Изискване на одобрение за елементи в списък на сайта или библиотека

Изискване на одобрение за елементи в списък на сайта или библиотека

Забележка:  Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.

Списъци и библиотеки може да съдържа често поверителна информация, като например очаква маркетингови кампании или човешки ресурси инициативи. Може да е важно да имате само "официални" версии на елементи или файлове, които се вижда от потребителите. За да направите това можете да изисквате одобрение на елемент или файл, преди съдържанието става видим за повечето потребители на сайта. Като се изисква одобрение, организацията да приложите значително ниво на качество и защита на съдържание в списъци и библиотеки.

Какво искате да направите?

  1. Отидете в библиотеката, за която искате да се изисква одобрение.

  2. Щракнете върху Настройки на Настройки: актуализиране на профила, инсталиране на софтуер и свързване с облака , Настройки на библиотеката.

    Ако не виждате тези елементи на менюто, щракнете върху библиотека на лентата и след това щракнете върху

    Настройки на библиотеката в групата настройки.

  3. В Общи настройки изберете Настройки на версиите, за да отворите страницата Настройки на версиите.

    Настройки на диалоговия прозорец на библиотеката с версиите избран.
  4. В секцията Одобрение на съдържание , изберете да в отговор на изискват одобрение на съдържанието за изпратените елементи? В раздела Хронология на версиите на документа Задайте дали искате SharePoint, за да създадете версии, когато даден файл се редактира. Можете също да изберете да ограничите броя на версиите, които се запазват.

  5. В секцията Защита на елементите на черновите определете кои потребители могат да виждат елементи от черновите в библиотеката с документи.

    Избори диалоговия прозорец Създаване на версии

    Съвет: Ако изисквате одобрение на списък или библиотека, която вече съдържа елементи, всички елементи в библиотеката се означават като одобрени.

  6. Можете да изберете едно от следните неща:

    • Потребители, които могат да четат елементи в списъка

    • Само потребители, които могат да редактират елементи в списъка

    • Само потребители, които могат да одобряват елементи в списъка, и автора на елемента

  7. Щракнете върху OK.

  1. Отидете в списъка, за който искате да се изисква одобрение.

  2. В лентата щракнете върху раздела списък .

  3. Щракнете върху Настройки на списък.

  4. В Общи настройки изберете Настройки на версиите, за да отворите страницата Настройки на версиите.

  5. В секцията Одобрение на съдържание , изберете да в отговор на изискват одобрение на съдържанието за изпратените елементи? В раздела Хронология на версиите на елемент Задайте дали искате SharePoint, за да създадете версии, когато даден елемент се редактира. Можете също да изберете да ограничите броя на версиите, които се запазват.

  6. В раздела Защита на черновите Определете кои потребители могат да виждат чернови в списъка.

    Съвет: Ако изисквате одобрение на списък или библиотека, която вече съдържа елементи, всички елементи в библиотеката се означават като одобрени.

  7. Можете да изберете едно от следните неща:

    • Потребители, които могат да четат елементи в списъка

    • Само потребители, които могат да редактират елементи в списъка

    • Само потребители, които могат да одобряват елементи в списъка, и автора на елемента

  8. Щракнете върху OK.

Ако някой подаде елемент към списък или библиотека, която изисква одобрение, той е в Чакащо състояние до някой (кой има поне ниво на разрешения за управление на списъци) го одобри. Докато очаква одобрение, той остава в Чакащо състояние.

Обикновено когато даден елемент е в състояние Чакащ, могат да го виждат само източникът на елемента и хората, които имат разрешения да управляват списъци и библиотеки. След като неговото състояние се промени от Чакащ на Одобрен, той става видим за тези, които имат разрешение да разглеждат списъка или библиотеката. Отхвърлените статии остават в списъка или библиотеката, докато техният източник или някой друг, който има необходимите разрешения, не ги изтрие. На всички елементи или файлове, които вече съществуват в списъка или библиотеката, автоматично се дава състояние Одобрен.

Важно:  Ако защитата в библиотека на сайт е конфигурирана така, че да позволява на всеки потребител да чете елементи, тогава всеки, който има разрешения за четене от сайта, може да вижда всички елементи от списъка или библиотеката, независимо дали елементите са със състояние Одобрен.

Само лица с разрешения "Пълен контрол" или "Проектиране" могат да променят настройките на списък или библиотека.

За да одобрите документ, който е качен или добавени към библиотеката, която изисква одобрение, изпълнете следните стъпки:

  1. Щракнете върху Многоточието (...) до елемента, който искате да се одобри.

  2. Щракнете върху Разширени.

  3. Щракнете върху Одобрение/отхвърляне. Ако Одобрение/отхвърляне не се вижда, щракнете върху Разширении след това щракнете върху Одобрение/отхвърляне. Ако опцията не се показва изобщо, не може да се разреши създаването на версии, или е възможно да нямате разрешения за одобрение на документ.

  4. Щракнете върху одобрена или отхвърлена под състояние на одобрение. По желание можете да добавите коментари в секцията коментар .

  5. Щракнете върху OK.

Какво искате да направите?

Ако някой подаде елемент или файл на списък или библиотека, изискващи одобрение, те са в състояние Чакащ, докато някой, който има необходимите разрешения да прави това, ги одобри. Докато чакат одобрение, те остават в състояние Чакащ.

Обикновено, когато даден елемент или файл е в състояние Чакащ, могат да го виждат само източникът на елемента или файла и хората, които имат разрешения да управляват списъци и библиотеки. След като неговото състояние се промени от Чакащ на Одобрен, той става видим за тези, които имат разрешение да разглеждат списъка или библиотеката. Отхвърлените статии остават в списъка или библиотеката, докато техният източник или някой друг, който има необходимите разрешения, ги изтрие. На всички елементи или файлове, които вече съществуват в списъка или библиотеката, автоматично се дава състояние Одобрен.

Важно:  Ако защитата в библиотека на сайт е конфигурирана така, че да позволява на всеки потребител да чете елементи, тогава всеки, който има разрешения за четене от сайта, може да вижда всички елементи от списъка или библиотеката, независимо дали елементите са в състояние Одобрен.

Само лица с разрешения "Пълен контрол" или "Проектиране" могат да променят настройките на списък или библиотека.

За да зададете задължително одобрение на елементи или файлове

  1. Ако списъкът или библиотеката не са вече отворени, щракнете върху името им в екрана "Бързо стартиране".

  2. В лентата щракнете върху раздела Библиотека от групата Инструменти за библиотеки или Инструменти за списъци.

  3. Ако работите в библиотека, щракнете върху Настройки на библиотеката. Ако работите в списък, щракнете върху Настройки на списък. В този пример се отваря страницата Настройки на библиотеката.

    Страницата за настройки на библиотеката с показана връзка към ''Настройки на версиите''

  4. В Общи настройки изберете Настройки на версиите. Отваря се страницата Настройки на версиите.

    Страницата за настройки на версии, показваща опциите за одобрение

  5. В секцията Одобрение на съдържание изберете Да в отговор на въпроса Да се изисква ли одобрение на съдържанието за изпратените елементи?.

  6. В секцията Защита на елементите на черновите определете кои потребители могат да виждат черновите елементи в библиотеката с документи. В този пример е избрано Само потребители, които могат да одобряват елементи (и авторът на елемента).

  7. Щракнете върху OK.

    Следният пример показва одобрени елементи в библиотеката, след като опцията Изисква одобрение на съдържанието е зададена на Да. Тъй като тези файлове вече са били в библиотеката, те са одобрени автоматично.

    Библиотека на SharePoint след поставяне на изискване за одобрение. Файловете, които вече са били в библиотеката, са в състояние ''Одобрен''.

С течение на времето вашата организация може да сметне за неудобно да се изисква одобрение за всеки елемент или файл в определен списък или библиотека. Това изискване не само изисква време от лицето, което трябва да даде или откаже одобрение, но и пречи на хората лесно да си сътрудничат при работата си върху файл или елемент. Ако решите, че вашата организация вече не се нуждае всеки елемент или файл да бъде одобряван, може да премахнете това изискване.

За да бъде премахнато задължителното одобрение на елементите или файловете от списък или библиотека

  1. Ако списъкът или библиотеката не са вече отворени, щракнете върху името им в екрана "Бързо стартиране".

  2. В лентата щракнете върху раздела Библиотека от групата Инструменти за библиотеки или върху раздела Списък от групата Инструменти за списъци.

  3. Ако работите в библиотека, щракнете върху Настройки на библиотеката. Ако работите в списък, щракнете върху Настройки на списък. В този пример се отваря страницата Настройки на библиотеката.

    Страницата за настройки на библиотеката с показана връзка към ''Настройки на версиите''

  4. В Общи настройки изберете Настройки на версиите. Отваря се страницата Настройки на версиите.

  5. В секцията Одобрение на съдържание изберете Не в отговор на въпроса Да се изисква ли одобрение на съдържанието за изпратените елементи?. Появява се предупредително съобщение.

    Предупредителното съобщение, което се появява, когато бъде избран отговорът ''Не'' в секцията за одобрение на съдържанието на диалоговия прозорец ''Настройки на версиите''

  6. Щракнете върху OK, за да затворите съобщението.

  7. Щракнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец Настройки на версиите. Когато се върнете към вашия списък или библиотека, Състояние на одобрението вече не е налично на страницата. Всички потребители, които имат разрешение да виждат списъка или библиотеката, могат да разглеждат цялото съдържание, което се съхранява там.

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×