Конфигуриране на управлението на записи на място

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Възможността да управляват записи във всеки сайт дава на ръководителите на записи по-голям контрол върху начините за боравене с бизнес и юридически записи с дългосрочна стойност. Управлението на записи "на място" позволява тези записи да бъдат част от колективна работна област, съществуваща успоредно с други документи, върху които работите.

В зависимост от организационната структура на вашето решение за управление на записи можете да активирате управлението на място на записи на ниво колекция от сайтове и да забраните ръчното декларирането на записи на ниво списък или библиотека. Опцията по подразбиране за списъци и библиотеки обаче е, че ръчното деклариране на записи е разрешено, когато функцията се активира на ниво колекция от сайтове.

Активиране на управление на записи на място в SharePoint

Ако все още не са готови, трябва да активирате управление на записи на място, преди да можете да направите тези задачи. Ако сте го активирали, пропуснете тези стъпки.

  1. Достигнете до сайта от най-горното ниво.

  2. Щракнете върху Настройки на Бутон за настройки на Office 365 и след това щракнете върху Настройки на сайта

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. В Администриране на колекция от сайтове щракнете върху Функции на колекцията от сайтове.

  4. Функции на колекцията сайтовенамиране На управление на записи на място и щракнете върху Активирай.

Конфигуриране на управлението на записи на място за колекция от сайтове

Ако решението за управление на вашите записи се разпростира върху множество сайтове на SharePoint, можете да конфигурирате настройките на управлението на записи по следните начини:

  • Задайте видовете ограничения, които трябва да се поставят върху документ, когато е е деклариран като запис.

  • Задайте дали всички списъци или библиотеки в един сайт позволяват ръчно деклариране на записи.

  • Задайте кой може ръчно да декларира и да отменя деклариране на документи като записи.

За да конфигурирате управление на записи на място за колекция от сайтове

Забележка:  Трябва първо да активирате функцията за управление на място на ниво записи на колекция от сайтове, преди да можете да завършите тази процедура.

  1. Достигнете до сайта от най-горното ниво.

  2. Щракнете върху Настройки на Бутон за настройки на Office 365 и след това щракнете върху Настройки на сайта

    В SharePoint група свързани сайт щракнете върху Настройки, щракнете върху Съдържание на сайтаи след това щракнете върху Настройки на сайта.

  3. Под Администриране на колекция от сайтове щракнете върху Настройки на декларации за записи.

  4. В страницата за настройки за деклариране на записи, в раздела Ограничения на записи изберете опцията, която задава вида на ограниченията, които ще бъдат поставени върху елемент, когато е деклариран като запис. Тази настройка не влияе върху елементите, които вече са декларирани като записи.

    • Без допълнителни ограничения   това ограничение е полезно, ако искате записите да имат различни правила за съхранение от не-записите, но не искате да забранявате записите да бъдат изтривани или редактирани.

    • Изтриване на блок   това е ограничението по подразбиране за център за записи.

    • Блоково редактиране и изтриване    Това ограничение е полезно, ако искате напълно да заключите документ, така че да не може да бъде редактиран или изтрит. С документа се асоциира икона “катинар”, за да показва визуално, че елементът е заключен.

  5. В раздела Достъпност на деклариране на запис изберете опцията, която указва дали елементи могат да бъдат ръчно декларирани като записи в списъци и библиотеки по подразбиране. Ако е избрана опцията не е налична във всички местоположения по подразбиране , елементи могат да бъдат декларирани като записи само чрез правила или работен поток.

    Една опция в раздела Достъпност на деклариране като запис позволява да отмените декларирането на запис. За да направите това, в Подробни данни за съответствиедо Състоянието на запис, щракнете върху Отменят декларирането на запис. Получавате подкана да потвърдите, че искате да отмените декларирането на елемент като запис.

    Забележка:  Опцията "Отменяне на деклариране" се появява само за елементи, които преди това са декларирани като записи.

  6. В раздела Роли на деклариране задайте типовете потребители, които могат да декларират или отменят декларирането на елементи като записи.

    • Всички сътрудници и администратори на списъци    Всеки потребител с разрешения “редактиране на елементи” за списък може да декларира и да отменя декларирането на елементи като записи.

    • Само администратори на списъци    Само потребители с разрешения “Управление на списък” за списък могат да декларират и отменят декларирането на елементи като записи.

    • Само действия на правила    Само действия на правила или изпълнение на потребителски код като системния акаунт могат да декларират и да отменят декларирането на елементи като записи.

  7. Щракнете върху OK.

Най-горе на страницата

Конфигуриране на управлението на записи на място за списък или библиотека

Можете да конфигурирате настройките за управление на записи да разрешите или забраните създаването на записи в определени списъци или библиотеки в сайт. Можете също да конфигурирате списъци и библиотеки, така че всички елементи, добавени към тях автоматично са декларирани като записи.

За да конфигурирате в управление на записи на място за списък или библиотека

  1. Отидете в списъка или библиотеката, които искате да конфигурирате за управление на записи.

  2. За библиотеките, под Инструменти за библиотеки щракнете върху раздела Библиотека. За списъците, под Инструменти за списъци щракнете върху раздела Списък.

  3. В лентата на библиотеката щракнете върху Настройки на библиотеката. За списъци щракнете върху Настройки на списък.

    В SharePoint Online щракнете върху Настройки и след това щракнете върху Настройки на списък или Настройки на библиотеката.

    Забележка: Ако не виждате бутона на лентата, споменат в тази процедура, може да се наложи да регулирате разрешаващата способност на вашия екран или размера на прозореца на браузъра, за да разгънете всички налични бутони на лентата. Можете също да щракнете върху груповия бутон, за да разгънете селекцията на бутона на тази група.

  4. В страницата "Настройки на списък" щракнете върху Настройки на декларации за записи.

  5. В страницата Настройки за деклариране на записи , в раздела Достъпност на деклариране на запис на ръчно направете едно от следните неща:

    • Изберете дали искате да използвате настройката на колекция от сайтове по подразбиране.

    • Позволяват ръчно деклариране на записи за този списък или библиотека.

    • Никога не разрешавайте ръчното деклариране на записи за този списък или библиотека.

  6. В раздела Автоматично деклариране изберете дали искате елементите, които са добавени към този списък или библиотека, да бъдат автоматично декларирани като записи.

  7. Щракнете върху OK.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×