Преминаване към основното съдържание

Най-важните 10 причини да използвате Access с Excel

Когато използвате семейството продукти на Office, трябва да използвате Excel или трябва да използвате Access, за да управлявате своите таблични данни? Статия за придружител, като се използва Access или Excel, за да управлявате данните си, даобсъждате ползите от всеки продукт и това, което те внасят в таблицата. Но защо да избирате между един или друг? Ако съхранявате вашите данни в Access и се свързвате към нея от Excel, печелите ползите и от двете. Ето десет причини, поради които използването на Excel и Access заедно прави много смисъл.

Въпреки че Excel не е база данни, той се използва широко за съхраняване на данни и често се използва за решаване на прости проблеми в базата данни. Обаче Excel е плоска база данни за файлове, а не релационна база данни. Когато обикновените таблици трябва да еволюират към множество таблици с свързани данни, Access е първият избор на информационните служители за бързо създаване на приложение за бази данни. Access винаги е бил страхотен "подложка за кацане на данни" за събиране и консолидиране на несъизмерими данни в рамките на предприятието, голяма част от който живее в работни книги на Excel. След като данните ви са в Access, можете да добавите още таблици и да се присъедините към тях, да създавате заявки (или изгледи на вашите данни), да структурирате данните и да определяте типовете данни, за да осигурите целостта на данните, да споделяте и актуализирате данни сред много потребители и да създавате мощни отчети и формуляри.

За разлика от простото оформление на електронна таблица на Excel, Access е организиран по различен начин с няколко взаимосвързани обекта, за които може да изглежда обезсърчително на първо място. Но не е нужно да сте експерт, за да използвате Access. Access е предназначен за всички видове потребители и можете да го вземете само доколкото е необходимо, за да продължите.

Обелете обратно достъпа до слой едновременно.

Слоеве на Access

1. Използвайте Access по три начина: като случаен потребител, Power User или разработчик.

2. таблиците, заявките, формулярите и отчетите се изграждат взаимно и изграждат сърцето на приложение за бази данни.

3. случайни потребители имат съветници, интегратори за свойства, потребителски интерфейс за Office Fluent и функции, подобни на Excel, за да си свършите работата бързо.

4. Power потребители имат макроси, екрана със свойства, изрази и инструменти за проектиране на база данни, за да се поровите по-задълбочено и да направите повече.

5. разработчиците могат да работят с модули и да разработват VBA код, за да създават персонализирани решения за бази данни и да разполагат приложения за Runtime.

Лентата с инструменти за команди в Internet Explorer с показана икона на HTTPWatch.

Добър начин да направите първите стъпки е да копирате данни от Excel в Access. Можете да създадете таблица на Access и да я покажете в изглед на лист с данни, който наподобява много работен лист на Excel. Можете да изпълнявате често срещани задачи за създаване на таблица, като например дефиниране на тип данни, име на поле или ново поле, направо в изгледа на лист с данни. Например ако въведете дата в празно поле, Access задава типа данни за дата/час за това поле. Ако въведете текст, като например име, Access прилага текстов тип данни в полето. Ако искате да преместите поле, просто щракнете и го плъзнете.

Когато копирате данни от Excel и ги поставите в Access, не е необходимо дори първо да създадете таблица или да отворите таблица в изглед на лист с данни. Access автоматично ви пита дали вашите данни имат заглавки, прави добри предположения при използването на правилния тип данни и създава таблица на Access. Не може да е по-лесно.

За повече информация вижте Отваряне на празен лист с данни.

link excel data to access

Един от най-лесните начини за извличане на ползите от Excel и Access е свързването на работен лист на Excel към таблица на Access. Можете да използвате връзка към Access, когато планирате да запазите данните в Excel, но също и често да използвате някои от многото функции на Access, като например отчети и заявки. Свързвате данни от Access, а не от Excel.

Access поддържа два различни начина за създаване на таблици на база данни. Потребителите могат да създават нови основни таблици, за да съхраняват данните в база данни на Access или да създават връзки към съществуващи данни извън базата данни на Access. Данни в свързани таблици се показват и държат по много начини, точно както при местните таблици. Съветникът за диспечер на свързани таблици ви помага да проследите, намерите и актуализирате работния лист на Excel или друг източник на данни, ако той се премести и връзката се прекъсне.

Когато се свързвате към работен лист на Excel или наименуван диапазон, Access създава нова таблица, която е свързана с данните на Excel. Ако искате да добавите, редактирате или изтривате данни, можете да направите промените в Excel и да обновите (или повторно заявка) данните в таблицата на Access. Но не можете да редактирате съдържанието на таблицата в Access. С вашите данни, свързани с Excel, можете да създавате отчети, заявки и формуляри само за четене в Access.

За повече информация вижте Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel.

import data from excel to access

Ако решите да намалите кабела за данни, можете да прехвърлите данните в Excel, като импортирате данните в Access. Имайте предвид, че импортирането на Word има две различни значения между Excel и Access. В Excel, когато импортирате (или се свържете), правите постоянна връзка с данни, които могат да бъдат обновявани. В Access, когато импортирате, вкарвате данни в Access веднъж, но без постоянна връзка с данни. Когато импортирате данни, Access съхранява данните в нова или съществуваща таблица, без да променя данните в Excel. В Access можете да импортирате един или повече работни листове в работна книга на Excel с една операция.

Съветникът за импортиране ще ви преведе през стъпките за импортиране и ще ви помогне да вземете важни решения дали да промените типовете данни и да добавите заглавки. Ако се сблъскате с грешки при импортирането на данните, Access ви уведомява и записва грешките в таблица, така че да можете бързо да ги намирате и коригирате. Например е възможно да има буквено-цифрен пощенски код, заровен дълбоко в колона, която смятате, че е число, или е Открит дублиран ИД за поле за първичен ключ. Можете или да направите промените в работната книга на Excel, и да импортирате отново данните, или да направите промените в таблицата нова таблица на Access. Когато завършите операцията, можете да запишете стъпките, които сте използвали, и дори да създадете задача на Outlook, която да ви напомня кога да извършвате операцията за импортиране на регулярен принцип.

След като данните са импортирани, той вече е роден за Access и можете да използвате листове с данни и формуляри, за да добавите, редактирате и изтриете данните. След като импортирате данните, можете да решите дали да изтриете данните от Excel. Обикновено е добра идея да имате само едно местоположение за актуализиране на данните.

Забележка: Импортирането на данни от Excel в Access не импортира формули, а само резултатите от тези формули.

За повече информация вижте:

connect to access data from excel

Можете също да свържете отново данни от Access в Excel. За да направите това, създайте връзка в Excel, често съхранена във файл за връзка с данни на Office (. odc), към базата данни на Access и да извлечете всички данни от таблица или заявка. След като се свържете с данните, можете също да обновявате автоматично (или да актуализирате) работните книги на Excel от първоначалната база данни на Access, когато базата данни се актуализира с нова информация.

За повече информация вижте:

Employees report in a tabular layout

След като данните ви са в Access, можете да се възползвате от удивителния набор от инструменти за създаване и персонализиране на отчети. Искате да създадете отчет само с няколко щраквания? Използвайте съветника за отчети. Искате да проектирате и промените оформлението на отчета в реално време с данни на живо, да премествате и преоразмерявате блокове от данни, да добавяте и премахвате полета и веднага да виждате промените, докато го изграждате? Използвайте изгледа на оформление. Искате да си взаимодействате с отчета, за да търсите, филтрирате и сортирате данни на живо? Използвайте изгледа за отчет. Искате да добавите командни бутони, номера на страници, картини, хипервръзки и професионално изглеждащи стилове самостоятелно? Използвайте многото съветници за контроли и галерии в групите контроли и оформление в раздела проектиране на лентата. Като използвате Access, можете лесно да създавате прости отчети, групови и обобщени отчети, пощенски етикети, графични отчети и подчинени отчети.

След създаването на отчета Използвайте Access, за да разпространите по електронен път отчета. Например можете да изпратите отчета с помощта на имейл съобщение или да запишете отчета в различни формати, като например снимка на Access или PDF файл, за да го добавите към уеб страница или сайт на SharePoint.

За повече информация вижте:

sample form

След като данните ви са в Access, можете да се възползвате от многото инструменти за създаване и персонализиране на формуляри. Искате да създадете формуляр само с няколко щраквания? Използвайте съветника за формуляри. Искате да проектирате и промените оформлението на формуляра в реално време с данни на живо, да премествате и преоразмерявате блокове от данни, да добавяте и премахвате полета и веднага да виждате промените, докато го изграждате? Използвайте изгледа на оформление. Искате да добавите командни бутони, списъчни полета, комбинирани полета, групи с опции, картини, маски за въвеждане, диаграми, хипервръзки и професионално изглеждащи стилове сами? Използвайте многото съветници за контроли и галерии в групите контроли и оформление в раздела проектиране на лентата. Като използвате Access, можете лесно да създавате прости формуляри, формуляри с раздели, непрекъснати формуляри, изскачащи формуляри, диалогови прозорци и подформуляри.

В Access лесно можете да създадете разделен формуляр, който показва синхронизиран лист с данни и изглед на формуляр, така че да можете да се възползвате максимално от двете. След като създадете полиран формуляр, е лесно да превъртате, филтрирате и дори да търсите данните зад формуляра, като използвате стандартните бутони за навигация и полето за търсене в долния край на формуляра.

Разделен формуляр

За повече информация вижте:

Автофилтриране

Независимо от продукта, който използвате, можете да филтрирате данни, за да работите с подмножество от данни, и да сортирате данни, за да ги поръчате точно по желания от вас начин. В Access потребителите на Excel могат да филтрират и сортират данните в изглед на лист с данни, без да се налага да научават отново напълно нов потребителски интерфейс. Иконите, командните менюта, командите, критериите и диалоговите прозорци са много сходни, независимо дали работите с текст, числа, дати или бланки. Можете дори да записвате филтрите и Сортиранията заедно с изгледа на лист с данни.

Можете да създадете заявка в Access и дори да не знаете какво означава SQL. Четирите съветника за заявки ви помагат да създавате прости заявки, да намирате дублирани записи, да намирате несъответствия и да създавате кръстосани заявки. Дори не се налага да създавате заявка; просто Филтрирайте и сортирайте данните по начина, по който искате да изглежда, и се записва с лист с данни.

Критерий ''СтранаРегион''

За повече информация вижте:

Първата страница на съветника за етикети

Сега, след като семейството ви е пораснало, списъкът на вашата празнична карта изведнъж стана по-голям и трябва да следите много повече рождени дни и годишнини. Не е проблем. Можете да използвате таблица на Access или заявка като източник на данни за циркулярни документи и да създадете операция за циркулярни документи с помощта на съветника за циркулярни документи на Word за писма, картички, имейл съобщения и пликове. Ако просто искате да създадете пощенски етикети, използвайте съветника за етикети в Access, за да създадете и отпечатате вашите етикети от създадения от вас отчет. Можете дори автоматично да добавите баркод, съответстващ на всеки адрес на клиент.

За повече информация вижте:

Access и Excel предоставят команди за свързване към данни в списъци на SharePoint. Excel предоставя връзка "само за четене" (еднопосочна) за свързани списъци на SharePoint. докато Access ви позволява да четете и пишете (двупосочни) данни в свързани списъци на SharePoint. Списъците на Access и SharePoint работят много добре заедно. Типове данни на Access и SharePoint – като например RTF текст, само за добавяне (за поддръжка на хронология на редакциите в поле за паметна бележка), прикачени файлове, автономериране, справки и полета с множество стойности – за плавна интеграция и малко, ако има такива, данни за несъвместимост.

След като свържете вашите данни от списък на SharePoint в база данни на Access, можете дори да изведете данни от списък на SharePoint офлайн в локална база данни на Access, да работите с данните локално и след това да се свържете отново към сайта на SharePoint, за да качите всички промени. Всякакви противоречиви промени в данните, направени от други потребители, ще се обработват от съветник за разрешаване на конфликти. Формулярите и отчетите, които сте създали в Access, се основават на едни и същи данни, но са свързани със списъци на SharePoint.

Excel предоставя следните интеграционни точки със SharePoint Server.

Възможности за интегриране на Excel, фокусирани върху данните

1. Направете еднократно импортиране на данните от работен лист на Excel в списък на SharePoint или експортирайте данните от работен лист на Excel в списък на SharePoint, за да създадете постоянна, еднопосочна връзка с данните.

2. Използвайте постоянната, еднопосочна връзка с данните, за да обновите данните в работния лист на Excel от списъка на SharePoint.

3. публикуване на работни книги на Excel в Excel Services и показване и взаимодействие с данни с помощта на уеб компонента на Excel Web Access на страница с уеб части.

4. импортиране (свързване) на данни в работна книга на Excel от OLAP сървъри, SQL Server и бази данни на Access и плоски файлове.

Access предоставя следните интеграционни точки със SharePoint Server.

1. Направете еднократно импортиране или експортиране на данни между изгледи на Access и списък на SharePoint.

2. свържете данни между таблици на Access и списък на SharePoint, като създадете постоянна двупосочна връзка. (Актуализираните данни от списъка могат да бъдат видени в таблица на Access; актуализираните данни на таблица на Access могат да се видят в списъка.)

3. Пренесете данните от списъка офлайн, актуализирайте ги в Access, върнете ги онлайн, синхронизирайте актуализациите и разрешете конфликтите.

4. Показвайте и редактирайте данните от списъка в изгледите на лист с данни, формуляр и отчет на Access.

За повече информация вижте:

Можете да създавате доста усъвършенствани приложения за настолни бази данни, без да пишете по един ред код на VBA. Всеки обект на Access има обширен набор от свойства и събития, които са леснодостъпни от списък със свойства, за да ви помогнат да персонализирате решението си. Всеки обект има подробни проектанти, които показват всички налични функции за вас. Допълнителни шаблони на бази данни са налични в Office Online. Шаблоните за полета и таблици ви помагат да създавате и персонализирате нови таблици бързо. Можете да проектирате нова база данни от самото начало с вградени инструменти за проектиране на база данни.

Макросите на Access използват Декларативна среда, която не изисква запис на който и да е VBA код, така че не е нужно да сте разработчик. Всяко действие на макрос извършва задача, като например отваряне на формуляр, изпълнение на заявка, намиране на записи или показване на съобщение. Можете да вграждате макроси във всеки случай на отчет, формуляр или контрола. Повечето макроси имат аргументи и можете да добавите условни логически стойности към тях, за да ги накарате да направят това, което искате. Можете дори да дефинирате променливи и да извършите проверка за грешки отново, без да пишете VBA код.

Проектирайте прототип и го стартирайте от ИТ отдела. Създайте решение за екипа си, когато той се нуждае от него, и го направете на съвсем малък човек с голи кости. Проследявайте билети, продадени за фирма, след срока на годност на производствените материали или отпечатайте етикетите за приемане на части. Проследяване на задачи, проблеми и резултати в екипни проекти. Създайте база данни на канал за продажби, за да следите бъдещите продажби в една малка група професионалисти по продажбите.

Още информация

Най-горе на страницата

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×