Преминаване към основното съдържание

Защо трябва да надстроите вашите списъци за разпространение до групи в Outlook

За годините организациите се позовават на групи за разпространение, за да комуникират и да си сътрудничат с групи от хора както във фирмата, така и извън нея. Сега обаче групите на Office 365 в Outlook предлагат по-мощно решение за съвместна работа.

Съвет: Ако търсите информация за използването на групи с контакти на Outlook за изпращане на имейл до списък с хора, като например група приятели – вижте Създаване на група с контакти или списък за разпространение в Outlook за PC.

Какво представляват групите на Office 365?

Когато настроите група за Office 365 в Outlook, можете да изберете набор от хора, с които искате да си сътрудничите, и лесно да настроите колекция от ресурси за тези хора, които да споделите. Не е нужно да се притеснявате, че ще присвоявате ръчно разрешения на всички тези ресурси, защото добавянето на членове към групата автоматично им дава разрешенията, които са им необходими, за инструментите, които ви предоставя групата.

Тези допълнителни ресурси включват:

  • Споделена папка "Входящи" – където се провеждат разговорите, които традиционно имате в списъците си за разпространение. Тази споделена папка "Входящи" е напълно за търсене, за да се създаде жив Архив на съобщенията на групата. Новодошлите в групата могат да търсят или прескачат назад в хронологията, за да ускорят бързо какво е било Публикувано в групата преди това. Вижте: имате групов разговор в Outlook.

    Съвет: Ако вашите потребители все още искат груповата поща да се показва в своята лична папка "Входящи", тъй като те направиха с списъка за разпространение, всичко, което трябва да направите, е да се абонирате за групата, като щракнете върху бутона " членство " на лентата в Outlook.

  • Библиотека "споделени файлове " – вашата група има библиотека с файлове на SharePoint, където вашите потребители могат да съхраняват, споделят и работят съвместно по документи, работни книги, презентации, изображения или всякакъв друг вид файл, върху който се нуждаят, за да работят. Вижте: споделяне на файлове на група.

  • Споделен календар – вашата група получава споделен календар, за да публикува събития, свързани с групата. Всеки член, който се е абонирал за групата, автоматично ще бъде поканен за събития, публикувани в календара, така че тези събития също да могат да се показват в техните лични календари, ако желаят. Вижте: планиране на събрание в календар на група в Outlook.

  • Споделен бележник на OneNote – групата автоматично има споделен бележник на OneNote, където членовете на групата могат да събират и работят съвместно по информация. Много групи използват бележника, за да създадат живо уики с често задавани въпроси и други ресурси.

  • Достъп за гости – можете да добавите външни контакти към групите за разпространение преди, но те имат само имейл. С групи можете да предложите на гостите достъп до имейл разговорите, файловете и дори споделения бележник на OneNote. Вижте: достъп на гости в групи на Office 365.

  • Съдържание е откриваемо -групи в Outlook са публични по подразбиране, което означава, че те са лесни за други хора във вашата организация да откриват и да се присъединяват или преглеждат материалите в групата. Ако съдържанието на групата е по-чувствително, можете да прехвърлите групата на "Поверително", което скрива съдържанието от нечленуващи лица и изисква собственикът на групата да одобри всякакви искания за присъединяване.

  • Самостоятелно създаване – не е необходимо да се задълбавате по искания от потребители за създаване на групи. Потребителите могат да създават свои собствени групи, ако е необходимо. Ако искате да управлявате кои потребители във вашата организация могат да създават групи, вижте: достъп на гости в групи на Office 365.

Това са само някои от функциите, които правят групи по-мощно решение от групите за разпространение.

Администриране на вашите групи

Office 365 предлага редица полезни инструменти и възможности за по-лесно управление и администриране на вашите групи. За повече информация относно всяко от тези ползи щракнете върху заглавията по-долу.

Поддържането на вашия указател под контрола е грижа за всеки администратор. Ето някои от предлаганите от Office 365 инструменти, за да ви помогне да направите това по-лесно:

  • Правилата за именуване – правилата за именуване ви позволяват да дефинирате какви са и не са приемливи имена за вашите групи. Това не позволява на потребителите да дават скверни или забранени имена на групи. Освен това можете да наложат стандартни префикси или суфикси на фирмата към имената на групи.

    Динамично членство – динамичното членство ви позволява да зададете групово членство по правило, което добавя (или премахва) членовете на групата на базата на метаданни (като например отдел или роля) в Active Directory. Вижте използване на атрибути, за да създадете разширени правила за повече информация относно създаването на динамично членство.

  • Скрито членство – ако имате причина да искате членството в групата ви да бъде поверително, ако например членовете са ученици, можете да скриете членството от външни лица.

  • Разрешения за създаване – може да има някои хора във вашата организация, които не искате да можете да създавате нови групи. Има няколко техники за управление на разрешенията за създаване във вашия указател. Вижте управление на създаването на групи на Office 365.

  • Регистрационни файлове за проверка – можете да имате повече увереност, което позволява на потребителите да създават групи и да управляват членството в групата, тъй като регистрите на Office 365 за проверка на групи ви позволяват да следите кой е създал или изтрил конкретна група или да сте направили промени в членството в групата. Вижте: търсене в регистрационния файл за проверка в центъра за защита на & на Office 365.

Управлението на доставката ви дава някои методи, които трябва да бъдат изпратени или получени от групата. Освен това има инструменти за следене на потока на тези съобщения.

  • Изпращане като или изпращане от името на -тези настройки позволяват на определени потребители да изпращат имейли като тези, които са дошли, или от името на групата.

  • Ограничения за подателя – тези настройки ви позволяват да контролирате кой може да изпраща съобщения до групата. Групата може да бъде конфигурирана така, че да позволява имейли от външни лица, но може да поискате да ограничите това само до определени външни лица.

  • Поддръжка на външни потребители – като каните гости към вашата група, можете да изберете да ги включите в имейл разговорите в групата. Вижте: достъп на гости в групи на Office 365.

  • Транспортни правила – правилата за транспорт работят само за групи, както и за вашия сървър на Exchange. Правилата могат да търсят съобщения, които отговарят на определени условия, и след това могат да предприемат действия по тези съобщения.

  • Имейл съвети – имейл съветите са информативни съобщения, които се показват на потребителите по време на съставяне на съобщение. Те могат да ви помогнат да намалите недоставяне, като предупреждават потребителя дали неговото съобщение е вероятно да отиде на външни лица или да надвиши квотите за съобщения.

  • Няколко адреса на прокси сървър – група може да има псевдоними точно като пощенска кутия на потребител. Допълнителни прокси адреси могат да бъдат полезни за приемане на съобщения, изпратени до тези други псевдоними или за улесняване на достъпа до група, която има дълъг или труден за диктуване име. Вижте: поддръжка на няколко домейна за групи на Office 365 – помощ за администратори

  • Максимален размер за изпращане/получаване – тези квоти могат да ви помогнат да намалите проблемите с групата, която получава (или изпраща) изключително големи съобщения, за да управлявате по-добре изискванията за съхранение и пропускателна способност.

Office 365 ви дава някои инструменти за управление на типа съдържание, което се споделя в групата ви.

  • Указания за използването – ще можете да дефинирате указания за използване за групи на Office 365 – за да образовате вашите потребители за най-добрите практики, които спомагат за тяхното ефективно използване на групи и за тяхното обучение по правилата за вътрешно съдържание. За пример вижте: указания за използването за клиенти и партньори на Microsoft.

  • Класификация на данни – ще можете да създадете персонализирана класификационна система за данни за Office 365 Groups, която позволява разделяне на групи по тип политика (например "некласифицирани"; "корпоративна поверителност" или "строго секретно"). По този начин вашите групи могат да показват правилата за друго съдържание във вашата организация. Разтегателната политика позволява на вашата организация да конфигурира крайна точка, която се извиква при създаването или промяната на група, и след това можете да реализирате собствени правила за създаване на групи или промяна.

Управление на промените

Потребителите понякога са неудобни при промяна, така че е важно да комуникирате със съществуващите членове на вашите списъци за разпространение, за да им кажете какво да очакват. Ето част от информацията, която трябва да включите в това съобщение, както и някои отговори, които може да намерите за полезни:

Какво представляват групите в Outlook?

Групата на Office 365 в Outlook е решение за единно сътрудничество за екипи/групи, които искат да споделят дискусии, файлове, календари и бележки по един унифициран начин, който е лесен за намиране.  Може би една най-добра функция е, че папката "Входящи" за групата поддържа Хронология на обсъжданията, което улеснява търсенето на предишни обсъждания.

Защо правим тази промяна?

Хората често са поискали възможността да търсят съобщенията, публикувани в нашия списък за разпространение, за да намират информацията, която е обсъдена в миналото. Надстройването на списъка за разпространение до група означава, че хората не трябва да питат или да отговарят на същите въпроси отново и отново.

Освен това новата група ще включи календар за нашите групови събития, Библиотека със споделени файлове и бележник на OneNote, където можем да си сътрудничим и да съберем информация за бъдещи справки.

Трябва ли да направя нещо, за да се присъединя към тази група, ако вече бях член на списъка за разпространение?

Не, ако вече сте член на списъка за разпространение, автоматично ще бъдете член на новата група.

Как да вляза в новата група в Outlook? Какво ще кажете за Outlook в уеб?

За да осъществите достъп до новата група в Outlook, просто отидете в категорията групи към долната част на навигационния екран вляво. Ако използвате тази група, често го смятат за закачване като предпочитан, като щракнете с десния бутон върху нея и изберете Покажи като предпочитан.

Освен това има и безплатни мобилни клиенти за Office 365 Groups, достъпни на всяка мобилна платформа (iOS, Android и др.), така че да можете лесно да се възползвате от групата в движение.

Не мога ли все още да имам само имейл

Да, разбира се. Един и същ имейл псевдоним, който сте използвали за списъка за разпространение, все още ще работи добре за групата в Outlook.

Също така...

Не забравяйте да им кажете кога е възникнала тази промяна и към кого трябва да се обърнат, ако имат допълнителни въпроси.

Мигриране на вашите списъци за разпространение

Готови ли сте да надстроите своя списък за разпространение до група? Вижте мигриране на списъци за разпространение към групи на Office 365 – помощ за администратори.

Какво следва?

След като надстроите вашата група за разпространение до група на Office 365, има няколко последващи задачи, които може да поискате да направите, за да сте сигурни, че всичко ще протече гладко.

  • Последващи действия с вашите потребители – Проверете при тях веднага след завършване на надстройката и след това отново няколко дни по-късно. Показвайки, че чувате и отговаряте на всички въпроси, които може да имат, ще бъдат изминали дълъг път, за да ги направят щастлив и удобен чрез промяната.

  • Следене на отчетите за ангажирането – порталът за администриране на Office 365 има някои добри отчети, които могат да ви покажат колко потребители използват групата, колко често и какви функции използват. Тези отчети могат да ви помогнат да проектирате вашите последващи действия и обучение за потребители, както и да осветявате мястото, където вашите потребители получават най-голямата стойност от новата група. Вижте: отчети за дейността в центъра за администриране на Microsoft 365.

  • Споделете работата си – Позволете на други екипи във фирмата ви да знаят, че сте надстроили вашата група за разпространение и какви стъпки сте предприели, за да я направите успешна! Споделянето на тази информация може да помогне на другите екипи да последват примера ви и да имат успешно свое собствено обновление.

Вж. също

Имате въпроси за групите на Office 365?

Посетете техническата общност на Microsoft Office 365 Groups.

Слушаме ви

Тази статия е последно актуализирана на 22 декември 2017 като резултат от вашата обратна връзка. Ако сте открили, че той ви е ръководил към полезна информация и особено ако не сте го направили, щракнете върху контролите за обратна връзка по-долу и ни Оставете някои конструктивни коментари, така че да можем да продължим да я подобрим. Благодарим ви!

Забележка:  Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас? Ето статията на английски за справка.

Разширете уменията си в Office
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединете се към участниците в Office Insider

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!

Благодарим ви за вашата обратна връзка. Изглежда, че ще бъде полезно да ви свържем с един от нашите агенти по поддръжката на Office.

×