Най-важните 10 причини да използвате Access с Excel

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Когато използвате Office група продукти, трябва да използвате Excel, или трябва да можете да използвате Access, за да управлявате вашите таблични данни? Статия companion, използване на Access или Excel, за да управлявате вашите данни, се обсъждат предимствата на всеки продукт и какво те въвеждат в таблицата. Но защо изберете между една или друга? Ако съхранявате вашите данни в Access и се свържете с него от Excel, можете да получите предимствата на двете. Ето десет причини защо използването на Excel и Access заедно прави много смисъл.

Въпреки че Excel не е база данни, той се използва широко за съхраняване на данни, и често се използва за разрешаване на проблеми с проста база данни. Excel е текстов файл на база данни, не релационна база данни. Когато прости таблици трябва да се превърне в няколко таблици за свързани данни, Access е първият избор за работещите с информация за бързо създаване на приложение за база данни. Достъп до винаги е била голяма "данни целевата клавиатурата" за събиране и консолидиране на разнородни данни в цялата организация, много от които се намира вътре в работни книги на Excel. След като данните ви са в Access, можете да добавите още таблици и се присъединяват към тях, създаване на заявки (или изгледи на вашите данни), структуриране на данните и дефиниране на типове данни да се гарантира, че данните на целостта, споделяне и актуализиране на данни между много потребители и създаване на мощни отчети и формуляри.

За разлика от оформление за проста електронна таблица на Excel в Access е организиран по различен начин с няколко взаимно свързани обекти, които може да изглежда трудна отначало. Но не е нужно да бъде експерт, за да използвате Access. Достъп е предназначен за всички потребители, и можете да го вземете само що се отнася до трябва да отидете.

Обелете обратно достъп до слой в даден момент.

Достъп до слоеве

1. Използвайте Access по три начина: като случаен потребител, power потребител или разработчик.

2. таблици, заявки, формуляри и отчети надграждане помежду си и да изграждат основата на приложение за база данни.

3. случайни потребители имат съветници, свойството строителни, потребителски интерфейс Office Fluent и функции на Excel, като за бързо да свършите работата.

4. Опитните потребители имат макроси, прозореца със свойства, изрази и инструменти за проектиране на базата данни да се ровя по-задълбочен и да правите повече.

5. разработчиците да работите с модули и разработване на VBA код за създаване на решения на базата данни по избор и разполагане на приложения по време на работа.

Лентата с инструменти за команди в Internet Explorer с показана икона на HTTPWatch.

Добър начин да започнете е да копирате данни от Excel в Access. Можете да създадете таблица на Access и да го покажете в изглед на лист с данни, която наподобява работен лист на Excel. Можете да направите Обща таблица създаване на задачи, например дефиниране на тип данни, име на поле, или ново поле, нали в табличен изглед. Например ако въведете дата в празно поле, Access набори от данни за дата/час въведете за това поле. Ако въведете текст, като име, Access прилага текстов тип данни в полето. Ако искате да преместите поле, просто щракнете и плъзнете го.

Когато копирате данни от Excel и да го поставите в Access, не дори трябва първо да създадете таблица, или отворете таблица в изглед на лист с данни. Access автоматично ви пита ви ако вашите данни имат заглавки, прави добри предположения с помощта на правилния тип данни и създава таблица на Access. Не може да бъде по-лесно.

За повече информация вижте Отваряне на празен лист с данни.

link excel data to access

Едно най-лесният начин да извличат ползи от Excel и Access е да се свърже работен лист на Excel към таблица на Access. Използване на връзка за достъп, когато планирате да запазите данните в Excel, но също така редовно са свързани някои от много функции на Access, като отчитане и извършване на заявки. Свързване на данни от Access а не от Excel.

Access поддържа два фундаментално различни начини за създаване на таблици на база данни. Потребителите могат да създават нови местни таблици за съхраняване на данни в база данни на Access, или те могат да създават връзки към съществуващи данни извън базата данни на Access. Данни в свързани таблици се показват и държат по много начини точно както местни таблици. Свързаната таблица Manager съветника ви помага да следите, намерете и актуализирате работния лист на Excel или друг източник на данни, ако той преминава и край на връзката.

Когато свързвате към работен лист на Excel или наименуван диапазон, Access създава нова таблица, която е свързана с данни на Excel. Ако искате да добавите, редактиране или изтриване на данни, които Направете желаните промени в Excel и обновяване (или повторно заявка) данните в таблицата на Access. Обаче не можете да редактирате съдържанието на таблица в Access. С вашите данни, свързани с Excel можете да създадете отчети, заявки и само за четене формуляри в Access.

За повече информация вижте Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel.

import data from excel to access

Ако решите да се намали данни кабел, можете да преместите данните в Excel като импортирането на данни в Access. Обърнете внимание, че word Импортиране има различен смисъл в Excel и Access. В Excel когато импортирате (или свързване), правите постоянна връзка с данни, които могат да бъдат обновявани. В Access когато импортирате, вкарвате данни в Access веднъж, но без постоянна връзка към. Когато импортирате данни, Access съхранява данните в нова или съществуваща таблица, без да променя данните в Excel. В Access можете да импортирате всички или някои от работните листове в работна книга на Excel в една операция.

В съветник за импортиране ще ви преведе през стъпките на импортирането и ви помага да направи важни решения за това дали да промените типа данни и добавяне на заглавки. Ако попаднете на грешки при импортирането на данни, Access ви известява и записва грешките в таблица, така че да можете бързо да намерите и коригирането им. Например може да има буквено-цифрови пощенски код заровени дълбоки надолу в колона, която все пак е всички числови или дублиран ИД е бил открит за поле за първичен ключ. Да или да правите промени в работната книга на Excel и повторно импортиране на данни или направете желаните промени в нова таблица на Access. Когато завършите операцията, можете да запишете стъпките, които сте използвали и дори да създавате задача на Outlook да ви напомня кога да се направи на операцията за импортиране периодично.

След като данните са импортирани, сега е роден в достъп и можете да използвате листове с данни и формуляри за добавяне, редактиране и изтриване на данните. След като импортирате данните, можете да решите дали да изтриете данните от Excel. Обикновено е добре да има само едно местоположение за актуализиране на данните.

Забележка: Импортиране на данни от Excel в Access не импортира формули, само резултатите от тези формули.

За повече информация вижте

connect to access data from excel

Можете също да се свържете данни на Access в Excel. За да направите това, създаване на връзка в Excel, често се съхранява във файл за връзка с данни на Office (.odc), към базата данни на Access и да извлечете всички данни от таблица или заявка. След като се свържете с данните, можете също така автоматично обновяване (или да актуализирате) вашите работни книги на Excel от първоначалната база данни на Access винаги, когато базата данни се актуализира с нова информация.

За повече информация вижте

Employees report in a tabular layout

След като данните ви са в Access, можете да се възползвате от чудесна масив от отчет създаването и инструменти за персонализиране. Искате да създадете отчет със само с няколко щраквания? Използвайте съветника за отчети. Искате да проектирате и модифицирате оформлението на отчета с активни данни в реално време, преместване и преоразмеряване блокове с данни, Добавяне и премахване на полета и мигновено да виждате промените, докато го създавате? Използване на изглед на оформление. Искате ли да взаимодействате с отчета за търсене, филтриране и сортиране на живо данни? Използване на изгледа на отчета. Искате да добавите командни бутони, номера на страници, картини, хипервръзки и професионално изглеждащи стилове на собствения си? Използвайте много четирите и галерии в групите контроли и оформление , в раздела " проектиране " на лентата. Като използвате Access, можете лесно да създавате прости отчети, група и обобщени отчети, пощенски етикети, графични отчети и подотчети.

След като е създаден отчета, използвайте Access да разпространявате по електронен път на отчета. Например можете да изпращате отчета с помощта на имейл съобщение, или да запишете отчета в различни формати, като например достъп снимка или PDF файл, за да го добавите към уеб страница или сайт на SharePoint.

За повече информация вижте

sample form

След като данните ви са в Access, можете да се възползвате от много инструменти за създаване и персонализиране на формуляри. Искате да създадете формуляр със само с няколко щраквания? Използвайте съветника за формуляри. Искате да проектирате и модифицирате оформлението на формуляра с данни в реално време, преместване и преоразмеряване на блокове с данни, Добавяне и премахване на полета и мигновено да виждате промените, докато го създавате? Използване на изглед на оформление. Искате да добавите командни бутони, списъчни полета, Разгъващите се списъци, опция групи, картини, маски за въвеждане, диаграми, хипервръзки и професионално изглеждащи стилове на собствения си? Използвайте много четирите и галерии в групите контроли и оформление , в раздела " проектиране " на лентата. С помощта на Access лесно да създавате прости формуляри, раздели формуляри, непрекъснати формуляри, изскачащи формуляри, модални диалогови прозорци и подформуляри.

В Access можете лесно да създадете разделен формуляр, който показва синхронизирани лист с данни и изглед за формуляри, така че да можете да получите най-доброто от двете. След като създадете завършен формуляр, е лесно да превъртате, филтрирате и дори да търсите данни зад формуляр с помощта на бутоните за стандартна навигация и полето за търсене в долната част на формуляра.

Разделен формуляр

За повече информация вижте

Автофилтриране

Независимо от продукта, който използвате, можете да филтрирате данни, за да работите с подмножество от данни и сортиране на данни, за да го ред по желания от вас начин. В Access, Excel потребителите да видите филтриране и сортиране на данни в лист с данни без да се налага да научат отново изцяло нов потребителски интерфейс. Иконите, командата менюта, команди, критерии и диалогови прозорци приличат много, независимо дали работите с текст, числа, дати или празни стойности. Можете дори да запишете филтрите и сортира заедно с изглед на лист с данни.

Можете да създадете заявка в Access и дори не знаят какво означава SQL. Четири заявка съветници ви помогне да създавате прости заявки, намиране на дубликати, намерете записи без съответствия и създаване на кръстосани заявки. Дори не е нужно да създавате заявка; просто филтриране и сортиране на данните така, както искате да изглежда и тя се записва с лист с данни.

Критерий ''СтранаРегион''

За повече информация вижте

Първата страница на съветника за етикети

Сега, семейството ви се е разраснала, списък на картата си празник изведнъж има по-големи и трябва да следите много повече рождени дни и годишнините. Не е проблем. Можете да използвате Access таблица или заявка като източник на данни за циркулярни документи и създаване на циркулярни документи с помощта на съветника за циркулярни документи на Word, за букви, карти, имейл съобщения и пликове. Ако просто трябва да създадете пощенски етикети, използвайте съветника за етикети в Access за създаване и отпечатване на етикетите от отчет, който създавате. Можете дори автоматично да добавите код на лента, съответстващи на всеки адрес на клиент.

За повече информация вижте

Достъп и Excel предоставят команди, за да се свържете с данни в списъци на SharePoint. Excel предоставя само за четене (еднопосочна) връзка към свързани списъци на SharePoint като има предвид, че Access ви позволява да четете и писане (двустранно) данните в свързани списъци на SharePoint. Достъп и SharePoint списъците работят добре заедно. Типове данни на Access и SharePoint – например RTF текст, само добавяне (за поддръжка на проследяване на хронологията на редакциите в поле memo), прикачени файлове с автоматично номериране, справките и многозначни полета – правят за плавно интегриране и няколко, ако има такива данни несъответствия.

След като свържете данни от списък на SharePoint в база данни на Access, можете дори да вземете списъка на SharePoint, данни в офлайн режим в локална база данни на Access, работа с данни на локално ниво и след това се свържете отново към сайта на SharePoint, за да качите всякакви промени. Всички конфликтни промени в данните, направени от други потребители ще се обработват от съветника за конфликт в разделителна способност. Формулярите и отчетите, създадени в Access са въз основа на едни и същи данни, но свързани към списъци на SharePoint.

Excel предоставя следните интегриране с SharePoint Server.

Възможности за интегриране на Excel, фокусирани върху данните

1. Направете еднократно импортиране на данните от работен лист на Excel в списък на SharePoint или експортирайте данните от работен лист на Excel в списък на SharePoint, за да създадете постоянна, еднопосочна връзка с данните.

2. Използвайте постоянната, еднопосочна връзка с данните, за да обновите данните в работния лист на Excel от списъка на SharePoint.

3. публикуване на работни книги на Excel в Excel Servicesи показване и взаимодействие с данни с помощта на уеб частта на Excel Web Access на страница с уеб части.

4. импортиране (свързване) на данни в работна книга на Excel от OLAP сървъри, бази данни на SQL Server и достъп и текстови файлове.

Access предоставя следните интегриране с SharePoint Server.

1. Направете еднократно импортиране или експортиране на данни между изгледи на Access и списък на SharePoint.

2. свързване на данни между Access таблици и списък на SharePoint чрез създаване на постоянна двупосочна връзка. (Актуализирания списък с данни се в вижда в таблица на Access, актуализираните данни на Access таблица може да се види в списък.)

3. Пренесете данните от списъка офлайн, актуализирайте ги в Access, върнете ги онлайн, синхронизирайте актуализациите и разрешете конфликтите.

4. Показвайте и редактирайте данните от списъка в изгледите на лист с данни, формуляр и отчет на Access.

За повече информация вижте

Можете да създавате приложения за доста сложни настолни бази данни без някога писането на един ред на VBA код. Достъп до всеки обект има изчерпателен набор от свойства и събития лесно достъпни от лист със свойства, за да ви помогне да персонализирате вашето решение. Всеки обект има подробни проектанти, които разкриват всички функции, налични за вас. Шаблони за допълнителни бази данни са налични в Office Online. Шаблони за таблици и полета ви помогне да създадете и персонализирате бързо нови таблици. Можете да създадете нова база данни от самото начало с инструменти за проектиране на вградена база данни.

Макроси на Access Използвайте декларативни среда, която не изисква пиша всеки VBA код, така че не е нужно да бъде разработчик. Всяко действие на макрос извършва задача, като отворите формуляр, изпълнение на заявка, намирането на записи или показване на съобщение. Можете да вградите макроси във всеки случай на отчет, формуляр или контрола. Повечето макроси има аргументи и към тях да ги да направите това, което искате да добавите област на SharePoint. Можете дори да дефинирате променливи и да направите проверка за грешки, отново без да пишете VBA код.

Проектирайте модел и го управляван от ИТ отдел. Създаване на решение за вашия екип, когато те се нуждаят най-скоро и го правят на съвсем малък с върху кости персонал. Проследяване на продадените билети за дружество страна, проследяване на годност на материали или печат на етикети на приемането за части. Проследяване на задачи, проблеми и крайни резултати в проекти на екипа. Създаване на канал за продажби база данни за наблюдение на възможните продажби с малка група професионалисти по продажбите.

Още информация

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×