrive, вижте управление на OneDrive за бизнеса за съхранение.

Въпреки че можете да качвате почти всички типове файлове, не са разрешени някои имена на файлове и знаци в имената на файловете. За повече информация вижте файл с невалидни знаци и типове файлове в OneDrive за бизнеса.

Следващи стъпки

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×