Конфигуриране на управлението на записи на място

Важно : Тази статия е преведена машинно – вижте отказа от отговорност. Английската версия на тази статия за справка можете да намерите тук .

Можете да използвате функции за управление на записи във всеки документ и за всеки сайт. Възможността да управляват записи във всеки сайт дава на ръководителите на записи по-голям контрол върху начините за боравене с бизнес и юридически записи с дългосрочна стойност. Управлението на записи "на място" позволява тези записи да бъдат част от колективна работна област, съществуваща успоредно с други документи, върху които работите.

В зависимост от организационната структура на вашето решение за управление на записи можете да активирате управлението на място на записи на ниво колекция от сайтове и да забраните ръчното декларирането на записи на ниво списък или библиотека. Опцията по подразбиране за списъци и библиотеки обаче е, че ръчното деклариране на записи е разрешено, когато функцията се активира на ниво колекция от сайтове.

В тази статия

Конфигуриране на управление на записи на място за колекция от сайтове

Конфигуриране на управление на записи на място за списък или библиотека

Конфигуриране на управлението на записи на място за колекция от сайтове

Ако решението за управление на записи е ниво списък или библиотека, вижте Конфигуриране на управление на записи на място за списък или библиотека. Ако решението за управление на записи разпростира върху множество сайтове на SharePoint, можете да конфигурирате настройките за управление на записи по следните начини:

  • Задайте видовете ограничения, които трябва да се поставят върху документ, когато е е деклариран като запис.

  • Задайте дали всички списъци или библиотеки в един сайт позволяват ръчно деклариране на записи.

  • Задайте кой може ръчно да декларира и да отменя деклариране на документи като записи.

Конфигуриране на управление на записи на място за колекция от сайтове

Забележка : Първо трябва да активирате в място функция за управление на записи на ниво колекция от сайтове, преди да можете да продължите с тази процедура.

  1. Достигнете до сайта от най-горното ниво.

  2. В менюто Действия за сайта Математически символ щракнете върху Настройки на сайта

  3. Под Администриране на колекция от сайтове щракнете върху Настройки на декларации за записи.

  4. В страницата за настройки за деклариране на записи, в раздела Ограничения на записи изберете опцията, която задава вида на ограниченията, които ще бъдат поставени върху елемент, когато е деклариран като запис. Тази настройка не влияе върху елементите, които вече са декларирани като записи.

  5. Без допълнителни ограничения   това ограничение е полезно, ако искате записите да имат различни правила за съхранение от не-записите, но не искате да забранявате записите да бъдат изтривани или редактирани.

  6. Изтриване на блок   това е ограничението по подразбиране за център за записи.

  7. Блоково редактиране и изтриване    Това ограничение е полезно, ако искате напълно да заключите документ, така че да не може да бъде редактиран или изтрит. С документа се асоциира икона “катинар”, за да показва визуално, че елементът е заключен.

Ограничения за записи

  1. В раздела Достъпност на деклариране на запис изберете опцията, която указва дали елементи могат да бъдат ръчно декларирани като записи в списъци и библиотеки по подразбиране. Ако не е налична във всички местоположения по подразбиранеопция е избрана, елементи могат да бъдат декларирани като записи само чрез правила или работен поток.

    Опциите в този раздел ви позволяват да дефинирате за цялата колекция от сайтове дали бутоните Деклариране на запис и Отменяне на деклариране като запис се показват в лентата. Ако бутоните се показват в лентата, потребителите с нужните разрешения могат да декларират документ като запис. Всеки списък или библиотека има своя собствена страница за настройки на деклариране на записи, която им разрешава да се “откъсват” от настройката на колекцията от сайтове, за да показват или скриват бутоните за деклариране на записи в лентата. Ако не са зададени настройки за деклариране на записи на ниво списък или библиотека, те ще използват настройката на колекция от сайтове по подразбиране.

    наличност на деклариране на записи

  2. В раздела Роли на деклариране задайте типовете потребители, които могат да декларират или отменят декларирането на елементи като записи.

  3. Всички сътрудници и администратори на списъци    Всеки потребител с разрешения “редактиране на елементи” за списък може да декларира и да отменя декларирането на елементи като записи.

  4. Само администратори на списъци    Само потребители с разрешения “Управление на списък” за списък могат да декларират и отменят декларирането на елементи като записи.

  5. Само действия на правила    Само действия на правила или изпълнение на потребителски код като системния акаунт могат да декларират и да отменят декларирането на елементи като записи.

    роли на декларирането

  6. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Конфигуриране на управлението на записи на място за списък или библиотека

Можете да конфигурирате настройки на управление на записи, за да разрешите или да забраните създаването на записи в конкретни списъци или библиотеки в сайт. Можете също да конфигурирате списъци и библиотеки, така че всички елементи, добавени към тях, да бъдат автоматично декларирани като записи.

C онфигуриране място записва управление за списък или библиотека

  1. Отидете в списъка или библиотеката, които искате да конфигурирате за управление на записи.

  2. За библиотеките, под Инструменти за библиотеки щракнете върху раздела Библиотека. За списъците, под Инструменти за списъци щракнете върху раздела Списък.

  3. В лентата на библиотеката щракнете върху Настройки на библиотеката. За списъци щракнете върху Настройки на списък.

    Забележка : Ако не виждате бутона на лентата, споменат в тази процедура, може да се наложи да регулирате разрешаващата способност на вашия екран или размера на прозореца на браузъра, за да разгънете всички налични бутони на лентата. Можете също да щракнете върху груповия бутон, за да разгънете селекцията на бутона на тази група.

  4. В страницата "Настройки на списък" щракнете върху Настройки на декларации за записи.

    страница за настройки на деклариране на записи на библиотеки

  5. В раздела Достъпност на ръчно деклариране на записи направете едно от следните неща:

  6. Изберете дали искате да използвате настройката на колекция от сайтове по подразбиране

  7. Разрешете ръчното деклариране на записи за този списък или библиотека

  8. Никога не разрешавайте ръчното деклариране на записи за този списък или библиотека

  9. В раздела Автоматично деклариране изберете дали искате елементите, които са добавени към този списък или библиотека, да бъдат автоматично декларирани като записи.

  10. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Забележка : Отказ от отговорност за машинен превод: Тази статия е преведена от компютърна система без човешка намеса. Microsoft предлага тези машинни преводи, за да помогне на потребителите, които не говорят английски, да се възползват от съдържанието за продукти, услуги и технологии на Microsoft. Тъй като статията е преведена машинно, е възможно да съдържа грешки в речника, синтаксиса и граматиката.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×