Използване на Microsoft Query за извличане на външни данни

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Можете да използвате Microsoft Query за извличане на данни от външни източници. С помощта на Microsoft Query за извличане на данни от вашите корпоративни бази данни и файлове, не е нужно да въвеждате отново данните, които искате да анализирате в Excel. Можете също да обновите вашите отчети на Excel и резюмета автоматично от първоначалната източникна база данни всеки път, когато базата данни се актуализира с нова информация.

С помощта на Microsoft Query можете да се свържете с външни източници на данни, да избирате данни от тези външни източници, да импортирате тези данни във вашия работен лист и да обновите данните, ако е необходимо, за да запазите данните в работния лист синхронизирани с данните във външните източници.

Типове бази данни, до които имате достъп     Можете да извличате данни от няколко типа бази данни, включително Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server и OLAP услуги на Microsoft SQL Server. Можете също да извличате данни от работни книги на Excel и от текстови файлове.

Microsoft Office предоставя драйвъри, които можете да използвате, за да извличате данни от следните източници на данни:

  • Услуги за анализ на Microsoft SQL Server (OLAP доставчик )

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • PARADOX

  • Бази данни за текстов файл

Можете също да използвате ODBC драйвъри или драйвери за източници на данни от други производители за извличане на информация от източници на данни, които не са в списъка, включително други типове OLAP бази данни. За информация за инсталирането на ODBC драйвер или драйвер на източник на данни, който не е в списъка тук, прегледайте документацията за базата данни или се обърнете към вашия доставчик на база данни.

Избиране на данни от база данни     Извличате данни от база данни чрез създаване на заявка, която е въпрос, която задавате за данни, съхранявани във външна база данни. Например ако вашите данни са съхранени в база данни на Access, може да поискате да узнаете стойностите за продажбите за конкретен продукт по регион. Можете да извлечете част от данните, като изберете само данните за продукта и региона, които искате да анализирате.

С Microsoft Query можете да изберете колоните с данни, които искате, и да импортирате само тези данни в Excel.

Актуализиране на работния лист с една операция     След като разполагате с външни данни в работна книга на Excel, всеки път, когато вашата база данни се промени, можете да обновяване данните, за да актуализирате анализа си, без да се налага да създавате повторно вашите обобщени отчети и диаграми. Можете например да създадете обобщение за месечните продажби и да го обновявате всеки месец, когато се появи новата фигура за продажби.

Как Microsoft Query използва източниците на данни     След като настроите източник на данни за конкретна база данни, можете да го използвате винаги, когато искате да създадете заявка, за да избирате и извличате данни от тази база данни, без да се налага да въвеждате отново цялата информация за връзката. Microsoft Query използва източника на данни, за да се свърже с външната база данни и да ви покаже какви данни са налични. След като създадете вашата заявка и връщате данните в Excel, Microsoft Query предоставя работната книга на Excel с информация за заявката и източника на данни, така че да можете да се свържете отново с базата данни, когато искате да обновите данните.

Диаграма, показваща как Query използва източниците на данни

Използване на Microsoft Query за импортиране на данни     за да импортирате външни данни в Excel с Microsoft Query, следвайте тези основни стъпки, като всяко от тях е описано по-подробно в следващите раздели.

Какво е източник на данни?     Източникът на данни е съхранен набор от информация, която позволява на Excel и Microsoft Query да се свързват към външна база данни. Когато използвате Microsoft Query, за да настроите източник на данни, можете да му дадете име и след това да предоставите името и местоположението на базата данни или сървъра, типа на базата данни и вашата информация за влизане и парола. Информацията включва също името на драйвер за OBDC или драйвер на източник на данни, който е програма, която прави връзки с конкретен тип база данни.

За да настроите източник на данни с помощта на Microsoft Query:

  1. В раздела данни , в групата получаване на външни данни щракнете върху от други източниции след това щракнете върху от Microsoft Query.

  2. Направете едно от следните неща:

    • За да зададете източник на данни за база данни, текстов файл или работна книга на Excel, щракнете върху раздела бази данни .

    • За да укажете източник на данни за OLAP кубове, щракнете върху раздела OLAP кубове . Този раздел е наличен само ако сте стартирали Microsoft Query от Excel.

  3. Щракнете двукратно върху _LT_New данни Source>.

    -или-

    Щракнете върху <New на данни Source>и след това щракнете върху OK.

    Показва се диалоговият прозорец Създаване на нов източник на данни .

  4. В стъпка 1 въведете име за идентифициране на източника на данни.

  5. В стъпка 2 щракнете върху драйвер за типа на базата данни, която използвате като източник на данни.

    Забележки: 

    • Ако външната база данни, до която искате да получите достъп, не се поддържа от ODBC драйвърите, които са инсталирани с Microsoft Query, трябва да получите и инсталирате драйвер за ODBC, съвместим с Microsoft Office, от доставчик на трета страна, като например производителя на база. Свържете се с доставчика на базата данни за инструкции за инсталиране.

    • OLAP базите данни не изискват ODBC драйвери. Когато инсталирате Microsoft Query, са инсталирани драйвери за бази данни, които са създадени с помощта на услугите за анализ на Microsoft SQL Server. За да се свържете с други OLAP бази данни, трябва да инсталирате драйвер на източник на данни и клиентски софтуер.

  6. Щракнете върху Свързванеи след това въведете информацията, която е необходима, за да се свържете с вашия източник на данни. За бази данни, работни книги на Excel и текстови файлове, предоставената от вас информация зависи от типа на източника на данни, който сте избрали. Може да бъдете помолени да предоставите име за влизане, парола, версията на базата данни, която използвате, местоположението на базата данни или друга информация, която е специфична за типа на базата данни.

    Важно: 

    • Използвайте сигурни пароли, съчетаващи главни и малки букви, цифри и символи. В несигурните пароли не се смесват такива елементи. Сигурна парола: Y6dh!et5. Несигурна парола: House27. Паролите трябва да бъдат с дължина от 8 или повече знака. По-добре е да използвате фраза за достъп с 14 знака или повече.

    • Изключително важно е да запомните паролата си. Ако я забравите, Microsoft не може да я извлече и да ви я предостави. Съхранявайте записаните пароли на сигурно място, далече от информацията, която защитават.

  7. След като въведете необходимата информация, щракнете върху OK или Finish , за да се върнете към диалоговия прозорец Създаване на нов източник на данни .

  8. Ако вашата база данни съдържа таблици и искате конкретна таблица да се показва автоматично в съветника за заявки, щракнете върху полето за стъпка 4 и след това щракнете върху таблицата, която искате.

  9. Ако не искате да въвеждате потребителското име и паролата си, когато използвате източника на данни, поставете отметка в квадратчето Записвай моите потребителски ИД и парола в дефиницията за източник на данни . Записаната парола не е шифрована. Ако квадратчето за отметка е недостъпно, вижте администратора на вашата база данни, за да определите дали тази опция може да бъде предоставена.

    Забележка относно защитата: Избягвайте да записвате информация за влизане, когато се свързвате с източници на данни. Тази информация може да се съхранява като обикновен текст и злонамереният потребител може да получи достъп до информацията, за да компрометира защитата на източника на данни.

След като изпълните тези стъпки, името на вашия източник на данни се появява в диалоговия прозорец избор на източник на данни .

Използване на съветника за заявки за повечето заявки     Съветникът за заявки ви позволява лесно да избирате и да събирате данни от различни таблици и полета във вашата база данни. С помощта на съветника за заявки можете да изберете таблиците и полетата, които искате да включите. Вътрешно съединение (операция на заявката, която указва, че редове от две таблици са комбинирани на базата на еднакви стойности на полета) се създава автоматично, когато съветникът признае поле за първичен ключ в една таблица и поле със същото име във втора таблица.

Можете също да използвате съветника, за да сортирате набора от резултати и да направите обикновено филтриране. В последната стъпка на съветника можете да изберете да върнете данните в Excel или допълнително да прецизирате заявката в Microsoft Query. След като създадете заявката, можете да я изпълните в Excel или в Microsoft Query.

За да стартирате съветника за заявки, изпълнете следните стъпки:

  1. В раздела данни , в групата получаване на външни данни щракнете върху от други източниции след това щракнете върху от Microsoft Query.

  2. В диалоговия прозорец избор на източник на данни се уверете, че е избрано квадратчето за отметка използване на съветника за заявки за създаване/редактиране на заявки .

  3. Щракнете двукратно върху източника на данни, който искате да използвате.

    -или-

    Щракнете върху източника на данни, който искате да използвате, след което щракнете върху OK.

Работете директно в Microsoft Query за други типове заявки     Ако искате да създадете по-сложна заявка, отколкото позволява съветникът за заявки, можете да работите директно в Microsoft Query. Можете да използвате Microsoft Query, за да преглеждате и да променяте заявките, които започвате да създавате в съветника за заявки, или можете да създавате нови заявки без помощта на съветника. Работете директно в Microsoft Query, когато искате да създадете заявки, които правят следното:

  • Избиране на конкретни данни от поле     В една голяма база данни може да поискате да изберете някои от данните в дадено поле и да пропуснете данните, които не са ви нужни. Например ако имате нужда от данни за два от продуктите в поле, което съдържа информация за много продукти, можете да използвате критерии, за да избирате данни само за двата продукта, които желаете.

  • Извличате данни на базата на различни критерии всеки път, когато изпълнявате заявката     Ако трябва да създадете един и същ отчет на Excel или Резюме за няколко области в едни и същи външни данни, като например отделен отчет за продажбите за всеки регион, можете да създадете параметризирана заявка. Когато изпълните заявка за параметър, получавате подкана за стойност, която да се използва като критерий, когато заявката избира Records. Например заявка за параметър може да ви подкани да въведете конкретен регион и можете да използвате повторно тази заявка, за да създадете всеки от отчетите за регионален продажби.

  • Обединявате данни по различни начини     Вътрешните съединения, които Съветникът за заявки създава, са най-честият тип съединение, използвано при създаването на заявки. Понякога обаче искате да използвате друг тип съединение. Например ако имате таблица с информация за продажбите на продукти и таблица с информация за клиента, вътрешното съединение (типът, създаден от съветника за заявки) ще предотврати извличането на записи на клиенти за клиенти, които не са направили покупка. С помощта на Microsoft Query можете да се присъедините към тези таблици, така че да бъдат извлечени всички клиентски записи, както и данни за продажбите за тези клиенти, които са извършили покупки.

За да стартирате Microsoft Query, изпълнете следните стъпки:

  1. В раздела данни , в групата получаване на външни данни щракнете върху от други източниции след това щракнете върху от Microsoft Query.

  2. В диалоговия прозорец избор на източник на данни се уверете, че квадратчето за отметка използване на съветника за заявки за създаване/редактиране на заявки е ясно.

  3. Щракнете двукратно върху източника на данни, който искате да използвате.

    -или-

    Щракнете върху източника на данни, който искате да използвате, след което щракнете върху OK.

Повторно използване и споделяне на заявки     И в съветника за заявки, и в Microsoft Query можете да записвате заявките като. dqy файл, който можете да променяте, използвате повторно и споделяте. Excel може да отваря. dqy файловете директно, което позволява на вас или други потребители да създавате допълнителни диапазони от външни данни от една и съща заявка.

За да отворите записана заявка от Excel:

  1. В раздела данни , в групата получаване на външни данни щракнете върху от други източниции след това щракнете върху от Microsoft Query. Показва се диалоговият прозорец избор на източник на данни .

  2. В диалоговия прозорец избор на източник на данни щракнете върху раздела заявки .

  3. Щракнете двукратно върху записаната заявка, която искате да отворите. Заявката се показва в Microsoft Query.

Ако искате да отворите записана заявка, а Microsoft Query е вече отворена, щракнете върху менюто файл на Microsoft Query и след това щракнете върху Отвори.

Ако щракнете двукратно върху. dqy файл, Excel се отваря, изпълнява заявката и след това вмъква резултатите в нов работен лист.

Ако искате да споделите Резюме на Excel или отчет, базиран на външни данни, можете да дадете на други потребители работна книга, която съдържа диапазон от външни данни, или можете да създадете шаблон. Шаблонът ви позволява да запишете обобщението или отчета, без да записвате външните данни, така че файлът да е по-малък. Ще бъдат извлечени външните данни, когато потребителят отвори шаблона за отчет.

След като създадете заявка в съветника за заявки или в Microsoft Query, можете да върнете данните в работен лист на Excel. След това данните стават диапазон от външни данни или отчет с обобщена таблица, които можете да форматирате и обновявате.

Форматиране на извлечени данни     В Excel можете да използвате инструменти, като например диаграми или автоматични междинни суми, за представяне и обобщаване на данните, извлечени от Microsoft Query. Можете да форматирате данните и форматирането ви се запазва при обновяване на външните данни. Можете да използвате собствените си етикети на колони, а не имената на полетата, и да добавяте автоматично номерата на редовете.

Excel може автоматично да форматира нови данни, които въвеждате в края на диапазона, така че да съвпада с предходните редове. Excel може автоматично да копира формулите, които са били повтаряни в предходните редове, и да ги разшири до допълнителни редове.

Забележка: За да бъде разширен до нови редове в диапазона, форматите и формулите трябва да се показват в поне три от петте предшестващи реда.

Можете по всяко време да включите тази опция (или изкл.):

  1. Щракнете върху Файл > Опции > Разширени.

    В Excel 2007: щракнете върху бутона Microsoft Office Изображение на бутона Office , щракнете върху Опции на Excelи след това щракнете върху категорията Разширени .

  2. В секцията Опции за редактиране отметнете квадратчето удължавай форматите и формулите за диапазони от данни. За да изключите автоматичното форматиране на диапазон от данни отново, изчистете отметката от това квадратче.

Обновяване на външни данни     Когато обновите външни данни, стартирате заявката, за да извлечете всички нови или променени данни, които отговарят на спецификациите ви. Можете да обновите заявка както в Microsoft Query, така и в Excel. Excel предоставя няколко опции за обновяване на заявки, включително обновяване на данни всеки път, когато отваряте работната книга и я обновявате автоматично през времеви интервали. Можете да продължите да работите в Excel при обновяването на данните и можете също да проверите състоянието, когато данните се обновяват. За повече информация вижте свързани данни за обновяване (импортирани).

Най-горе на страницата

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×