Преминаване към основното съдържание
Използване на циркулярни документи за изпращане на данни на Access в Word

Използване на циркулярни документи за изпращане на данни на Access в Word

Създаването на циркулярни документи е чудесен начин да направите така, че вашите данни на Access да работят. Това видео ви показва как да създадете типична форма на писмо в Microsoft Word, като започнете с командата за обединяване на Word в Access. Или ако предпочитате, прегледайте основните стъпки под видеото.

Забележка: Това видео е записано с помощта на Access 2013, но същите основни стъпки важат за Access 2010, Access 2016 и версията за абонамент на Access.

Вашият браузър не поддържа видео. Инсталирайте Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

В това видео

Ето общата процедура за създаване на циркулярни документи на Word в Access:

  1. Отворете базата данни на Access, съдържаща адресите, които искате да обедините с Word.

  2. Ако Навигационният екран не е отворен, натиснете F11, за да го отворите.

  3. Изберете таблицата или заявката, която съдържа адресите. Ако адресните полета са разпределени в множество таблици, създайте проста заявка за избиране , която съдържа полетата, които са ви нужни, и изберете тази заявка за операцията за обединяване.

  4. В раздела външни данни , в групата експортиране щракнете върху обединяване на Word.

  5. Отваря се диалоговият прозорец Съветник за циркулярни документи на Microsoft Word .

    Изберете, за да свържете вашите данни към съществуващ документ на Word или да създадете нов документ.

  6. Изберете дали искате съветникът да свърже вашите адресни данни в съществуващ документ на Word, или да започнете с нов празен документ.

  7. Щракнете върху OK.

Word стартира и показва раздела пощенски съобщения и екрана "циркулярни документи".

  1. Работете чрез стъпките на съветника, като щраквате върху връзките напред и назад в долната част на екрана за циркулярни документи.

  2. В стъпка 3 на съветника няма да се налага да избирате списъка получатели. Това е определено, когато сте го избрали в Access. Може обаче да поискате да прецизирате списъка, като щракнете върху Редактиране на списъка на получателите. В полето, което се отваря, можете да премахнете отделни получатели от обединяването, да приложите филтри, да сортирате списъка и т. н.

  3. В стъпка 4 от съветника напишете писмото (освен ако не работите със съществуващ документ).

  4. Поставете курсора в документа там, където искате да се появяват адресните данни, и щракнете върху адресен блок, ред за поздравили още елементи в екрана за циркулярни документи, за да вмъкнете данните на Access в документа. В полетата, които се появяват, изберете желания формат и щракнете върху съгласуване на полета , за да сте сигурни, че полетата съвпадат правилно.

  5. В стъпка 5 на съветника щракнете върху бутоните напред (>>) и назад (<<), за да визуализирате как ще изглеждат обединените данни, когато отпечатате документа.

  6. В стъпка 6 на съветника щракнете върху печат и изберете желаните опции за печат.

  7. Запишете и затворете документа на Word.

    Забележки: 

    • Ако трябва да се върнете и да регулирате някои от настройките за обединяване, след като сте завършили съветника, всички операции са достъпни в раздела пощенски съобщения в Word.

    • Ако направите промени в проекта в базата данни на Access, може да се наложи да регулирате някои от настройките за обединяване в Word, за да направите обединяването да работи правилно.

    • Съветникът за циркулярни документи е проектиран около работа с данни за пощенски адреси. Все пак можете да използвате функцията за циркулярни документи, за да обедините всякакъв вид данни с Word, като например записи за инвентаризация, задачи или каквото съхранявате в Access.

За по-подробна информация за функциите за циркулярни документи на Word вижте следните статии:

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×