Най-добри практики в Outlook: Писане на чудесни имейл

Най-добри практики в Outlook: Писане на чудесни имейл

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

В тази статия

Какво да се направи

Неразрешени неща

Как да използвате списъци за разпространение и групи (DL) контакти

Как да използвате вмъкнати коментари

Кога да използвате "СК"

Подготовка за отпуск

Какво да се направи

Следните правила ще ви помогнат на вашите имейли професионален облик и посланието ви.

  1. Прочетете съобщението си, преди да го изпратите.

  2. Направите вашия обект описателно и действия, насочени. Например: "ръководители: Изпратете вашите настолни оттегляне дати" съдържа както името на групата и действие, така че получателите можете бързо да разберете какво трябва да направите. Други полезни представки включват "ваша информация:" и "Действия."

  3. Ако се налага, посочете какво в реда за тема искате.

  4. Промяна на темата на съобщението, ако темата на разговора се промени.

  5. Запазване на всички съобщения, кратко и на точка.

  6. Организиране на съдържанието на съобщението от най-важното към най-маловажното.

  7. Помислете за форматирате важната информация.

  8. Поставяне на елементи за действие или въпроси на отделни редове така, че да изпъкват и да привлекат вниманието.

  9. Bold хора имена при задаване на въпроси. Например: "Иван: Какво е състоянието на project?" Ако използвате Outlook 2016 с Office 365, можете да използвате @Mentions.

  10. Ограничение за броя на хората, на когото изпращате съобщение до тези, които трябва да го прочетат.

    • Поставете хората, които трябва да бъдат информирани в реда Як .

    • Поставете хората, които трябва да отговорят или да предприемат действие в реда до .

  11. Използвай подпис когато е подходящо, но запазване на вашия подпис от прости, кратък, професионален и ако е възможно, без графика.

  12. Ако искате незабавен отговор, не изпращайте имейли. Телефон или изпращане на незабавно съобщение.

  13. Ако сте на имейл разговор, който има повече от 10 съобщения без разделителна способност, обмислете обаждане или организиране на събрание за обсъждане на проблема. Имейл не винаги е ефективна среда за решаване на сложни въпроси.

  14. Потвърждавате съобщения, които изискват по-широко отговор. Ако сте прекалено зает, за да отговорите с пълен отговор веднага, нека подателя знаете, че търсите в проблема и ще ви отговори по определен час или дата. Флаг съобщението, за да се подсетите да отговорите по-късно.

  15. Използвайте много важно ( . ) пестеливо.

    Забележка: Дори ако сте задали забавените изпрати правило, маркирането на съобщение с Висока важност кара го да се изпращат незабавно.

  16. Ако поставяте въпрос и има няколко души, които могат да отговорят, Изберете само един човек, вместо да изпращате въпроса си до група.

Ключът към написването добра имейл съобщения е да съчyвстваме на получателите. За по-задълбочен поглед имейл етикет, вижте това статия.

За изпълнение: маркиране с флаг при изпращане

Когато изпращате съобщение до някого, от когото ви трябва отговор, направете следното:

  1. Флаг за себе си на изпращане.

  2. Промяна на името на задачата, маркирани с флаг имейл в лентата на заданията, за да започнете с Изпълнение.

  3. Маркирайте го с категорията @Waiting .

Когато изпълните тези стъпки, знаете, че следващото ви действие е да изпратите друго съобщение или потърсете отговор.

Съвет    Себе си, за да изпратите друго съобщение напомня често е по-ефективен от отбелязване на съобщението за вашия получател. По същия начин когато вие обещание да направите нещо в съобщение, маркирайте го с флаг за себе си така, че имате задача в лентата на задачите, за да ви напомня.

Най-горе на страницата

Неразрешени неща

  1. Не Използвайте бланка.

  2. Не включвайте ръководителя си във всяко съобщение.

  3. Не изпращайте съобщение, когато сте angry. По-добре да го напиша, запишете го в папката Чернови и се върнете към него по-късно.

  4. Не очаквате бърз отговор, когато изпращате дълги съобщения (повече от две точки).

  5. Не Изпращай продължение съобщение по-малко от един ден след първото съобщение. Ако не чувате обратно навреме, опитайте да използвате телефон или незабавни съобщения.

  6. Не Използвайте прочетете разписки или разписки за доставяне във всяко съобщение. Използвайте ги само ако не сте сигурни дали вашите получатели ще получите съобщението.

  7. Не прикачите флагове или висока важност . към всяко съобщение, което изпращате. Получателите ще научите да ги игнорира.

  8. Не Използвайте само главни.

  9. Не изпращайте прикачени файлове – вместо това изпратете връзки.

  10. Не разгъване на списъци за разпространение или групи с контакти. Разширяване на списъци за разпространение прави съобщения по-трудно да се чете и ги кара да отидат в грешен пощенски папки.

  11. Не Използвайте сарказъм. Може да бъде разбрали ви настроение.

  12. Не пиша нещо, няма да искате всеки във вашата фирма за четене. Никога не знаете къде може да свърши вашето имейл съобщение.

  13. Не Използвайте курсивни или силно художествени шрифтове, които са трудни за четене.

  14. Не Използвайте червен шрифтове, тъй като те са трудни за четене и може да се тълкува като критични.

  15. Не изпращане на отговор до всички до списък за разпространение или се обърнете към група хора с молба да бъдат премахнати. Винаги.

Най-горе на страницата

Правила за групи с контакти и списъци за разпространение (DL)

  • Ако отговаряте на голяма група с контакти, следвайте всички имейл Dos и неразрешени неща.

  • Ако ви трябва повече информация от едно лице или са проучване на проблема поотделно, отговаря на разпределение на целия списък, за да позволя на всеки да знаете, че сте отговор и след това да отговорите на лицето отделно. Не забравяйте да отговори на списък за разпространение, след като проблемът се разреши с разделителна способност. Това позволява да се препраща от други хора в списък за разпространение.

Как да се пренасочват хора

Ако някой изпрати съобщение до списък за разпространение, които вие сте член на, и съобщението ще бъде отговорено по-добре от някой друг или друг списък за разпространение, направете следното:

  1. Отговорете с правилната разпространение списък или лице в реда до .

  2. Отговорите да се изпращат към списъка с правилния разпространение или лице.

  3. Не поставяйте първоначалния списък за разпространение в реда "СК" , защото съобщението ви не се филтрират от правилата на другите хора. По-скоро Оставете списък за разпространение в реда до или Як .

Как да бъде премахнат от DL

Ако получавате поща от списък за разпространение, които не искате да се показва на, изпращане на съобщение към вашия мрежов администратор или към собственика на списък за разпространение и поискайте да бъдат премахнати. Не отговаряйте на разпределение на целия списък. За да намерите собственика DL списъка, щракнете двукратно върху име на списък за разпространение.

Най-горе на страницата

Как да използвате вмъкнати коментари

Добавяне на вмъкнати коментари към имейл, който получавате е удобен начин да отговори на въпроси и отговори директно на проблеми. Счита се за най-добра практика да направите следното:

  1. Посочете в съобщението си, че правите вмъкнати коментари. Включете например "Вижте допълнителните коментари по-долу".

  2. Разграничете вашия текст от оригиналното съобщение. Някои предложения са следните:

    • Промяната на цвета на шрифта

    • Поставяне в началото на името или инициалите в скоби, например [Мелиса], [MM]

    • Смяна на шрифта за курсив или получер или и двете

  3. Не изтривайте нищо не пишете.

Пример за име на подател, предшестващо вмъкнат коментар
Фигура 1 пример за вграден коментар в съобщение на Outlook

Фигура 1 пример за вграден коментар в съобщение на Outlook

Най-горе на страницата

Кога да се използва "Ск"

Използвайте функцията "СК ", за да премахнете хора от имейл разговор, когато мислите, че те вече не се нуждаят от допълнителен имейл или темата на разговора е променена.

Например, ако сте един от пет души, които получават въпрос и искате да се отговори, преместване на други четири хората да "СК" линия и посочва нещо като "Bcc'ing Пламен Jeff, James и Дженифър. Ето отговора..." Бъдещи съобщения ще бъде между само вие и първоначалния подател.

Не използвате "СК" , за да позволите на трета страна (например на вашия ръководител) знаете за съобщение с информация. "СК" получателят може да не знаят, че той или тя е получил "СК" и може да отговори на всички излагане, че той или тя получи "СК". Това може да се намира като скрити поведение от ваша страна.

Вместо да използвате "СК" , за да информирате трето лице за проблем, препратете съобщението, след като го изпратите.

Най-горе на страницата

Подготовка за отпуск

Ако използвате Outlook с Office 365, Outlook.com, Hotmail.com или Live.com акаунт или акаунт за Microsoft Exchange, можете да настроите съобщение "извън офиса" да позволите на хората във вашата организация да знаят, че сте изчезнали.

Като най-добра практика, спазили съветите в събиране на време извън офиса към Outlook календарите на колегите.

Ако вие или вашият администратор е създал споделена отпуск календар, не забравяйте да публикувате вашата ваканция там. Ако всеки използва споделеният календар, не е нужно да изпратите искане за събрание на отделен да знаят сте далеч, като предлага статия, посочен по-рано, но имейл съобщение може да служи като добър напомняне всички.

За автора

Борислав Еди е потенциален клиент съдържание пишещият за Outlook. Борислав Еди е потенциален клиент съдържание пишещият за настолната версия на Outlook. Тя е бивш Outlook MVP и автор на няколко книги за много стари версии на Outlook. Тя се намират в Сиатъл, когато тя се ползва за четене и възпроизвеждане на инструмента.

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×