Преминаване към основното съдържание
Office

Използвайте шаблона за база данни на Access за контакти

Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Използвайте шаблона за база данни на Access контакти за проследяване на имена, адреси, телефонни номера и друга информация. Тази нова версия на популярните шаблон на Access ви позволява да категоризирате всеки контакт, изпращане на имейл съобщения и създаване на карти на адреси.

Искате ли да гледате видео за използването на този шаблон? Вижте тази статия, Използвайте шаблона за база данни за контакти.

Забележка: Шаблон на база данни за контакти е била актуализирана през последните няколко години. Тези инструкции се отнасят до най-новата версия на шаблона, които са налични за изтегляне. Ако стъпките по-долу не отговаря на това, което виждате, вероятно използвате по-стара версия на шаблона.

Първи стъпки

В тази статия ние обхващат основните стъпки за използване на шаблона за база данни за контакти.

Подготовка на базата данни за използване

  • При първото отваряне на базата данни, Access показва добре дошли формуляра. За да предотвратите показването на следващия път, когато отворите базата данни на този формуляр, изчистете квадратчето Показвай добре дошли, когато тази база данни е отворена .

    Затворете формуляра добре дошли, за да започнете да използвате базата данни.

  • Да сте сигурни, че всички съдържанието на базата данни е разрешено, в лентата за съобщения щракнете върху разреши това съдържание.

    За повече информация относно разрешаването на съдържание на база данни вижте статията решите дали да се доверите на база данни.

Добавяне на контакти от Microsoft Outlook

Ако използвате Microsoft Outlook, можете да добавите контакти от тази програма, без да се налага да въвеждате отново информацията.

  1. Във формуляра за Списъка с контакти щракнете върху Добавяне от Outlook.

  2. В диалоговия прозорец Избор на имена на добавяне изберете имената, които искате да добавите към базата данни.

  3. Щракнете върху Добави и после върху OK.

Търсене на контакт

Полето за Бързо търсене ви позволява да бързо да намерите контакт във формуляра за Списъка с контакти .

  • Във формуляра за Списъка с контакти в полето за Бързо търсене въведете текста, който искате да търсите и след това натиснете клавиша ENTER.

    Access филтрира списъка, за да покажете само тези записи, които съдържат търсения от вас текст. За да се върнете към пълния списък, щракнете върху Изчисти текущата търсене. (Това е X вътре в полето за търсене.)

Показване или скриване на колони

Във формуляра за Списъка с контакти някои полета (колони) са скрити по подразбиране. За да промените кои полета се показват:

  1. Щракнете върху Покажи/Скрий полета.

  2. В диалоговия прозорец Показване на колоните Поставете отметка в квадратчето до всяка колона, която искате да покажете. Изчистете отметката от квадратчето за отметка, за да скриете колоната.

Показване на данни за контакт

Формуляр за Подробности за контакт ви позволява да видите и въведете повече информация за всеки контакт. За да покажете формуляра подробни данни за контакт:

  • Във формуляра за Списъка с контакти щракнете върху Отвори до контакта, който искате да видите.

Добавяне на картина

Във формуляра за Подробности за контакт можете да добавите картина за контакта.

  1. Под рамка на картина щракнете върху Редактиране на картина.

  2. В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху Добавяне.

  3. В диалоговия прозорец Изберете файл Намерете папката, която съдържа файла.

  4. Изберете файла, който искате да добавите и след това щракнете върху Отвори.

  5. В диалоговия прозорец прикачени файлове щракнете върху OK.

Забележка: Можете да прикачите няколко файла за всеки контакт, включително различни типове файлове като документи или електронни таблици.

Показване на карта на адреса на контакта

Във формуляра за Подробности за контакт , ако сте въвели адрес на улица за контакта, можете да показвате карта на това местоположение:

  • Щракнете върху карта.

Показване на отчети

База данни за контакти включва два отчета: директория и телефонен указател. За да покажете отчет:

  • В навигационния екран, под отчетищракнете двукратно върху отчета, който искате да покажете.

Можете да създадете ваши собствени отчети по избор. За повече информация вижте статията Създаване на прост отчет.

Модифициране на база данни за контакти

Можете да персонализирате на базата данни за контакти, като добавите ново поле към таблицата "Контакти" и след това да добавите това поле към формуляр за Списък с контакти и формуляра Подробни данни за контакт .

Добавяне на поле към таблица "Контакти"

  1. Затворете всички отворени раздели.

  2. В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата " Контакти ".

  3. Превъртете надясно, докато видите колоната Добавяне на ново полес име. Щракнете двукратно върху заглавието на колоната и въведете името на полето.

Първият път, въведете данните в колоната, Access задава типа данни вместо вас.

Добавяне на поле към формуляр

След като поле е добавен към таблица, след което можете да го добавите към формуляр.

  1. С десния бутон върху формуляра в навигационния екран и след това щракнете върху Изглед на оформление.

  2. В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.

  3. Плъзнете полето, което искате от списъка с полета към формуляра.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×