Използване на циркулярни документи за персонализиране на писма за масова поща

Използване на циркулярни документи за персонализиране на писма за масова поща

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Когато имате Групова поща за изпращане до хора в пощенския ви списък, можете да използвате циркулярни документи, за да създадете група персонализирани писма. Всяко писмо, което е произведено, има идентично оформление, форматиране, текст и графика. Само определени раздели на писмото са различни и са персонализирани.

Има три файла, включени в създаването и отпечатването на писма чрез процеса на циркулярни документи:

  • Вашият основен документ
    този документ съдържа текст и графика (например емблема или изображение), които са идентични за всяка версия на обединения документ. Основния текст на писмото е пример за идентично съдържание.

  • Вашият пощенски списък
    този източник на данни е този, който се използва за попълване на информацията в писмото. Вашият пощенски списък има имена например и Вашият основен документ е писмото, което ще бъде адресирано до имената в списъка ви.

  • Вашият обединен документ
    Този документ е комбинация от основния документ и пощенския списък. Циркулярните документи извличат информация от пощенския списък и я поставят във вашия основен документ, което води до персонализирано писмо за всеки човек.

Можете да научите повече за начина на работа на циркулярни документи за писма в следното видео, което е част от курс на обучение.

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Стъпка 1: Подготовка на основния документ

Преди да започнете създаването на циркулярни документи, Подгответе писмото си. Ако позволявате на хората да знаят за предстоящи събития, например включвайте името, датата, часа и местоположението на събитието. Тези данни ще бъдат важни за всички получатели на вашето писмо.

  1. В раздела пощенски съобщения , в групата стартиране на циркулярни документи изберете стартиране на циркулярни документи в >.

    В Word, в раздела Пощенски съобщения изберете стартиране на циркулярни документи, след което изберете опция.

  2. В Word въведете основния текст на писмото (пример следва), който искате да изпратите до всички.

    Пример на буквата в Word за Бел, използван за циркулярни документи.

Стъпка 2: Настройка на пощенския списък

Пощенският списък е вашият източник на данни. Той може да бъде електронна таблица на Excel, указател с контакти на Outlook, база данни на Access или адресен списък на Office. Той съдържа записите, които Word използва, за да извлече информация, за да създаде писмото ви.

Съвети

  • Ако нямате пощенски списък, можете да създадете такъв по време на съставяне на циркулярните писма. Преди да започнете процеса за циркулярни писма, съберете всичките си записи с данни и ги добавете към източника на данни.

  • Ако използвате електронна таблица на Excel, се уверете, че КОЛОНАТА за пощенските кодове или пощенските кодове е форматирана като текст, така че да не изгубите нули.

  • Ако искате да използвате контактите си от Outlook, се погрижете Outlook да е вашата имейл програма по подразбиране.

Стъпка 3: свързване на пощенския списък към вашия основен документ

Сега сте готови да отворите източника на данни за вашия пощенски списък и да го свържете към писмото си.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете Избор на получатели, след което изберете опция.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата Стартиране на циркулярни документи изберете избор на получатели и след това изберете въвеждане на нов списък

  2. Направете едно от следните неща:

    • Ако нямате пощенски списък, изберете Въвеждане на нов списък и създайте такъв.

      или

    • Ако пощенският ви списък е в електронна таблица на Excel, база данни на Access или друг тип файл с данни, изберете Използване на съществуващ списък. След това отидете до вашия списък и изберете Отвори.

      или

    • Ако използвате контактите си в Outlook, изберете Избор от контакти в Outlook.

  3. Изберете Файл > Запиши като.

  4. В полето Име на файл въведете име на файл, след което изберете Запиши.


Редактиране на списъка с получатели

Ако създавате и отпечатвате писма за всеки във вашия списък, отидете на "стъпка 4: Добавяне на персонализирано съдържание към писмото." Ако искате да изпратите писма до хора, които живеят, например в рамките на 20 километра от събитие, което хоствате, използвайте филтър като пощенски код или пощенски код, за да стесните списъка.

  1. Изберете Редактиране на списъка на получателите.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела "Пощенски съобщения", в групата "Започване на обединяване" изберете "Редактиране на списъка получатели".

  2. В диалоговия прозорец получатели на циркулярни документи Поставете отметка в квадратчето до името на всяко лице, което искате да получи вашето имейл съобщение.

    Изберете редовете, като отметнете квадратчето

В диалоговия прозорец Получатели на циркулярни документи има опции за прецизиране на списъка получатели. Двете най-често използвани опции са да сортирате и да филтрирате списъка, за да улесните намирането на имената и адресите.

В циркулярен документ на Word изберете "Редактиране на получателите" и след това в диалоговия прозорец "Получатели на циркулярни документи", под "Уточняване на списъка получатели" изберете опция.

За по-подробна информация вижте сортиране и филтриране на данните зациркулярни документи.

Стъпка 4: Добавяне на персонализирано съдържание към писмото

Добавете съдържание към писмото си, което е различно за всеки човек, който го получава, например неговото име и адрес. Най-добрата практика за добавяне на тези подробности е да вмъкнете променливи полета в основния документ.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Адресен блок.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела "пощенски съобщения", в групата "Вмъкване на & на полета" изберете адресен блок.

  2. В диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок изберете формат за името на получателя, тъй като той ще се появи в писмото.

    Опции за "Адресен блок"

  3. Изберете OK.

    Забележка: За да видите как ще се показва адресът в писмото, под Визуализацияизберете Визуализация на резултатите. Изберете бутона за записване на следващия Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или предишния Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да се придвижвате между записите във вашия източник на данни.

  4. В групата Напиши _AMP_ вмъкване изберете ред за поздрав.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела "пощенски съобщения", в групата "Вмъкване на &" изберете ред за поздрав.

  5. В диалоговия прозорец Вмъкване на ред за поздрав изберете формата, който искате да използвате.

  6. Изберете OK , за да вмъкнете променливото поле в писмото.

  7. Изберете File > Save , за да запазите писмото (пример следва), което създавате за циркулярните документи.

    Примерен циркулярен документ в Word, показващ полето "адресен блок" и поле "ред за поздрав".

За да вмъкнете друга потребителска информация в писмото от пощенския ви списък, вижте Добавяне на полета за циркулярни документи един по един.


Проверяване на имената на полетата за обединяване

Уверете се, че Word намира имената и адресите в пощенския списък.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Запис и вмъкване на полета изберете Съгласуване на полета.

    Съвет: Полета за циркулярни писма може да се отвори и от диалоговия прозорец Вмъкване на адресен блок, който вече сте използвали за добавяне на адресен блок към основния документ.

  2. В диалоговия прозорец Съгласуване на полета потвърдете, че полетата със записи, които се показват в списъка, съответстват на имената на заглавия на колони за записите във вашия източник на данни за пощенския списък.

    Диалогов прозорец "Съгласуване на полета"

    Забележка: Има две колони в диалоговия прозорец. Лявата колона е списък на често срещани имена в бизнес запис например. Дясната колона е името на полето за общото име, което се съпоставя със заглавие на колона във файла на източника на данни.

  3. Направете едно от следните неща:

    • Ако показаните имена на полета съответстват на заглавията на колони, които сте използвали за записите в източника на данни за пощенския списък, не правете нищо повече.

      или

    • Ако в име на поле, което очаквате да съответства на някое заглавие на колона в източника на данни, се появява (няма съответствие), изберете стрелката за падащото меню и след това изберете името на полето в източника на данни за пощенския списък. Повторете, ако е необходимо.

  4. Изберете OK.


Форматиране на полета в циркулярни писма

За да промените шрифта, размера или разредката на обединеното съдържание, изберете името на полето в циркулярното писмо и направете желаните промени.

  1. В раздела Пощенски съобщения, в групата Преглед на резултати изберете Преглед на резултати, за да превключите от обединените резултати обратно към полетата за циркулярни писма във вашето писмо.

    В Word, в раздела "Пощенски съобщения", групата за "Визуализиране на резултатите".

  2. Изберете името на полето за циркулярни писма.

    Избрано поле ''адресен блок''

  3. В раздела Начало изберете желания шрифт и размер на шрифта.

    В Word, в раздела "Начало" в групата "Шрифт" изберете шрифт и размер на шрифта.

  4. В раздела Оформление на страниците (Word 2013) или раздела Оформление (Word 2016) изберете желаната разредка на абзаците.

    В Word, в раздела "Оформление", в групата "Абзац" задайте разредка.

    Забележка: Тъй като Word третира всеки ред в адресен блок като абзац, можете да намалите разредката между редовете.

Стъпка 5. Визуализиране и отпечатване на буквите

  1. Изберете Визуализиране на резултатитеи след това изберете бутона за записване на следващия Бутон "Следващ запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи или предишен Бутон "Предишен запис" за резултати от визуализацията на циркулярни документи , за да сте сигурни, че имената и адресите в основния текст на вашето писмо изглеждат добре.

    Съвет:  За да отидете в началото на списъка, изберете първия Бутон "Първи запис" за визуализиране на резултатите за циркулярни документи запис и за да отидете в края на списъка, изберете бутона за Последна Бутон за последен запис за визуализиране на резултатите за циркулярни документи запис.

  2. Изберете Край и обединяване > Печат на документи.

    Като част от циркулярните документи на Word, в раздела Пощенски съобщения, в групата Готово изберете край на обединяването на & и след това изберете опция.

Стъпка 6: записване на персонализираното писмо

Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с пощенския ви списък, така че да можете да го използвате за следващата си Групова поща.


За повторно използване на циркулярния документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете да , когато Word ви подкани да запазите връзката.


За да промените адресите в циркулярен документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете Редактиране на списъка получатели , за да сортирате, филтрирате и изберете конкретни адреси.

Още информация

Преди да започнете създаването на циркулярни документи, Подгответе писмото си. Ако позволявате на хората да знаят за предстоящи събития, например включвайте името, датата, часа и местоположението на събитието. Тези данни ще бъдат важни за всички получатели на вашето писмо.

  1. В раздела пощенски съобщения , в групата стартиране на циркулярни документи изберете стартиране на циркулярни документи в >.

    Формулярни писма

  2. В Word въведете основния текст на писмото, което искате да изпратите до всички.

Пощенският списък е вашият източник на данни. Той може да бъде електронна таблица на Excel, указател с контакти на Outlook, база данни на Access или адресен списък на Office. Той съдържа записите, които Word използва, за да извлече информация, за да създаде писмото ви.

Съвети

  • Ако нямате пощенски списък, можете да създадете такъв по време на съставяне на циркулярните писма. Преди да започнете процеса за циркулярни писма, съберете всичките си записи с данни и ги добавете към източника на данни.

  • Ако използвате електронна таблица на Excel, се уверете, че КОЛОНАТА за пощенските кодове или пощенските кодове е форматирана като текст, така че да не изгубите нули.

  • Ако искате да използвате контактите си от Outlook, се погрижете Outlook да е вашата имейл програма по подразбиране. За да направите това, отворете Apple Mail и в менюто поща изберете предпочитания. В раздела Общи , до имейл четец по подразбиранеизберете Microsoft Outlook

  • Можете също да използвате вашите контакти на Apple, за да се уверите, че Apple Mail е вашата програма за поща по подразбиране.

  • Използвайте база данни на FileMake Pro като DataSource за циркулярни документи.

  1. В раздела Пощенски съобщения изберете Избор на получатели, след което изберете опция.

    В раздела "Пощенски съобщения" е избрана опцията "Избор на получатели" със списък с опции

    Choose

    За да

    Създаване на нов списък

    Започнете нов списък с адреси, докато подготвяте циркулярния документ

    Използване на съществуващ списък

    Използвайте електронна таблица на Excel или друг тип файл с данни, като ваш адресен списък

    Избор от контакти в Outlook

    Изберете за вашия адресен списък имена директно от вашите "Контакти" на Outlook

    Контакти на Apple

    Изберете за вашия адресен списък имена директно от вашата адресна книга на Apple

    FileMaker Pro

    Импортирайте данните от база данни на FileMaker Pro

  2. Ако сте избрали Създаване на нов списък, изпълнете следните стъпки:

    1. В диалоговия прозорец Редактиране на полета от списъкаWord автоматично създава полета за основна информация – например "Собствено име", "Фамилно име" и "Адрес". Ако искате да добавите ново поле – например поле за съобщения – добавете го сега, така че да можете да го попълните, когато въвеждате записите. Под име на ново полевъведете името на полето, което искате да добавите, и след това изберете знака "плюс" (+).

      Съвет:  За да промените реда на полетата, изберете полето, което искате да прехвърлите, и след това използвайте стрелките нагоре или надолу, за да местите желаното поле в списъка.

    2. Когато всички полета са настроени по начина, по който искате, изберете Създай , за да създадете списъка.

  3. Ако сте избрали Използвай съществуващ списък, изпълнете следните стъпки:

    1. Отидете до файла, който искате да използвате, и щракнете върху Отвори.

    2. Ако сте избрали да отворите електронна таблица на Excel, в диалоговия прозорец Отваряне на работна книга изберете листа, който искате да използвате, и оставете диапазона на клетка празно, за да използвате целия работен лист или да въведете диапазон от клетки за данните, които искате да използвате, и след това изберете OK.

  4. Ако сте избрали избор от контакти в Outlook или Apple контакти, изпълнете следните стъпки:

    1. Изберете Филтриране на получатели, за да изберете получателите, които искате да включите.

    2. За контакти на Outlook, в диалоговия прозорец Опции за заявка до списък с получатели на циркулярни документи поизберете завършване на записа. В списъка с контакти изберете контактите, които искате да изпратите масова поща, и след това изберете OK.

    3. За контакти на Apple, в диалоговия прозорец Опции за заявка , в група контакти на Appleизберете групата, за която искате да изпратите масова поща, и след това изберете OK.

    4. За база данни на FileMaker Proизберете файла на базата данни вбазата данни изберете FileMaker Pro, която да се използва като източник на данни , и изберете Отвори .

  1. В раздела пощенски съобщения изберете Вмъкване на поле за обединяване и изберете полето, което искате да добавите.

    В раздела "Пощенски съобщения" е осветена опцията "Вмъкване на поле за обединяване"

    Продължете да добавяте полета, докато не добавите цялата информация, която искате, в писмото си.

  2. Форматирайте полетата в писмото, така че да изглежда по начина, по който искате да изглеждат останалите пликове. Например включете интервал между полетата собствено и фамилно име и натиснете ENTER, за да започнете нов ред за адресното поле.

    Съвет: За да сортирате списъка на получателите или да премахнете получатели, в раздела пощенски съобщения изберете филтриране на получатели, след което изберете сортиране на записи или филтриране на записи. Когато сте готови, изберете OK.

  1. В раздела пощенски съобщения изберете визуализиране на резултатите , за да видите как изглежда вашето писмо. Използвайте стрелките наляво и надясно в раздела пощенски съобщения , за да превъртате през всяко писмо.

    В раздела "Пощенски съобщения" е осветена опцията "Визуализиране на резултатите"

  2. За да направите допълнителни промени във форматирането, изберете отново Визуализиране на резултатите, което ви позволява да добавяте или премахвате полета за циркулярни писма.

  3. Когато буквите изглеждат по желания от вас начин, в раздела пощенски съобщения изберете край на обединяването на & _GT_ за печат на документи , за да завършите циркулярния документ.

    В раздела "пощенски съобщения" завърши & обединяване и опцията "печат на документи" са осветени

    Съвет: Ако искате да преглеждате и актуализирате всяка буква поотделно преди отпечатването, в раздела пощенски съобщения изберете край на обединяването на & _GT_ Редактиране на отделни документи. Когато сте готови, щракнете върху файл > печат , за да отпечатате пликовете.

Когато запишете циркулярния документ, той остава свързан с пощенския ви списък, така че да можете да го използвате за следващата си Групова поща.

За повторно използване на циркулярния документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете да , когато Word ви подкани да запазите връзката.

За да промените адресите в циркулярен документ

  • Отворете циркулярния документ и изберете Редактиране на списъка получатели , за да сортирате, филтрирате и изберете конкретни адреси.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×