Използване на сайт на център за документи

Използване на сайт на център за документи

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

SharePoint предлага много функции за управление на съдържание и мащабирането работи добре. Ако имате стотици или хиляди документи, видеоклипове и т. н., които трябва да управлявате, помислете да използвате шаблон за сайт "Център за документи" (включен в SharePoint по подразбиране). Този шаблон е оптимизиран за управление на голям брой документи. Той може да ви спести време и да ви помогне да бъдете по-ефективни, SharePoint включва и шаблон за сайт на център за документи. В този шаблон за вас са вградени най-важните функции като версии на документи, ИД на документи, колективни папки за документи, навигация на метаданни и типове съдържание.

Един сайт на център за документи работи за следните два сценария:

  • Среда за авторство    В средата за авторство на центъра за документи потребителите създават и редактират хиляди документи или мултимедийни активи, които се съхраняват в централно хранилище.

  • Архив за съдържание    В един архив за съдържание – например база знания – потребителите съхраняват или преглеждат документи.

Тази статия ви разказва за функциите в един шаблон за сайтове на център за документи и как се създава сайт на център за документи.

За да създадете център за документи, вижте използване на шаблони за създаване на различни видове сайтове на SharePoint

Какво има в един сайт на център за документи?

Шаблонът за сайтове на център за документи съдържа функции, които улесняват и правят по-ефективно създаването и управлението на големи набори от документи. В повечето случаи един собственик на сайт може да добави всяка от тези функции поотделно. Един шаблон за сайтове на център за документи обаче автоматично разрешава препоръчваните функции за управление на документи. Следващите секции описват накратко тези функции.

Можете да използвате сайт на център за документи като авторска среда или архив за съдържание: В една авторска среда потребителите често извличат и вкарват обратно файлове и създават структури от папки за тези файлове. Създаването на версии е разрешено, като може да съществуват 10 или повече предишни версии на всеки документ. Освен това работни потоци могат да контролират жизнените цикли на документите

За разлика от това, в един архив за съдържание се извършват много малко дейности, свързани със създаване. Потребителите само преглеждат или качват документи. Шаблонът за сайтове на център за документи поддържа създаването на един тип архив за съдържание, наречен архив за база знания. Обикновено базите знания съдържат единични версии на документи и един сайт може да съдържа до 10 милиона файла. При един типичен сценарий, например център за техническа поддръжка на голяма организация, 10 000 потребители може да имат достъп до съдържанието, предимно за да го четат. Едно подмножество от 3000 до 4000 потребители може да качва ново съдържание в сайта.

Следващите елементи описват някои функции на SharePoint, които може да включите в един сайт на център за документи. Този списък описва само няколко от възможните функции. В допълнение към тези възможности, повечето фирми персонализират облика и навигацията по центъра за документи и включват персонализирани уеб части за функционални възможности, уникални за фирмата.

"Управлявани метаданни" е система, която присвоява определени изрази на документи в SharePoint. След това можете да използвате тези изрази за класифициране на документите. Можете да използвате метаданни и да създадете мощен инструмент за навигация за потребители, който може да им помогне бързо да намират това, което искат.

Да предположим например, че вашата фирма има хранилище за база данни, което съдържа статии, помагащи на хората да отстраняват проблеми с продукти. Можете да създадете изрази за метаданни, които позволяват на потребителите да филтрират информацията по продукт, по тип на проблема или по други характеристики.

В един сайт на център за документи всеки елемент съдържание получава уникален ИД, който не е свързан с местоположението на документа, подобно на URL връзка. Това значи, че ако преместите или преименувате този документ, ИД се запазва. По този начин можете да използвате ИД, за да създадете един вид постоянна връзка към документа и да минимизирате опасността за загуба на време поради прекъснати връзки.

Версиите на документи са автоматично разрешени в един сайт на център за документи. Това значи, че автоматично имате хронология на всички различни версии на даден документ. При един процес на преглеждане на документа например това значи, че имате запис на всички актуализации, които са били въведени по време на цикъла на преглеждане. Можете да проследявате актуализациите, да се свързвате с респондентите и т. н. В допълнение, ако възникне проблем с текущата версия на дадена статия, бързо можете да се върнете към последната известна добра версия,

Типът съдържание представлява определен вид съдържание заедно с група настройки за това съдържание. Когато някой създаде документ с определен тип съдържание, той автоматично получава всички съответни настройки за този тип съдържание. Един център за документи например може да има колекция от типове съдържание – различни видове документи, видеоклипове, шаблони и т. н.

Организаторът на съдържание не се включва автоматично в един сайт на център за документи. Повечето потребители обаче го добавят. Организаторът на съдържание е функция на SharePoint, която ви дава възможност да управлявате цялостната организация и структура на елементите. С помощта на метаданни или типове съдържание организаторът на съдържание може автоматично да маршрутизира документи и други елементи до определени места. В една база знания например можете да накарате организатора на съдържание автоматично да маршрутизира всички нови подавания в специална библиотека, която събира статии за определен продукт.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×