Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel

Импортиране или свързване към данни в работна книга на Excel

Има много начини за пренасяне на данни от работна книга на Excel към бази данни на Access. Може да копирате данни от отворен работен лист и да ги поставите в работен лист на Access, да импортирате работен лист в нова или съществуваща таблица или да направите връзка към работен лист от база данни на Access.

Тази тема обяснява подробно как се импортира или се прави връзка към данни на Excel от настолни бази данни на Access.

Забележки: 

  • Не може да импортирате данни, докато изпълнявате уеб база данни на Access 2010 в браузър. Ако искате да импортирате данни в уеб база данни, трябва първо да отворите уеб базата данни с помощта на Access.

  • Свързаните таблици не са съвместими с уеб бази данни на Access 2010 – за да използвате външни данни в уеб база данни, трябва да импортирате данните, вместо да се свързвате към тях. За повече информация за уеб базите данни вж. статията Създаване на база данни на Access за споделяне в уеб.

Какво искате да направите?

Разбиране на импортирането на данни от Excel

Импортиране на данни от Excel

Отстраняване на грешки поради липсващи или грешни стойности

Връзка към данни на Excel

Отстраняване на #Num! и други неправилни стойности в свързана таблица

Разбиране на импортирането на данни от Excel

Ако целта ви е да съхранявате някои или всички данни от един или повече работни листове на Excel в Access, трябва да импортирате съдържанието на работния лист в нова или съществуваща база данни на Access. При импортиране на данните Access създава копие на тези данни в нова или съществуваща таблица, без да променя работния лист източник на Excel.

Общи сценарии за импортиране на данни от Excel в Access

  • Вие отдавна използвате Excel, но вървейки напред, искате да прилагате Access за работа с тези данни. Искате да преместите данните от работните листове на Excel в една или повече нови бази данни на Access.

  • Вашият отдел или работна група използва Access, но понякога получавате данни във формат на Excel, които трябва да се обединят с базите данни на Access. Искате да импортирате тези работни листове на Excel в базата данни, когато ги получите.

  • Вие използвате Access за управление на данните, но седмичните отчети, пристигащи от останалите членове на екипа са работни книги на Excel. Бихте искали да подобрите процеса на импортиране, за да се уверите, че данните се импортират в базата данни всяка седмица в точно определено време.

Ако за пръв път импортирате данни от Excel

  • Няма начин да се запише една работна книга на Excel като база данни на Access. Excel не предоставя функционалност за създаване на база данни на Access от данни на Excel.

  • Когато отворите една работна книга на Excel в Access (в диалоговия прозорец Отваряне на файл променяте списъчното поле Файлове от тип във Файлове на Microsoft Office Excel и избирате желания файл), Access създава връзка към работната книга, вместо да импортира данните от нея. Свързването с една работна книга е съвсем различно от импортирането на работен лист в база данни. За повече информация относно свързването вж. раздела Връзка към данни на Excel по-долу в тази статия.

Импортиране на данни от Excel

Стъпките в този раздел обясняват как се подготвя и изпълнява операцията за импортиране и как се записват настройките на импортирането като спецификация за повторна употреба. В процеса на работа не забравяйте, че може да се импортират едновременно данни само от един работен лист. Не може да импортирате едновременно всички данни на цяла работна книга.

Подготовка на работния лист

  1. Намерете файла източник и изберете работния лист, съдържащ данните, които искате да импортирате в Access. Ако искате да импортирате само част от работен лист, може да дефинирате наименуван диапазон, включващ само клетките, които искате да импортирате.

    Дефиниране на наименуван диапазон (незадължително)   

    1. Превключете на Excel и отворете работния лист, съдържащ данните, които искате да импортирате.

    2. Изберете диапазона с клетките, съдържащи данните, които искате да импортирате.

    3. Щракнете с десния бутон върху избрания диапазон и след това щракнете върху Наименуване на диапазон или върху Дефиниране на име.

    4. В диалоговия прозорец Ново име задайте име за диапазона в полето Име и щракнете върху OK.

      Помнете, че по време на една операция за импортиране можете да импортирате само един работен лист наведнъж. За да импортирате данни от няколко работни листа, повторете операцията за всеки работен лист.

  2. Прегледайте данните източник и извършете действията, описани в тази таблица.

    Елемент

    Описание

    Брой на колоните

    Броят на колоните източник, които искате да импортирате, не може да е по-голям от 255, защото Access не поддържа повече от 255 полета в таблица.

    Пропускане на колони и редове

    Добра практика е да се включват само редове и колони от работния лист източник или наименувания диапазон, които искате да импортирате.

    Редове    По време на операцията за импортиране не може да филтрирате или да пропускате редове.

    Колони    Не може да пропускате колони по време на операцията, ако сте избрали да добавяте данните към съществуваща таблица.

    Табличен формат

    Уверете се, че клетките са в табличен формат. Ако работният лист или наименуваният диапазон включва обединени клетки, съдържанието на клетките се поставя в полето, съответстващо на най-лявата колона, а другите полета се оставят празни.

    Празни колони, редове и клетки

    Изтрийте всички ненужни празни колони и редове в работния лист или диапазон. Ако работният лист или диапазон съдържа празни клетки, опитайте се да добавите липсващите данни. Ако планирате да добавяте записите към съществуваща таблица, уверете се че съответното поле в таблицата приема празни (липсващи или неизвестни) стойности. Едно поле ще приема празни стойности, ако неговото свойство на поле Задължителни е зададено като Не и настройката на неговото свойство Правило за проверка допуска празни стойности.

    Грешни стойности

    Ако една или повече клетки в работния лист или диапазон съдържат грешни стойности от рода на #NUM и #DIV, поправете ги преди да стартирате операцията за импортиране. Ако един работен лист източник или диапазон съдържат грешни стойности, Access поставя празна стойност в съответните полета на таблицата. За повече информация относно начините за коригиране на тези грешки вижте раздела Отстраняване на липсващи или грешни стойности по-нататък в тази статия.

    Тип на данните

    За да избегнете грешки по време на импортирането, уверете се, че всяка колона източник съдържа един и същ тип данни във всеки ред. Access сканира първите осем реда източници, за да определи типа на данните в полетата на таблицата. Много препоръчително е да се уверите, че първите осем реда източници не смесват стойности на различни типове данни в никоя от колоните. В противен случай Access може да не присвои на колоната правилния тип данни.

    Също така добра практика е да се форматира всяка колона източник в Excel и да се присвоява конкретен формат на данните на всяка колона преди започване на операцията за импортиране. Форматирането е много препоръчително, ако една колона включва стойности на различни типове данни. Например колоната "Полет №" в един работен лист може да съдържа числови и текстови стойности от типа на 871, AA90, и 171. За да избегнете липсващите или грешни стойности, направете следното:

    1. Щракнете с десния бутон върху заглавката на колоната и след това щракнете върху Форматиране на клетки.

    2. В раздела Число, в Категория изберете формат. За колоната "Полет №" вероятно ще изберете Текст.

    3. Щракнете върху OK.

    Ако колоните източник са форматирани, но все още съдържат смесени стойности в редовете след осмия ред, при операцията за импортиране пак може да има пропуснати или неправилно конвертирани стойности. За информация относно отстраняването на неизправности, вижте раздела Отстраняване на липсващи или грешни стойности.

    Първи ред

    Ако първият ред на работния лист или наименувания диапазон съдържа имената на колоните, може да зададете по време на операцията за импортиране данните в първия ред да се разглеждат от Access като имена на полета. Ако работният лист източник или диапазонът не включват имената, уместно е те да се добавят към източника преди започване на операцията за импортиране.

    Забележка: Ако планирате да добавяте данните към съществуваща таблица, уверете се, че името на всяка колона отговаря точно на името на съответното поле. Ако името на една колона се различава от името на съответното поле в таблицата, операцията за импортиране ще бъде неуспешна. За да видите имената на полетата, отворете таблицата в изглед за проектиране в Access.

  3. Затворете работната книга източник, ако е отворена. Когато файлът източник е отворен, може да възникнат грешки при конвертиране на данните по време на операцията за експортиране.

Подготовка на базата данни местоназначение

  1. Отворете базата данни на Access, в която ще се съхраняват импортираните данни. Уверете се, че базата данни не е само за четене и че имате разрешения за извършване на промени в базата данни.

    -или-

    Ако не искате да съхранявате данни в никоя от съществуващите бази данни, създайте празна база данни. За да направите това:

    Щракнете върху раздела Файл, щракнете върху Създай и след това щракнете върху Празна база данни. Забележка: ако използвате Access 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office и след това върху Създай.

  2. Преди започване на операцията за импортиране, решете дали ще съхранявате данните в нова или в съществуваща таблица.

    Създаване на нова таблица    Ако сте решили да съхранявате данните в нова таблица, Access създава таблица и добавя импортираните данни към тази таблица. Ако вече съществува таблица със зададеното име, Access записва импортираните данни върху съдържанието на тази таблица.

    Добавяне към съществуваща таблица    Ако решите да добавите данните към съществуваща таблица, редовете в работния лист на Excel се добавят към указаната таблица.

    Не забравяйте, че повечето грешки при операциите за добавяне възникват поради несъответствие между данните източник и структурата и настройките на полетата в таблицата местоназначение. За да избегнете това, отворете таблицата местоназначение в изглед за проектиране и направете преглед за следното:

    • Първи ред    Ако първият ред на работния лист източник или наименуван диапазон не съдържа заглавия на колоните, уверете се че позицията и типа на данните на всяка колона в работния лист източник отговаря на позицията и типа на данните в съответното поле на таблицата. Ако първият ред съдържа заглавия на колони, не е необходимо да има съответствие между реда на колоните и полетата, но името и типът на данните на всяка колона трябва точно да отговарят на името и типа на данните на съответното поле.

    • Липсващи или излишни полета    Ако в базата данни местоназначение не съществуват едно или повече полета от работния лист източник, добавете ги преди да започнете операцията за импортиране. Ако обаче таблицата съдържа полета, които не съществуват в източника, не е необходимо да изтривате тези полета от таблицата, ако приемат празни стойности.

      Съвет: Едно поле ще приеме празни стойности, ако свойството му Задължителни е зададено като Не и настройката на свойството му Правило за проверка позволява празни стойности.

    • Първичен ключ    Ако таблицата съдържа поле за първичен ключ, работният лист източник или диапазонът източник трябва да имат колона, която съдържа стойности, съвместими с полето за първичния ключ, и импортираните стойности на първичния ключ трябва да са единствени. Ако един импортиран запис съдържа стойност на първичен ключ, която вече съществува в таблицата местоназначение, операцията за импортиране показва съобщение за грешка.

    • Индексирани полета    Ако свойството Индексирано на едно поле в таблицата е зададено като Да (без дублиране), съответната колона в работния лист източник или в диапазона трябва да съдържа уникални стойности.

      Преминете към следващите стъпки, за да изпълните операцията за импортиране.

Стартиране на операцията за импортиране

  1. Местоположението на съветника за импортиране/свързване се различава малко в зависимост от версията на Access. Изберете стъпките, които отговарят на вашата версия на Access:

    • Ако използвате най-новата версия на Access, налична с абонамент за Office 365, в раздела Външни данни, в групата Импортиране и свързване щракнете върху Нов източник на данни > От файл > Excel.

    • Ако използвате Access 2016, Access 2013 или Access 2010, в раздела Външни данни, в групата Импортиране и свързване щракнете върху Excel.

    • Ако използвате Access 2007, в раздела Външни данни, в групата Импортиране щракнете върху Excel.

    Забележка: Разделът Външни данни е достъпен само ако базата данни е отворена.

  2. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel, в полето Име на файл, задайте името на файла на Excel, съдържащ данните, които искате да импортирате.

    -или-

    Щракнете върху Преглед и използвайте диалоговия прозорец Отваряне на файл, за да намерите файла, който искате да импортирате.

  3. Посочете как искате да съхранявате импортираните данни.

    За да съхранявате данните в нова таблица, изберете Импортиране на данните източник в нова таблица в текущата база данни.. Ще ви бъде напомнено по-късно да наименувате тази таблица.

    За да добавите данните към съществуваща таблица, изберете Добави копие на записите към таблицата и изберете таблица от падащия списък. Тази опция не е достъпна, ако базата данни не съдържа таблици.

    За да направите връзка към източника на данни чрез създаване на свързана таблица, вижте раздела Връзка към данни на Excel по-надолу в тази статия.

  4. Щракнете върху OK.

    Стартира се съветникът за импортиране на електронни таблици, който ви направлява в процеса на импортиране. Преминете към следващата група стъпки.

Използване на съветника за импортиране на електронни таблици

  1. На първата страница на съветника изберете работния лист, съдържащ данните, които искате да импортирате, и след това щракнете върху Напред.

  2. На втората страница на съветника щракнете или върху Показвай работите листове, или върху Показвай наименуваните диапазони, изберете или работния лист, или диапазона, който искате да импортирате, и след това щракнете върху Напред.

  3. Ако първият ред на работния лист източник или на диапазона съдържа имената на полетата, изберете Първият ред съдържа заглавия на колони и щракнете върху Напред.

    Ако импортирате данните в нова таблица, Access използва тези заглавия на колони, за да наименува полетата в таблицата. Може да промените тези имена по време на или след операцията за импортиране. Ако добавяте данните към съществуваща таблица, уверете се, че заглавията на колоните в работния лист източник съответстват точно на имената на полетата в таблицата местоназначение.

    Ако добавяте данни към съществуваща таблица, преминете направо на стъпка 6. Ако добавяте данните към нова таблица, следвайте останалите стъпки.

  4. Съветникът ви напомня да прегледате свойствата на полетата. Щракнете върху една колона в долната половина на страницата, за да се покажат съответните свойства на полето. По желание, направете едно от следните неща:

    • Прегледайте и променете, ако искате, името и типа на данните в полето местоназначение.

      Access преглежда първите осем реда на всяка колона, за да предположи какъв е типът на данните в съответното поле. Ако колоната в работния лист съдържа различни типове стойности, като текст и числа, в първите осем реда на една колона, съветникът предлага тип на данните, който е съвместим с всички стойности в колоната  – най-често текстов тип данни. Въпреки че вие може да изберете друг тип на данните, не забравяйте, че стойностите, които са несъвместими с избрания от вас тип данни ще бъдат игнорирани или неправилно конвертирани по време на процеса на импортиране. За повече информация относно начина за коригиране на липсващи или грешни стойности вж. раздела Отстраняване на липсващи или грешни стойности по-нататък в тази статия.

    • За да създадете индекс на полето, задайте Индексирано като Да.

    • За да прескочите изцяло колона, поставете отметка в квадратчето Не импортирай полето (пропусни).

      След като приключите с избора на опции, щракнете върху Напред.

  5. В следващия екран задайте първичен ключ за таблицата. Ако изберете Нека Access да добави първичен ключ, Access ще добави поле "Автономериране" като първо поле в таблицата местоназначение и автоматично ще я запълни с единствени стойности на ИД, започвайки с 1. Щракнете върху Напред.

  6. В последния екран на съветника задайте име на таблицата местоназначение. В полето Импортирай в таблица въведете име на таблицата. Ако таблицата вече съществува, Access показва напомняне с въпрос дали искате да запишете върху съществуващото съдържание на таблицата. Щракнете върху Да, за да продължите, или върху Не, за да зададете друго име за таблицата местоназначение, а след това щракнете върху Готово, за да импортирате данните.

    Ако импортирането на някои или на всички данни от Access е успешно, съветникът показва страница, показваща състоянието на операцията за импортиране. Освен това може да запишете подробните данни за операцията като спецификация за бъдеща употреба. В противен случай, ако операцията е напълно неуспешна, Access показва съобщението Възникна грешка при опит за импортиране на файла.

  7. Щракнете върху Да, за да запишете подробните данни за операцията за по-късна употреба. Записването на подробните данни ви помага по-късно да повтаряте операцията, без да се налага всеки път да изпълнявате стъпките в съветника.

Вижте Записване на подробности за импортиране или експортиране като спецификация, за да научите как да запишете подробностите на спецификацията си.

Вижте Изпълнение на записана спецификация за импортиране или експортиране, за да научите как да изпълните своите записани спецификации за импортиране или свързване.

Вижте Планиране на спецификация за импортиране или експортиране, за да научите как да планирате изпълнение на задачи за импортиране или свързване в определени часове.

Отстраняване на грешки поради липсващи или грешни стойности

Ако получите съобщението Възникна грешка при опит за импортиране на файла, операцията за импортиране е напълно неуспешна. В противен случай, ако операцията за импортиране покаже диалогов прозорец с напомняне да запишете подробни данни за операцията, значи е било възможно да се импортират всички или някои от данните. Съобщението за състоянието дава и името на таблицата за регистриране на грешките, която съдържа описание на грешките, възникнали по време на операцията за импортиране.

Важно: Дори ако съобщението за състоянието показва напълно успешна операция, преди да започнете да използвате таблицата, трябва да прегледате съдържанието и структурата й, за да се уверите, че всичко изглежда правилно.

  • Отворете таблицата местоназначение в изглед на лист с данни, за да видите дали в нея са добавени всички данни.

  • Отворете таблицата в изглед за проектиране, за да прегледате типа на данните и другите настройки на свойствата на полетата.

Следващата таблица описва стъпките, които трябва да направите, за да коригирате липсващи или грешни стойности.

Съвет: Ако при отстраняването на неизправностите в резултатите установите само няколко липсващи стойности, може да ги добавите ръчно в таблицата. В противен случай, ако установите, че цели колони или голям брой стойности липсват или са неправилно импортирани, ще трябва да коригирате проблема във файла източник. След като коригирате всички известни проблеми, повторете операцията за импортиране.

Проблем

Решение

Графични елементи

Не може да се импортират графични елементи от типа на емблеми, диаграми и картини. Добавете ги ръчно към базата данни след приключване на операцията за импортиране.

Изчисляеми стойности

Импортират се резултатите от изчисляемите колони или клетки, но не и базовите формули. По време на операцията за импортиране може да зададете тип на данните, който е съвместим с резултатите от формулата, например числов тип.

ИСТИНА или НЕИСТИНА и стойностите -1 или 0

Ако работният лист или диапазон източник включва колона, съдържаща стойностите ИСТИНА или НЕИСТИНА, Access създава поле "Да/не" за колоната и включва стойности -1 или 0 в полето. Ако обаче работният лист или диапазонът източник включва колона, съдържаща само стойности -1 или 0, Access създава по подразбиране числово поле за колоната. За да избегнете този проблем, може да променяте типа данни на полето на "Да/не" по време на операцията за импортиране.

Многозначни полета

При импортиране на данни в нова таблица или добавяне на данни към съществуваща таблица, Access не позволява поддръжка на няколко стойности в поле дори ако колоната източник съдържа списък със стойности, разделени с точка и запетая (;). Списъкът със стойности се разглежда като една стойност и се поставя в текстово поле.

Отрязани данни

Ако данните в една колона на таблицата на Access изглеждат отрязани, опитайте да увеличите ширината на колоната в изглед на лист с данни. Ако това не решава проблема, значи обемът на данните в една числова колона на Excel е твърде голям за размера на полето местоназначение в Access. Например в полето местоназначение свойството Размер на поле може да е зададено като Байт в базата данни на Access, но данните източник да съдържат стойност, по-голяма от 255. Коригирайте стойностите във файла източник и опитайте да импортирате отново.

Формат на показване

Може да се наложи да настроите свойството Формат на някои полета в изглед за проектиране, за да се уверите, че стойностите се показват правилно в изгледа на таблица с данни. Например:

  • Поле "Да/не" показва -1 и 0 в изгледа на таблица с данни след приключване на операцията за импортиране. За да коригирате това, след завършване на операцията за импортиране задайте свойството Формат на полето като Да/не, за да се показват квадратчетата за отметка.

  • Дългите и междинни дати може да се появяват като кратки дати в Access. За да коригирате това, отворете базата данни местоназначение в изглед за проектиране в Access и задайте свойството Формат на полето за дата като Дълга дата или Междинна дата.

Забележка: Ако работният лист източник съдържа форматиране на RTF текст от типа на получер, подчертан или курсив, текстът се импортира, но се загубва форматирането.

Дублиращи се стойности (грешка нарушаване на ключ)

Записите, които импортирате, може да съдържат дублиращи се стойности, които не могат да се съхранят в полето за първичен ключ на таблицата местоназначение или в поле, чието свойство Индекс е зададено като Да (без дублиране). Премахнете дублиращите се стойности във файла източник и опитайте да импортирате отново.

Стойности за дата, изместени с 4 години

Полетата за дата, които се импортират от работен лист на Excel, може да са изместени с четири години. Excel за Windows използва системата за дати 1900 (със серийни числа в интервала от 1 до 65 380), което съответства на датите от 1 януари 1900 г. до 31 декември 2078 г. Excel за Macintosh обаче използва системата за дати 1904 (със серийни номера от 0 до 63 918), което съответства на датите от 1 януари 1904 г. до 31 декември 2078 г.

Преди да импортирате данните, променете системата за дати на работната книга на Excel или след добавянето на данните, извършете заявка за актуализация, която използва израза [име в полето за дата] + 1462, за да коригирате датите.

Празни стойности

Може да видите съобщение за грешка в края на операцията за импортиране относно данни, които са изтрити или загубени по време на операцията, или пък, когато отворите таблицата в изглед на лист с данни, може да видите, че някои стойности в полетата са празни. Ако колоните източник в Excel не са форматирани или ако първите осем реда в източника съдържат стойности с различен тип данни, отворете работния лист източник и направете следното:

  • Форматирайте колоните източник.

  • Преместете редовете така, че първите осем реда във всяка колона да не съдържат данни от различен тип.

  • По време на операцията за импортиране изберете подходящия тип данни за всяко поле. Ако типът на данните е грешен, след приключване на операцията за импортиране ще видите празни или грешни стойности в цялата колона.

Предходните стъпки може да ви помогнат да намалите появата на празни стойности. В следващата таблица се изброяват случаите, при които все още ще има празни стойности:

Липсващите стойности са от тип...

Когато импортирате в...

И типът на полето местоназначение е...

За да коригирате...

Текст

Нова таблица

Дата

Заместете всички текстови стойности с дати и опитайте да импортирате отново.

Текст

Съществуваща таблица

Число или дата

Заместете всички текстови стойности със стойности, които съответстват на типа данни в полето местоназначение, и след това опитайте да импортирате отново.

Заместване на дати с числови стойности

В следните ситуации ще видите привидно произволни петцифрени числа вместо действителните дати:

  • Колоната източник в работния лист съдържа само числови стойности в първите осем реда, но в следващите редове има някои стойности за дата. Тези стойности за дати ще бъдат неправилно конвертирани.

  • Колоната източник съдържа стойности за дати в някои от първите осем реда и вие сте опитали да я импортирате в числово поле. Тези стойности за дати ще бъдат неправилно конвертирани.

    За да избегнете това, заменете датите с числови стойности в колоната източник и опитайте да импортирате отново.

    Понякога, когато една колона, съдържаща главно стойности за дати, включва и няколко текстови стойности, всички стойности за дати може да изглеждат като привидно случайни петцифрени числа. За да избегнете това, заместете текстовите стойности със стойности за дати и опитайте да импортирате отново.

Числови стойности, заместени с дати

В следните ситуации ще видите привидно произволни стойности за дати вместо действителните числови стойности:

  • Колоната източник съдържа само дати в първите осем реда, но в следващите редове има някои числови стойности. Тези числови стойности ще бъдат неправилно конвертирани.

  • Колоната източник съдържа числови стойности в някои от първите осем реда и вие сте опитали да я импортирате в поле за дати. Тези числови стойности ще бъдат неправилно конвертирани.

За да избегнете това, заменете числовите стойности с дати в колоната източник и след това опитайте да импортирате отново.

Освен това, може да искате да прегледате таблицата за регистриране на грешките (спомената на последната страница на съветника) в изглед на лист с данни. Таблицата има три полета – "Грешка", "Поле" и "Ред". Всеки ред съдържа информация за конкретна грешка, а съдържанието на полето "Грешка" трябва да ви помогне да отстраните проблема.

Низове за грешка и съвети за отстраняване

Грешка

Описание

Отрязване на поле

Дадена стойност във файла е твърде голяма за настройките на свойството Размер на поле за това поле.

Грешка при преобразуване на тип

Дадена стойност в работния лист има грешен тип данни за това поле. Стойността може би липсва или се появява неправилно в полето местоназначение. Вижте предишната таблица за повече информация относно начина за отстраняване на този проблем.

Нарушение на уникалността на ключове

Първичният ключ на този запис е дублиран – той вече съществува в таблицата.

Нарушение на правилото за проверка

Дадена стойност нарушава правилото за проверка, зададено посредством свойството Правило за проверка за това поле или таблица.

Празна стойност в задължително поле

В това поле не е позволена празна стойност, защото свойството Задължителни за полето е зададено като Да.

Празна стойност в поле за автономериране

Данните, които импортирате съдържат Празна стойност, която се опитвате да добавите в поле за автономериране.

Запис, който не може да се анализира

Дадена текстова стойност съдържа разделителния знак за текст (обикновено двойни кавички). Когато стойност съдържа знака – разделител, той трябва да се повтори два пъти в текстовия файл; например:

Диаметър 4 1/2""

Най-горе на страницата

Връзка към данни на Excel

Посредством свързване на база данни на Access към данни на друга програма можете да използвате инструментите за изготвяне на заявки и отчети, предлагани от Access, без да се налага да поддържате копие на данните от Excel в базата данни.

Когато се свързвате към работен лист или наименуван диапазон в Excel, Access създава нова таблица, която е свързана с клетките източник. Всички промени, които правите в клетките източник на Excel, се появяват в свързаната таблица. Не може обаче да се редактира съдържанието на съответната таблица в Access. Ако искате да добавяте, редактирате или изтривате данни, ще трябва да направите промените във файла източник.

Общи сценарии за свързване към работен лист на Excel от Access

Обикновено се прави връзка към работен лист на Excel (вместо да се импортира) поради следните причини:

  • Искате и занапред да запазите данните в работни листове на Excel, но да имате и мощните функции на Access за изпълнение на заявки и отчети.

  • Вашият отдел или работна група използва Access, но данните от външните източници, с които работите, са в работни листове на Excel. Вие не искате да поддържате копия на външни данни, а искате да имате възможност за работа с тях в Access.

Ако за пръв път се свързвате към данни в работен лист на Excel

  • Не може да създавате от Excel връзка към база данни на Access.

  • Когато се свързвате към един файл на Excel, Access създава нова таблица, често наричана свързана таблица. Таблицата показва данните в работния лист или наименуван диапазон източник, но всъщност не съхранява данните в базата данни.

  • Данни на Excel не може да се свързват към съществуваща таблица в базата данни. Това означава, че не може да се добавят данни към съществуваща таблица чрез изпълнение на операция за свързване.

  • Една база данни може да съдържа няколко свързани таблици.

  • Всички промени в данните, които правите в Excel, се отразяват автоматично в свързаната таблица. Обаче съдържанието и структурата на една свързана таблица в Access са само за четене.

  • Когато отваряте работна книга на Excel в Access (в диалоговия прозорец Отваряне на файл променяте списъчното поле Файлове от тип на Microsoft Excel и избирате желания файл), Access създава празна база данни и автоматично стартира съветника за свързване с електронни таблици.

Подготовка на данните на Excel

  1. Намерете файла на Excel и работния лист или диапазона, който съдържа данните, които искате да свържете. Ако не искате да се свързвате към целия работен лист, обмислете определянето на един наименуван диапазон, включващ само клетките, към които искате да свържете.

    Създаване на наименуван диапазон в Excel (по желание – полезно е, ако искате да се свържете само към някои от данните в работния лист)   

    1. Върнете се в Excel и покажете работния лист, в който искате да дефинирате наименуван диапазон.

    2. Изберете диапазона с клетките, съдържащи данните, към които искате да се свържете.

    3. Щракнете с десния бутон върху избрания диапазон и щракнете върху Наименуване на диапазон или Дефиниране на име.

    4. В диалоговия прозорец Ново име задайте име на диапазона в полето Име и след това щракнете върху OK.

      Обърнете внимание, че по време на една операция за свързване може да се свързвате само към един работен лист или диапазон наведнъж. За да се свържете към данни на различни места в една работна книга, повторете операцията за свързване за всеки работен лист или диапазон.

  2. Прегледайте данните източник и извършете действията, описани в следната таблица:

    Елемент

    Описание

    Табличен формат

    Уверете се, че клетките са в табличен формат. Ако диапазонът включва обединени клетки, съдържанието на клетките се поставя в полето, съответстващо на най-лявата колона, а другите полета се оставят празни.

    Пропускане на колони и редове

    По време на операцията за свързване не може да се пропускат колони и редове източници. Обаче можете да скривате полета и да филтрирате записи чрез отваряне на свързаната таблица в изглед на лист с данни, след като ги импортирате в Access.

    Брой на колоните

    Не може броят на колоните източник да е по-голям от 255, защото Access не поддържа повече от 255 полета в таблица.

    Празни колони, редове и клетки

    Изтрийте всички ненужни празни колони и редове в работния лист или диапазон на Excel. Ако има празни клетки, опитайте да добавите липсващите данни.

    Грешни стойности

    Ако една или повече клетки в един работен лист или диапазон съдържат грешни стойности, коригирайте ги преди да започнете операцията за импортиране. Обърнете внимание, че ако един работен лист източник или диапазон съдържат грешни стойности, Access вмъква празна стойност в съответните полета на таблицата.

    Тип на данните

    Не може да променяте типа на данните или размера на полетата в свързаната таблица. Преди да започнете операцията за свързване, трябва да се уверите, че всяка колона съдържа данни от конкретен тип.

    Много препоръчително е да форматирате колоната, ако тя съдържа различни типове данни. Например колоната "Полет №" в един работен лист може да съдържа числови и текстови стойности от типа на 871, AA90, и 171. За да избегнете липсващите или грешни стойности, направете следното:

    1. Щракнете с десния бутон върху колоната и щракнете върху Форматиране на клетки.

    2. В раздела Число, в Категория, изберете формат.

    3. Щракнете върху OK.

    Първи ред

    Ако първият ред на работния лист или наименувания диапазон съдържа имената на колоните, може да зададете на Access да разглежда данните в първия ред като имена на полета по време на операцията за свързване. Ако в работния лист няма имена на колони, или ако конкретно име на колона нарушава правилата за наименуване на полета в Access, програмата присвоява валидно име на всяко съответно поле.

  3. Затворете файла източник, ако е отворен.

Подготовка на базата данни местоназначение

  1. Отворете базата данни, в която искате да създадете връзка. Уверете се, че базата данни не е само за четене и че имате необходимите разрешения за извършване на промени в нея.

  2. Ако не искате да съхранявате връзката в никоя от съществуващите бази данни, създайте празна база данни: Щракнете върху раздела Файл, щракнете върху Създай и след това щракнете върху Празна база данни. Забележка: ако използвате Access 2007, щракнете върху бутона Microsoft Office и след това върху Създай.

Сега сте готови да започнете операцията за свързване.

Създайте връзката

  1. Местоположението на съветника за импортиране/свързване се различава малко в зависимост от версията на Access. Изберете стъпките, които отговарят на вашата версия на Access:

    • Ако използвате най-новата версия на Access, налична с абонамент за Office 365, в раздела Външни данни, в групата Импортиране и свързване щракнете върху Нов източник на данни > От файл > Excel.

    • Ако използвате Access 2016, Access 2013 или Access 2010, в раздела Външни данни, в групата Импортиране и свързване щракнете върху Excel.

    • Ако използвате Access 2007, в раздела Външни данни, в групата Импортиране щракнете върху Excel.

    Забележка: Разделът Външни данни е достъпен само когато базата данни е отворена.

  2. В диалоговия прозорец Получаване на външни данни – електронна таблица на Excel, в полето Име на файл задайте името на файла източник на Excel.

  3. Изберете Свързване към източника на данни чрез създаване на свързана таблица и след това щракнете върху OK.

    Съветникът за свързване с електронни таблици се стартира и ви направлява в процеса на свързване.

  4. Изберете работен лист или наименуван диапазон на първата страница на съветника и щракнете върху Напред.

  5. Ако първият ред на работния лист или диапазон източник съдържа имената на полетата, изберете Първият ред съдържа заглавия на колони. Access използва тези заглавия на колони за наименуване на полетата на таблицата. Ако името на една колона включва някакви специални знаци, то не може да се използва като име на поле в Access. В такива случаи се показва съобщение за грешка, което ви уведомява, че Access ще присвои валидно име на полето. Щракнете върху OK, за да продължите.

  6. Задайте име на свързаната таблица на последната страница на съветника и след това щракнете върху Готово. Ако вече съществува таблица със зададеното от вас име, ще бъде показано запитване дали искате да запишете върху съществуващата таблица или заявка. Щракнете върху Да, ако искате да запишете върху таблицата или заявката, или щракнете върху Не, за да укажете друго име на файла.

    Access се опитва да създаде свързаната таблица. Ако операцията е успешна, Access показва съобщението Свързването на таблицата завърши. Отворете свързаната таблица и прегледайте полетата и данните, за да се уверите, че виждате правилните данни във всички полета.

    Ако видите грешни стойности или грешни данни, трябва да отстраните неизправностите в данните източник. За повече информация относно отстраняването на грешни или неправилни стойности вижте следващия раздел.

Най-горе на страницата

Отстраняване на #Num! и други неправилни стойности в свързана таблица

Дори да получите съобщението Свързването на таблицата завърши, трябва да отворите таблицата в изглед на лист с данни, за да се уверите, че редовете и колоните показват правилните данни.

Ако забележите грешки или неправилни данни в таблицата, извършете правилното действие, както е описано в таблицата по-долу, и опитайте свързването отново. Не забравяйте, че не можете да добавяте данни направо към свързаната таблица, защото тя е само за четене.

Проблем

Решение

Графични елементи

Графичните елементи в един работен лист на Excel от типа на емблеми, диаграми и картини не могат да бъдат свързвани към Access.

Формат на показване

Може да се наложи да зададете свойството Формат на някои полета в изглед за проектиране, за да се уверите, че стойностите са показани правилно в изгледа на таблица с данни.

Изчисляеми стойности

Резултатите в една изчисляема колона или клетки се показват в съответното поле, но не може да покажете формулата (или израза) в Access.

Отрязани текстови стойности

Увеличете ширината на колоната в изглед на лист с данни. Ако все още не се вижда цялата стойност, може би тя е по-дълга от 255 знака. Access може да се свързва само към първите 255 знака, така че ще трябва да импортирате данните, вместо да ги свързвате.

Съобщение за грешка при препълване на цифрово поле

Свързаната таблица може да изглежда правилна, но по-късно при изпълнение на заявка спрямо таблицата е възможно да се появи съобщение за грешка Препълване на цифрово поле. Това може да се случи поради конфликт между типа на данните в едно поле на свързаната таблица и типа на съхраняваните данни в това поле.

ИСТИНА или НЕИСТИНА и стойностите -1 или 0

Ако работният лист или диапазон източник включва колона, съдържаща стойностите ИСТИНА или НЕИСТИНА, Access създава поле Да/не за колоната в свързаната таблица. Ако обаче, работният лист или диапазонът източник включва колона, съдържаща само стойности -1 или 0, Access създава по подразбиране цифрово поле за колоната и няма да можете да променяте типа на данните на съответното поле в таблицата. Ако искате в свързаната таблица да има поле Да/не, уверете се че колоната източник включва стойности ИСТИНА и НЕИСТИНА.

Многозначни полета

Access не разрешава поддръжка на многобройни стойности в едно поле, дори ако колоната източник съдържа списък със стойности, разделени с точка и запетая (;). Списъкът със стойности ще бъде разглеждан като една единствена стойност и ще бъде поставен в текстово поле.

#Num!

Access показва стойността за грешка #Num! вместо действителните данни в едно поле в следните ситуации:

  • Ако една колона източник съдържа няколко числови стойности или дати, а съдържа главно текстови стойности, числовите стойности и датите не се импортират.

  • Ако една колона източник съдържа няколко текстови стойности, а съдържа главно числови стойности, текстовите стойности не се импортират.

  • Ако една колона източник съдържа няколко текстови стойности, а съдържа главно дати, текстовите стойности не се импортират.

За да намалите случаите на празни стойности в таблицата, направете следното:

  1. Уверете се, че колоната източник не съдържа стойности на различни типове данни.

  2. Форматирайте колоните в работния лист на Excel.

  3. По време на операцията на свързване изберете правилния тип данни за всяко поле. Ако типът на данните е неправилен, получената като резултат колона може да съдържа само стойности #Num! за всички редове с данни.

Числови стойности вместо дати

Ако видите привидно случайно петцифрено число в едно поле, проверете дали колоната източник не съдържа не само числови стойности, но и няколко дати. Стойностите за дати, които се появяват в числови колони се конвертират неправилно в числа. Заместете датите с числови стойности и опитайте свързването отново.

Дати вместо числови стойности

Ако видите привидно случайна дата в едно поле, проверете дали колоната източник не съдържа не само дати, но и няколко числови стойности. Числовите стойности, които се появяват в колони с дати се конвертират неправилно в дати. Заместете числовите стойности с дати и опитайте свързването отново.


Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×