Изтриване на данни от база данни на Access с помощта на заявка

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

За да изтриете бързо голям обем от данни или за редовно извършване на една и съща операции за изтриване, обмислете използването на заявка. Заявка може да ви помогне да се уверете, че изтривате правилните данни и могат да бъдат записани и след това лесно да се повтаря.

Забележка: Ако искате да премахнете малък брой записи – количество, което можете спокойно да изтриете ръчно – можете да отворите таблицата в изглед на лист с данни изберете полетата или редовете, които искате да изтриете и натиснете клавиша DELETE.

Важно: Уверете се, че имате архивно копие на вашата база данни, преди да изтриете данните.

В тази статия

Изберете тип на заявката, въз основа на данните, които искате да изтриете

Създаване и използване на заявка за изтриване

Създаване и използване на заявка за актуализиране

Изтриване на данни от свързани таблици

Примерни критерии за селектиране

Допълнителна информация

Изберете тип на заявката, въз основа на данните, които искате да изтриете

Имате възможност да използвате заявка за актуализиране или на заявка за изтриване в зависимост от типа на изтриването, които трябва да извършите.

Заявка за изтриване

Използвайте заявка за изтриване, за да премахне цели записи (редове) от таблица или от две свързани таблици в една операция. Заявките за изтриване премахват всички данни във всяко поле, включително стойността на ключа, която прави един запис уникален.

Забележка: Ако записите, които искате да изтриете се намират в страната "един" на "един към много", може да се наложи да промените релацията, преди да изпълните заявка за изтриване. Вижте раздела Изтриване на данни от свързани таблици в тази статия.

Заявка за актуализиране

Използване на заявка за актуализиране, за да изтриете отделни стойности на полета от таблица, заявка за актуализиране ви позволяват да изтриете стойности като актуализирате съществуващи стойности или стойност null (тоест няма данни) или низ с нулева дължина (двойка двойни кавички без интервал между тях).

Най-горе на страницата

Какво да се провери преди да използвате заявка за изтриване на данни

  • Уверете се, че файлът на базата данни не е само за четене. За да направите това в Windows Explorer, щракнете с десния бутон на файла на базата данни и след това щракнете върху свойства.

  • Проверете дали имате необходимите разрешения за изтриване на записи от базата данни. Ако не сте сигурни, обърнете се към вашия системен администратор или конструктора на базата данни.

  • Уверете се, че сте разрешили съдържанието на базата данни. По подразбиране Access блокира всички заявки за действие (заявки за изтриване, актуализиране и създаване на таблица), ако нямате доверие първо базата данни. За информация за доверяване на база данни вижте Спрете дезактивиран режим блокиране на заявка по-нататък в тази статия.

  • Помолете другите потребители на базата данни да затворят всички таблици, формуляри, заявки и отчети, които използват данните, които искате да изтриете. Това помага да избегнете нарушения на заключването.

  • Преди да редактирате или изтривате записи, архивиране на базата данни. Не можете да възстановите операции, които се изпълняват от изтриване и актуализиране на заявки, така че създаването на архивно копие гарантира, че можете винаги да върнете вашите промени.

Съвет: Ако голям брой потребители се свържете към база данни, може да се наложи да затворите базата данни и след това отворете отново в монополен режим.

За да отворите база данни в монополен режим

  1. Щракнете върху раздела Файл и после щракнете върху Отвори.

  2. Намерете и посочете за избиране базата данни, щракнете върху стрелката до бутона Отвори и след това щракнете върху Отвори в монополен режим.

    Отваряне на файл в монополен режим

Архивиране на базата данни

  1. Щракнете върху " файл ", посочете записване и публикуванеи след това под Запиши базата данни като, щракнете върху Архивиране на базата данни.Access затваря първоначалния файл, създава архивно копие и след това отваря отново първоначалния файл.

  2. В диалоговия прозорец Запиши като Задайте име и местоположение за архивното копие и след това щракнете върху Запиши.

За да възстановите архивно копие, затворете и преименувайте първоначалния файл, така че архивното копие да може да използва името на първоначалната версия. Дайте на архивното копие името на първоначалната версия и отворете преименуваното архивно копие в Access.

Създаване и използване на заявка за изтриване

Стъпките в този раздел обясняват как да създавате и използвате заявка за изтриване, за да изтриете цялата записи от таблица:

  1. В Създаване на листовете, в заявки за група, щракнете върху Проектиране на заявки.

Появява се диалоговият прозорец Показване на таблица .

  1. Щракнете двукратно върху всяка таблица, от която искате да изтриете записи и след това щракнете върху затваряне.

Таблицата се показва като прозорец в горната секция на мрежата за проектиране на заявки. Прозорецът съдържа всички полета в избраната таблица.

  1. Щракнете двукратно върху звездичката (*), за да добавите всички полета от таблицата в мрежата за проектиране.

Ако желаете, щракнете двукратно върху всяко поле, което искате да използвате, за да зададете критерии за изтриване, въведете един или повече критерии в ред с критерии на дизайнера и след това изчистете отметка в квадратчето Показвай за всяко поле за критерии.

Да предположим например, че даден клиент излиза от бизнеса и трябва да премахнете всички чакащи поръчки за този клиент. За да намерите само тези записи, можете да добавите полетата "ИД на клиента и дата на поръчка" към мрежата за проектиране и въведете ИД номер на клиента, който излезе от бизнеса и датата, на която е невалиден поръчки за този клиент.

Важно: Използвайте критерии, за да върнете само записите, които искате да изтриете. В противен случай заявката за изтриване ще премахне всички записи от таблицата.

  1. В раздела проектиране , в групата резултати щракнете върху изгледи след това щракнете върху Изглед на лист с данни.

  2. Проверете дали заявката връща записите, които искате да изтриете, и след това натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

  3. За да изпълните заявката, щракнете двукратно върху нея в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Създаване и използване на заявка за актуализиране

Стъпките в този раздел обясняват как да използвате заявка за актуализиране, за да изтриете отделни полета от таблици от страната "много" на "един към много". Можете също да следвате тези стъпки, за да изтриете данни от таблици, които не са свързани с други данни. Не забравяйте, че изпълнението на заявка за актуализиране, за да изтриете данни ще се промени съществуващи стойности NULL или низ с нулева дължина (двойка двойни кавички без интервал между тях), в зависимост от зададените от вас критерии.

  1. В Създаване на листовете, в заявки за група, щракнете върху Проектиране на заявки.

Появява се диалоговият прозорец Показване на таблица .

  1. Изберете таблицата, съдържаща данните, които искате да изтриете (ако е свързана таблица, изберете таблицата от страната "един" на релацията), щракнете върху Добавии след това щракнете върху затваряне.

Таблицата се показва като прозорец в горната секция на мрежата за проектиране на заявки. Прозорецът съдържа всички полета в избраната таблица.

  1. Щракнете двукратно върху звездичката (*), за да добавите всички полета от таблицата в мрежата за проектиране. Добавянето на всички полета на таблицата разрешава заявката за изтриване да премахне цели записи (редове) от таблицата.

    Ако желаете, можете да въведете критерии за едно или повече полета в ред с критерии на дизайнера и след това изчистете отметка в квадратчето Показвай за всяко поле за критерии. За повече информация относно използването на критерий вижте таблицата примерни критерии за селектиране .

Забележка: Използвайте критерии, за да върнете само записите, които искате да промените. В противен случай заявката за актуализиране записва NULL във всеки запис във всяко от полетата на вашата заявка.

  1. В раздела Проект, в групата Резултати щракнете върху Изглед и след това щракнете върху Изглед на лист с данни.

  2. Проверете дали заявката връща записите, които искате да зададете NULL или низ с нулева дължина (двойка двойни кавички без интервал между тях ("").

  3. Според нуждите повтаряйте стъпките от 3 до 5 и променяйте полетата или критериите, докато заявката върне само данните, които искате да изтриете, и след това натиснете CTRL+S, за да запишете заявката.

  4. За да изпълните заявката, щракнете двукратно върху нея в навигационния екран.

Най-горе на страницата

Изтриване на данни от свързани таблици

Ако искате да изтриете данни от няколко свързани таблици, трябва да разрешите Целостта на връзките и Изтривай каскадно свързаните записи опции за всяка зависимост. Това позволява на вашата заявка за изтриване на данни от таблици от страните "един" и "много" на релацията. Подготовка за изтрити свързани данни изисква проверка на следните неща:

  • Определете кои записи се намират от страната "един" на релацията и кои – от страната "много".

  • Ако трябва да изтриете записи от страната "един" на релацията и свързаните записи от страната "много", трябва да разрешите набора от правила, наречен цялост на връзките, и да разрешите каскадното изтриване. Стъпките в този раздел обясняват целостта на връзките и как да изпълните двете задачи.

  • Ако трябва да изтриете записи само от страната "един" на релацията, първо изтрийте тази релация и след това изтрийте данните.

    -или-

Ако трябва да премахнете данни само от страната "много" на релацията, можете да създадете и изпълните вашата заявка за изтриване, без да е необходимо да променяте релацията.

Определяне на връзки

За да определите кои записи се съхраняват от страните "един" и "много" на връзката:

  • В Инструменти за бази данни , в групата връзки щракнете върху отношения.

Релации раздел се показва и показва всички таблици във вашата база данни, както и зависимостите между всяка таблица и всяка друга таблица. Всяка зависимост е изобразена като линия, която свързва таблици между полетата.

Следващата фигура показва типична релация. Повечето, ако не всички, на зависимости в база данни имат "един" и "много" страна. Диаграма на релациите обозначава страната "един" с номерирани такова (1) и "много" страна със символ за безкрайност ().

Релация между две таблици

Като правило когато изтривате записи от страната "един" на релацията, можете също така изтрива всички свързани записи от страната "много" на релацията. Въпреки това когато изтривате записи от страната "много" на релация, обикновено не трябва да изтривате записи от страната "един".

Също така по подразбиране, Access налага набор от правила, наречен целостта на връзките. Тези правила гарантират, че външни ключове в база данни съдържа правилните стойности. Външен ключ е колона, чиито стойности съответстват на стойностите в колоната за първичния ключ на друга таблица.

Редактиране на релацията

Следвайте тези стъпки само когато трябва да изтриете данни от страните "един" и "много" на релация.

  1. В раздела Инструменти за бази данни , в релации група, щракнете върху отношения.

  2. С десния бутон върху релацията (линията), свързваща таблиците, включени в операцията за изтриване и след това щракнете върху Редактиране на релация в контекстното меню.

Появява се диалоговият прозорец Редактиране на релации .

  1. Уверете се, че е поставена отметка в квадратчето Поддържай целостта .

  2. Изберете отметка в квадратчето Изтривай каскадно свързаните записи .

Забележка: Докато отново забраните това свойство, изтриването на запис от страната "един" на релацията ще изтрива всички свързани записи от страната "много" на релацията.

  1. Щракнете върху OK, затворете екран " зависимости " и след това отидете на следващия набор от стъпки.

Изтриване на релация

  1. Ако все още не сте го направили, отворете екран " релации ".

  2. В раздела Инструменти за бази данни , в релации група, щракнете върху отношения.

Отбележете полетата, съдържащи се в релацията, за да можете да възстановите релацията, след като изтриете вашите данни.

  1. С десния бутон върху релацията (линията), свързваща таблиците, включени в операцията за изтриване и след това щракнете върху Изтриване в контекстното меню.

Забележка: За да възстановите релацията, следвайте предишните стъпки, за да отворите екрана релации и плъзнете полето за първичен ключ от "един" на таблицата и го пуснете в полето за чужд ключ на таблицата "много". Появява се диалоговият прозорец Редактиране на релации . Ако стария релацията поддържането на целостта на връзките, изберете Поддържай целосттаи след това щракнете върху Създаване. В противен случай, просто щракнете върху Създаване.

Най-горе на страницата

Примерни критерии за заявки за селектиране

Следващата таблица съдържа някои примерни критерии, които можете да използвате в заявки за избиране, когато искате да сте сигурни, че изтривате само данните, които искате да изтриете. Някои от тези примери използват заместващи символи.

Критерии

Ефект

> 234

Връща всички числа, по-големи от 234. За да намерите всички числа, по-малки от 234, използвайте < 234.

>="Тодоров"

Връща всички записи от Тодоров до края на азбуката.

Between #2/2/2010# And #1/12/2010#

Връща датите от 2-2-10 до 1-12-10 (ANSI-89). Ако вашата база данни използва заместващи символи ANSI-92, използвайте единични кавички (') вместо знака #. Пример: Between '2/2/2010' And '12/1/2010'.

Not "Германия"

Намира всички данни, в които съдържанието на полето не е точно равно на "Германия." Критерият ще върне записи, които съдържат и други знаци, освен "Германия," например "Германия (евро)" или "Европа (Германия)".

Not "T*"

Намира всички данни, освен тези, които започват с T. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

Not "*t"

Намира всички данни, освен тези, които завършват на "т". Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

In(Канада,САЩ)

В списък намира всички данни, съдържащи "Канада" или "САЩ".

Like "[A-D]*"

В текстово поле намира всички данни, които започват с буквите от A до D. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

Like "*ар*"

Намира всички данни, които съдържат поредицата от букви "ар". Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте знака за процент (%) вместо звездичка (*).

Like "Maison Dewe?"

Намира всички данни, които започват с "Maison" и съдържат друг 5-буквен низ, в който първите 4 букви са "Dewe", а последната буква е неизвестна. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, използвайте долна черта (_) вместо въпросителен знак (?).

#3/3/2010#

Намира всички записи за трети март 2007 г. Ако вашата база данни използва набора заместващи символи ANSI-92, оградете датата с единични кавички вместо със символите # ('3/3/2007').

< Date() - 30

Използва функцията Date, за да върне всички записи, по-ранни от датата преди 30 дни.

Date()

Използва функцията Date, за да върне всички записи, съдържащи текущата дата.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Използва функциите Date и DateAdd, за да върне всички записи между днешната дата и датата три месеца след днешната дата.

Is Null

Връща всички записи, които съдържат Null (празна или неопределена стойност).

Is Not Null

Връща всички записи, които съдържат стойност (които не са Null).

""

Връща всички записи, които съдържат низ с нулева дължина. Използвайте низове с нулева дължина, когато трябва да добавите стойност към задължително поле, но още не знаете действителната стойност. Например едно поле може да изисква номер на факс, но някои от вашите клиенти може да нямат факсове. В този случай вместо число въведете двойка двойни кавички без интервал между тях ("").

Най-горе на страницата

Допълнителна информация

Защо виждам това съобщение за грешка и как да коригирам грешката?

Ако създадете заявка за изтриване с помощта на повече от една таблица и свойството Уникални записи на заявката е настроено на Не, Access показва съобщението за грешка Не може да се извърши изтриването от зададените таблици, когато изпълните заявката.

За да коригирате този проблем, настройте свойството Уникални записи на заявката на Да.

  1. Отворете заявката за изтриване в режим на проектиране.

  2. Ако списъкът на свойствата на заявката не е отворен, натиснете F4, за да го отворите.

  3. Щракнете върху конструктора на заявки, за да покажете свойствата на заявката (вместо свойствата на полетата).

  4. В списъкът на свойствата на заявката намерете свойството Уникални записи и го настройте на Да.

Най-горе на страницата

Отменяне на блокиране на заявка в дезактивиран режим

По подразбиране, ако отворите база данни, на която не сте избрали да се доверите или която не се намира в надеждно местоположение, Access блокира всички заявки за действия.

Ако се опитате да изпълните заявка за действие и видите, че нищо не се случва, проверете в лентата на състоянието на Access за следното съобщение:

Действието или събитието е блокирано от дезактивиран режим.

Когато видите това съобщение, изпълнете следната стъпка, за да разрешите блокираното съдържание:

  • В лентата за съобщения Предупреждение относно защитата щракнете върху Разрешаване на съдържание, и изпълнете заявката отново.

най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×